云技术时代背景下企业档案管理信息化体系的建设路径研究

文/上海市青浦区城建档案管理中心 周蕾

相比于其他类管理工作来说，企业档案管理的信息化需求往往最容易被忽略，在国内大部分现代化企业中，档案部门仍然在沿用着数年前“纸质档案”年代的管理技术，不仅办事效率与其他部门格格不入，而且实际开展工作时，企业很难将这些分散、凌乱的陈年档案信息价值有效地加以提取利用。从商业竞争的角度来看，企业与企业之间并非只有人才与产品的竞争，更要依靠信息、情报的竞争。因此推动企业档案管理信息化发展，其重要意义在于帮助企业降低获取可利用信息的成本与周期，使档案工作成果得以应用于企业的调整资源配置、战略转型、经营决策调整、市场渠道开拓以及维护客户关系等具体事务上。

一、民营企业档案管理特点

与传统国有企业相比，除去生产资料非共有性的特点以外，民营企业档案管理主要具有如下特征：

（一）精简化的信息成果。作为以私有化的自筹资金、民间投资作为主要运作成本的民营企业，自负盈亏、自承风险的特性使得多数民营企业将经济获利放在企业经营的首要目标。在这样的动机导向趋势下，民营企业往往在档案管理工作上会选择追求极致的效益，即用最少的人力、最廉价的设备来满足最高效率的信息整合利用需求。也就是说尽可能地精简档案部门的资金人手配置，仅仅满足企业的正常运作，已经成为现今民营企业的普遍做法，以便于将这部分挤压出的资源重新分配给可直接为企业创造财富价值的部门，仅保留短期内具有提取利用价值的档案资料，例如企业生产经营活动、重要技术或工艺的生产经验与产品配方、要事会议记录、人员组织结构与其他具有保存价值的各类文件资料。

（二）多元化的管理策略。民营企业档案管理工作的特点是自主性、多元性，即在企业特定时期应用不同的制度模式，而不是一味地拘泥于档案资料的记录格式、归档编排顺序以及登记信息等。除了传统的纸质档案以外，还会选择声像档案这样高效率的信息载体。其次是档案记录的主体，民营企业的档案管理需求往往是与现行企业管理模式所适配的，例如企业短期内存在大量的岗位变动，此时档案管理工作就会以人事档案为主。因此民营企业的档案管理模式往往会随着效益目标变更而调整，而不同行业企业档案管理工作的实质内容，往往是大相径庭的。

二、民营企业档案管理现状问题分析

A 企业是一家以家用清洁产品、美妆产品的生产和销售为主营业务的民营企业，该企业始创于1992 年，也是全国唯一一家与国外专业海洋生物技术达成开发合作的自主品牌。通过对该企业G 市分公司进行访谈调查发现，该企业在档案管理工作方面主要存在如下几个方面的问题：

（一）设施条件较差，管理效率与安全性不高。出于成本因素考量，G 市分公司档案部门采买的电脑设备均为老旧型号，而且公司并未配置安装专门的档案信息系统软件，这样的简单做法不仅没有提高该公司的档案管理效率，反而为档案资料的安全管理增添了诸多风险隐患。例如仅以本地硬盘作为资料存储设备，一旦存放档案的电脑出现硬件故障，将直接导致企业重要的信息资料随之丢失损坏。除此以外，电子档案信息相比于纸质档案来说，记载内容较为分散，非线性数据结构的信息成分较大，在本地计算机储存时很难根据其记录内容进行整合保管。由于缺少必要的档案管理系统，该企业后续在处理档案归档、档案提取等事务时，往往还要投入大量的精力来辨别、确认和查找对应的文件内容。就结果来看，仅仅将纸质档案转录为电子档案，显然没有给企业档案管理工作效率带来实质性的提升。

（二）行政手段匮乏，档案信息搜集渠道较为单一。相比于国有企业来说，民营企业档案管理工作往往缺乏有效的行政手段，导致档案馆藏工作的规范性大打折扣。通过对A 企业分公司的档案管理制度进行调查发现，档案部门在信息搜集途径上较为单一被动，仅仅依靠生产部门、财务部门以及其他组织部门定期上传相关的档案信息，平日很少对档案记录信息的真实性、合理性进行审核评价。例如生产档案的管理工作，按照内部制度规定和生产经营规范，企业生产部门需要将所有生产批次产品的质量检验检测报告、原料采购清单以及库存状况等信息汇总成表，定期提交档案部门进行保存处理。但实际档案信息提取与形成过程中，大部分档案部门人员对产品制度流程并不熟悉，很少与生产部门接洽核实。这样企业档案加工过程中被人为篡改的难度极低，重要的一手生产资料的真实性难以回溯考证。

（三）保管期限混乱，无用馆藏文件过多。A 企业分公司在对档案部门进行绩效评估考核时，将档案馆藏数量作为一项重要的考核内容，进行档案管理工作时并未注重考察馆藏档案的实质价值，而是为了追求考核指标，盲目地将无用档案、冗余档案与具有价值档案一并归档馆藏。就以企业机构设置的档案管理抽查结果为例，自2002年企业改制开始，档案部门共计馆藏了64份全宗长期档案，由总公司签发上报物价局的文件有27 份，有7份文件记录的商品现已停产停销。上述结果表明现今大多数民营企业在档案保管期限上划分较为混乱，本应到期移除馆藏的档案并未被提上销毁日程。每年在企业审核馆藏档案时，仍然需要将这些无用档案重新装订成制式规格的文件，并按照档案编号填入档案交接登记表，导致企业每年需要投入诸多人力物力来处理馆藏，徒增管理工作成本。除了与地方监管部门的申报、接洽事务之外，冗余档案还有企业淘汰掉的落后生产技术、已转让的专利产品或有形资产的相关档案资料，这部分无用档案信息往往与其他有价值的档案信息一起被记录在全宗档案内，当后续其他部门需要调出或利用档案时，往往会给档案使用者带来错误性的干扰信息，给后续生成档案的核实带来一系列困难，出现企业的档案记录“断层”问题。

三、云技术背景下档案管理信息化建设的有效路径分析

（一）配备专业化档案软件系统，以管理效率带动档案品质提升。如今市面上可供中、小型民营企业选择的数字技术服务产品有很多。以某科技公司开发的“云软件管理系统”产品为例，该软件支持企业档案OA系统接收、OCR 识别、本地转录入库、档案在线审核、审阅权限管理、档案定点发布、档案数量统计与到期销毁提醒等档案全生命周期的管理环节，平日里企业录入的档案信息无须在本地保存，而是在企业注册账号上以加密文件的形式上传到软件的云数据库。这样当企业后续更新本地计算机设备时，只需要将云端的历史档案系统数据全部下载至新设备，就可以实现整个数据库的无损迁移了。这些云档案软件系统往往还配备了先进的接口技术，其中OCR 识别为该类型产品的一大设计亮点，此类软件管理系统还可支持外部应用的数据导入，例如Excel、Word文档等都可以通过一键式字段导入功能进行数据录入，在处理图片、扫描件档案时也可以自动识别为高清PDF 文件或双层OFD 文件。在该软件的支持下，A 企业在录入各类报表单据等存在手写内容的档案记录内容时，可以不必再花费大量的精力手动打字录入，仅需1～2 分钟即可完成纸质档案扫描件的模糊识别，完成原始档案与电子档案之间的高效率转化。为了方便民营企业管理特定类型的档案文件，可以在配置相关档案软件时选择定制产品服务，例如围绕各个部门的职能需求定制对应的档案门户模块，以便于提高企业档案信息的再利用效率。同时将企业最新下发传达的制度文件、法规文件、编研成果与其他宣传类文件等近期提取利用率较高的档案文件，在归入对应文件类别后，以醒目通知的形式将链接挂在企业内部网站上，员工仅需登录带有查阅权限的管理员账号，即可第一时间查阅档案门户中的可见信息。这样既加快了宣传类档案在企业的传播速度，又可以避免特殊档案因不同部门员工私下借阅、传阅造成的失泄密管理事故。

（二）拓宽档案采集渠道，完善信息检索手段。档案数据采集是民营企业档案管理部门的基础日常工作，除了定期将其他部门上传的档案进行归档处理以外，从企业业务发生时间点入手进行档案信息的挖掘也十分重要。企业可以考虑将档案信息系统与企业OA 办公系统、ERP 系统等进行界面对接，以实现业务信息与档案信息的共享互融。以OA 系统为例，可以考虑通过GIS 或GPRS等外部通信手段建立两个软件的数据链路，实现软件对接。而后通过档案软件管理系统的智能录入功能，辅助档案员进行智能化录入，例如OCR 自动识别、自由复制录入、文件导入等多种挂接录入方式。系统按照档案员需求录入档案信息后，能够自动统计录入信息登记，并生成档案录入批次日志，以替代传统手动录入的档案交接登记表。同时在上传档案信息时，还可以为企业上一级档案管理部门提供一键化回溯功能，由赋予对应管理权限人员根据企业实际管理需求取消任意批次的档案录入内容，或将已删除的档案信息备份从云端重新下载至本地。在这样的档案录入模式下，企业管理者可以将当日所有已办理完毕事务的相关公文、邮件、清单以及传阅记录等一并通过外部导入的方式上传至档案系统，确保企业所有档案形成均为第一手的记录内容，使档案信息准确性与真实性方面均得到可靠保障。而想要增强企业档案信息的录入有效性，除了采集渠道的优化以外，完善电子档案的索引信息也十分重要。为每一份档案文件配置独一无二的索引标签，除了提高后续提档利用效率以外，还可以为档案信息记录的真实性核对提供诸多便利。例如可以企业全部门员工的职务与姓名为索引标签，每当企业开展涉及拨款费用、资金转账的业务活动时，在档案形成阶段需要有业务经办人与负责人共同登录账号，对档案文件的记录内容进行核对查阅，经过确认授权的文件方可被归档录入。后续在企业核对相关业务事项时，仅需输入对应的经办人与负责人姓名，即可快速抽调对应的档案文件，继而避免因记录不详实造成档案回溯失败的问题。

（三）明确档案管理期限，规范档案鉴定与销毁流程。从档案学的专业视角来看，A 民营企业档案管理工作对象大致可按保管期限分为三类：一是永久保管期限，例如企业制定或外部监管部门下发的法规、政策性文件；企业机构组织演变、人事任免等文件材料（企业机构设置、人员编制、信印启封和作废）；企业房屋、土地、大型设备与生产技术许可等自有资产的转让、购置、征用与租赁等凭证性文件材料（例如不动产权登记、地契、专利使用权、资产核查清查证明），通常此类档案资料归档后仅作为凭证记识别，不做变更或销毁处理。二是长期保管期限，例如企业针对投资项目成立的可行性研究报告、企业章程与招（募）股说明书、报价文件、项目策划书等商业类文件；安全规章制度、质量保障措施、工艺标准、质量检验结果等生产技术文件；工艺设备安装的施工承包合同、工程协议书等基建项目文件。此类档案通常保管期限为15 至60 年，多为该企业在生产经营过程中的合法权益保障，或作为企业形成行政管理决策的重要信息参考，直至档案记录主体失效、作废方可统一进行销毁。三是短期保管期限，通常为分公司本级单位仅在较短时间内需要查阅考证的记录资料，例如职工的绩效考核成绩、离退休人员的人事履历、产品宣传策划方案等。在档案记录形成的过程中，需要由档案员与业务经办人员根据记录主体的性质确定保管期限，在录入系统时设置到期提醒功能，以便于企业定期清理与销毁无用馆藏档案。在执行档案销毁流程时，不能仅遵循档案保管期限这种死板规定，而是要对档案记录内容的实际保存价值进行评估鉴定。对拟销毁档案进行价值鉴定时，需要档案员做好与其他部门的沟通工作，充分了解企业内部各个部门的意见和建议，制定完善的档案鉴定管理体系，确保档案在鉴定过程中的有效性，避免因为人为失误而影响档案鉴定管理工作的开展。例如在对企业会计报表类档案进行销毁时，需要联系财务部门人员对这部分档案所涉及的具体问题进行查证，确认记录内容无关企业债务债权纠纷且无查考利用价值后，方可按照企业规范化的档案管理工作流程进行销毁。

四、结语

在ERP 技术的支持下，企业可以轻易地通过互联网信息系统开展各类档案管理工作，有效配置企业资金流、信息流与物流等管理要素。企业在档案信息化建设的过程中，一要围绕业务开展需求配置信息化软件设施，为档案部门开展各类管理业务提供可靠的技术条件。二要拓宽档案信息的搜集渠道，完善档案检索手段，以便加强档案录入有效性。三要明确做好冗余档案、无用档案的鉴定与销毁工作，压缩民营企业的档案管理成本。从而帮助企业重视知识管理成果，综合提高企业内部经营管理效率。