事业单位文书档案管理质量提升的路径

文/胡家芳

档案管理在各项事业发展中占有重要地位，事业单位的发展进程中档案的重要位置亦是如此。而文书档案是档案管理的基础，是在行政管理事务活动中产生的，具有一定的考查、保存价值。本文围绕事业单位文书档案管理的意义展开论述，对当前事业单位文书档案管理存在的问题进行了详细分析，并在此基础上探讨了事业单位文书档案管理质量的提升路径

一、事业单位文书档案管理的意义

（一）为国家事务管理提供依据

通过对事业单位的调查了解发现，他们在进行每项有意义的活动时，都会安排专门的工作人员进行记录，这就是文书档案资料的由来，通常涉及到命令、指示、决定、布告等诸多内容。这些档案资料不仅是为了服务单位内部人员，当上级管理部门或监督部门进行单位检查时，也需要依靠这些文书档案，以便他们更全面地了解单位运营发展情况，如果档案资料不完整或者存在错误，就会影响到上级部门对事业单位的检查。所以，从这个方面来说，事业单位进行文书档案管理，具有重要意义。

（二）为社会大众提供相关服务

事业单位具有公益性质，其主要职能是为生产服务、为改善人民文化生活服务的，服务对象是全社会的各个领域和方面，这充分说明了事业单位在社会发展中的重要性。与此同时，文书档案又记录着事业单位的所有运转轨迹，比如会议文件、统计报表、银行账户管理、下属单位工作成果等等，这些资料具有非常重要的保存价值，在日常工作中会被经常翻阅使用，为管理者做出正确的决策提供参考依据，为社会经济、政治等方面的发展提供有效支持。所以，从某种程度上来说，事业单位进行文书档案管理，也是为了给社会大众提供相关服务，促使社会运行更加稳定。

二、当前事业单位文书档案管理存在的问题

（一）对文书档案管理缺乏足够的重视

意识是行为的先导，只有具备良好的文书档案管理意识，才能保证这项工作得到有效落实。但是，从目前的实际情况来看，仍有很多事业单位未意识到文书档案管理的重要性，认为没有必要进行专项管理，因而没有建立专门的机构负责这项工作，导致该单位的文书档案资料不全，不仅无法为单位内部管理提供帮助，也无法给上级管理监督部门提供完整的资料，这对事业单位的长远发展十分不利。即使有的单位加强了文书档案管理力度，但由于相关的人员安排不到位、工作职责划分不清晰，导致文书档案管理工作很不规范。

（二）文书档案管理流程和机制不完善

通过相关了解发现，很多人对文书档案管理的认识不够全面，认为这只是非常简单的一项资料管理工作，但实际上并非如此。由于文书档案涉及的资料内容非常丰富，为保证后期查阅方便，必须要制定一套完善的工作流程，包括分类、组卷、编目、归库等一系列操作，同时还要注意不同资料的保存年限。然而，从目前的实际情况来看，在一些事业单位中，文书档案管理的流程及机制都存在一定缺陷，导致很多资料都难以满足要求，严重影响后期的查阅。

（三）文书档案管理队伍能力有待提升

文书档案管理看似简单，无需动脑，实际上工作内容很繁琐和复杂，需要考虑的因素有很多，比如在进行档案分类时，不仅要关注文书内容的重要性、影响力，同时还要关注文书的不同保存年限以及查阅权限等等，所以对管理人员的要求也很高。但是，就实际现状来看，部分事业单位在招聘文书档案管理人员时，并没有做出特别明确的专业要求，在人员培训时，也大多是以岗位职责方面的培训内容为主，缺少对技能、素养方面的培训，导致管理人员的综合能力相对不足，不会跟随社会发展变化及时更新和完善自身的技能，进而影响了最终的管理效果。

（四）文书档案管理设施建设不够完备

文书档案管理中，为保证档案资料的完整性与有效性，还必须要重视管理设施的建设，包括档案室、电脑设备、软件系统等等，只有确保档案室的安全防护做到位、电脑设备的配置齐全、软件系统的更新，才能更好地提升文书档案管理质量。然而，就实际情况来看，部分事业单位对管理设施建设的力度并不大，虽然会配置档案室及相关的管理设备，但并没有定期对这些设施进行检查、维护与更新，导致有的文书档案放在档案室内出现发霉、虫咬等情况，难以保证资料的完整性，有的电子档案因安全防护不到位而出现被泄露、盗取或篡改等情况，给事业单位造成极大的损失。

三、事业单位文书档案管理质量提升的路径

（一）积极转变人员的文书档案管理理念

为了提高事业单位文书档案管理质量，首先需要做的就是转变单位全体人员对文书档案管理的错误认知，只有让单位内部各人员都能充分认识到文书档案管理的意义与价值，才能为这项工作的开展构建一个良好的环境，从而实现工作质量的提升。基于此，在具体实施过程中，首先需要事业单位主要领导重视起来，积极参与到文书档案管理的建设中来，并主动出谋划策，为文书档案管理创造有利条件，通过上级领导带动下属部门及其他人员的思维转变，以此提升文书档案管理质量。其次需要加大宣传力度，利用单位内部公告栏、宣传栏以及网上的各种平台，来宣传文书档案管理的重要性，确保各人员可以逐步提高思想认识，从而更好地配合档案管理人员的工作，保证文书资料的完整性。最后还需要不断创新管理理念，学习和借鉴优秀的管理经验与方法，提高管理人员的积极性与创新性。

（二）提高档案管理机制和流程的完整性

随着事业单位的不断发展壮大，相应的文书档案规模及数量也会大大提升，传统的管理机制和管理流程显然无法满足实际需求，想要保证文书档案管理质量，还必须要注重管理机制的创新以及管理流程的优化。基于此，在具体实施过程中，事业单位需要制定标准化的管理机制，对现有文书档案进行全面梳理，并根据内容、格式、保存期限等的不同进行分类归档，对已过期的文书档案应当进行统一登记，然后集中处理销毁，以节省文书档案存储空间。此外，还可以根据文书档案具体内容进行重新组合，将相似的内容放在一起记录，这样不仅可以节省查阅的时间，而且还能进一步明晰文书档案的内在脉络。除此之外，考虑到文书档案管理是一项系统工程，为避免管理过程中出现失误和遗漏，还必须要对文书档案的各个流程进行优化，并加强档案部门与其他部门的配合，以此来提高管理工作效率与质量。

（三）加强文书档案管理队伍的建设力度

想要进一步提高事业单位文书档案管理质量，必然少不了管理队伍的建设与完善，因为管理人员的专业能力及素养水平，一定程度上就决定了这项工作的整体质量，因此加大文书档案管理队伍的建设力度非常有必要。具体来说，需要做好如下几项工作：其一，加大专业技术人才的引进。随着时代的发展，文书档案管理工作也将变得越来越规范化和专业化，相应的管理人才也必须要具备更强的管理能力，才能更好地胜任这份工作，因此事业单位必须要积极引进技术人才，并为他们提供学习发展的机会；其二，重视内部人员的管理。对于事业单位现有的管理人员，也需要加大培训力度和考核力度，并制定完善的工作规范，如果出现工作失误或者不作为的情况，应当予以通报批评或者给予一定的处罚，以此来提高他们的业务能力，从而更好地保障文书档案管理工作高效开展。

（四）加快文书档案管理信息化建设速度

在信息技术飞速发展的背景下，文书档案管理的信息化建设也很有必要，不仅可以大大提升管理工作质量，而且还能有效解决纸质文书档案资料受潮、虫咬、丢失等问题，保证档案的完整。具体来说，可以从以下几个方面出发：其一，购进先进的计算机设备。单位领导应根据文书档案的规模来配置相应的设备，并聘请专业人士构建档案管理信息系统，及时将纸质资料进行数字化，方便工作人员进行统一管理，提高工作效率；其二，加强人员的教育和培训。为确保管理人员可以熟练运用这些新设备，还必须要定期安排相应的培训，不断强化他们的综合应用能力，以便更好地适应现代化管理需求，另外还要注重安全意识的培养，因为电子文书档案会面临被病毒攻击或黑客入侵等情况，所以必须要具备一定的安全意识，定期检查软件系统，并更新和升级安全防护体系，以保证文书档案的安全。

总而言之，在新时期社会背景下，加强对事业单位文书档案管理质量提升路径的深入探究与分析，具有十分深远的现实意义，尤其是对我国事业单位的稳定发展起到了促进作用。因此，相关管理人员务必要提高重视，充分认识到文书档案管理的重要性，并加强对当前管理工作中现存问题的研究，积极采取有效措施加以解决，不断提升文书档案管理质量，这样才能更好地发挥其在事业单位中的作用，并为事业单位的稳定发展提供服务与支撑。