事业单位档案数字化管理的分析研究

文/张蔚

传统的档案管理模式，基于人力堆砌及手工作业，已无法满足当前社会需求，因而以不断发展的信息技术为基础，一种新的档案管理形式——档案数字化顺应时代而生。面对新型模式的出现，愈加广泛地应用以及随之而来的各项挑战，事业单位档案管理工作应如何应对是本文思考研究的重点

一、档案数字化——技术革新的产物

人类科学技术的发展经历了以蒸汽技术为代表的第一次工业革命、以电力技术为代表的第二次工业革命和以信息技术为代表的第三次工业革命三个阶段。技术的革新从来不会停下脚步，面对信息时代智能化的更高要求，传统模式的数字化与数字化转型尤为关键。

（一）数字化与数字化转型

数字化是信息从模拟到数字的转变。通俗来讲，就是将纸质记录转换为计算机文件。数字化是数字化转型的基础，它重新设想了如何利用技术、人员和流程，以新的方式推动业务发展。

（二）档案数字化的内涵

档案数字化，即一种全新的档案信息模式，指把基于实物载体例如各种纸质档案转换为可通过信息技术手段查询的无实物档案信息，通过网络化形式在这些只具备虚拟形态的档案之间建立某种联系，并运用计算机技术加以集中管理，以此构建一个庞大的档案数据库，由于数据库基于序列结构搭建，可以有效地进行数据共享从而达到资源开发利用的目的。其具体的实现流程为运用电子计算机信息、扫描工艺技术、OCR 工艺技术、数码照相技术、数据库工艺技术、多媒体教学工艺、存储技术等把原始的信息形式转换为保存在磁带、光盘等载体上，并可被电脑辨认的数字图像以及数码文件的新信息技术形式。

（三）档案数字化的必然性

“十四五”规划提出了“加快发展现代工业体系，促进经济体系优化”的目标。其中明确将“加快数字化发展”列为了重要指导方针。与传统档案的管理模式相比，档案数字化基于时代背景下有着不可替代的先进性：

1.节约成本，减少管理费用。在档案管理中，由于面临资料数量的增加，通常以增加办公费用和办公开支为主要处理方式，而通过档案数字化将大量纸质资料变成机读资料，不但降低了管理费用，而且节约了存放空间，查阅归档简单快捷，可以减少因重复打印而导致纸张和资源的损失。

2.提高档案利用率与办公效率。档案数字化使信息能够准确归档，呈现完整、及时的档案，减少查询成本，效率得到极大的提升。一个资料能够同时呈现给多个用户，做到数据共享；利用互联网数据传输，可以异地调阅利用；对已开发的档案可以提交指定平台，方便人们随时随地利用。数据传递无限制的特点让数字化后的档案变成“无界档案”，档案库也由实物保管库变为虚拟的数据控制中心。

3.增强档案原件保护与可持续发展。通过副本或光盘等形式进行备份，可以更好地应对突发状况；通过技术手段还可以对破损档案进行修补修复；另外，通过数字化处理，能够有效减少篡改档案的行为发生。

二、当前档案数字化整体进程

（一）多类型项目试点分批推进

近年来，我国在档案数字化转型过程中取得了积极进展和成效，多类型项目试点推进顺利。2017年至今，国家档案局联合发改委已逐步开展三批试点。与此同时，各省、各行业也开展了相应的工作，四川省档案馆、海南省档案馆等开展了档案电子化管理的试点和推广。

（二）加强部门业务系统电子文件的归档和管理

2022 年3 月，国家档案局发布《关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知》，提出了相关要求。同时，国家档案局按照“试点-应用-推广”模式推进实施工作，截至“十四五”末，政府机构电子文件归档和档案管理能力明显提升。

在此基础上，围绕档案数字化建设的管理工作如何开展应对，将是事业单位档案管理的重点难点。

三、事业单位档案管理工作开展

（一）事业单位档案管理现状

目前，事业单位档案管理水平参差不齐，大多数还处于纸质档案向信息化的转变阶段。由于事业单位相关数字化建设启动相对较晚，并且存在档案数字化管理制度及流程不明晰、人员专业水平、技术要求不明确等情况，造成了档案数字化的开展在一定程度上的迟滞。

（二）事业单位档案数字化难点分析

1.传统模式思维转变的难点。受长期办公习惯的影响，仍会产生大量纸质文件并保存，导致档案的重复保存和资源浪费。

2.相关岗位人员管理的难点。与传统档案管理人员相对简单的情况相比，数字档案管理程序更加严谨，人员配置更加“复杂”。由于数据录入工作和原文扫描机械加工的任务都相当重，而数据录入工作人员和原文扫描处理人员之间一旦出现责任感欠缺、操作上稍有疏漏甚至出现疲劳作业，以及内容核对员的把关不严甚至技能不精，均有可能降低目录录入的准确性，从而影响档案数字化品质效果。另外，查询归档管理人员和专业电脑维护工作人员也都有机会接触到档案管理系统，如果工作人员的保密意识薄弱、责任意识不高，或是档案保管系统维护不善、处理不好，很有可能会导致原本的资料流失、污损、毁坏，乃至出现删减、修改档案资料的现象，从而严重威胁原有档案安全，这极大地增加了相关岗位人员工作难度，需要不断加强其技能培训与专业素质培养。

3.信息安全隐患防范的难点。档案管理工作固然能够利用计算机技术手段提升档案管理质量与效率，但是同时也面临着计算机网络信息系统的安全性经营风险，如计算机病毒入侵与黑客攻击等，这都会导致大量数字化档案的流失和被盗，并最终对档案管理工作造成不良影响；另一方面，信息技术应用的局限性容易导致数据存在安全、不可读的风险。

4.数字化档案应用的难点。对于一些基本实现档案工作信息化的单位，由于数据化技术应用水平有待提高以及缺乏系统的档案数字化建设，可能导致档案内容数字化识别水平低，难以形成精度高、存储空间小的数字化资源，制约了档案内容的识别、挖掘、开发和利用，从而导致基于网络等信息共享平台的档案资源综合利用水平低。

四、事业单位应对档案数字化举措研究

当前事业单位应对档案管理模式变革应做好以下两方面工作：一是现有档案的数字化建设；二是完善电子档案管理。在此基础上建立统一的数字化档案管理系统，完成传统档案管理模式的数字化转型。

（一）档案数字化建设

档案数字化的前期准备工作应包括五个方面：①基础设施建设：建立档案信息网络平台。拥有先进的档案信息网络系统是档案信息传输、交换和资源共享的基本条件。②档案信息资源建设：包括现有档案的数字化和电子文献的收集。通过多种数据库形式。③应用系统建设：包括档案信息的采集、管理、利用，以及档案安全等方面，是数字化建设的中间环节，体现了档案数字化与传统管理模式的差异。④制度建设：制定数字化档案和电子档案信息资源的识别、描述、存储、查询、交换、在线传输和管理的标准和规范，并指导实施过程。⑤人力资源建设：在档案数字化进程中，需要既懂档案业务又熟悉电子信息技术的复合型人才。

纸质档案数字化的步骤可简要概括为纸质档案的投递、纸质档案数字化预处理、目录数据库的建立、纸质档案数字化处理、图像处理、数据连接、接收、入库。

（二）完善电子档案管理

电子档案是指文件在初始阶段以电子形式存在，没有纸质实体，后续的使用和归档都是电子形式，可以直接数字化。电子档案由于自身的数据类型属性具有一定开放性，需要管理人员具备较好的计算机水平与网络信息安全观念。

针对电子档案的技术特点与管理需求，事业单位可从以下几个方面依次进行优化。①明确电子档案管理流程：应对电子档案的信息录入、存档、编排、校审、输入、取用、调取、查阅等环节制定明确标准、统一流程，使档案管理人员处理电子档案的过程有据可依，有规可查。②电子档案管理适应性原则：应根据档案管理平台的更新情况，及时改进档案管理方式，使工作人员能够及时调整，确保电子档案的数据变动情况可以及时、明确反馈，避免发生电子档案失真。③优化电子档案管理机制：引入专业人员针对管理系统完善和创新，并强化对电子档案工作系统、网络的安全监管，建立相关技术和安全监管部门，提高电子档案保管工作的安全和效率。

（三）数字化档案管理系统的建立

事业单位应建立一套能够联合多个部门的数字化档案管理系统，以确保档案管理工作在信息源的处理上具有统一性，能够应对各个部门的使用需求。这个过程一般可通过专业的档案数字化软件完成。

五、事业单位档案数字化的未来展望

随着对事业单位的档案工作需求愈来愈大，档案管理工作不但要表现出高效率，还要提升服务水平，信息技术的双面性的存在也需强调安全管理的重要性。因此，需要加强该领域的资金注入、科技支撑和人才培养建设，完善档案数字化操作标准、技术标准、安全保密制度等配套规章制度；加强扫描、OCR、数字摄影、数据库、多媒体等技术的综合应用，在确保信息安全的前提下，实现从“数字化”到“数据化”、从内容载体到内容开发的拓展，进一步推进事业单位档案数字化转型。