外贸企业饰品出口订单生产流程及品控策略——以发圈、发箍为例

左瑞瑞　

外贸企业饰品出口订单生产流程及品控策略——以发圈、发箍为例

左瑞瑞

（广西工商职业技术学院，广西 南宁 530008）

面临国际贸易激烈的竞争态势，外贸企业严控质量，把关每个订单的所有生产流程，切实提高外贸企业出口竞争力尤为重要。文章基于外贸企业饰品出口订单生产流程的详细分解，以发圈、发箍为例，重新梳理饰品生产流程的每个环节，提出针对性的品控策略，重点设定关键品控点，期望达到提高外贸企业产品品质，增强外贸企业核心竞争力的目的。

品控策略；生产流程；出口订单

引言

外贸企业出口订单形成步骤为：外国客户发来采购订单PO（Purchase Order），外贸企业根据PO缮制销售合同S/C（Sales Contract）或者形式发票PI（Proforma Invoice）发回给外国客户签字回传，该公司出口订单即为正式确认。订单确认之后，外贸企业具体生产流程——以制造发圈、发箍等饰品为例：原材料到工厂—生产样品—测试—织造（备纱染色、织造下机）—后整（车缝、车标、整烫等）—包装—验货—出货[1]。以上生产流程可以概括为以下阶段：样品确认阶段、大货生产阶段、包装验货阶段，其中品质管控贯穿在生产流程中个每一阶段。现以外贸企业出口发圈、发箍等饰品为例分析其出口订单的生产过程和品控管理策略。

1 样品确认阶段

为了加快生产速度，避免重复打样，外贸企业收到订单后，需要尽快弄清楚订单确认样的要求，比对留底或推销样（款式、花型、颜色、尺寸、手感、做工细节等），并联系原打样工厂，要求工厂参照留样尽快做出产前样（Pre-Production Sample），收到产前样后拍照存档，然后再寄送给外国客户，客户确认后方可投入大货生产。

1.1 找出留样

订单之前一般外贸企业会给客户寄送开发样（Develop Sample）或者推销样（Sales Sample），同时留底亦称之为留底样（Keeping Sample）。所以，订单确认之后，当天外贸公司业务员需要找出留存样品和客户要求等核对标准，同时，查看留样吊牌，留样均有挂牌或标签，挂牌显示有做样工厂、尺寸、克重、颜色、材质、上样日期，如果发圈、发箍在公司做过烘泡或者其他处理才寄给客人的，也会在挂牌上注明。

1.2 生产PP样

产前样（Pre-Production Sample）是大货生产前的样品，主要是让外国客户确认大货生产用的。此样是做大货的完全参照样，所有指标均要符合要求，否则大货可能会出错，也可能造成外贸企业经济损失。发圈、发箍等饰品工厂一般1～2天生产出6个左右的PP样，外贸业务员需要在两天内对留样的颜色、款式、规格、材质、工艺、美观度等进行全面详细核对。核对颜色，和色卡（Pantone）、留底色样核对；核对款式是否是按照图稿或者原样打的，上样是否正确；核对样品的材质，纱线粗细、尺寸、克重等是否与留样相符；核对样品的组织结构、密度、手感、样品的整体风格是否符合打样要求；最后核对发圈、发箍是否平整、美观，干净度是否合格。各方面确定没问题后，PP样生产符合要求，即可进行下一步。

1.3 拍照寄送

产前样生产完毕后，外贸业务员拍照留底，尽快寄送给客户，前后不超过3天。拍照要求在灯箱里拍，背景要干净。发圈、发箍的拍法，一般至少拍三张照片，多角度细节拍照，要求照片能够看得出花型或者格型。寄样挂牌也必须拍照，将挂牌和样品一起拍进去，避免以后出现查找互不对应等问题。挂牌内容包括发圈、发箍款号、尺寸、克重、颜色、材质、日期、公司名称、收样人等信息。同时，寄样品质以及留样品质必须详细记录清楚，以备生产大货时使用，并提醒大货生产注意事项。书写寄样单，书写完毕之后，要求寄件地址、对应的收件人和电话面单要拍照留存，以防包裹不能寄达，也可查看书写是否有误。寄样后，电脑里归档，以合同号作为文档名称，将核对记录单（核对过的样品颜色、款式、材料及规格、工艺、风格平整度的检查记录）、产品及吊牌照片、寄件日期、快递单号等全部归档留存。寄样当天要求发货通知（Delivery Notice）给客人，写清楚寄的是产前确认样及其数量。

1.4 样品管控

为了保证客户满意和减少纠纷，外贸公司必须将产前样按照大货样的标准制作，即使之后再寄送大货样，产前样和大货样也必须前后吻合，因此产前样做工要好，工艺要和大货一致，代表整批大货的质量[2]。用大货布做，主要是看工艺、尺寸、缩率、所需机器等在大货生产时有没有问题，车间做出来后就交给验货员检查款式、尺寸、做工等，然后验货员把检查报告发给纸样、车间、洗水部等相关部门参考，如果洗后或烫后尺寸有问题，就要在纸样上做相应的修改。产前样会同时送去检测机构进行检测，针对发圈、发箍等纺织品饰品，客户会要求做基本测试，主要测试洗水、颜色、环保方面是否符合要求。为了保证寄样万无一失，必须进行后续跟踪，即样品寄出后，预估寄达时间，按照快递号跟踪包裹进度，直到包裹被签收。另外，如果产前样有任何缺陷，一定要在邮件里事先告知，不能让客人收到后发现问题再来投诉。

2 大货生产阶段

外国客户确认产前样之后，外贸企业立即安排测试，并订购辅料，注意不同产品辅料是不一样的，业务员需要跟外国客户确认辅料图稿；然后外贸业务员与工厂根据产品生产流程一起排出订单生产流程和周期，严格按照周期进行准备、生产和后整，整个大货生产过程需要专人（跟单员）进行跟踪管控。

2.1 安排测试并订购辅料

由于PP样是按照大货样做的，PP样确认后要马上安排测试，主要测试发圈、发箍等产品的pH值、甲醛含量、色牢度、偶氮AZO、成份测试等。发圈、发箍的所有主辅面料都要进行偶氮项目和分散性染料项目测试，要求不含偶氮和分散性染料等有毒、致癌物质。测试常规4～5个工作日出结果，加急项目需要在测试申请表上勾选对应项目，但会按照加急费用结算。测试合格后，订购大货主辅料，如原材料、洗标、卡头、成分信息和条形码、防盗条、箱贴（订舱之后才出，可以自行打印，如果不是常规标准建议让辅料厂打印）等。一般洗标3～4个工作日，挂牌10个工作日左右。

2.2 按照生产程序排出生产周期

根据接单工厂信息，与下游工厂（会染厂、辅料、织造、原材料）直接对接，可以核对到最准确的订单进程信息，并列出不符点清单。根据清单，查对原接单工厂产生的原因，并与工厂一起落实措施，确保交期不延误。根据原材料的准备、相关工艺时间、机器的安排以及工厂的实际情况确定所需时间，并让工厂确认。按照发圈、发箍生产程序安排生产周期的基本原则是备料加染色5天，上机3天，织造7天，梭织是以每台机1 000米排，确保工厂找到并安排足够的机器针织，以10天完成全数量倒排机器，后整连包装5天，以上是按照10 000件发圈或发箍的量制定的生产周期。

2.3 大货生产及管控策略

工厂严格按照制定的大货生产周期进行生产，外贸公司根据最新订单控制表，盯牢每个环节，尤其是不符点清单，如果在预定时间出现延误，马上前往工厂，与工厂面对面解决落实。安排专职跟单员每天一到岗核对订单控制表，逐点核对并备注更新，每周五下班前实行电脑更新，打印出最新订单控制表以备下周使用，出现不符点时要求发现当天务必落实到解决方法，若24小时内未落实，业务员则必须到工厂落实。同时，安排的专职跟单员必须每天与工厂联系以确认进度，并核对大货每一步骤的正确性。原料和辅料的规格和品质、成品的面料和工艺是否与原样、与产前样一致。

3 包装验货阶段

包装是产品必不可少的部分，装箱过程中容易出错的问题有装箱搭配出错、箱内数量与装箱单不吻合、唛头辨别有误、外箱唛头印错等。验货分为初期、中期、末期验货，主要验大货产品的色差、尺寸、重量、手感、包装辅料、挂牌、主标、洗标、标唛位置，以及包装后成品整体外观、外箱、箱唛、装箱合理性等。

3.1 产品包装

产品包装一般由工厂采购后完成包装，发圈、发箍饰品的包装工厂按照合同纸箱装即可。但纸箱尺寸要求是内外牛皮纸不低于140 g/m2，瓦楞纸重量不低于125 g/m2，无钉箱，无打包带，五层双瓦楞出口专业纸箱，每箱毛重不超过25 kg。发圈、发箍要求包装方法是单色包装，一个PE袋装2套，内放一张白色纸板，白色纸板最大不能超过28 cm×26 cm，最小不能小于16 cm×20 cm，纸板圆角，吊牌条码朝外；胶袋要求要环保、可循环、可降解，无任何印刷；封箱方式是透明封箱带封箱，侧唛一面贴箱贴，封箱带不能封住箱贴，箱顶工字出头型封箱，封箱胶带距离箱边7～10 cm，箱边不封箱，箱底工字型封箱，但是封箱胶带封在箱边。

3.2 验货准备

外贸验货QC（Quality Control）要了解大货生产周期，安排验货时间，提前了解饰品种类以及发圈发箍生产要求、检测重点，大货可能存在的瑕疵点，比如花型、色差、手感、缩水率，以及由于故障出现间断性的跳针；起、落针时没打回针引起的脱线；因疏忽大意漏针；技术操作问题引起的宽窄高低不对称；裁剪时未清除粉迹、印迹等。准备好验货的卷尺、相机、密度仪、验货表、计算器等。按照外贸业务员提供的工厂资料和联系地址，提前与工厂确认是否完工，熟悉厂家作息时间、途经路线与车程时间，再确定验货日期[3]。

3.3 验货标准

验货依据一般主要以外国客户确认样为准，并按照批次货物合理外观检验标准实施检验。当买卖双方无特殊约定时，则按照国际通用标准或者中国国家标准或行业标准。比如饰品行业，为保证发圈发箍质量，QC将需要按AQL（LEVEL II）对产品进行随机抽检，AQL表对外贸公司的产品检验要求是：致命性的缺陷（Critical defect）=0，主要的缺陷（Major defect）=2.5，细微的缺陷（Minor defect）=4.0。致命性缺陷也就是严重瑕疵，破坏饰品本身的功能，影响外观和使用安全，构成发圈发箍致命缺陷。凡是发生此类缺陷的，均判断该批饰品不合格。所以不管订单数量多少均要求致命性缺陷为零。主要缺陷是饰品的主要瑕疵，虽然可以修补，但会被降级。细微缺陷是不必再加工、稍微修整即可，视为轻微瑕疵。具体抽检按照AQL标准进行，按照订单数量决定抽检数量。

3.4 实施验货

首先按照以上AQL二级标准平均抽样和取样。其次核对产品，检查产品的外观是否与合同或确认样一致，比如尺寸、颜色、重量、手感、包装辅料、挂牌、主标、洗标、标唛位置等；对产品进行可靠性测试，比如拉力、扭力等测试。接着核对箱唛，根据箱唛资料检查箱唛是否正确，检查箱唛条码贴纸所贴的位置是否符合要求等。外箱条码贴纸不能贴在纸箱缝隙上，不能被封箱胶盖着，若发现贴纸已磨损或有污渍，必须要更换。最后注意检验产品时必须拍照，拍产品的图片要拍齐所有款式的图片，款式太多可以分开来拍；拍箱唛的正唛和侧唛，均要看到整个纸箱的图片；拍贴在箱唛上的条码贴纸，要清楚看见条码号码。在验尾期产品时，要求工厂尽量统一排放有贴条码的箱唛，确保每箱产品的箱唛贴在正确的位置。开箱拍装箱情况，要看见产品是怎样排放在纸箱内的；验完产品时，把次品用箭头贴纸贴上再拍照。

3.5 验货报告及归档

根据验货具体情况，外贸验货QC填写验货报告，并如实填写检验结果，同意出货时需要QC和工厂负责人签字，并加盖工厂合同章。出货后订单完成，外贸业务员应将文件归档，订单、合同、PI、产前样、确认样、大货样、辅料订单、测试报告、验货报告等全部归档管理，以便后续查找。

4 外贸企业饰品出口订单的品控策略

4.1 品控前必须要有管理和预防思维

整个外贸饰品出口流程中每个环节均需进行品控管理，但是产品质量是在生产过程中控制出来的，就意味外贸企业对整个生产过程进行管控，也必须对制造者进行有效管理，质量才可能稳定和得到保障。虽然外贸企业制定了工艺标准，但是制造者的状态和表现也会对产品质量有影响，因此企业品控前有必要对人进行合理管理或者合理调动。同时，外贸企业管理者还需要有预防思维，产品质量出现问题前一定是有原因和征兆的，是生产方法、生产手段出现偏差，还是其他原因造成，用什么工具进行识别，用什么方式进行监控，需要提前制定一套品控预防流程。

4.2 品控中必须要有量化和追溯意识

外贸产品生产环节多、细节多，饰品也不例外，品质取决于各个环节中的众多细节，因此品控过程中必须有量化标准，并且尽量在每个环节做好数据记录，当产品出现质量问题时，可以去追溯问题存在的主要表现以及主要因素，没找到根源问题，饰品工艺不能轻易更改，以防掩盖真正问题。最好的方法是通过数据分析查处根源，及时纠正不良尺寸和不良做工，从而良好高效地修正和控制产品品质[4]。

4.3 品控后必须要及时总结和设定关键控制点

外贸饰品完成大货后，要对生产前的工艺标准、规程等进行核对，并及时修正。同时，外贸企业对生产样品、半成品、成品等过程中各个环节的详细记录进行总结和反思，设定或者制定每个环节的关键控制点，所有关键控制点都能良好完成，品质即可有效控制。品控后重建或者完善精准的品控流程和规程也是非常必要的策略之一。

5 结束语

品控是每个外贸企业的重点，也是外贸企业的痛点，优秀产品的品质是生产出来、制造出来、管控出来。但是品控是一个复杂的系统工程，存在一定客观规律和方式方法，如果方法不当，就很难控制，也将会给外贸企业造成巨大的经济损失。本文阐述了外贸企业饰品出口订单生产流程的样品确认、大货生产以及包装验货三大阶段的具体操作，其中品控贯穿于饰品生产流程的每一个阶段和每一个环节，管理者在品控前应该要有管理和预防思维，品控中要有量化和追溯意识，品控后要总结和设定关键控制点，以达到饰品工艺技术标准、工艺规程、服务标准等。通过以上策略的实施，外贸企业紧抓品质，扩大出口，同时对接跨境电商机遇，达到提升综合竞争力的目的。

[1]王慧. 从两则案例看饰品出口归类的难点及启示[J]. 对外经贸，2021(8): 39-42.

[2]邹格兵. 外贸实践工作中如何做好样品跟单及管理[J]. 对外经贸实务，2018，(9) :67-70.

[3]程欣. 外贸企业在出口业务中应如何有效进行样品跟单: 以服装样品跟单为例[J]. 对外经贸实务，2016，(12): 60-63

[4]方巧云. 外贸跟单员如何做好跟踪出口产品生产的业务与策略: 以服装跟单为例[J]. 对外经贸实务，2015(7): 61-64.

Production Process and Quality Control Strategy of Accessories Export Orders for Foreign Trade Enterprises——Taking Hair Rings and Hair Bands as an Example

Faceing the fierce competition in international trade, it is particularly important for foreign trade enterprises to strictly control quality, check all production processes of each order, and effectively improve their export competitiveness. Based on the detailed decomposition of the accessories export order production process of foreign trade enterprises, this paper takes the hair rings and hair bands as an example, reorganizes each link of the accessories production process, proposes targeted quality control strategies, and focuses on setting key quality control points, aiming to improve the product quality of foreign trade enterprises and enhance their core competitiveness.

quality control strategy; production process; export orders

F752; F724

A

1008-1151(2023)07-0199-03

2022-10-19

2022年度广西高校中青年教师科研基础能力提升项目“数字化背景下广西跨境电商企业智能运营策略研究”（2022KY1364）。

左瑞瑞（1986－），女，河南济源人，广西工商职业技术学院副教授，应用经济学硕士，研究方向为国际贸易、跨境电商。