论高校防疫档案数字化工作

文/王艳

防疫档案数字化工作是新形势下档案工作发展的必然要求，但高校的防疫档案数字化工作距国家要求还有一定差距，不能完全满足疫情发展需要。本文分析了当前“防疫档案”数字化建设的重要意义，并提出了建议，以促进高校疫情档案管理数字化建设的有序推进，提高高校档案数字化质量

一、防疫档案定义和归档的重要意义

防疫档案是指学校、各单位及个人在疫情防控过程中直接形成的有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体和形态的原始记录。

高校防疫档案资料是高校开展疾病监测、预防及控制的重要依据，能够为学校及时做出疫情防控预案提供有力保障。在新形势下，疫情暴发以来，高校的防疫档案管理工作应该与时俱进，加快防疫档案数字化建设，这也是特殊时期高校档案管理发展趋势及各项工作开展的现实要求。

防疫档案真实记录了学校抗击疫情的全过程、规律和特点，见证了全校师生众志成城、共克时艰，和国家整个防疫过程和防疫政策高度保持一致，是反映学校综合治理能力的一种真实体现和记录，对当前的疫情防控和以后可能发生的类似疫情防治工作具有重要参考经验和借鉴价值，也是未来进行历史研究、科学研究、宣传教育的基础素材。记录好、收集好、保存好疫情防控档案，是各单位认真贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示的重要举措。

二、高校防疫档案数字化管理的主要特征

防疫档案数字化管理工作，主要是借助现代信息技术，把在开展新冠肺炎疫情防控工作过程中形成的档案资料转化为数字档案信息，并将其以电子信息形式进行存储，通过现代信息技术实现档案数字存储与信息共享的一种档案管理方式。此次新冠肺炎疫情是一次突发公共卫生事件，其特点是无法预测和不确定性，这给档案管理工作带来了较大困难。但对疫情档案进行数字化，能够实现对于档案馆数字档案信息资源的高效管理，具有快速响应、精准提供档案利用的特点，从而能帮助决策机构快速判断疫情形势，做出正确决策，让抗疫工作不走弯路，起到事倍功半的作用。

三、高校疫情档案归档范围和归档原则

1.归档范围。在防疫过程中直接形成的有利用和保存价值的各门类和载体的记录（包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等），都应当纳入收集归档范围。

2.归档原则。疫情防控档案要做到应收尽收、应归尽归；移交入馆的疫情防控档案要做相应的专题整理立卷，档案目录清晰准确，移交手续齐全完备。

3.归档要求及流程。学校疫情防控领导小组及各二级单位要切实加强领导，明确责任，指定专人认真做好新冠疫情防控档案的收集整理和移交归档工作。

3.1 分类与排列：所形成材料按照文本、照片（含艺术创作类）、录音、视频、实物、其他（包括业务数据、公务电子邮件、网页、社交媒体）等进行分类。同一类别反映同一主题活动的文件应排列在一起，按文件时间（或重要程度）先后排列。

3.2 存储与命名：电子文件命名格式采用建立层级文件夹的形式进行存储。文件夹命名格式：“文件形成单位+年度+主题词”命名，比如：xx 处2020 年疫情防控文件（或照片）汇总。每一个文件题名按时间+单位+问题(事由)+文种等命名，比如：20220505xxx 处关于疫情期间教职工出入校园的通知。照片和视频档案以时间+单位（人物）+地点+事由为题名（关键信息要完整体现）。

3.3 档案馆收集指导室工作人员全程指导部门归档人员做好防疫纸质文件的鉴定、分类、组卷、编号、编目、装订等立卷整理.

综上所述，疫情档案管理是一项非常繁重、复杂的工作，尤其是疫情档案数字化工作。由于疫情的不确定性导致整理过程中没有固定的模式，随时会增减项目，数字化成本增加。但为了能及时给决策提供帮助，因此，在疫情背景下，面对数目较多、内容繁杂的疫情档案数据，急切需要将疫情档案数字化工作做细做实，这就要求一方面高校档案馆要增强现有档案数字化管理水平，加强档案工作人员的业务培训，提高档案工作人员的应急处理能力；另一方面，高校要高度重视档案工作，加大对档案馆建设的经费投资，从人力、物力等多方面支持档案工作，从而让档案工作全面发展，为学校高质量发展服务。