ERP 系统在企业产品销售流程中的应用分析

蔺小金

（中铁电气工业有限公司，河北 保定 071000）

一、引言

ERP 系统是企业资源计划（Enterprise Resource Planning）的简称，是在信息技术的基础上，融合信息技术与先进管理思想，为企业及决策层提供决策手段的管理平台，核心思想是对企业内部产供销、人财物的供应链管理。它从供应链范围去优化企业资源，优化了现代企业的运行模式，反映了市场对企业合理调配资源要求，它对改善企业业务流程，提高企业核心竞争力有显著作用。

销售管理是企业管理的基础，企业一切活动均可反映到销售成果上来，销售管理可以通过预测、核算、控制、分析、考评等方法，及时掌握企业生产经营动态，全面分析存在问题，提出改进管理的方法和措施，为企业生产经营决策提供依据，企业管理从注重市场的管理转移到关注销售管理，是社会进步。

本文阐述了在企业供应链中销售业务采用ERP 管理系统的方案，使企业的管理方式从粗放式管理上升至精细化管理，使基础信息收集、订单下发、料单生成、财务结算等流程数据化；根据企业发展需求，定期对应用情况分析，结合实际情况，及时进行模块开发，不断升级更新系统，即时、准确反映市场对企业资源合理调配的要求，为企业带来全生命周期管理，将会产生很好的经济效益和社会价值，对于改进产品业务流程的完整性、数据的准确性、提高企业核心竞争力具有显著作用。

二、现有产品销售业务流程梳理

销售管理作为贯穿整个业务流程和企业生命周期的重要模块，其每一个步骤都应该做到及时、准确、快捷，尤其是专业性比较强、品种规格多、结构形式多样甚至需组合使用的产品，其使用环境可能在户外或经常流动，使用场景变化较多，为满足用户需要，产品制造企业的生产、供应和销售过程也随之调整，这些变化、调整人工线下操作缓慢且易错，通过ERP 资源管理系统，加强产品的销售管理，促使制造企业和用户借助科学的管理系统提高管理效能，减少因变化带来的损失，提高结算效率和效益，提升企业竞争力。

本文所称的销售管理是指产品制造企业以用户订单为基础，按照订单的输入与确认、订单跟踪、订单生产、订货交运、财务开票、回款结算等步骤为一个完整的管理链，这里重点阐述在ERP 管理平台中加入财务开票环节（本文称之“销售”）后，产品制造企业实现物资资源、人力资源、财务资源、信息资源闭环管理，对企业内部业务、外部市场产生的积极作用。

1.企业主要业务及信息在各部门之间传递模式

（1）市场开发管理部：依据公开发布的招标信息购买招标文件，发起投标流程。

（2）技术应用中心、研究中心：市场开发管理部将购买的招标文件传递给技术应用中心、研究中心，技术应用中心、研究中心依据招标文件及答疑准备相关资料，制作技术投标文件，经评审的投标文件由技术应用中心、研究中心返回市场开发管理部，市场开发管理部合并商务、技术投标资料，投标。

（3）市场开发管理部：中标并签订正式合同，市场开发管理部根据项目进度接收用户订单（传真/邮件），将订单中的产品对应转化成公司内部产品标准和型号，在ERP 系统上发起生产流程，技术应用中心、研究中心接到生产流程后确认规格型号，作技术反馈，搭建BOM，准备工艺图纸。

（4）生产制造部：经技术应用中心、研究中心确认规格型号的用户订单传递到生产制造部，生产制造部转换为生产工单，经ERP 系统传递到生产车间，生产车间按生产工单开始生产，生产完毕，将质检合格的产品包装发运到指定地点，与用户办理交接、签收，用户的收货单汇总到市场开发管理部，作为制作开票申请单的依据。

（5）质量管理部：车间生产完毕的产品，质量管理部按规定检验检测，合格产品交由生产制造部发运，发运时附带的出厂检验报告、合格证、第三方检测报告由质量管理部收集，转交用户。

产品出现质量或使用问题，市场开发管理部接收用户投诉并发起处理流程，质量管理部接收市场开发管理部的用户投诉单分析、认定责任并对相应产品和使用人员做更换、维修、培训处理，处理结果反馈市场开发管理部，市场开发管理部据此修正、调整开票申请单。

（6）财务部：市场开发管理部汇总用户签字确认的收货单，制作、发起开票申请，财务部审核后开具销售发票，市场开发管理部接收财务部开具的销售发票，转交用户，催收货款；财务收到货款后出具收款回执单，市场开发管理部接收并转交用户，冲账。

如此，一套完整主要业务流程结束。

在目前信息传递过程中，仅第3 项、第4 项流程在ERP 系统中传递，其他业务尤其是关键的第6 项财务销售模块没有进入系统，大量的工作由人工线下操作或使用OA 等其他管理系统传递。

2.目前销售模式

目前产品合同来源大多以参与公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等形式，采购或招标人发起招标、谈判、询价邀约或公告，企业根据自身实际情况响应或参与，经评审，在商务、技术、价格等条件全部满足用户需求后中标，双方签订合同，然后按用户现场的随机订货单作为生产、发货依据，货到用户指定地点经双方工作人员验收、确认后签发收货单，企业营销人员将收货单汇总后制作开票清单，开票清单经审核、签字后财务开具销售发票，再以销售发票入账和回收资金，无论哪种合同来源方式，目前企业销售均以用户随机订单作为开票及收入确认依据，而没有以企业与用户签订的合同为直接确认依据，企业与用户签订的合同与财务销售流程脱节。

三、现有流程存在问题及业务需求

与生产系统相关的生产、检验、发运环节未纳入ERP 系统，这些环节进度无法及时反馈给营销部门，营销部门不能完全掌握发出产品的信息，导致营销部门无法及时有效的开展销售相关工作，造成资金结算迟滞，企业无形中为用户垫付了大量资金，增大了企业开展正常生产经营活动的资金压力；希望ERP 系统实现从订单录入之后经过的每个节点都可给营销部门反馈业务流程实时相关信息，需要订单信息传递具备直观、即时、可查询、可追溯的功能。

产品制造企业不少都属于典型的项目型合同履约企业，不同的用户和项目都有各自不同的特点和要求，与合同履约相关的订单、发货、用户签收、货款回收等环节都需要按用户需求分批次进行（一个完整的合同根据项目进度及管理需求，被用户分解成数个甚至数十个随机订单，分批次实施），目前，用户现场大多没有与产品制造企业可联接的远程智能管理系统，合同履约过程中许多环节和流程依靠人工进行信息交流，经常出现进度控制困难、信息汇总不便、缺乏预警机制、资料管理混乱等问题，对于合同全生命周期内的监控和追溯困难是每个项目型合同管理最大的特点也是难点。

财务管理制度日趋严格而且规范，销售管理要求财务账账相符、账实相符，销售过程中各种报表、科目繁多，与业务、生产、发运、质量、售后等部门衔接的工作不少都依赖人工统计、审核，效率低、准确度差，占用时间多，实物发出后销货单录入滞后，影响销售的及时性、准确性，导致与用户结算缓慢。采用ERP管理系统后，能借助软件实现报表统计及数据输出功能，销售开票所需的单据可提前录入系统，与发票清单一一对应，财务可在ERP 系统上核对销售清单与签订的合同、实际发运、用户接收情况的符合性，便于财务审核、统计，提高了复核效率和发票的准确性，降低发票作废、重开情况，确保财务账务相符、一致。

企业销售合同目前没有规范的、形成固定模式的合同信息管理体系，项目执行过程中，与用户签订的合同与生产发运、销售结算之间在系统上没有直接关联起来。

目前合同评审主要是在OA 系统中进行，而合同履约过程在ERP 系统中进行，与用户签订的合同与销售订单在系统上脱节；OA 系统中的合同审批是基于OA 系统的技术特点，以合同电子版的文档为基础，配合相应的表单模板来实现审批流程，可以初步实现无纸化办公、电子化审批的初衷。与用户签订的合同经过审批后，合同执行过程中的订单下达、发运到货、开具发票、收付款业务在ERP 系统中进行，使得合同审批与履约在不同系统上完成，财务无法在同一个系统上对营销人员提交的开票清单中的产品规格、数量、价格等信息与用户签订的合同及用户实际签收的相符性进行直接审核，这部分工作需线下人工重新操作，线下人工重新操作的准确性、即时性降低。

而ERP 系统可以以项目为单位，从招投标审批开始，将项目信息、招标文件、投标文件、图纸、合同、订单、结算单、发票、回款单等重要信息形成完整信息链，将现阶段信息在各部门之间传递流程中缺失的第1 项、第2 项、第6 项全部纳入系统中，最终形成完整销售信息库，使销售工作可直接在系统中完成制单、审核、开票，与销售有关的所有信息都可以在信息库中筛选、处理、完成。

许多产品制造企业面对的是工程行业，由于项目周期长、现场环境复杂、施工环节较多、设计方案与实际情况有时差异较大，致使合同履约过程中不确定因素增加，产品变更、调整、退换情况时有发生，为了确保项目如期竣工并节约成本，企业必须按用户要求随时调整正在生产线上生产的或已经发运到目的地的产品。目前，退、换货流程和单据调整大多由产品制造企业不同部门和单位人工协调处理，人工处理这些流程和单据复杂且缓慢，导致营销人员的销售清单也不断调整、变换，效率低下而且容易出错，经常出现账实不符、发票错开的情况，降低了销售过程的便捷性。

销售与退换货工作介入到ERP 系统中，需要从流程上梳理退换货业务，将现阶段信息在各部门之间传递过程中的第5 项纳入系统中，从系统中配置对应退换货业务模块，生产、安质等部门可清楚的掌握退、换货的数量、规格；在换货流程中，更换产品发出后，尽快回收同等数量被更换产品且入库，在退货流程中，将退回来的产品及时入库，生产部门根据退、换回的产品数量和品种，优先利库处理退换货产品，在ERP 系统中及时调整生产工单，车间根据生产部门调整后的工单，增加或减少相应产品的生产，减少因信息不畅形成产品库存积压造成经济损失，营销部门根据退换货流程中产品数量和品种的变化，及时在ERP 系统上修正销售清单，与用户最终实际收货一致，生成对应的财务凭证，转由财务审核。

四、ERP 系统在产品销售流程中的解决方案

1.ERP 系统中销售业务模块组成

ERP 软件公司结合企业的实际情况，在采购管理、计划管理、生产制造、仓贮管理、委外管理、质量管理、条码管理等模块之外，结合产品销售业务场景、控制目标，专业为企业开发销售管理模块，主要对产品、项目、地区、用户等信息管理、统计，并可分析销售数量、金额、利润、绩效、服务等方面的企业需求。销售业务管理模块包含用户信息、销售订单管理、分析销售结果等功能，生成销售业务管理流程，现场的采购订单是ERP 系统中销售业务模块的入口，所有的生产计划都是根据它下达并进行排产，因此销售订单的完整、准确贯穿了产品生产的整个流程，也是形成准确销售的源头。

2.ERP 系统实现销售业务场景

现场的采购订单由营销部门依据生产发运到用户的产品实际数量、规格，结合线下与用户签订的合同要求，转换处理为销售订单后提交申请，财务部审核。

依据销售合同标的物名称、规格等信息与厂内产品品号进行对照，将用户订货计划参照对照表转换为销售订单，将其录入系统中，主要字段包括订货计划单号、订货计划日期、用户、项目、物料、数量、单价等信息。

3.采用ERP 系统销售业务模块控制目标

按照合同维度统计分析并跟踪发货、出库、签收、验收、开票等信息；支持与顾客签订合同的变更及审批；支持销售订单的变更及审批；支持将发票信息传入金税系统；支持已收款和应收款的自动核销、手工核销；支持销售报表的自定义查询，如：销售订单明细表，销售订单进程查询等。总体目标就是构建统一的销售业务信息化平台，实现销售资源（数据、标准、流程）的共享和优化应用，使得销售基础数据规范化、标准化、统一化，适应销售流程的变化，并且能够柔性拓展，满足未来的应用扩展。

五、业务流程说明

ERP 系统对产品从签订合同、收到订单计划、开始录入销售订单、并且关联货物明细开始，下达生产计划和采购计划，通过节点操作，选择具体车间或分厂，然后领料加工，交成品库，出库发运、用户签收、确认开票、收款等过程实行全生命周期管理。营销部门根据线下与用户签订的合同，自制销售交底合同，提交审批，合同类型区分显示金额与不显示金额（根据查看和审批权限），相关领导审批通过后合同生效，营销人员将销售合同中的合同标的物与厂内产品号（对照表）做第一次对照转化，满足企业内部生产需求，根据线下用户的要货计划，将与用户签订的合同中的产品名称、图号等信息转化为ERP 生产流程中该产品对应的企业内部产品号，进行生产、发货，填制发货单，填制收货单，并上传用户收货后签字的收货单做附件。依据用户的收货单进行第二次转换，将发运到现场的单件、零件、散件组合成成套产品，将厂内产品号（对照表）重新转换回合同标的物的名称、规格并生成销售清单，实现销售清单与用户签订的合同一致和对应，财务审核，无误后开具销售发票，并依据发票线上完成ERP 系统销售成本结转，转应收，营销人员持销售发票与用户结算货款，货款到账，财务依据银行入账收据冲减应收，一套完整的ERP 系统主要业务流程完成。

通过以上ERP 系统业务流程实施，企业ERP 系统完整的实现了从签订合同、收到订货计划、开始录入销售订单、并且关联货物明细，下达生产计划和采购计划，出库、用户签收、确认开票、收款等业务过程全部纳入ERP 系统，对产品实施全生命周期管理，从接收用户订单到成品出厂再到销售开票、资金回收的每一个过程和节点的进度都可在ERP 系统上显示并查询。

六、采用ERP 系统实施销售业务流程所产生的效益分析

1.直接经济效益

（1）提升效率和效益

企业实施ERP 销售业务流程，将改变传统的生产组织结构，首先，将订单靠人工来填制、传递的纸质销售表单完全输入到ERP 系统，实现全部信息电子化、数据化，迅速快捷；其次，以销售订单为起点的ERP 流程打破了以前以生产订单为起点的流程，在满足生产需求信息的基础上加入了销售需求信息，完全实现销售业务从订单、发货、出库、用户签认、开票和收款过程的数据化管理，真正体现企业以销售及销售结果为目标的企业管理方式，而不是以生产为目的的管理模式，可实现对每个项目利润的单独考核，实现企业管理由粗放式到精细化的转型，为管理者提供有价值的改进依据，从而降低企业生产、管理成本，提高企业效益。第三，补齐了以前流程中部分环节的中断，生产企业管理者、具备数字化信息化管理条件的用户，在线上就可以获取产品生产流程、节点的信息，出现问题及时解决，增加了企业产品和服务多样性，满足不同用户需求，提升用户的信任度和企业软实力，为用户再次采购、增加企业新的订单奠定基础。

（2）节约企业成本

ERP 系统实施销售业务流程，自动化程度提高，首先降低了库存量，使生产部门在接到计划后第一时间就能分析出库存有多少，需要再制造加工多少量；其次降低了采购成本，物资采购可以利用供应管理系统中实时更新的原材料信息，筛选合格低价的原材料供应商；第三提高了办公效率，降低了人工费用，营销人员、技术人员即使出差在外，也可以远程下达计划及出图，采购人员即使回到家中，也可以通过BOM 信息，操作电脑完成采购计划，生产人员可以采用云端操作完成转序及入库，使延期交货、停工待料的现象基本杜绝。

（3）提高资金效率，增加企业收益

资金是企业的“血液”，是企业赖以生存和发展的基础，企业销售过程通过实施ERP 系统，可以使账务处理中的财务凭证的登录、统计、审核、汇总工作的效率提高，缩短销售流程，减少了生产过程中过多的资金垫付，缓解了企业资金困难问题；加强了应收账款的管理，缩短应收款项的回收期，提高了资金周转率，使企业流动资金充裕，不但满足了日常生产经营需要，还增加了对外扩张和投资机会，提高投资及利息等其他收益。

2.间接经济效益

企业销售过程实施ERP，其经济效益有时候难以完全用短期数值量化考量，采用计算机系统对信息进行收集、整理、保存和传递，减少业务的手工操作和协调，企业减少用工，使人工费得到节约，计算机处理信息的准确性使得计算失误减少，降低了企业因运单、计费、退换货造成的经济损失，这种管理费用缩减、产品成本降低、企业竞争力提升形成的潜在的、无形的、长期的经济价值是巨大的。

七、结语

通过ERP 系统在企业销售业务各个环节的实施，提高了企业面对内外环境变化的应变能力，实现了与用户良好合作关系；整合内外部供应链，将各种资源优化配置，将公司的人财物、产供销各个环节有机结合，集成为一个紧密联系、相互协调的闭环反馈控制系统；通过ERP 系统对资金进行有效监控，使公司的采购、回款、业务支出所产生的资金变化完全在系统中体现，解决信息孤岛问题，达到数据融合，报表准确等目标，实现流程驱动业务，为管理层提供实时系统运行数据，为重大决策提供数据支撑，在企业销售中应用ERP 系统，符合国家产业信息化的要求和企业自身发展需求，值得大力推广。