供应链信息共享对企业采办管理的影响

岳喜利

（中国核工业二三建设有限公司，北京 101300）

工程建设是一项长周期的系统性工程，工程建设地开展需要适时、适当、适量建设材料供应，这与采购业务密切相关。建筑企业采购业务内部控制是以工程建设需求为基础，明确采购业务流程及各阶段的采购目标，对物资采购全流程尤其是关键控制点进行内部控制活动。

合理开展采购业务内部控制，可以提高采购业务开展的精准性与高效性，保障工程建设所需的物资供给；可以结合市场规律提前规划材料采购计划，发挥统筹规划功能，获得最佳的采购折让，减少采购业务资金投入；可以提升采购业务开展的规范性，保障其符合国家相关法律法规规定；可以督促相关部门做好日常采购会计信息记录工作，提升采购业务资金流动的真实性与客观性，为后续会计核算与分析提供依据。

由此可见，加强采购业务内部控制是建筑企业实现长远可持续发展的必然路径，对保障企业正常运转、降低采购成本、规避采购风险与经营风险等具有重要意义。

供应链金融是以核心企业为主体，整合和控制物流、资金、信息流，通过成本分析、财务管理等方法，对资金的获取和利用进行了系统性的优化。供应链金融必须建立在实物供应链的基础上。金融服务机构既要关注重点企业，又要根据实际的交易，为供销企业提供融资优惠，实现真正的以供应链为导向的金融系统，再以融资的方式加强整个供应链。

供应链金融是一种集物流运作、商业运作和财务管理于一身的业务和过程，它把买卖双方的买方、卖方、第三方物流、金融机构紧密联系在一起，实现用供应链物流盘活资金，同时用资金拉动供应链物流的作用。

一、供应链信息共享的基本概述

信息共享是供应链管理工作的开展基础。它通过供应链协调运行的方式，增加企业在信息共享以及传输过程中的节点，促使信息共享能够成为增强合作伙伴关联度的有效途径。因此，供应链信息共享受到了业内的广泛关注。

信息共享主要包含共享库存、订单状态、销售数据、销售预测以及生产及配送计划（如图1）。其中，供应链内的成员可以运用互联网渠道实现对销售数据以及多方数据的分析，判定顾客的分布状况以及偏好，增加企业的产品开发、库存水平以及货架布置方面的功能。这样一来，制造商可根据供应商的生产以及配送方式，衡量自己的计划水准。另外，供应商也可根据制造商的生产计划，完成相应的补给工作。

二、供应链信息共享对企业采办管理的作用及影响

（一）提高物流工作效率，增加供应链伙伴联系

供应链的管理工作是具有主动性的，其与其他项目之间存在密切关联。因此，供应链中信息共享工作的开展，可更好地反映精度需求，让采办人员通过采办订单，掌握企业的库存状况。

例如：在设备服务、物资招标等环节，企业内采办管理人员为避免出现信息不准确的现象，可应用供应链信息共享的方式，在第一时间掌握物资的流通情况。在提升物流的开展效率的同时，增强供应商对企业的信任度。合理运用采办信息，确保企业固定资产流动频率下降。据此，则可运用透明化的供应链管理方式，增加一体化信息的应用，促使企业的工程量、人力资源等信息能够展现。

建立信任是企业合作的前提。因此，在企业采办管理工作开展过程中，企业采办人员应增加与合作伙伴之间的联系。企业应运用专人专事的方式，了解供应商的企业结构以及文化，通过共同目标的设置，保证二者之间存在稳定的合作关系，保证企业与供应商之间互利共赢。

另外，可通过供应链信息共享的方式，增加供应商与企业之间的信息交流，让供应链信息作为二者合作的纽带，确保管理变革不会对双方的发展带来影响。

（二）降低采办管理成本，开展信息共享服务

传统的采办管理方式，只能发挥采办部门的事务职能。由于各个部门之间的信息沟通不足，导致企业在发展过程中存在采办信息被屏蔽的现象，造成企业采办部门出现盲目购置材料的问题。因为供应链企业之间的信息共享机制不完善，导致库存成本或是缺货成本过高。

长此以往，上下游企业之间的隔阂增加，无法保证企业持续发展。所以，在供应链信息共享工作实施过程中，企业要运用共同的采办计划，降低企业的采办成本。

因此，在供应链的管理工作中，信息共享的方式是传统领域采办管理工作的升级表现，其可以让所采办的物质资源直接进入制造部门，既能缓解采办部门员工的工作压力，又能简化后续的工作流程，降低采办管理成本。

（三）细化采办管理流程，健全供应链共享机制

根据企业发展过程中的实际状况，细化采办管理工作的流程。首先，可依靠互联网将供应链中的各个节点进行对接，通过供应链中各单位之间的联系，使上游企业与下游企业能够进行信息互通。

其次，通过相互依存的管理方式，可保证物流成本以及企业的仓储成本最小化，利益最大化。将企业的内部信息以及物流管理信息作为其后续发展的基础要素，运用一体化的管理方式，确保企业的物资与供应链能够协调。

最后，通过健全的供应链共享机制，创建互联网平台。增加彼此之间的合作，互利共赢，保证链条上的各方主体都是受益者。这样一来，则可保证企业能够接收到更多的订单，通过企业的增值服务，让链条中的主体能够明确自己的运营方式，通过信息流来打通企业在发展阶段的全链路，促使企业向着信息化、自动化的方向发展。

（四）升级采办管理模式，降低企业采购风险

采购风险的出现在于企业操作的不规范，采办人员的防范行为不正确，为保证企业在采办管理工作实施过程中不会出现过多的风险，可升级当前的采办管理模式，慎重选择供应商。

首先，通过供应链信息共享的方式，可执行对供应商评级筛选工作。在采办工作实行前期，双方应签订订货合同，在采办人员完成合同的审查后，将其中的条款进行完善。通过健全的风险防控机制，保证供应链管理工作中的供需要求得到满足。

其次，通过控制以及跟踪的方式，及时掌握企业采办管理工作中存在的问题。采用供应链信息共享的方式，帮助采办人员随时随地获取信息，实现对产品以及供应商的评判，运用产品或原材料质量检查的方式，分散采办风险，从而控制企业的物料成本，运用销售预测等方式，使企业的采办风险有所下降。

三、对企业采办管理工作的相关建议

（一）落实采办管理权责

在企业物资采办工作实行过程中，应重视采办管理工作的效率，控制好工程的进度和质量。

首先，为落实采办管理工作的权责，可通过采办平台的创建，增加现代化信息技术的应用，确保各区域内的管理工作能够顺利实施。通过物资资源的交换方式，保证在信息化采办管理工作实行过程中，企业能够秉承“分级管理、统一领导”的基本思想，促使采办部门能够落实自身的信息化平台建设责任，从而保证每位管理人员都能对自己的采办工作负责。

其次，主管部门应创建完整的供应链体系。明确企业在发展阶段的战略核心，让工作人员遵循上级领导的意见，创建出完整的采办流程，确保管理工作在执行过程中不会出现问题。同时，可通过各级采办部门任务的划分，建设一支信息化与专业化能力较强的采办队伍，保证其能够落实自身岗位职责，完成对应的采办工作。

再次，可通过集中中标采办的方式，在网络平台公布中标信息。利用信息平台对物资进行分类和编码，方便采办人员查询信息平台中的资产。通过固定资产编码的设置，确保后续供应商审核不会出现问题。让采办人员将物资信息上传到网络渠道，做到企业人人可查，人人可看。

最后，监管部门应对每一项采办信息进行审查，运用信息化管理的方式，统计方法，掌握各单位采办情况。

（二）确认采办招标方案

在企业采办工作开展阶段，应保证各单位员工能够完成物资设备的调取工作。通过竞争的方式，保证采办询价和招标采办等方面工作顺利实施。因为不同的采办方案所展现出的采办效果不同，所以在各单位应用采办招标方案时，应考虑实际情况，根据当前采办物资设备市场的特性、需求及环境进行思考，保证采办管理人员能够在短时间内确认采办方法，简化采办工作流程，使该部分内容透明化。

首先，可通过公开招标或是邀请招标的方式，对企业的资质、售后情况以及信誉进行公开，秉承着为企业负责的思想，邀请更多的投标单位。同时，在公开招标过程中，可通过供应商采办表的应用，邀请特定的供应商。业务方若存在物质或设备需求过多的情况，可邀请指定供应商执行投标工作，确定规定程序作为竞争及采办谈判工作的主要依据。

其次，在招投标谈判阶段，企业可聘请专家小组，联合供应商共同探讨招投标方案，选择合适的采办招标方式，确保在企业后续工程实施过程中不会出现问题。另外，若部分供应商资质较好，信用较高，可将其信息录入到信息平台中，保证各方可以核查其资料，确保采办方面的信息内容可以进行共享。

（三）提升采办人员能力

基于供应链模式进行分析。企业对采办人员的能力是具有极高要求的，其个人素质能力会直接对工作效率以及工作质量造成影响。所以，在企业物资采办管理工作实行过程中，应提升采办人员的综合能力，根据物资种类特点，建设高业务能力的采办团队。

1．提高采办人员专业素质

广纳人才，提升企业采办人员的专业素质能力。在招聘环节，需要对应聘者的能力进行考核，通过对其能力的评价，促使其社会能力、语言能力以及业务能力可以满足标准要求。在保证其各项水平能够满足招聘要求后，方可进入候选名单。

2．建立企业绩效考核机制

运用综合测评的方式，调动采办人员的工作积极性。首先，要将员工工资奖金与考核结果关联，让员工薪资与绩效挂钩，让员工主动提高自身的业务能力。其次，在采办环节员工会受到利益的诱惑，需要增强其对岗位的责任感。

3．完善采办业务进修机制

采办集中管理工作离不开专业的采办人员。企业可通过完善采办业务进修机制，培养企业内部的优秀人才。通过采办小组员工专业能力的增强，为后续企业的采办管理工作做好铺垫。

（四）加强材料库存监控

为避免在企业采办工作中出现超成本的现象，可通过物资预备库的创建，加强对企业材料库存的监控，使企业内不会出现物资长期积压，或是浪费问题。通过对采办人员行为的管控，使其不会出现中饱私囊等问题。同时，若企业内存在囤货过多的问题，可优先应用该部分材料，通过妥善保管的方式，为材料设置编码，将信息存储于物资预备库内，方便后续施工人员的调取。

例如，在某企业因为钢筋材料存在随意堆放的现象，导致部分钢筋材料出现腐蚀严重的问题。由于采办人员未将其进行整理，由于保管不妥善，造成企业损失百万元。所以，为规避此类风险的发生，应对企业所采办的物资加强管理，运用物资管理平台，实现对供应链内物资信息的共享。

（五）实行供应商管理计划

在采办管理工作开展阶段，供应商的管理工作起到至关重要的作用。因此，应实行供应商的管理计划，创建供应商网络，根据采办环境，创设对应的采办项目。

首先，在采办管理工作实施阶段，可创建日常管理体系，将采办内容应用于审核工作的范畴内，通过全面开放的方式，保证采办管理工作能够顺利实施。

其次，在准入审核工作开展阶段，企业需结合自身的情况，遵循采办流程中的标准，明确所执行工作是否满足供应商的要求。运用日常审核的方式，可保证采办人员在执行日常管理工作时能够掌握企业的需求信息，规避不良合作方面风险的发生。

（六）采办企业供应链管理的优势

首先，基于采办的供应链管理模式，各个节点企业可以与不同的客户展开交流沟通，这种平等双赢的沟通可以帮助企业掌握客户的实际需要，进而针对性地选择成本低、效率高的商业运作模式，在维持现有客户的同时，还可以帮助企业不断拓展新的业务，发展新的客户。

其次，采办供应链可以促进现有业务的增长和拓展，因为一条供应链对应着整个链条中的各个企业，可以针对客户的个性化需要开展针对性的服务，也可以对产品实施电子化和模块化的管理，同时企业间可以共享供应链的市场与资源，打破传统供应链的局限性，促进企业现有业务的增长和拓展。

再次，采办供应链管理可以促进企业进行成本控制，借助供应链管理模式，各个企业之间能够进行有效的交流沟通，建立亲密的合作模式，可以将各自的优势充分发挥出来，进而缩减整个供应链的供应环节，实现产品成本的有效控制。

最后，加强采办供应链的管理是促进效率与便捷性的兼顾，在同一条供应链中，企业可以高度实现各个领域的资源整合和效率提升，发挥整条供应链的产业优势，促进产品流通的效率和便捷性。

（七）采办企业供应链管理的优化建议

推动供应链技术与管理的协同。管理制度和硬件设施是采办企业供应链的保障，管理制度指的是对供应链各个环节企业制定的约束机制，合理的管理机制是保障供应链持续高效运转的基础，硬件设施包括物流设施和网络设施，硬件设施的构建需要整条采办供应链企业和合作商的共同参与。

要针对企业信息共享、企业利益之间的权衡、其内部存在冲突的内容预见性等方面进行管理制度的设立，需要从整体层面进行考虑，协调好供应链各个企业间的利益关系，处理好可能出现的各种矛盾，推动供应链的良性运转。

建立健全供应链信息共享体系。建立健全供应链信息共享体系需要从加强信息化建设和加强信息共享两个方面来进行。加强信息化建设要从数据管理和信息技术两个方向出发，要充分利用大数据进行应用分析，整理和反馈行业的实时信息，完善企业的数据管理；利用条码技术和电子交换技术，实现物流配送的机械化与自动化，减少运输成本，提高运输效率。

企业之间要想获得更大的合作效益，就必须要加强合作伙伴之间的信息共享，必要时可以交换一些商业秘密，同一条供应链之间的合伙企业可以就商业秘密这一内容签订协议，规定合伙企业之间必须要共享的信息内容，以帮助建立企业合作的信心。

（八）畅通采购业务信息沟通渠道

建筑企业要注意捕捉与采购业务密切相关的外部信息，如最近出台的相关政策法规、市场供需变化、供应商相关新闻等，提升对外部信息的敏感度，通过整理、分析与研讨优化对外部宏观环境的洞察能力，以掌握在采购业务内部控制中的主动权。同时建筑企业应以合作共赢为指导，加强与优质供应商的关系维系，为采购业务的高质、高效开展奠定坚实基础。

从采购业务内部控制的角度来看，建筑企业应优化组织结构，畅通内部沟通渠道，既要满足管理层与业务层的管理沟通需求，也要使业务层能向管理层传递与反馈关键信息、横向部门之间信息交流无障碍。

只有构建完善的、适当双向畅通的沟通渠道，才能提升采购业务内部控制的完整性，充分调动员工在采购业务内部控制中的职能与价值，进而最大限度地提升采购业务内部控制的合理性与有效性。

为保障内部信息沟通效果，建筑企业一方面可以构建采购业务信息沟通机制，让内部信息沟通形成一个闭环，以确保内部信息沟通的对称性、全面性与精准性；另一方面可以尝试渠道创新，畅通员工与管理层沟通的渠道，如门户开放、员工诉求、建言献策等。

四、结束语

在企业发展过程中，传统的采办管理方式已经无法适用于企业的管理要求，而通过供应链信息共享的采办管理方式，则可降低企业在发展过程中的资金花费，落实企业在发展过程中的采办权责。让企业管理人员可以运用合适的招标方式，提升企业采办人员的综合能力，促使材料库存能够被有效监控。通过供应商管理的方式，保证采办管理工作具备良好的效果，确保企业进一步发展。