电子票据在医院财务核算中的应用探究

杨娜?张荣桓

一、前言

目前，我们生活在“互联网+”高速发展的时代，无纸化的发展已经迫在眉睫。电子发票的快速推广对公立医院财务管理与“互联网+”高效融合产生极大的推动作用，在医院的正常运营过程中，電子发票基本有接收、报销、归档等几个用途。本文就电子发票在医院方面的具体运用展开探究，分析电子发票给医院财务方面带来的便利以及存在的问题，有针对性的提出相关建议：正确使用电子发票、健全一体化电子发票报销程序、设计全面性电子发票报销规定等，以期发挥电子发票应有的应用价值。

二、政策背景

从2012年开始，财政部正式采用票据电算化。经过多年发展，当前票据电算化已经基本实现在我国财务领域的普及。票据电算化模式也已基本成熟。通过现代化的信息技术，基本实现开票、核销等多项领域的电算化，提高财政票据管理水平。为进一步提升票据管理水平，节约票据仓储管理成本，电子发票代替传统的纸质发票已经是大势所趋了。逐步建立科学规范的新型票据管理体系，按财政部、卫生部以及市财政局的相关要求，将医疗机构医疗收费票据纳入市财政电子票据管理系统管理，逐步用财政电子票据取代传统纸质票据，方便缴款人快捷获取医疗收费票据，提升医院服务效率。并且还可以解决和控制传统纸质发票在财务管理上易伪造、监管难等的问题，从而更能顺应“互联网+”经济的高速发展。

财政电子发票主要包括申请、入库、开票、发票冲红等四个流程。实际医院业务中，在急诊、普通门诊、退号、退费、住院结算等多个领域，都已经淘汰了过去的纸质发票，开始采用财政电子发票作为票据凭证。现阶段已经实现了全面的更新迭代。电子发票不需要纸质票据为载体，没有印制、打印、存储和邮寄以及人力资源管理等成本，使用者可以节约相关费用，大大降低实际成本，同时也符合国家推行的绿色环保要求。使用者在发生支付交易的同时可以获取电子票，票据的真伪也可以在税务相关网站查询验证。在需要电子发票报销的时候，可以随时下载查阅或者打印电子发票，这也从另一个方面解决了纸质发票查询和保存不便的缺陷。并且纸质发票保留到一定年限还涉及到销毁工作，也在一定程度上增加了工作内容。

三、目前电子发票的使用情况

（一）使用效率不高

医院单位现阶段电子发票以新型理念存在，尚未获得人们广泛认可，大多数资金往来时，医院依旧采取纸质发票形式，电子发票在使用时，需完成人工核对程序，在核对完成基础上方可落实账目结算与报销程序，由此降低了电子发票的应用性能。医院业务种类繁多，不仅下层面对患者方面需要全面实现票据电算化，上层各种仪器、设备、药品的供应商，也开始慢慢实现票据电算化。但也有少数企业只能提供纸质发票。就算是传统的财务报账，最终也需要人工打印出来，经过审核后报销。现阶段仍然有部分病人特别是老年患者不会使用扫码功能甚至没有智能机，由于不能获得电子票，因此仍然要求窗口打印纸质票，增加窗口收费人员的工作量，导致电子票的使用效率和接受程度不高。

（二）电子发票存在重复报销的弊端，安全系数有待加强

和传统票据不同，电子票据可以通过下载后打印。会计对传统票据的核验工作驾轻就熟。而电子发票的审核方面仍存在缺失，因为电子发票内容篡改之后，肉眼根本难以区分。只有从正规渠道获得的电子票据，其安全性才更高。因此，在电子发票实际运行期间，应优先开展电子发票内容篡改的校验工作。电子票据容易被篡改这个特性会导致它的安全系数相对难以保障。很多时候，拿已经报销过的电子票据，重新报销的事情也会发生。这也无形中增加了工作人员的审核难度。此外，电子发票中的数据信息由于全都储存在网络设备里，医院虽然能利用科学信息技术手段提升系统安全性，但若遇到系统出现崩溃或者数据存满了导致开不出发票来，就会造成医院门诊堆积大量准备打印发票的患者，这些都是电子发票所带来的安全隐患。最后，电子发票从开具、取得、冲红、归档等流程管理都在网上进行，虽然发票系统都采用了各种安全措施，设置了保密钥匙之类的保护措施。但很多电子发票系统在搭建时会采用某些开源软件，开源软件的开放特性，为系统安全带来很多不确定因素，为系统使用者带来安全隐患。

四、电子发票对医院财务核算的影响及应用

（一）电子发票为财务报销管理工作带来的影响

在电子发票实际使用期间，由于是全新的工作模式，在一定程度上增加了医院财务工作的难度。在初期开展电子发票报销工作时，部分医院财务部门会采取人工记录形式来完成发票报销状态核对，比如 Excel 表格，完成电子发票相关内容记录，如发票号，公司名称以及金额。在后续报销期间，借助表格查询功能，核对电子发票报销状态，减少重复报销问题发生。在此过程中，表格录入、表格搜索等工作，与传统审核纸质发票相比加重了会计核对工作负担。并且，有部分单位仍然只认传统发票，这给患者报销带来了极大的不便，也引起了患者对医院的不满，从而引发矛盾纠纷；并且打印电子发票也比较的浪费纸张资源，这也一定程度上违背了电子发票推行的基本环保理念。

（二）电子发票在医院HIS系统里的应用

电子发票的改革涉及到医院门急诊、住院业务以及医院财务报销等工作。为保障医院各方面业务正常运行，经过分析，电子发票申请、入库、开具和冲红四个业务中申请和入库对开具和冲红实效性要求并不高，申请和入库可以由财务部门老师来完成，只需保证在收费员用完之前发放一定数量的电子票据即可。对收费员的库存量可以设置一定数量的预警，例如还剩1000张票据时可以给财务老师发个库存预警消息，或者是收费员票据不足1000张时可以设置自动发放票据。只要票据充足就不会对HIS业务造成影响，当患者来窗口交费或者是退费时，收费员只需进行相应的开具和冲红业务即可。当收费成功后HIS系统会生成一张电子发票替换传统纸质发票，并向电子票据开具系统发送电子发票开具申请，随后HIS业务结束。病人可以根据导诊单上的二维码扫码查看自己的电子票据，也可以在医院的公众号上查看电子票据的推送消息以获取电子发票。退费冲红同理可得。

（三）电子票据的档案归集工作

医院档案系统，会将已经审核过的电子发票归档、入账，并且永久性的保存起来。这些发票类型上到大型采购医疗器械、药品的大型金额票据，小到医院零星业务的小金额票据。电子档案报销系统会设置开发权限，对于报销上来的票据，也会实时更新其报销状态，对于已经报销过的票据，会自动更新其报销状态。从票据的相关状态，就可以看到那一笔款项是否进行了兑付，那一笔款项还没有兑付。医院方面，对于票据的分类汇总，应当予以多方位的全面支持。同时根据发票管理要求，将电子发票数据存贮在文件服务器进行归档保管。将已开具的发票信息上报上级财政进行发票审验。若医院没有开发档案管理系统，电子发票的审核以及档案归集工作只能由传统的人工来完成审核。

五、如何解决电子发票报销的问题

（一）正确使用电子发票

医院财务部门应正确看待电子发票的功能和作用，在推广和应用电子发票的过程中，要尽可能消除电子发票存在的缺陷和不足，尽量减少使用电子发票造成的错误，通过使用电子发票来提高财务部门的办事效率。因此，医院各部门应配合财务部门推广和使用电子发票，具体措施为以下两个方面：1.在全医院范围内开展宣传电子发票使用方法的活动，提高医院职工对电子发票的理解和认识，为推广和使用电子发票打下一定的群众基础。2.医院各部门科室要积极安装电子发票应用程序，尽可能的用电子发票开票据，提高医院使用电子发票的普及率。推行微信公众号或者微信小程序报销程序，让电子报销流程更加的方便快捷。

（二）完善电子报销流程，健全电子发票体系

针对电子发票管理首先从国家层面上看，需要优化升级相应的法律法规和规章制度。国家首先要承认电子发票的合法性，然后在广大群众中宣传电子发票的法律地位，鼓励群众在法律框架内推广和使用电子发票，相关管理部门应有优化完善电子发票的管理制度，制度明确的使用标准和规范，确保各单位部门能正常使用电子发票。目前，电子发票已经在全国实行普及化了，不只是医院，方方面面的单位都在涉及电子发票的应用。政府相关管理部门应不定期的开展专项执法活动，在协同合作贡献信息的基础上明确各部门岗位职责，提高部门打击电子发票违法犯罪行为的能力，提高管理和惩治电子发票的透明度，防止不法分子利用电子发票在各领域开展违法犯罪行为，为国家和民众正常使用电子发票肃清环境。

对于医院管理部门来说，要正确看待电子发票的作用，要采取有效措施防止出现违规使用电子发票的现象，公立医院更需要加强对电子发票的报销管理工作，通过优化电子发票管理程序的方式，防止出现有人恶意造假和重复报销电子发票等行为。若有员工用修图过后的电子发票来报销，达到三次则将人拉入黑名单若有供应商开出有问题的电子发票，则可以与其终止业务合作。此外，还要建立一体化的电子发票报销管理机制，明确岗位职责，提高职工对使用电子发票的风险意识。一旦发现造假的电子发票，应对报销者做出最严厉的处罚。电子发票与国家的税收有非常紧密的联系，所以需要优化完善电子发票识别能力，比如代码检验系统和真伪识别检测系统等。此外，还应建立电子发票数据管理库，统一管理已报销的电子发票登记入册。在数据库中录入已报销的电子发票信息，避免出现重复报销的行为。

（三）加强票据管理人才的培训投入力度，打造一支高质量的管理票据人才团队

医院对于我国组织机构来说是非常重要的存在，其发展情况受到国家和社会民众的广泛关注，尤其是在人才资源储备方面。目前有些医院的财务部门没有储备高素质的票据管理人才，或者从事票据管理工作的人员没有经过正规的培训。简单来说，目前医院财务部门的工作人员都没有经过正规的财务培训，管理票据的能力非常有限，很难胜任票据管理工作。医院管理部门应针对这一情况，采取有效措施对财务人员进行系统性的培训，进一步提高他们管理票据的能力和综合素质。目前，医院财务部门管理票据的技术比较落后，缺乏创新能力，需要添加新的信息化管理技术，建立信息化的票据管理体系，这些都需要长期的正规培训才能实现的。对于财务管理工作者来说，要从思想上不断提高自己的学习意识，积极主动的提高自己的综合素质能力，努力学习和适应新鲜事物，时刻保持职业敏感性，跟随时代发展潮流去提高自己处理和管理电子发票的能力，掌握高效快速识别电子发票真伪的技术，进一步提高自己管理财务信息的工作效率。此外，公立医院应加大对财务管理技术的创新投入，鼓励财务人员优化完善现有的电子发票管理体系，借助数据信息技术提高自身管理和使用票据的能力。例如可以外派员工到信息系统发达的公立医院进行培訓，目前公立医院中票据管理系统做的好的医院并不少，只要领导重视，获得相关资源并不难。

六、结语

电子发票是信息化不断更新迭代下的必然产物，电子发票的推行已是大势所趋。随着信息化时代的不断推进，电子发票也在不断普及到千家万户。医疗是关乎到民生的重要领域，其更需要紧跟上时代的步伐，积极推行改革，将传统的票据，逐步向着电子票据推行。并且，政府方面需要予以极大力度的支持，为电子票据的不断运用清扫障碍，让票据能够轻松实现从传统到电子的平稳过渡。现目前，为了适应信息化时代的不断向前推进和发展，医院的财务核算工作也变得更为细致，财务工作者应将该技术与电子发票结合在一起使用，从而进行财务分析、数据分类和指标考核等多项工作。此外，电子发票的应用涉及到许多大数据，不仅关系到数据的真实性和时效性，还关系到未来经济业务的发展方向和趋势。在财务核算过程中应使用科学的方法，进一步有优化完善医院的财务管理工作，进一步提高财务部门的服务水平和管理能力。电子票据实施阶段也会出现这样那样的诸多问题。相关从业者只有从内部，不断优化系统，不断改良手段，才能够更精准的运用好电子票据。才能够进一步完善医院财务系统，提升财务管理水准。

引用

[1]王慧.论电子发票报销的管理与控制[J].纳税，2020，14（15）：162-163.

[2]李强，董庆.浅谈电子发票使用难题与解决对策[J].经济研究导刊，2020（14）：164-165.

[3]王代群.关于做好新形势下电子发票管理的对策研究[J].中国商论，2018（06）：155-156.

[4]周肖肖.“互联网+”背景下电子发票的推广运用研究[J].纳税，2019，13（03）：173-174.

[5]陈思蓉.电子发票对医院财务报销的影响探究[J].纳税，2019，13（19）：162.

[6]周纬.财务智能化时代公立医院财务管理模式研究[J].纳税，2019，13（12）：86+89.

作者单位：重庆市中医院