浅谈民办中小学校档案的利用

2023-09-14吴珊珊

科学咨询 2023年12期

关键词：档案室档案管理利用

吴珊珊

（东莞市新世纪英才学校，广东东莞 523700）

诚如吴宝康先生所言，档案利用是档案工作诸环节中的主要环节，利用是中心，利用是目的。档案大家族中一员的民办中小学校档案，在日常的档案工作中也应该以利用为中心。

以笔者所在的民办十二年一贯制学校为例，我校档案的利用主要表现在以下四个方面。

一、档案利用

（一）文化育人

从形成范围来看，我校档案主要是学校在日常工作中形成的，因此其价值主要表现在文化传承、教书育人以及历史记载上，其中育人价值是我校档案最主要也是最为重要的利用形态。档案作为学校的历史记忆，以其真实性、可靠性和直观性在学校的文化育人中具有独特的优势。

笔者所在学校，档案的文化育人主要体现于以下两个展览室：一是学校的校史展览室（分布在学校招生部），展示的档案材料主要有学校历史沿革简介及图片、学校行政沿革、学校知名校友、学校荣誉（实物档案）等。通过上述材料提供给学生及教职工参观和展览，有利于传承和发扬校园优秀文化传和先进典型事迹，激发全体师生的集体荣誉感，对全体师生产生一个积极、向上的鼓舞力量，达到育人的效果；二是学校党史展览室，位于学校的党员活动中心，通过中国共产党的简介、学校党支部的建设历程、重大活动、先进党员事迹等资料和图片展示，在全校范围内较好地宣传了中国共产党的伟大历程、坚定了全校教职员工及学生政治立场、宣扬党员模范的带头作用等，营造积极向上的政治氛围。

（二）查考借鉴

档案作为历史记忆，查考借鉴的作用显见。我校档案在查考借鉴方面的利用主要集中在以下几类档案中。

①教学档案：教书育人是学校的首要任务，学校教学档案作为学校教师教学参考的依据，是所有档案中利用频率最高的，教师在展开日常的教学活动中往往要使用此前的优秀教案、优秀论文、科研课题研究和申报等都需要参考和借鉴相关教学类档案以推动教学工作的顺利开展。

②行政类档案：行政类档案主要是关于学校管理的，因此在学校管理领导层以及团队做出重要决策时，需要经常参考以往的一些政策性文件或学校相关决议、规章制度，为正确进行决策提供保障。

③人事档案：在职教师个人在职称评定，需要本人提供发表的相关论文、科研项目以及曾获奖项的相关文件资料、工作证明、劳动合同借用等，同时离职人员出具工作经历证明等。

④财会档案：个人薪酬待遇查证、各类设施设备采购凭证、基建或维修工程造价查询、图书采购费用等。

除以上类型外，学校在进行大型基建维修时也需要借阅学校的建筑结构图等基建类档案、某些特殊证明也会用到诸如毕业照等照片档案、某份报纸对学校的报道等实物档案。

（三）编研

学校档案全宗作为整个学校活动最全面、最真实的原始凭证，见证着学校的发展，在校史、周年大事记、年鉴、组织沿革等方面，无疑是最全面最准确的支持及来源，是上述编研工作的基础，为编研提供最真实可靠的素材。我校在建校10周年、20周年、25周年校庆时安排了大量人力物力、查阅了大量的档案进行了学校大事记的编纂，在校庆当天供参加校庆的教育界领导、同行、校友、在校师生以及家长、对我校关心的社会各界人士阅览，提高学校文化形象，扩大学校知名度，增进广大校友、学子对母校的自豪感，加深了全社会对我校的认识，同时向全社会辐射我校文化正能量。

（四）迎接上级部门专项检查

目前各级各类政府部门对学校工作的检查除了实地查看以外，最重要的就是查阅资料，这一过程目前也成为我校综合档案室在行政上的主要工作环节。在接到检查方案或通知后，档案室会有针对性地根据各项检查主题收集或者查找、分类、整理相关档案，作好迎检准备工作。近些年，在“民办学校年检”“依法治校示范校”“语言文字特色学校”“心理健康特色教育学校”等一系列检查或申报事项中，我校档案资料的整理备受推崇，同时也为检查顺利通过或申报成功打下坚实基础。

笔者所在的学校档案工作起步于1999年，时间早而且也比较长。学校历届领导均对档案工作比较重视，不仅成立了专门负责档案工作的部门——综合档案室，配备专业的档案管理人员，也建设了标准的档案管理库房以及档案管理各项管理制度（包括档案收集、档案分类、档案保管期限等），但是因管理模式、开放程度、利用意识等现实情况，我校档案利用率不高：2018—2019学年提供利用18次；2019—2020学年提供利用9次；2020—2021学年提供利用28次；2021—2022学年提供利用28次。从全校师生共计3600余人来看，利用率可谓十分低下。

二、档案利用率低下的原因

（一）档案归档不全面

全面归档是档案利用的前提和基础。我校目前是以综合档案室专职档案管理员+各部门兼职档案管理员的网络进行档案收集工作，各部门兼职档案员均有其主要工作岗位、工作任务和职责，放在档案工作上的精力较少且由于非专业，所以其档案意识不强，加之资料的归档和移交流程化及制度化不清晰、不明朗，同时也缺乏档案工作的考核机制，导致综合档案室收集的档案存在种类不齐全、结构不合理、载体形式单一等各种问题[1-2]。

（二）档案利用程序复杂、方式单一

随着时间的推移，如今档案工作已面临一系列问题：经过日积月累，我校档案室的档案数量越来越多，给档案的日常保管带来巨大压力，而且档案利用的要求也越来越高，大大增加了档案部门服务的工作量……在这种形势下，单凭档案室拥有的简陋设备和传统服务条件，已无法更好地提供档案服务。

（三）利用主体的局限性

学校档案形成的主体特殊性，造成了目前学校档案服务对象的内向性，即档案服务的对象主要还是学校的内部人员。

（四）档案利用意识薄弱

一直以来，在档案工作中，学校都将档案的管理工作作为工作重心，对档案利用工作处于相对较被动的状态，师生员工对档案的认知较为片面，加上档案本身带有的“神秘性”，具有一定的安全和保密性，导致档案得不到有效利用，处于闲置、半闲置的状态。

（五）数字资源建设程度严重不足

网络和数字化经济时代，数字产业化及产业数字化是所有行业的发展趋势，随着时代的不断发展，数字化技术逐渐延伸到档案信息管理领域。国家档案局分别于2010年发布《数字档案馆建设指南》及2014年发布《数字档案室建设指南》便是最好的证明。档案管理数字化可以凭借现代信息技术手段，通过网络实现档案收集、整理、保管、利用等档案过程的全环节，相较于传统的档案管理模式，它突破了时空、地域的限制，不仅是传统档案管理的延伸和补充，更是传统档案管理工作的发展和革新。

然而受档案的自然形成因素、传统档案的整理方式等历史因素影响，加之对档案工作重视程度不够、投入资金不足等现实因素影响，电脑+扫描仪成为我校档案数字化的建设主力，没有先进技术手段及先进的档案管理系统支撑，我校档案数字资源建设困难重重，我校档案数字化程度严重不足。

如前所述，学校的档案工作应该把工作重心从档案管理转到档案利用，回到档案工作的中心。那么我们应该如何提高档案的利用率以期切实发挥档案在学校工作中的积极作用呢？

三、提高档案利用率、发挥其积极作用

（一）确保全宗内档案的完整性、全面性

学校应多管齐下保证学校所有有查考利用价值的资料都能成为“档案”。

1.制订明确的档案归档和移交制度，确保档案移交和归档有章可循

归档制度的内容主要包括归档范围、归档时间和归档要求。国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定：凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，包括工作活动中形成的公文、图表、录音、录像等各种形式和各种载体的文件，这些文件只要具有一定的保存价值，就应当列入归档范围。结合我校实际情况，我校规定的归档范围包括上级公文、本校科研课题、学生花名册、党、团、工会、少先队等在内的5个大类、19个小类的资料均需上交至综合档案室，随着教育教学改革的不断深入和新形式的出现，在归档范围的规定上，学校可根据实际情况进行更改或扩大。在归档时间上，由于学校档案形成的时效性（以学期为单位而非自然年为单位），针对不同类型的文件，有比较具体的归档时间要求：公文档案、教学档案、行政类档案以学期为单位，一学期归档一次；实物档案随到随收，声像档案从原则上来说活动完结后及时归档……

档案交接工作关系到档案工作的完整性，按照档案管理相关法律及实际需要，除制订归档制度外，还需要制订移交制度，把档案移交工作列入学校专兼职档案人员的岗位职责之中，使档案交接工作达到制度上有规定、职责上有分工、工作上有安排。学校档案移交制度主要包括以下三方面的内容：一是落实档案移交责任制。档案移交过程中一直存在移交资料不全、移交不及时等诸多问题，因此学校应积极落实档案移交责任制，责任机制应明确档案移交人员的工作责任，确保移交档案的正确和完整。二是认真执行移交制度。作为移交方的各部门兼职档案人员在移交前要按照移交制度编制好移交清册或表格，对要移交的材料进行全面清理，做到清册和实际材料一一对应；作为接收方的学校综合档案室工作人员要严格按照移交制度上规定的移交档案清单认真检查清点移交人交出材料，分析、判断和鉴定所接收档案的真实性和完备性，并与移交人完成交接手续。三是做好移交过程中的监督工作。在移交过程中，综合档案室负责人应到场做好监督工作，确保被交接档案账物一致、手续齐备。

2.加大对各部门领导及兼职档案管理员的培训，培养档案搜集人的档案敏感度和档案意识

第一，学校档案室定期（如每学期1次或每学期2次）进行档案知识培训，使各部门负责人及兼职档案管理员及时了解档案工作基本知识；第二，学校出面聘请档案工作专家或档案局相关人员到学校进行档案知识讲座，推进学校档案工作相关人员知识体系向纵深发展；三是档案相关人员积极参与档案管理线上课程的相关培训，不断更新档案管理知识，使档案管理工作人员跟时代接轨。

3.加强考核，建立各档案专兼职人员及部门负责人激励机制，提高档案收集人员工作主动性和积极性

首先，学校应加强对学校档案工作的组织领导，明确一名领导分管档案工作，我校是由分管行政后勤的副总校长直接管理学校档案工作，让全体教职工感受到学校对档案工作的重视。其次，学校应提供经费支持，对档案工作所需经费给予保证并列入年度经费预算。最后，学校应建立激励机制，对在档案工作中做出突出贡献或表现优秀的人员应实行一定数额的经济奖励，同时对表现较差的人员也应该采取相应的惩罚措施，以最大限度地调动档案专兼职人员的工作积极性，发挥个人有工作潜力。

（二）转变利用方式，积极推进档案资源数字化建设

传统的借阅和人工查找利用档案的方式受时空条件的限制，极大阻碍了档案利用率的提高，但线上档案信息服务完全没有时空限制的弊端，因此，学校应积极推进档案资源数字化建设。

在确保档案保密安全的前提下，学校应加大档案数字化建设，实行校内档案资源库数字化联网，为提高档案的利用率，可制作专门网站，将一些开放的档案资料及编研成果覆盖全校，让广大师生轻点鼠标，就能够方便快捷地欣赏文物、图片、资料，体现档案多方位的价值，为学校校园文化建设提供更多的信息资源。

（三）扩大利用范围

由内向型向开放型转变。学校档案建设的成果，是学校物质财富和精神财富的总和，不仅具有对内的文化育人作用，也具有对外辐射的作用。例如学校档案室可以配合学校所在地政府、社区等不同时期的中心工作，利用互联网开展网上专题展览，扩大展览受众面。通过展览的全过程服务，不仅可以使校内师生，也可以使社区居民、外来务工人员等深切感受本校档案文化熏陶的魅力，从中受到启迪，提高公民素质，扩大学校影响力和美誉度。但在扩大利用范围的同时，也必须要注意一个“度”的把握，即要最大限度地提供利用但又不能违背学校的“保密”原则。