科研单位办公室业务科学化管理探析

文/国家管网集团科学技术研究总院分公司 胡森 汤怡；国家管网集团北方管道公司 史皓宇

科研单位办公室服务与管理工作是确保单位正常运转的重要组成部分，承担着上下沟通、内外联系、左右协调的枢纽作用。近年来，随着科研任务不断加大，科研单位面临的内外部环境都发生了重大变化，办公室业务管理和综合保障工作也面临较多挑战。如何发挥办公室职能，创新管理方式，进一步提升办公室业务科学化、精细化管理，确保科研工作有序进行，是当前科研单位面临的重要挑战。

一、科研单位办公室的重要性分析

行政管理和保障服务是办公室最基本的职能。当前，办公室管理业务呈现复杂化和多样性，面临着工作任务繁重、人员配置较少等问题。科研单位办公室工作涉及单位的各个方面，既有政务工作、文书工作、调研工作，也有走访调研、车辆管理、食堂管理、会议安排、领导活动安排、公文机要流转、证照印信管理等。工作中服务质量和效率直接影响到单位内部的工作效率以及职工权益，影响整个科研项目的进展和成果。科研单位办公室的重要性主要体现在以下几个方面：

（一）提供办公服务。办公室为单位内部提供各种服务，如文件管理、信息处理、资料存档、设备维护、后勤保障等。科研单位办公室需要协调各部门之间的工作，制订协作计划，协助各部门间的信息共享，保障各项工作有序推进。这些工作的协调和管理能力直接关系到科研项目的进展和完成质量。

（二）维护单位的日常管理。科研单位办公室需要管理单位的日常工作，维护各项管理制度，对领导安排的工作进行督办管理，确保问题及时整改；负责单位后勤保障、物业服务、食堂管理等，涉及员工切身利益。该工作的管理质量直接关系到单位内部的秩序和效率。

（三）科研单位办公室需要保护科研机密和信息安全。科研单位办公室需要建立健全的信息管理制度，持续开展保密培训，保障信息安全，在科研项目的立项、开题、中期验收、结题和技术推广等阶段做好保密工作，防止信息泄露，保证科研项目的顺利进行。科研单位办公室管理对科研单位的正常运转和发展至关重要，直接关系到单位内部的工作效率、工作成果、内部秩序和科研项目的顺利进行。办公室的管理人员要积极了解掌握、调查分析员工动态、内部情况，为领导出谋划策，为单位高质量发展提供保障。

二、科研单位办公室业务的特点

随着信息技术的快速发展和管理模式的变化，科研单位办公室业务也呈现出新的特点和要求。以国家管网集团研究总院为例，实行“总院—专业研究中心”两级管理模式，专业研究中心未成立办公室等业务承接部门，这导致办公室业务任务重，要求更高，想在现有人员配置下圆满完成各项工作任务，就必须进一步提升管理效能和服务水平。面对新形势，办公室人员一定要履职尽责、严格要求、精心服务，紧跟时代发展步伐，以与时俱进的开拓精神，主动适应工作的需要和发展的需要。

（一）专业知识要求更高。科研单位办公室管理人员不同于一般企业办公室人员，在掌握办公室业务知识的同时，还需要了解本单位科研业务知识，这样才能更好地为科研工作服务。聚焦主责主业，不断创新思维、拓展思路、深入参与科研业务，在推动科研单位科学化管理、战略发展规划、重大科研攻关项目中发挥办公室作用。

（二）服务要求更加精细化。办公室业务更加关注细节，“细节决定成败”。办公室业务上对集团办公室，下对各业务研究单元，外对政府机关部门，无论是信息上报、制度草拟，还是小到打电话，都要以快捷、严格、细致、准确、扎实的作风，讲究效率，干脆利索地完成。办公室的服务质量会影响全局工作。所以办公室服务要进一步注重质量的提升，做好每一件小事，在细节上追求精益求精。

（三）业务能力要求高。一是在业务人员定岗定编的情况下，面临业务多人员少的情况，这就要求办公室业务管理人员一专多能，具有较高的管理能力和水平。二是办公室需要与各个部门紧密合作，需要了解各部门的工作内容，以进一步提高协作效率和工作质量。三是随着国际化合作的日益加强，办公室管理人员需要具备一定的国际化视野和管理能力。凡事只有考虑在前，才能将办公室工作做好。随着数字化时代的到来，对办公室人员的信息化水平、文字水平要求越来越高，办公室人员要不断提升自我要求，学习各项知识，牢牢将主动权把握在手里，才能做好各项业务。

三、当前存在的主要问题

目前，科研单位办公室面临的主要问题包括以下几个方面：一是仍然采用传统管理模式，缺乏科学化管理的理念和手段，导致管理效率不高，绩效管理不足。二是缺乏有效的绩效考核和激励机制，导致员工工作积极性不高，管理执行者的能力水平不足，影响了工作的质量和效率。三是信息管理不够规范，存在信息泄露和管理混乱的情况，影响单位的正常运转。四是缺乏专业人才。由于科研单位任务多，人员少，办公室人员的综合管理素质需进一步提升。五是职能不明晰。科研单位以科研业务为主，做好科研攻关涉及方方面面，许多任务无牵头部门，往往落到办公室头上，办公室人员无条件地提供服务和保障，在日常事务管理工作中做着杂乱无章的事情，导致办公室人员身心疲惫，无法获得成就感，职业发展途径不明晰。

四、如何科学化管理办公室业务

要想做好科研单位办公室科学化、专业化管理，不仅要改变思维方式，提升服务意识，更要坚持做到“两个维护”，提升思想意识和管理水平，规范管理模式，让办事流程化、制度化，才能让办公室管理发挥其应有的作用。

（一）加强理论学习。坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入学习党的二十大精神，凝心聚力，以“第一议题”“三会一课”等形式，学习贯彻党中央最新决策部署和最新工作安排，以“学、思、践、悟、验”五步法为抓手，切实增强“四个意识”、坚定“四个自信”、坚决做到“两个维护”，不断提高政治判断力、政治领悟力、政治执行力，始终在思想上、政治上、行动上同以习近平同志为核心的党中央保持高度一致。将政治思想学习成果应用到办公室日常工作中，通过读原文、悟思想、谈感想、找差距、补短板提升办公室全员政治理论素养，提高办公室服务质量，为更好地发挥承上启下的参谋部作用提供理论支撑。

（二）突出重点，强化服务保障职能。服务大局是办公室的主要职责，应牢固树立“让每一次服务都带来惊喜”的理念，不断提升办公室人员综合素养和服务水平。紧密围绕科研攻关、实验室管理、国际交流等，树立“全局一盘棋”观念，持续提升会议服务水平、后勤保障能力，做好科研后勤兵，为科技创新保驾护航。以重大任务督办为纽带，服务基层，围绕“我为群众办实事”，定期或不定期调研基层业务单元、普通科研工作者的需求，及时反馈，切实起到桥梁和纽带作用，当好参谋和助手。关注员工办公环境，为办公室更新办公家具、配备绿植，开展办公场所维修，优化食堂运行方式，提升员工用餐满意度；为专家和技术人才配备“公务专车”，设置单身公寓，为科研工作者提供优质科研环境。

（三）建立科学化的管理体系。单位的科学管理，既要管好人，提升人员素质能力，也要有科学的管理制度和流程，明确各项业务的工作流程和责任人，提高工作效率和质量。办公室工作任务多，涉及对政府部门、上级领导等，如出现不当，将造成恶劣影响。办公室要建立制度和业务流程并进行有机融合，寻找管理制度与流程文件融合的“最优解”，实现工作制度化、流程化、标准化。建立绩效考核和激励机制，对员工进行绩效评估，激发员工工作积极性，提高工作效率和质量。建立规范的信息安全管理体系，确保科研机密和信息安全，避免信息泄露和管理混乱的情况。

（四）建立健全长效机制。不断结合新时期办公室工作的特点，秉承着“围绕中心，立足现实，着眼长远，解决急需”的原则，结合办公室工作实际，多形式开展员工培训，加强共建、合作交流等，开拓办公室人员的眼界，增强业务能力。要不断加强心理素质的培训，提高他们在面对繁重工作时的抗压能力，使其更好地完成繁重的工作任务。

五、办公室工作心得体会

2022年以来，国家管网集团研究总院办公室发挥承上启下的作用，“管”“服”结合，持续提升科研保障能力。发挥“以文辅政”的作用，全面完成公文系统上线使用。根据研究总院组织调整情况，梳理优化公文文头、配置收发文流程，高质量完成集团公司和总部部门请示报告、年度工作报告、领导讲话、会议纪要等重要文稿近百篇，发挥了文稿的决策参谋作用。充分发挥办公室督办作用，完成年初工作报告重点任务分解督办和30次工作例会任务分解督办，确保各项科研项目顺利开展。聚焦体制机制创新，狠抓项目过程实施，不断完善科研管理体系，发挥办公室职能，主动服务，保障科研生产正常开展。广泛征集员工在衣食住行方面的意见和建议，形成“急难愁盼”问题大表，并挂图督办。改善办公、居住、就餐环境，营造“崇尚知识、尊重人才”的理念，打造舒适的科研环境，并取得了一定的成效。

结合科研单位办公室近年来的工作经验，可总结提出办公室的业务围绕办文（文字材料）、办事（参谋、服务）、办会（组织各类会议）和后勤保障等，应做好如下方面：一是要学深学透当前的大政方针，切实增强学习的主动性、积极性，不断强化创新理论武装，更新观念，全面提高参谋辅政的政策理论水平；要不断提高政治站位，提升思想意识的高度和深度，尝试以领导的思维，设身处地思考问题，不断提升分析、解决困难的能力，争取为领导的工作献言献策，当好“参谋长”的角色，靠前考虑，提前思考，做到遇事有办法，不慌张。二是要严把材料、公文关，做到格式、内容等合法合规，全面提升公文运转速度。三是要事无巨细，办好各项会议，制订全年会议计划大表，加强统筹管理，精心准备会务，避免参会人员、职务出现差错。做好应急预案，确保会议过程无差错。会后做好复盘，总结经验，持续提升办会能力和水平。四是要沉下心来学业务，吃透法律法规要求及集团公司各项规章制度、业务流程和管理要求，不断提升自身专业素养，避免办事出现不懂、不合规等问题，并提出更好的建议，当好领导的参谋助手。要学会沟通的本领，上下衔接，谦虚谨慎，多与上级主管部门、内部各职能部门、兄弟单位沟通，努力提高思想认识境界，不断拓宽思路和方法途径，切实提升解决复杂问题和处理困难局面的水平。五是建立部门例会、沟通协调机制，各专业线负责人需对上阶段工作进行阶段总结，提出存在的问题和解决方案，并对下一阶段工作进行安排，激发员工的主观能动性。六是要守规矩、守初心，认真学思践悟，讲忠诚、守纪律，自觉接受监督，切实维护办公室系统良好形象，自觉推进“不敢腐、不能腐、不想腐”机制建设。

六、结语

新时代，科研单位办公室要始终紧紧围绕中心工作，全面履行协调、服务、管理职能，以科学化管理模式，争创优质服务型部门，争做讲政治、有信仰、作风优良的排头兵，坚持承上启下，发挥桥梁纽带作用，抓落实、强根固魂、发挥以文辅政和统筹协调作用，广泛开展基层调研，持续强化督办工作，推动各项决策部署落地见效，为科研工作提供服务保障。