“放管服”背景下高校科研经费报销管理问题及对策分析

邱圣龙,沈 丽,李浩月

(牡丹江医学院,黑龙江 牡丹江 157011)

近年来,随着高校科研项目数量的不断增多,科研经费管理工作日趋繁重,科研经费报销工作也将面对不同的政策和制度背景做出改革和优化。2016年,李克强总理在政府工作报告中提出“放管服”改革,要求政府事业单位在工作中要“简政放权、放管结合、优化服务”。在“放管服”改革背景下,国务院及各部委也在“放管服”理念的引导下,相继印发了一系列关于高校“放管服”改革、“强化科研、提升绩效、优化资金管理”等相关政策文件,这标志着高校科研经费报销管理工作也需随着“放管服”改革而不断优化。

1 高校科研经费报销管理现状分析

在“放管服”改革背景下,高校科研经费管理制度日趋优化,而且在各级政策思想的指导下,要求高校科研经费报销管理制度不断完善,而且要强化服务意识,真正让科研人员的精力投入到科研工作中,减轻其负担,调动积极性,释放创新活力。

随着高校科研项目数量的不断增加,这就要求高校科研经费管理工作更加精细,而工作精细的同时也必然会带来管理对象、管理流程、管理方法的复杂化,进而造成科研经费报销管理工作的繁杂。此外,虽然高校财务部门已在“放管服”背景下,针对科研经费报销管理工作中存在的问题进行积极的研究与改进,但由于尚未有统一的、清晰的、规范的科研经费报销管理办法,导致目前的经费报销问题依然严重,既包括科研人员的报账难问题,也包括财务人员工作繁冗复杂的问题。

2 科研经费报销管理存在的问题

2.1 科研部门与财务部门协同不畅,报销审批流程复杂无论是从科研项目的申报、审批到结题流程,还是从科研经费申请、下拨到报销、审计等整个财务管理流程来看,均涉及到多个部门,每个部门在科研项目流程中承担不同的功能和责任,完成不同的工作内容。虽然不同部门完成的工作内容之间存在一定的差异,但各工作内容或职责等又具有紧密的联系,具有流程性,这就要求各部门必须协同合作、紧密配合。然而现实的管理工作中,各部门管理工作口径不完全一致,甚至有些存在相互矛盾或重叠,也有些部门间工作内容与职责存在衔接“空隙”,这就需要科研人员在各部门间反复沟通,浪费了大量时间成本。从目前高校科研经费报销制度的运行情况来看,在“放管服”制度改革不断深入的背景下,高校也在积极优化科研经费管理制度,致力于提升财务管理的服务性。

2.2 各部门间信息共享程度低,科研财务助理制度落实不佳随着会计电算化的不断深入发展,高校财务系统内部的信息化建设水平已基本能够满足日常工作需要,财务系统的信息化内循环已基本实现。此外,对于高校其他部门,随着计算机信息技术的快速发展,也已基本实现了办公信息化、数字化。但如果将整个高校、甚至与高校与科研经费来往的其他单位视为一个信息循环系统的话,则各单位、部门之间并没有形成完善的信息共享系统,各部门系统之间依然存在较为明显的“信息孤岛”现象。比如,仅从科研项目层面,高校各部门间并未建立信息共享平台,各部门对项目编号的方式存在差异等,这些问题都严重制约了科研经费报销管理工作的发展。

《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》中明确指出,科研项目承担单位需完善科研财务助理制度,提供预算编制、经费支出、财务决算与验收等专业服务。而实际上,高校科研项目中的科研财务助理通常是外聘或兼职,一般人员较少,但服务的科研项目则较多,而且在缺乏完善的制度下,科研财务助理制度并未起到明显的作用。

2.3 报销监管困难,存在人员费与劳务费套现现象在高校科研经费报销管理工作实践总结分析中发现,科研经费报销或多或少的存在差旅与考察经费水分大、人员劳务费套现、通讯费不实、快递费虚假、办公用品报销清单不清晰、图书资料费缺乏真实性等问题,这说明高校财务部门在科研经费报销管理方面缺乏完善的监督、监管机制,针对这些问题并没有成熟、系统的工作办法或工作细则,进而导致经费报销存在虚假、套现等一系列问题。

科研项目经费报销中,差旅费、考察费占据很大比例,比如科研人员出差、参加各种学术交流会与专业研讨会等,而这种外地的经费支出给财务人员的监督工作带来极大的挑战,对这个过程中涉及的交通、住宿、通讯等真实性核实需要花费大量精力。人员费与劳务费是高校科研经费报销的另一重要部分,而对于人员费、劳务费的真实性、完整性、合理性等则无从考察,这也给财务人员的报销管理和财务监管工作带来困难。

3 科研经费报销管理问题的原因分析

首先,由于目前高校科研项目中很少配备足够的科研财务助理,科研财务助理制度落实不彻底,这使得实际工作中,由于科研项目相关人员缺乏专业的财会知识,以及预算编制意识不高,造成科研经费预算编制不严谨、不科学。其次,虽然科研项目中有时会落实科研财务助理制度,但大多数时候,科研项目的实施、科研经费的管理都是由科研项目人员来承担工作指责的,但由于大部分科研人员缺乏科研经费管理意识,导致科研经费出现滥用、“暗箱操作”、监督管理困难,以及科研经费支出混乱等问题的产生,这使得有些科研人员在科研经费的支出使用中存在违规、违法现象。最后,高校财务部门、科研管理部门与其他各相关部门之间缺乏必要的沟通交流,这也是造成科研经费报销管理涉及各部门缺乏协调合作、信息共享水平不高的重要原因。从实践调查中发现,虽然随着互联网信息化发展的不断推进,但受到“保密”、“隐私”等因素的影响,导致各相关部门间的信息共享水平不高,进而影响科研经费报销管理工作。此外,从工作实践中来看,科研管理部门与财务管理部门在日常工作中的侧重点不同,进而很难核对每项科研项目经费的支出情况,最终造成经费报销监督管理工作的困难。

4 高校科研经费报销管理优化对策

4.1 完善各部门协同制度,提升财务服务水平从问题分析可知,工作口径不统一是造成部门间沟通不畅、协同效果不好的重要原因之一。因此为了提升各部门间协同合作的效率,在科研项目立项申请阶段,高校就应该组织财务、科研管理等部门,就关于科研经费报销管理问题召开专题会议。各部门共同研究,制定统一的工作口径,进一步优化科研经费管理流程,并明确各部门、各责任人的职责、权利、义务等,要求各部门加强沟通交流,并立足全局梳理科研事项业务流程。对于科研经费报销流程中的各个环节,各相关部门应在制度范围内灵活调整,尤其是时间上的规定,尽量避免科研人员增加经费报销的时间成本。

在“放管服”改革背景下,高校财务管理部门也应该“简政放权”,提升服务水平,为科研人员的经费报销提供专业服务。一方面,财务人员要深入学习“放管服”改革制度,转变传统的财务管理观念,提升服务意识,尤其是面对科研经费管理的问题,要耐心、清晰、全面的给科研人员解释清楚,并通过积极沟通及时解决问题,提升服务效率,从而获得较高的满意度。另一方面,财务人员应树立终身学习的观念,不仅要熟练掌握财务专业知识与技能,提升财务专业业务能力和服务水平,而且还要加强科研经费管理、财务软件使用、税收政策等方面的专业知识学习,进而能够及时、有针对性的解决科研经费报销问题,降低科研人员经费报销的时间成本。

4.2 强化信息共享平台建设,积极开展科研财务助理工作考虑到目前高校内部各部门间的“信息孤岛”现象,各部门办公系统接口不兼容等问题,以及学校与相关企业、单位间隐私信息“保密”等困境,学校应加强网络信息化建设。学校将现有的财务系统与各部门办公系统进行分析研究,整合、对接科研来款认领系统、项目预算与额度执行情况查询系统、网上报账系统、个税申报系统等,并在此基础上,与相关企业或单位共同构建一个新的信息共享平台,仅用于科研经费管理工作,并严格制定权限。

针对科研人员财务知识的非专业性,以及科研财务助理制度落实不佳的问题,高校应制定针对性的科研财务助理工作制度,做好科研财务助理的培养工作。考虑到高校财务管理工作的实际,学校可组织财务相关人员、行政人员、后勤人员、文秘人员等进行科研经费管理的专业培训,包括财务制度、项目审计、资产管理、科研项目管理、科研经费报销流程等内容,推动科研财务助理岗位专业化。

4.3 完善科研经费管理制度,建立监督评价制度高校要组织财务管理部门与科研管理部门,针对科研经费管理中存在的问题进行集中商讨,并达成统一的、科学的科研经费报销管理制度与工作机制,进一步完善科研经费管理制度。要将科研经费管理制度细化到不同项目上,根据不同学科项目、不同科研类别等,制定合理的规章制度,明确科研经费支出范围与支出比例。学校还要加强科研工作者的预算管理意识,引导其严格预算执行,规范科研经费报销。此外,针对科研经费报销出存在的虚假、套现等一系列问题,学校要联合各相关部门建立严格的监督评价制度,这对客观存在的问题制定清晰的奖惩措施,对于经常出现问题的关键关节制定针对性的监督管理措施。

综上所述,随着高校科研项目的不断发展,在“放管服”背景下,一方面高校财务管理部门要“简政放权”与“优化服务”,提升服务水平,加强财务管理综合能力,尤其是针对科研经费报销管理问题,深入学习,提升工作水平。另一方面科研人员也应加强财务法律法规学习,树立正确的科研经费报销观念,规范经费报销行为。此外,学校还应强化科研项目报销管理制度建设,加强科研经费监督管理工作,制定科学的监督评价机制,并积极落实科研财务助理制度,建立信息共享平台,加强各部门间的协同合作,从而综合提升科研经费报销管理水平。