提升铁路基层单位档案管理规范化建设的对策探析

文/万鹏鹏

规范铁路基层单位档案管理，对于拓展铁路历史研究，提升档案史志工作，服务地方经济高质量发展具有积极作用。本文结合铁路基层档案工作现状和不足，从改变传统档案管理认识、增加基础设施投入、健全档案管理体系、创新档案服务方式、加强人才培养方面，探讨提升铁路基层单位档案管理规范化工作的对策

一、铁路基层单位档案工作现状和不足

1.对档案工作认识有待提高

档案管理作为企业各项生产、经营活动的真实记录，已逐渐发展成一项集知识、资源、管理的综合性活动，其将企业发展过程中收获的各种体验痕迹和经验教训总结在一起，构成了企业核心竞争力的重要显性知识。总体来看各基层单位对工作中产生的各类资料能按时收集、科学分类、及时移交、整理上架，实现了档案资源数量稳步增长，但在档案资源质量、基础设施、人才培养、档案利用方面还很欠缺，不能满足实际需要。例如，调研发现部分管理者和员工对档案知识了解掌握不深入，对档案工作认识停留在“资料室”的定位，把档案工作认为是虚的、软的，得过且过思想比较突出；个别单位档案制度制定后，未经上级主管单位审查修正，在内容、作用上缺乏权威性；大多数基层档案员是身兼数职，日常疲于应付事务性工作，用于档案工作时间相对较少，诸如以上种种原因，导致铁路基层单位在档案管理、人员配置、档案收集等方面不科学、不规范、不及时等问题。

2.档案设施投入有待加强

纸介质为载体，以人工检索为基本手段，档案检索效率和资源利用率不高。部分实行档案信息化管理的单位，也基本停留在目录检索层次上，基层单位档案信息资源无法实现与集团分公司、国铁集团档案馆的数据对接、共享，室藏档案资源信息价值几乎没有挖潜利用。硬件保障方面，对于档案保护性措施不够得力，有的单位档案保管设施设备简陋，库房面积不达标、功能不全，“三室”分开、“八防”措施不到位等问题依旧存在。相比较企业在安全管理、生产经营类活动投入而言，在档案管理方面投入成本偏低，距离企业现实发展要求还有差距。

3.档案管理制度有待完善

部分单位档案管理未能紧密结合企业发展变化情况，制度建设跟进不及时，档案制度的有效性、实践性、可行性不强。面对诸如企业市场化改革进程中内部机构及整合、变更、合并、撤销等过程产生的档案资料，由于缺乏相应管理制度规范，没有明确的归档要求，导致部分档案资料不能按期完整归档，甚至部分有价值的资料未纳入归档范围。随着铁路市场化改革持续推进，对企业治理体系、治理能力建设要求逐步加强，如何进一步规范档案制度体系，完善各门类档案管理制度，更好适应企业、社会发展要求，还存在一些亟需解决的问题。

4.档案利用形式有待创新

目前铁路基层档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编研等工作主要以手工为主，档案的利用主要依赖人工查找、翻阅、复印等传统方式，工作效率低下，错误率较高，重藏轻用等现象较为突出。虽然，近年来铁路基层档案管理机构在简化程序、优化接待、提升服务上作了努力，档案开放率得到大幅提高，但是利用率一直得不到提升，即有档可用，但检索率低，甚至没人用，档案的潜在价值未能充分体现。另一方面，各基层单位不同程度存在重文书、轻科技、声像等其他门类档案现象，造成室藏档案资源中纸质档案比重较大，特殊载体档案数量极少，甚至短缺，室藏档案类型单一，结构不合理问题比较突出。

5.档案管理人员素养有待提升

铁路档案管理是一项对专业与技术能力要求较高的工作，档案管理人员不仅要具备精通的档案业务能力及获取判断、综合处理信息的能力，还要熟悉铁路专业知识，并掌握一定的计算机操作技能。但受传统用人体制制约，档案工作人才竞争难以顺利展开，加之档案部门待遇不高、小众等特点，难以吸引优秀人才进来，进来后又难以留住，致使基层档案部门人才队伍青黄不接。例如，调研发现有的基层单位档案员短期内频繁更换，新入职人员往往没有经过专业培训，受个人知识结构及专业能力限制，档案基础管理工作相对薄弱。此外，飞速发展的信息技术，也深刻影响和改变着传统档案工作的理念、内容、方法、模式及档案收、管、用等各个环节，这都对档案人员的素质提出了更高要求。

二、加强铁路基层单位档案规范化建设的措施

1.提高对档案管理工作认识

随着，档案信息化发展趋势日益凸显，档案载体类型已由过去单一的纸质媒介发展为图片、音像、光盘、移动硬盘等多种形式，档案的种类、形式更加丰富多样，档案利用也更便捷，这对档案部门既是机遇也是挑战。为此，必须加强对档案管理工作认识，树立档案工作“一盘棋”意识，形成人人参与档案保护、人人重视档案良好氛围。一是建立健全档案工作体系，围绕中心工作，优化档案管理制度体系。二是把档案工作纳入党政机关议事内容，定期听取档案部门工作汇报，了解档案管理工作情况，凝聚全员重视档案工作共识。

2.注重档案硬件提升

增加对档案管理工作资金投入，严格按照档案保管标准及要求，科学配置档案室办公、借阅、存放场所，积极引进智能一体化管控平台，对存储设备、环境监测、治理设备、档案安全防护设备、档案库房安全保护设备实现统一利用、监测和管理。档案室广泛应用包括智能密集架、除湿加湿净化消毒一体机、温湿度监测器、摄像头、智能门禁、人体红外感应器、自动监测灭火设备等在内的科技产品，充分发挥科技在企业档案管理中的安保作用。另一方面，加快存量档案数字化和增量档案电子化步伐，及时将纸质档案通过电子化、信息化手段进行备份，逐步实现档案信息资源的互联互通、共享共用。

3.健全档案规范体系

档案管理部门要加强顶层设计，定期制定和公布档案标准体系建设方案，加大对不同业务领域的档案标准供给，重点推进建设项目档案、电子档案、档案资源共享服务、档案安全保护及风险防控、数字档案馆建设等标准供给，使档案标准化建设有章可循、有规可守。同时，动态做好档案基础制度相关规范性文件的立、改、废、释等工作，及时清理、修订与现实需要不相适应的规章和规范性文件，制定出符合基层管理实际的具体办法和措施，规范和指导铁路基层单位档案规范化建设、运行、管理和维护。

4.创新档案服务方式

依托信息化手段加大铁路档案资源开发利用，提升档案信息资源互联、互通、共享及服务能力。一是统筹推进档案信息共享平台建设。档案主管部门要充分掌握现场实际和真实需求，加强科学规划，开发统一档案管理系统，指导和监督基层档案信息共享利用工作。二是拓宽档案信息资源服务利用渠道。各级基层档案部门要通过举办展览、编研材料、新媒体传播等方式，加大铁路档案资源利用力度。三是围绕铁路扶贫、防疫、基础建设、服务保障等重点工作任务，加强信息技术在档案资源管理工作中的应用。充分发挥“云存储”、人工智能、大数据等新一代信息技术优势，深化档案数据的挖掘、加工、分析、统计，最大限度发挥档案资政查考、宣传教育作用。

5.加强档案人才培养

实施人才强档工程，配齐配优档案人才队伍，使档案人才队伍建设的总量与档案现代化建设发展要求相适应。一是做好档案人才总体规划，督促各基层单位及时配齐、配优、配强专职档案人员，建立合理的档案人才梯队储备。二是做好档案人才的引进。结合各基层单位业务属性，每年从各高校有计划引进档案类专业人才，持续优化基层单位档案专业人才结构，使档案人才队伍建设与档案管理现代化建设要求相适应。三是加大多层次人才培养力度。积极组织档案人员参加国铁集团、陕西省“专业能力提升教育培训”，依托“互联网+钉钉群+视频”等形式，大力开展在线档案业务指导，提升档案人员专业能力。四是鼓励档案人员积极参与档案职称评审。力争在“十四五”期间取得档案从业资格证人员达到95%，初、中级职称人员达到60%。