新时代背景下如何提高小型事业单位档案管理水平

文/云南省人口和卫生健康宣传教育中心 王紫荃

近年来，随着计算机及新媒体的广泛运用，工作效率的提高，事业单位的业务范围和业务量与日俱增，档案管理的体量、规模、内容都在不断增加。在新时代背景下，随着网络技术的迅速发展，大数据、物联网等新技术的广泛运用，各行各业兴起了网络化办公的风潮。档案管理工作要紧跟时代步伐，积极融入数字化浪潮，提高整体质量和效率，才能更好地为单位服务，为人民服务。笔者所在的云南省人口和卫生健康宣传教育中心是仅有42人的小型事业单位，现结合单位档案管理工作现状，就如何在当前新媒体数字化时代背景下提高档案管理水平，谈一谈自己的看法。

一、小型事业单位加强档案管理的意义及重要性

（一）加强对单位历史沿革的有效记录。档案是直接形成的历史记录，是对当下工作、活动内容的记载，是事业单位信息最基础、最集中的记录方式，为事业单位今后的发展方向和决策提供最直接的参考资料。通过加强档案管理，能对事业单位本身的发展情况及发展脉络进行有效记录，能理性、生动地展现单位的历史变迁和发展线索，为后续的决策提供正确依据，有效促进单位发展，更好地为社会服务。

（二）提升档案管理工作的科学性。档案管理的科学性体现在档案的分类、保存、利用等多个方面。在新时代背景下，在科技飞速发展、信息化建设步伐加快的新时期，新型网络化办公OA系统逐步替代“纸质化办公”模式，方便、快捷、有效的电子政务系统应用越来越广泛，对档案管理工作提出了新的要求。充分发挥计算机技术的作用，开展信息化档案管理工作，实现电子化信息储存的目标，对档案进行有效的编撰、整理、分析以及储存和保护，高效率、高质量地完成档案保存、分类、查询等相关工作，同时节省人力、物力和时间成本，对促进小型事业单位档案管理工作的开展具有深远意义。

（三）有效强化档案信息传递的实效性。随着事业单位的不断发展改革，对单位内部的各项管理活动提出了新的要求，很多业务工作及活动的开展需要参考档案资料来完成，这需要档案管理部门为各个部门提供有效的查询服务。纸质档案虽具有安全性、真实性、直观性及很强的凭证效力等优点，但也存在工作量大、投入人力物力多、占用空间大、不易查找、损坏无法再生等问题。并且，在通常情况下，其他部门在提出查阅档案信息时，其需求通常比较急迫，通过传统方式查找档案，存在查阅难度大、步骤繁琐、耗时，还有可能造成档案损坏或丢失的问题。因此，建设信息化档案管理体系，能使档案管理人员快速浏览、查阅所需的档案信息，提升档案信息的实效性，减少工作量，提高工作效率，减少纸质档案的查阅次数，更好地保护档案资料。

（四）有效减少档案管理成本支出。随着单位的不断发展，纸质档案资料快速增加，在这种情况下，需要使用更多的纸质材料和更大的存放空间，才能将档案信息全部保存。纸质材料的增加不仅增加购买档案材料的资金支出、加大管理人员的工作负担，更占用了大量的办公空间。因此，建立信息化档案管理体系，通过大数据技术的运用，可以将档案保存到数据库中，在很大程度上减少管理成本的支出。

（五）档案材料的质量得到有效保护。在传统的档案管理模式中，主要通过纸质形式对档案信息进行有效记载，这种形式不仅会遭受潮湿、虫害等影响，长时间存放会出现纸张泛黄、字迹模糊的情况。在小型事业单位，档案管理得不到重视，档案存放设施不完善，存放空间得不到较好维护，上述情况更易发生。随着信息化时代的发展，出现了越来越多的声像、图纸、文档等档案资料。笔者所在单位是一所以开展健康教育、健康科普，以及发布卫生新闻等宣传工作为主的公益性事业单位。近年来，随着电子信息技术的发展，视频、音频资料以及网络资料越来越多，过去只有传统的纸质档案归档方式，声像资料都是通过U盘和光碟进行归档，但这些形式的载体更容易损坏，满足不了当下需要。通过信息化档案管理，建立档案信息数据库，可以有效地将视频、音频等电子类声像档案存入其中，对档案信息进行有效保护。

二、小型事业单位档案管理工作现状及困难

（一）无专职档案管理人员，信息化档案管理人才匮乏。小型事业单位不仅单位小、人员少，单位内设机构数量也少，大多无专门的档案管理部门，档案管理人员往往需身兼数职，工作量大且繁杂，专业性不强，对档案工作不重视，或精力不够、责任心不强，致使档案资料漏存或遗失，在查阅利用档案的时候，面对如山的档案资料，可能出现偷懒懈怠、不愿查阅或敷衍了事的情况。在新时代，档案管理人员的专业技术知识和专业能力对档案管理的效果起决定性的作用，档案管理人员不仅要有传统档案管理经验，还要有信息化时代电子档案管理思维和意识，具备一定的数字化技术使用能力和创新能力。但从当前小型事业单位的情况来看，大多数档案管理人员素质不高，运用计算机水平不够，对于电子信息化档案的应用和管理能力不足，信息化档案管理人才匮乏，严重拖延了档案信息化管理的进程，导致存储档案和查阅利用档案的效率不高。

（二）档案管理工作得不到应有的重视，档案信息化的积极性难以提高，缺乏创新，发展缓慢。档案是管理性、政治性、服务性的工作，不会直接产生物质财富和提升业务水平，都是间接性辅助业务发展，因此在小型事业单位中，领导们对档案管理工作的意义认识不够，对档案管理工作的重视程度不够，对档案管理的价值认识不到位，档案管理人员疲于应付各项工作，无力对档案工作进行升级和更新，甚至部分单位还是沿用过去老旧的档案管理模式。在信息化技术高速发展的今天，当下传统的档案管理工作模式适应不了文书档案的大幅增加和其他音像、电子等新型档案种类的日益增多。

（三）对档案的价值运用不充分，信息化管理能力不足。目前，大部分小型事业单位在档案管理方面依旧采取库房管理的方式，缺乏信息化管理模式建设，信息化档案的使用程度有限，没有形成较好的档案资源共享，不利于对档案资源的多维度开发和高效利用。在查询方面，依然是传统的手工查询方式，不仅耗费大量人力物力，还容易导致查询出现偏差，致使档案使用效率降低，没有体现档案管理的实际价值。以笔者所在单位为例，虽有电子化的档案管理系统，但在归档时，系统里只能录入档案材料的标题、时间、类型等信息，没有存入档案材料的具体内容，查阅时依然比较困难，没有实际发挥出电子档案便利、高效、共享的作用。

（四）档案管理的数字系统开发尚未完全成熟。信息化档案管理体系建立的目的是更加方便管理和存取档案，但现在没有一个比较成熟权威的电子档案管理系统适用于大多数单位和集体，相关规范和具体要求不完整，大多数单位都是独自开发适合自己的档案管理系统。对于小型事业单位来说，在不受重视和经费少的情况下，很难做到自己开发电子档案管理系统。市场上售卖的档案管理系统质量和设计参差不齐，价格有高有低，很难找到一款适合自身的电子档案管理系统。现在的《纸质档案数字化规范》虽对纸质档案数字化提供了技术指导，但未对档案数字化流程、扫描模式及分辨率等做出统一规定，对没有经验的小型事业单位来说，自己开展档案数字化工作，有一定难度。

（五）难以克服信息化电子档案本身存在的问题。由于小型事业单位缺乏电子档案系统的研发能力，因此对信息化电子档案本身存在的困难难以克服。第一，信息化档案管理是一把双刃剑，在享受便利性、快捷性的同时，也存在档案信息容易泄露的风险，如果没有对网络和电子档案严格管理，档案中的保密材料很容易遭到不法分子的盗取和泄露。第二，电子档案的长期保存较难。在当前形势下，信息化水平发展速度越来越快，计算机软件等技术更新换代快，用于管理存放电子档案的档案软件系统一般5年后就趋于淘汰，而档案资料的保存期限基本都是5年以上，甚至永久，超过了普通计算机数据的保存周期。第三，电子档案数据形态复杂。在当前形势下，档案的种类越来越多，文书、照片、录像、录音、音频、视频、图片、画册等各类专业电子档案，其元数据和数字对象格式各不相同，数据形态复杂，各类档案的重要性和保存要求也存在差异，对保存要求较高。

三、小型事业单位档案管理发展的优化措施

（一）培养数字化档案运用高素质人才。小型事业单位引进高素质档案管理人才的机会有限，在这种情况下，应将重点放在对已有人员的培养上，建立健全管理长效培训机制，对档案管理人员加大培训力度，加强档案政策和法规的学习，提高人员素质，定期开展相关档案知识培训，特别是数字化档案知识的培训，加强理论知识的学习，提升专业技能，保障档案管理工作人员的培训经费和科研经费。同时，档案管理人员应抱有崇高的使命感，紧跟时代所需，不断增强自身学习能力，不仅要掌握档案管理的专业技能和基础知识，对自己单位档案工作本身的特点和要求有全面的认知和理解，不断丰富档案管理经验，更要与时俱进掌握相关的计算机知识，满足档案管理数字化方面的要求，培养创新思维，持续提升档案管理水平。还要研究建立适合档案管理人员的激励措施和机制，为其发挥作用创造良好环境。

（二）建立信息化档案和纸质档案双重管理体系。对于小型事业单位来说，在投入和管理不足的情况下，相比电子档案易损毁和建立维护成本较高而言，纸质档案作为原始凭证具有稳定性。因此，建立信息化数字档案和纸质档案并存的管理体系，对小型事业单位来说，既能最大限度减少人力、物力、财力支出，又能提高档案管理工作效率，提高事业单位经营和管理效率，更具实际性。档案管理人员要提高纸质档案和电子档案的关联性，促进两者并存共同发展。一是在日常工作中，借助各种电子设备，如扫描仪、照相机等，将纸质档案转化为电子档案，提高档案的查阅使用效率。但为防止电子档案出故障易丢失，需及时将电子档案转化为纸质档案进行保存，降低档案丢失几率。二是健全电子档案和纸质档案管理制度，对工作流程和工作责任进行明确规定，建立电子档案归档制度，明确电子档案的归档格式，制定电子档案的著录标准和转换格式标准，将纸质档案与电子档案相关联，健全档案归档、档案查阅制度，提高档案管理质量。严格档案审阅和管理制度，如电脑和档案系统密码设置和管理，查阅审批规定等。还要完善监督制度，可根据单位运行特点和出现的问题，完善档案监督制度，既要监督档案管理工作人员，形成约束作用，又要从外部对单位档案工作进行整体监督，形成监督合力，促进规范化运行。

（三）建立有助于自身发展的档案管理模式。不同事业单位的实际管理情况不同，盲目学习其他优秀单位的管理模式，而不适合自身的管理模式，可能会适得其反。以笔者所在的单位为例，因该单位的主要业务工作是宣传健康知识和健康生活模式，所以宣传材料（包括音频、视频、宣传海报、宣传图册、小折页等各种载体）较多，盲目学习其他单位以文书档案为主的存档模式，是不适合自身需要和发展的。因此，要结合自身实际，在实践中不断探索适合自身发展的档案管理模式，构建开发适合自身的电子档案管理系统，并在实际管理中进行修改和完善，从而实现档案助推单位发展的目的。

（四）加大投入，着力构建信息化档案管理平台。小型事业单位要充分认识到档案信息化建设的必要性和紧迫性，加大人力、物力、财力的投入，积极为档案管理部门引进必要的软硬件设备，大力构建档案管理一体化系统。一是对档案信息进行合理类型划分和资源整合。二是开发或购买符合本单位存储要求的档案管理系统，确保档案资料保存的完整性和安全性，以及查询使用的便利性和快捷性。三是做好电子档案系统的安全工作。首先，在系统搭建时，就要完备安全配置，如权限配置、安全警告系统等；其次，要安排专人定期对电脑进行检查，如防火墙、杀毒软件的更新，填补程序漏洞等，确保档案系统既不泄密、又不遗失档案资料。四是加强纸质档案的保管设施建设。一方面，对档案室进行扩建；另一方面，对档案室进行温度和湿度的控制、防火防盗设施的配备和保障，保证纸质档案材料的安全性。

四、结语

综上所述，小型事业单位的档案管理工作虽然存在诸多问题和困难，有些甚至档案管理工作人员自身也难以克服，但是档案工作在单位的长远发展中占有举足轻重的地位，需要充分认识到档案管理工作的重要性。新形势下，电子技术的发展为档案管理工作带来了机遇，随着建设智慧档案馆理念的提出，对档案管理工作也提出了新的要求。因此，小型事业单位更需要加大对档案工作的投入，培养档案管理高素质人才，开发适合自身发展的电子档案管理系统，建立纸质档案和数字化档案统一且规范化的管理体系，提高档案管理和利用效率，重新激发档案工作的活力，助力单位发展越来越好。