医院办公室行政精细化管理的重要性与优化措施

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［摘 要］社会经济的不断发展使得各行各业都在不断发展和进步，尤其是医疗行业，但其面临的竞争也越发激烈。想要更好地适应快速发展的需求，医院行政管理部门就应当针对发展过程中面临的各类问题，积极寻求有效的解决方案，并不断优化现有的办公室行政管理模式。医院通过实施精细化管理，能够在一定程度上推动办公室行政管理工作不断优化和发展，提升其整体工作效率，是医院维持自身健康稳定发展的一项重要因素。在此基础上，本文概括了医院办公室的特征以及行政职能，分析了办公室行政管理的重要作用以及其中存在的问题，提出了一定的优化改进方案，希望能够助推医院办公室行政精细化管理工作顺利实施。

［关键词］办公室行政；精细化管理；存在问题；改进策略

［中图分类号］C93文献标志码：A

为了更好地满足现代化发展需求，医院管理人员应当不断创新办公室管理的工作方法，在医院日常管理中有效应用精细化管理。近年来，精细化管理逐渐被医院应用到办公室行政管理工作中，有效提升了整体工作效率，确保资源能够得到最大化应用。

1 医院办公室特征和行政职能

1.1 主要特征

办公室是医院的综合管理部门和办事机构，是院领导的参谋部、智囊团，在工作中发挥着承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽功能。主要工作内容是办文、办事、办会，核心是围绕中心，服务大局，推进医院重大、重要及专项工作快速落实。

在工作职能方面，医院办公室的職能是将医院的各项方针和政策进行协调落实。因此，应当加强对业务流程的规范化管理。

在服务受众方面，医院办公室能够推进医院相关工作开展，既能为管理层提供全面的服务，也能为广大职工提供整体的服务。

在工作性质方面，医院办公室需要负责全院的行政管理工作，并对领导交办的各项临时任务以及突发事件进行处理。因此在工作过程中应当精准地了解领导层人员的工作意图，确保工作任务能够快速、准确地完成，并在工作中保持高度的预见性，做好随时处理非程序性任务的准备。

在管理角度方面，作为医院的整体参谋部门，办公室应当提高自身对于各项数据信息的收集和整理能力，为管理层提供准确的数据资料，充分发挥自身的管理职能［1］。

1.2 行政职能

医院办公室的行政职能主要包括辅助决策、协调工作、传达与落实、督查督办以及服务患者五部分内容。

辅助决策主要是指其在管理人员重大运营决策制定过程中应当充分发挥自身的职能，对各项有效信息进行及时筛选，找准关键问题，及时向管理人员反馈调查结果，确保其决策正确。

协调工作主要指其行政工作的开展应当站在医院整体发展的角度进行，对其中错综复杂的关系进行妥善处理，提高整体的服务效能。

传达与落实功能是指医院的各项运营管理决策都需要经由行政办公室向各职能部门进行传达和监管，在实际传达过程中，办公室应当对其中存在的问题以及各部门提出的工作意见进行及时反馈、分析和处理。

督查督办职能是指办公室在对各部门提供行政服务的同时，还能够对各项工作的实际开展进度进行监督和管理，确保相关工作真实有效，推动医院整体竞争水平的提升。

服务患者职能是指办公室需要做好群众、患者来访的接待和沟通解释工作。这些工作要求行政办公室工作人员具备良好的沟通技巧以及服务态度，在工作中保持高度责任心，为医院构建和谐的医患互动平台。

2 办公室行政精细化管理的作用

精细化管理即在常规的管理工作基础之上，按照各岗位的不同工作职能，将其进行细化分工，以实现整体行政管理工作质量的快速提升，有效降低行政管理工作成本，实现行政职能的规范化、精细化。其本质是将整体的战略规划落实到各项工作步骤中，确保精益求精，提升行政管理工作的整体执行力［2］。

办公室行政管理工作是医院内部管理工作的重要内容，能够有效提升医院的监督和控制工作效率，提高各部门间的沟通效率，推动医院健康高质量发展。其作用主要可以概括为以下几个方面：

2.1 确保医院的战略决策得到落实

医院在执行重大运营管理决策的过程中，行政办公室需要对执行过程中的各项信息数据、主要问题、建设性的意见建议等进行整理和分析，并及时与领导层人员沟通和反馈，帮助其制定更为科学的解决方案及决策，确保充分发挥办公室的统筹协调以及运转枢纽的作用，使医院的各项战略决策能够有效地推进和落实。

2.2 确保领导决策执行

医院办公室是各领导层人员进行各项经营决策过程中的辅助参谋部门，其能够充分发挥自身的行政职能，对各项经营活动开展深入的调查研究，并将调查结果及时反馈给领导层人员，为管理决策提供可靠的数据资料、有效的建议及方案，确保医院各项重要决策具备一定的全局性，辅助领导各项决策的顺利执行。

2.3 促进整体办公效率的提升

医院各项管理制度和决策的执行，有赖于行政办公室向各部门进行传达、督办、检查、反馈，统筹人力、物力协调解决执行过程中出现的问题，促进工作尽快落实到位，并督促相关部门及时进行复盘，形成PDCA闭环管理，促进医院整体工作效率提升。

3 医院办公室行政精细化管理存在的问题

3.1 服务理念较为薄弱

医院的主要工作职责是救死扶伤，守护人民群众生命安全和身体健康。因此，应当不断加强对各项工作的精细化管理，以便于其为患者提供更为精准优质的医疗服务。但当前，很多医院在实际运营过程中，现有的服务理念落后以及管理系统较为薄弱，在进行一些重要决策时不能获取到足以支撑决策的数据资料，在对患者提供一些权益或补偿时，也很难做到全面考虑，服务质量较差，不利于医院整体社会声誉的提升，影响医院正常发展。

3.2 服务多元化导致职能不明晰

在当前医疗体制不断改革的社会经济环境下，医院行政部门所提供的服务内容也逐渐呈现出了多元化的趋势，所涉及的服务群体逐渐由单一的领导层人员扩大至行政职能部门、各临床医技科室及就医患者等，所提供的服务内容也由原来的信息传达、落实和监督转变为各项政策的制定以及策划的参与主体，并对其中的相关信息进行及时反馈，充分发挥参谋作用。但由于医院在该项改革的推进过程中缺乏充足的经验，使得改革完成后未能明确划分办公室行政工作的职责范围，所能提供的服务种类也缺乏精细化界限，在进行办公室内部人员责任以及职责的确认时仅仅按照领导部门的相关规定以及过往的工作经验，以文字形式进行简单归类，未能根据医院自身当前的实际运营状况和管理工作特点展开精细化管理，使得其办公室人员在向其他部门提供服务的过程中存在服务内容不够明确，管理职责划分不明晰，容易存在管理盲区，在出现问题时，各部门存在互相推诿的现象［3］。

3.3 监督考核力度较低

很多医院内部办公室的管理人员在日常的工作中仅仅是根据过往的工作经验和工作模式，通过召开会议的方式，制定并发布各部门以及人员的任务，但对于各项任务的实际进展以及完成情况缺乏追踪，无专职人员对工作任务的落实情况进行监督和管理，使得一些人员在接到任务后未能及时处理，敷衍了事，导致完成质量得不到保障，影响了医院整体工作开展的连贯性。

3.4 信息化办公应用较少

当前，很多医院在实际工作中，由于管理人员对于信息化建设工作的积极作用缺乏认知，一些医院虽然对信息化建设投入较大，但更多是放在医疗服务方面，对于行政部门的信息化建设工作缺乏重视，使得行政部门在进行工作安排时采用传统的纸质和电话通知，在工作审批时耗时耗力；在对各项运营数据进行分析和整理时仍然采用传统的人工计算和处理的方式等，工作效率无法得到明显提升，且人工处理的方式容易导致信息在处理过程中存在错算漏算等问题，影响行政部门的整体工作效率［4］。

4 医院办公室行政精细化管理的有效措施

4.1 创新管理理念，建立精细化管理系统

医院未来高质量发展须借助行政办公的精细化管理。通过实行精细化管理模式，能够将原有的管理模式进行不断升级和优化。例如，可以在传统的管理模式下，将原有的管理项目展开重新分类和整理，并根据各部门所能提供的服务类型以及工作职能，对其部门间的配合和联系进行重新分类和管理，确保各部门间的配合工作更加密切，进而减少行政管理工作步骤，促进行政工作效率提升。在日常的行政管理工作中，还应当积极寻求相关的平衡，确保各部门的工作职能能够得到充分发挥，并加深彼此间的协作，实现共同进步。办公室行政部门在进行精细化管理系统的建设过程中应当确保做到公平公正，并站在医院整体服务目标以及整体工作方向的层面，对办公室精细化管理工作的具体实施方向进行合理规划，确保其能够为患者提供更为优质的服务［5］。

4.2 梳理工作流程，明确各方职责

在现代化管理模式下，医院想要推动自身办公室行政工作各项流程优化整合，可以从以下四个方面着手：一是以网状、扁平状的工作模式代替以往复杂的工作流程，促进业务传递效率提升；二是在各部门间建立良好的沟通渠道，采纳员工的意见和建议；三是充分利用先进的网络资源，对各项文件进行分析和管理，实现现代化办公；四是对现有的行政工作流程进行不断细化，明确各岗位的具体工作职责，并设置一定的考核标准以及奖惩制度。在发生职责交叉时，应当根据实际的情况对责任人进行划分，通过多方服务工作的开展，减少职能交叉现象的发生，有效提高工作效率。

4.3 加大监督考核力度

医院办公室在推进自身行政精细化管理的过程中，不仅需要制定各项任务，还应当委派专职人员对项目的实际开展状况进行监督和检查，确保项目能够得到高质量的落实。对于任务执行过程中存在的问题应当及时发现，并采取有效的方式解决，以免存在遗漏的现象。对于具备一定条件的医院，应当设置专门的监督检查小组，并要求小组成员轮流值班，可通过引进“13710”工作监督落实法，强化办公室的监督考核职能。“13710”工作办法中的“1”主要是指当天的工作应当在当天按时完成，避免拖拉；“3”主要是指对于未能明确规定时间节点的工作，应当在三天内向有关部门反馈当前的办理进度；“7”是指对于未规定明确的时间节点的工作，需要在7天内解决并落实；第二个“1”是指一些较为重要或复杂的问题，一般情况下应当在一个月内进行解决和落实，若确实无法解决，也应当做出一项具体的解决方案和實践报告，报送至管理部门进行批准，并严格根据方案确定的时间进行工作推进和落实，并按月对推进情况进行反馈；“0”则是指应当将所有的工作都跟踪完成，实现清零。在日常的办公过程中，应当严格遵守专项专事的原则，并建立考核激励制度，对各部门的工作完成情况开展考核、通报、奖惩等，不断完善医院现有的监督管理工作，充分发挥办公室的各种职能，实现工作效率的有效提升［6］。

4.4 将信息化建设融入行政办公体系

在医院的现代化建设过程中，医院通过对各类信息技术以及网络技术的应用，能够实现对现有医疗工作模式的创新，有效提升办公室的工作效率。受到工作内容的影响，医院办公室在各项工作开展的过程中通常需要涉及与各科室的沟通和交流，而办公OA、钉钉等信息化办公软件的引入则可以有效提高各部门间的信息沟通效率，确保办公室管理工作流程和工作效率的有效提升。

医院通过将信息技术与办公室工作进行有效融合，能够将各项医疗信息数据进行快速收集、加工以及呈现，并可实现在线上开展各项办公室业务管理工作，打破时间、地点等因素限制，丰富办公室管理工作模式，使管理工作具备极大的便利。此外，办公室管理工作的信息化还能实现对各项医疗数据的高效储存，为各项管理工作的开展提供充足的数据依据，推动医院整体运营效率提升。同时，利用信息系统的辅助作用，还能够提高医院各部门之间的沟通效率，确保各部门在工作过程中能够实现高效协作，提升管理工作的执行效率，提升医院整体的管理工作效率和水平。

5 结语

通过开展办公室精细化管理工作，医院可以不断优化行政部门的工作方式方法，形成日常工作清单化、重点工作项目化、紧急工作协同化的良性运行机制，实现工作有序、协调、高效运转，不断提升医院整体的服务效率和质量，获取良好的社会公众评价，推动医院在新时代的征程中更加稳健地实现高质量发展。

参考文献

［1］王琴. 浅谈现代医院办公室的精细化管理［J］. 办公室业务，2022（6）：14-15.

［2］刘冬梅. 实现办公室行政管理精细化的思路和策略研究［J］. 中国卫生标准管理，2021，12（11）：19-21.

［3］彭雅莲. 医院办公室行政工作精细化管理的应用研究［J］. 中国卫生标准管理，2021，12（8）：7-10.

［4］张圆圆. 医院行政办公室服务精细化管理研究［J］. 办公室业务，2019（22）：15，33.

［5］魏莉敏. 探讨精细化管理对医院行政办公室服务效能的影响［J］. 办公室业务，2019（15）：190.

［6］汤小娟. 医院办公室行政精细化管理的重要性以及措施［J］. 中国卫生产业，2018，15（26）：59-60.