新时期医药物流企业财务信息化建设的研究

赵世广 安徽省天健国药堂健康服务有限公司

引言

当前，以大数据、区块链、人工智能为代表的信息技术元素已经嵌入进社会发展的各个领域，在财务领域引入信息技术元素已经成为诸多会计主体的共识。比如，财务机器人能实现对会计基础工作的自动化处理，财务共享信息系统能实现对会计工作的集中化处理等，这都大大提升了财务工作效率，防范了流程风险。但在实践中，部分医药物流企业财务信息化建设中仍然存在一系列的问题，比如缺乏财务信息化的意识、各系统之间存在数据梗阻现象、信息系统安全机制存在漏洞等。因此，在这种背景下开展财务信息化的研究具有十分重要的现实意义。

一、财务信息化概述

当前存在大量关于财务信息化的理论，有研究认为财务信息化是采用先进的信息技术和现代化的管理手段，以信息系统为基础，全面推动财务网络一体化，并在信息化的环境中实现财务管理各项功能的过程[1]。也有研究认为财务信息化是将单位各职能部门和业务部门通过信息系统整合在一起的财务管理模式。在该模式下，财务部门可以实现对各项业务流程的控制，而业务部门可以为财务决策提供更加充分的信息支撑[2]。财务信息化的特点主要体现在以下四个方面。

首先，普遍性。与会计活动相关的所有领域比如会计理论、会计实践等都需要应用的信息化技术。其次，集成性。会计信息化不仅需要在会计领域实现自动化和智能化，同时要求在单位内部打通财务和业务的信息梗阻，建立企业单位组织与外部投资人相关的信息网络[3]，实现内外部信息的集成。再次，动态性。会计领域所引入的信息技术是不断发展和变化的，所处理的会计数据是处在动态之中的。最后，渐进性。财务信息化的构建并不是一蹴而就、一帆风顺的，而是一个循序渐进的过程。财务信息化的开展至少需要进行项目立项、项目评估、方案建设、方案实施等环节[4]。

二、企业财务信息化应坚持的原则

企业财务信息化应坚持的原则主要体现在三个方面。首先，全面性原则。一方面，企业财务信息化并不仅仅是针对财务管理活动的信息化，而是企业的全面信息化，因为财务信息化的建设必然带动企业整体信息系统的升级，比如企业构建的财务共享信息系统不仅将会计核算、资金管理、报告出具、纳税申报等系统连接在一起，还要实现与人力资源管理系统、OA 系统、合同管理系统的互联互通，这意味着企业所有信息系统之间的数据定义将会被统一[5]。另一方面，财务信息化也并不只是财务部门的职责，而需要企业全员共同参与，比如由决策层制定财务信息化目标、管理层制定具体实施方案、执行层负责实施具体方案。其次，动态性原则。企业财务信息化建设必然会同当前社会整体的信息化水平相适应，并且要根据信息技术的进步而调整财务信息系统。这也意味着企业制定的财务信息化目标、方案、信息系统水平都不是一成不变的，而需要根据信息环境的变化和内部经营管理的需要进行调整[6]。最后，成本效益原则。企业财务信息化建设需要耗费一定的人力、物力和财力，比如要成立财务信息化管理小组、购入更加智能化的设备、开展信息系统升级、构建信息安全防范机制等。财务信息化的基本目标是通过提升会计工作效率，推动财务管理升级来提升盈利能力，因此，财务信息化所耗费的成本必须有预期收益作为保证，否则财务信息化实施将得不偿失[7]。

三、新时期医药物流企业财务信息化的重要性

新时期医药物流企业财务信息化的重要性主要体现在三个方面。首先，能够规范会计基础工作。对于医药物流企业而言，其业务流程虽然并不复杂，但是财务环节涉及的管理活动却较为繁杂，比如票据开具、运费的核算、费用的报销、人力成本的计算等。由于财务信息化建设水平较低，医药物流企业在对上述财务活动的处理上仍然局限在传统的手工模式，这不仅无法提升会计基础工作效率，还容易滋生人为操作风险，比如票据要件缺失、会计核算错误、报表错报明显等，如果能加强财务信息化建设，那么就能通过信息系统，运用数据处理逻辑来规范会计工作，从而降低人为操作风险，提升会计基础工作质量。

其次，能提升服务质量。医药物流企业财务信息化建设除了能够提升会计基础工作效率，提高会计数据质量，为财务管理决策提供信息支持以外，还能够承担对外服务的功能，比如，医药物流企业可以统一缴费平台、费用报销系统、电子注册系统财务查询系统和电子票据验证系统等，进一步优化财务流程，提高服务系统的稳定性，能在更短时间内有效满足广大员工的服务需求。

最后，能有效防范财务风险。在传统的财务管理活动中，由于信息系统水平的滞后，医药物流企业的诸多财务工作都是通过手工模式开展的，这种模式导致企业财务管理活动蕴含着多种类型的财务风险。例如，在全面预算管理阶段，由于难以通过信息系统了解各责任部门的预算执行进度，且预算管理部门又缺乏对业务活动的了解，因此，管理部门很可能被预算责任部门所蒙蔽，从而降低对预算执行监督和控制的力度。在费用报销环节，财务部门无法通过信息系统对报销单据的有效性进行查验，从而导致报销人员伪造单据，套取企业资金。如果医药物流企业能够加强财务信息化建设，打造更加智能化的信息系统，那么就能构建功能完善的预算管理信息系统，并实现“线上”费用报销，这大大降低了可能发生的财务风险。

四、新时期医药物流企业财务信息化中存在的问题

（一）缺乏财务信息化意识

意识具有强大的能动作用，实际上，医药物流企业普遍缺乏财务信息化的意识。首先，企业领导者认为在医疗体制改革和新兴医疗产业竞争激烈的背景下，企业应该将有限的费用集中在产品研发、产品生产和售后服务方面。财务信息化建设会在短期消耗大量成本，又容易引起组织结构的混乱，甚至会影响生产秩序的运行，因此，对财务信息化持有谨慎态度。其次，对于财务部门而言，财务信息化必然会提高财务管理活动的自动化程度，从而大大减少对财务工作人员的需求量，因此，部分财务工作人员基于就业方面的考量，对财务信息化持有消极态度。最后，医药企业普遍缺乏财务信息化的文化氛围。基层员工普遍认为财务信息化属于财务部门的职责，与自身岗位无关，因此缺乏对信息化工作的价值认同。

（二）信息系统集成性不足

财务信息系统建设是财务信息化的核心内容，实质上，部分医药物流企业建设信息系统缺乏有效集成性。一方面，部分医药物流企业并未在决策层面设置独立的信息化管理部门，无法根据企业实际，统筹协调各部门的信息化要求，制定财务信息化战略，因此，各部门从本部门职责需求出发构建了独立的信息系统。而各个系统之间的数据定义和技术标准都存在较大的差异性，无法实现数据的互联互通。财务部门在引入其他部门信息系统中的数据时需要进行口径方面的转换，这不仅加大了财务人员工作量，同时还容易滋生人为操作风险。另一方面，财务信息系统的功能还不够强大。部分医药物流企业搭建的财务信息系统只能实现对会计基础工作的替代，比如可以实现自动化的会计核算、账务处理、报表出具等，却无法应用管理会计工具，比如开展全面预算管理、成本管理、绩效管理和战略管理等。

（三）缺乏完善的信息安全机制

基于信息技术的固有风险，企业构建的财务信息系统存在一定的安全漏洞。实际上，医药物流企业尚未建立完善的信息安全机制。一方面，依靠外部物理线路连接的信息系统非常容易遭到第三方的攻击和拦截。比如黑客也可以利用系统漏洞来盗取各种信息数据或篡改相关信息。但医药物流企业的防火墙建设，防木马软件建设都处在相对滞后的状态，时常遭到外部的攻击。另一方面，医药物流企业缺乏完善的信息安全管理制度，比如在信息系统操作权限的设置上并未严格遵守制约和平衡的原则，容易滋生人员操作的道德风险。除此之外，医药物流企业缺乏对信息系统操作人员的安全培训，这导致部分员工缺乏安全意识，在对财务数据的处理上存在明显的随意性，比如在传递信息时不进行加密处理，这大大增加了信息泄露的风险。

（四）财务人员的综合素质不足

利用信息系统处理会计工作，并开展财务管理都是由财务人员来实施的，因此其综合素质能对财务信息化的效果产生重要影响。实质上，当前医药物流企业财务人员的综合素质还存在进一步提升的空间。一方面，大量会计人员仅仅具备基础的会计基础素质，比如进行会计的确认、计量和报告，仅能简单应用会计信息系统却无法对信息系统进行维护和升级。另一方面，医药物流企业普遍缺乏针对财务人员的长效培训机制，未能制定针对新老员工的财务信息能力培训方案，这就导致企业财务人员的信息技术应用能力长期无法得到提升。

五、新时期医药物流企业财务信息化的对策

（一）增强财务信息化意识

医药物流企业必须从多个角度入手增强财务信息化意识。首先，作为医药物流企业的领导者，其应积极发挥模范作用，树立终身学习的意识，增强终身学习的能力，仔细研读国家下发的各种关于财务信息化的制度文件，比如财政部印发的《财政部关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》，并参照文件要求，制定企业财务信息化的实施方案。其次，财务部门应肩负起财务信息化的职业使命，研究前沿的财务信息化理论并增强转型意识，积极考取各种会计证书，实现由财务会计向管理会计的角色转型。最后，医药物流企业还应该在单位内部大力营造关于财务信息化的文化氛围，要加强宣传工作，比如可以利用官方网站、公众号和微博等媒介向基层员工讲解财务信息化的内涵、重要性和实施路径，以增强员工参与财务信息化活动的积极性。

（二）构建财务共享信息系统

医药物流企业必须坚持数据共享的理念，打造共享信息系统。一方面，医药物流企业根据财政部发布的《信息技术会计核算软件数据接口》统一财务系统和其他信息系统之间的数据结构和数据接口，突破“数据孤岛”现象，实现财务、生产、合同、科研等信息系统的数据共享。另一方面，在财务部门内部。财务部门应该统一会计信息系统的技术标准和数据口径，突破财务预算、会计核算、财务决算、薪酬管理、费用报销、资产管理等模块的信息壁垒，实现财务数据的有效联动。除此之外，财务部门还在持续推进财务信息化的高层次应用，不断拓展传统的服务功能，打通医药物流企业的资金流和信息流，比如统一费用报销平台、电子注册系统、财务查询系统和财政电子票据系统等。

（三）加强信息安全防范机制建设

在信息化背景下，财务信息系统面临着较高水平的信息安全风险，因此医药物流企业必须从多个角度入手降低风险发生概率。首先，医药物流企业应在信息系统中安装专门的防病毒和木马软件，定期对信息系统进行杀毒。其次，医药物流企业还应该加强对硬件的维护和处理。医药物流企业应对信息系统中的硬件存储设备进行定期分析和维护，并根据实际情况对其中破损的硬件进行维修。与此同时，医药物流企业还可以采取加密文件的方式应对信息风险。在关键数据传输的过程中，用户可以设置一定的口令信息来确保数据安全。最后，医药物流企业财务部门还应做好数据备份制度，积极落实数据库巡检制度，提升财务人员的信息安全意识和实际操作能力。

（四）提升财务人员综合素质

医药物流企业应从多个角度入手提升财务人员综合素质。首先，在人才招聘环节，要加强质量控制。人力资源管理部门要加强对财务人员会计专业素质、管理素质、商业逻辑能力和信息技术应用能力的考核，确保所招录的人才能顺利推进财务信息化的进程。其次，要建立长效的财务人员信息化培训机制。针对新招录的员工，要采取“传帮带”的方式提升其财务信息化的通识能力，促使其能有效适应信息化工作环境。针对有经验的员工，医药物流企业可以针对其存在的能力短板制定针对化的培训方案。最后，药物物流企业还可以从外部市场中邀请财务信息化专业人才来单位内部开展讲座培训活动，并协同财务人员解决信息化建设中存在的问题和漏洞。

结语

在医疗体制改革和信息技术快速发展的背景下，医药物流企业要想充分应对外部环境的挑战，就必须从多个角度入手加强财务信息化建设。财务信息化以信息平台为依托，以财务人员为抓手，能够实现对会计基础工作的集中化处理，这为单位实施管理会计提供了有利条件。实际上，当前医药物流企业在财务信息化建设的过程中还存在一系列的问题。针对这些问题，本文阐述了财务信息化的概念和特征，并从多个角度提出了加强财务信息化的对策。期望本文的研究能为医药物流企业财务信息化水平的提升提供一定的参考意见。