机关档案管理工作创新策略研究

摘 要：大数据、信息化为机关档案管理带来了新的管理方式，使档案管理的各环节有了革命性的变革。同时，机关档案管理也存在着硬件设施不达标、保障机制有所欠缺、存在安全漏洞等问题。需要要素层重构，打牢机关档案管理创新的基础；技术层赋能，以信息化建设引领档案工作提档升级；模式层更新，以档案服务转型推动机关档案高质量发展。

关键词：机关档案管理；信息化；创新策略

机关档案是政务发展的重要见证，在服务经济社会发展和人民群众生产生活方面发挥着重要作用。目前，档案信息化建设已成为机关档案管理的主流模式，经过20多年的发展，机关档案管理已形成一系列可复制的管理经验，但是也出现一些制约因素，需要按照现代档案治理要求，加强管理创新，更好适应时代发展。

1 新时代机关档案管理创新的重要性

1.1 治理模式创新，推动机关档案管理的转型

随着信息技术的更新升级，大数据、“互联网+”的新技术已加速融入档案工作，改变了传统的治理模式，档案管理逐步从纸质管理的库房模式向数据管理的信息化模式转变。以现代技术的渗透为例，在机关档案管理过程中，管理逐步以人为主向以信息管理为主转变，通过电子扫描设备、数据管理系统、多媒体技术、数据库等信息化管理硬软件，实现了档案管理的高效化、便捷化和智能化，改变了传统模式的低效率、繁琐化和失误率。信息技术带来了查档效率的显著提升，纸质档案向电子档案的跨越实现了档案利用方式的革命性变革，利用搜索工具可以直接在数据库中查询所需的档案，而不用通过人工再去库房查找纸质档案，实现了数据多跑路、一分钟查档，有效地降低了人工成本，提升了查档的准确率。同时，信息化技术的也拓展了信息储存的介质，以前档案的固有形态是纸质、照片和实物，影像资料因存储方式的特殊性很难长期保存，信息技术应用后可以存储不同介质的档案资料，比如音视频、口述档案影像、珍贵纸质档案的复制等，都能够进行长期安全保存，实现了档案存储的多样性。

1.2 服务模式创新，拓展了机关档案的服务半径

随着政务服务效率的提升和人民群众新期待，对机关档案的服务能力提出了更高要求。同时，伴随着社会分工的日益精细化，机关档案的数量呈几何倍增长。传统的档案管理不仅占用大量的物理空间，而且查询利用效率低，影响了工作整体流程。机关档案信息化管理后，大量的档案数据信息存储在服务器中，有的单位同时借助大数据、云计算、互联网+等技术，极大提高了档案数据的存储空间。信息技术的广泛应用，使档案利用突破了地域限制，档案资料互联互通速度加快。比如，不同部门间，通过政府内网或者档案专用网络能够查询其他单位共享数据，档案的价值得到了更大发挥。同时，对于机关档案工作人员来说，机关档案查询效率的提升，既提高了工作效率，也彰显了档案工作的重要性，提升了职业荣誉感。

1.3 业务融合创新，提升了机关工作的实效

在传统管理模式中，档案管理往往是由机关档案室来完成，整个流程与其他业务部门关系不大，二者是相互隔离状态，不论是档案整理、还是查询利用、互联互通，都存在机关档案管理与业务工作“两张皮”的现象。信息技术强化了档案管理和业务工作的有机融合，实现了从“单兵作战”到“协同共治”的转变，机关单位的无纸化办公，推动了电子档案的快速发展，电子档案从产生就进入了存储和归档的模式，实现了一键式档案管理，每个业务人员既是档案产生者，也是档案归档者，极大方便了机关档案的规范化管理。机关档案信息化管理软件的应用，使内部档案查询流程缩短，减少了审批环节，提升了查询效率，推动了机关其他业务的开展。信息化也提高了档案管理的实效性，延长了档案存储的时间，有利于更好地服务于机关单位的中心任务，持续发挥档案的独特价值。

2 新时代机关档案管理创新的困境

2.1 要素制约，档案管理创新的硬件设施不达标

机关档案管理创新需要物质条件作为支撑。目前，机关档案管理创新在基础上还有差距，主要是两个原因：一是思想观念转变不及时。对档案信息化的认识不到位，对于信息化建设的重要作用缺乏正确的认知，重视程度不够。有的对于档案信息化建设接受程度较低，怕出现档案泄密，影响档案信息化建设的整体进程，进而影响档案管理的创新发展。二是资金投入不足。目前在严控三公经费的环境下，机关事业单位办公经费比较紧张，再拿出一部分资金购置档案信息化设备，对于单位本身来说比较困难。同时，档案信息化建设是投入效益回报率低、周期长，短时间内很难取得经济效益或者作为单位的亮点工作，有的单位从自身建设角度来讲也不愿意投入较大的资金进行信息化建设。

2.2 技術制约，机关档案信息化存在安全漏洞

一是存储介质存在隐患。目前，有条件的单位已建立数据服务器，但是大多数单位的信息化存储还是依靠硬盘和光盘等。这类存储介质携带方便，但是性能不够稳定。如果存储介质损坏，档案信息遭受不可逆转的损失。二是档案信息化存在安全漏洞。随着信息技术的不断发展，信息竞争、黑客攻击等人为恶意破坏因素的存在，档案信息化网络建设中信息安全技术应用不够全面，使得档案信息系统变得非常脆弱，易受来自各方面的攻击。从事黑客的人或组织可能会不断地寻找档案网络系统上的漏洞，以潜入档案信息系统。一旦网络被人攻破，机密的数据、资料可能会被盗取，网络可能会被损坏，给工作带来难以预测的损失。

2.3 模式制约[1]，档案信息化保障机制有所欠缺

一是专业化队伍严重不足。档案管理的专业人才不足、综合素质不高已成为机关档案信息化高质量发展重要制约因素。很多档案管理人员没有参加过档案信息化知识的系统培训，不能完全适应新时代对档案工作的要求。二是机关内部档案资源整理难度较大。机关大档案管理的理念还未真正树立起来，有的部门还是独立作战，缺乏合作意识和整体观念，导致档案管理的工作效率较低，档案管理处于多头管理模式。业务档案纳入综合档案管理的程度较低，很多单位的网上办公系统与档案管理系统不兼容，两个系统操作软件、文件格式、存储方式都不尽相同，导致档案收集、整理、归档需要两套机制进行，资源无法得到有效的整合和利用。

3 新时代机关档案管理创新路径分析

3.1 要素层重构，打牢机关档案管理创新的基础

3.1.1转变档案管理理念。思想是行动的先导，没有理念的转变就没有档案管理机制的革新。新时代，以大数据为代表的新一代信息技术在档案管理中发挥着越来越重要的作用，改变了档案管理的手段和面貌。但是，一些机关事业单位的主要负责同志依然停留在纸质档案管理模式中，比如有的机关电子档案推进力度缓慢，仍然采用纸质文件的批阅、收发、存档；有的单位电子档案管理和纸质档案“双套制”同步，造成了资源的严重浪费。因此，要把思想转变作为推动档案管理创新发展的重点，充分认识档案数据化管理的重要性，顺应档案事業发展趋势，提升现代化管理思维。

3.1.2加强资金扶持力度。切实提高政治站位，坚持把支持保障档案工作发展作为促进经济社会全面发展的有效途径和举措，全面增强做好档案工作的责任感和使命感，严格按照新时代档案工作发展的客观需要，找准关键环节，优化支出结构，明确责任科室，强化协作配合，全面加强同档案部门信息共享和沟通协调，科学测算档案工作资金需求，确保把每年每卷不低于3元的档案维护费落到实处。强化对档案工作的支持保障，科学合理核定档案工作经费。加强档案专项资金全过程预算绩效管理，强化事前、事中、事后监管力度。分项目编制绩效目标，与年初预算一并提交人代会审核并向社会公开；对绩效目标完成情况开展运行监控，全面掌握绩效目标的实现程度、项目实施进度、支出执行进度；项目实施完成后，及时开展自评及财政重点评价，确保专款专用，提高资金使用效益。

3.1.3创新档案人才培养方式。成立档案人才工作领导小组，定期召开专题会议研究档案人才工作，制定档案人才工作责任制，出台《年轻干部轮训提升制度》《档案培训教育制度》等制度，构建“档案工作者培养链”。将档案人才工作纳入科室综合考核评价体系。开展培训需求调研，制定年度专题培训计划，开办知识讲堂，实现档案教育常态化。邀请专家围绕档案行政管理、档案信息化建设等业务进行专题授课，逐步打造一批精品课程，全面提升档案人才素质。

3.2 技术层赋能，以信息化建设引领档案工作提档升级

3.2.1建立信息化建设的体制机制。按照“科学规划，持续投入，分步实施”的工作思路，统一思想、提高认识，增强档案工作人员抓好档案信息化工作的责任感和紧迫感。完善机房、网络、数据、设施设备管理和档案数字化管理等制度，明确主管领导，落实责任人，按“谁主管谁负责、谁使用谁负责”的原则，从制度上落实到人，责任到人。将档案数字化工作列为每年重点工作来抓，形成了责任明确、分工协作、齐抓共管的良好格局。要根据档案资源逐年稳步增长的趋势，建设完善涵盖文书档案、民生档案、专业档案、重点建设项目档案、声像档案等多个门类的档案资源数据库。

3.2.2大力实施档案“存量数字化、增量电子化”。加快推进档案数字化加工项目，严格按照相关要求对加工场地、项目配置、数字化加工流程及标准等进行优化，保证项目按规范程序执行。开展经常性电视新闻、网站信息等资源的采集工作，积极参与收集全市重大事件和重大活动档案资料，作为数字档案资源的重要补充。

3.2.3逐步提升管理信息化。以年度为时间节点，整理收文、发文及相关会议档案资料，整理归档及移交至档案室或者档案部门的文件全部实现了信息化管理。同时，以实名制数据库为基础，结合机构业务日常办理情况，加强机关单位业务工作信息化管理，及时更新数据，切实做到数据采集信息实、底数清、情况明。进一步方便了机构业务办理，有效推进了业务档案信息化建设，充分发挥了信息化系统在服务机关大局工作中的积极作用。

3.3 模式层更新，以档案服务转型推动机关档案高质量发展

3.3.1加强数据共享利用，更好服务人民群众。聚焦群众查档需求，与重点涉民单位建立联动机制，部门共享，专业档案下沉一线，以“部门并联”+“一站服务”的模式，不断扩大民生档案接收范围，深化推进馆室协同利用和在线出证，不断加快民生档案“一站查”步伐，着力破解群众“到处查”烦恼。同时以高数字化率的馆藏资源为基础，依托协同办公系统，建立在线取档互认互信机制，促进“多件事”向“一件事”靠拢、“分头办”向“协同办”发展，打通部门壁垒。从市级机关层面上来看，要建立档案共建共享利用平台，推出查档直通车应用场景，简化馆室借阅、跨全宗借阅手续，打好数据远程利用组合拳。通过该平台开放共享馆藏档案资源、返还进馆档案数据，打造百姓“家门口的档案馆”，就近受理群众婚姻、土地承包等档案查询申请，推动民生档案资源实现实时共享、协同利用、在线出证，真正做到了群众查档不出户。

3.3.2织密档案数据安全保障网，确保档案资料绝对安全。安全是机关档案工作的底线。伴随信息化带来的变化，档案安全风险也与日俱增。要把档案信息安全管理贯穿于档案接收、保管和利用工作的各个环节。利用现代化手段全方位做好档案安全保密防护，加强档案数字化外包服务企业管理，建立档案数字化外包保密制度和档案数字化外包流程操作规程；落实技防措施，严格计算机设备、网络、数据光盘等载体管理。利用入侵防御系统实时检测并防御局域网可能存在的网络危险；利用数据库监测和跟踪系统数据动向，利用防火墙在互联网入口增加一道安全屏障，全方位保障档案数据和计算机的安全。每日做好机房设备运行情况登记，为机房重点部位安装灭火盾，进一步筑牢机房防火安全防线；将机房电线设为专线，确保机房用电安全。根据工作职能调整，建立完善档案信息安全工作管理机制，制定《网络与信息系统安全应急预案》等规章制度，全体人员签订《在岗人员保密承诺书》[2]，严格落实档案信息安全责任制，确保档案信息安全工作落实。要召开专题学习会对单位人员进行档案信息安全教育培训，重点讲述档案信息与保密工作的重要关系、档案信息在保密工作中存在的突出问题、档案信息保密的重要性和泄密的危害、泄密发生后违法违纪责任追究等有关内容，进一步增强干部职工的档案信息安全意识。

参考文献

[1]刘辉.档案信息安全保障工作中的问题与对策[J].兰台世界，2013（10）：25.

[2]李静波.浅析档案安全体系建立的几个问题[J].才智，2012（08）：30.

作者简介：姜珊珊（1983— ），大学学历，德州市平原县卫生健康局中级专业技术人员，研究方向：档案管理。