提高机关事业单位档案管理信息化水平的对策思考

［摘 要］在现代科技迅速发展和公民民主意识不断提升的背景下，我国机关事业单位的工作理念和工作方法也要不断创新。机关事业单位档案主要记录单位在管理、服务等活动中的凭证资料，包含了单位发展历史、管理经验、业务成果等多项内容，可以为单位的创新发展以及各个建设项目的实施提供依据和支持。所以，机关事业单位应该认识到档案管理工作的重要性，并且采取有效的管理措施。在现代档案管理中，应重点加强信息技术的引进与应用，根据信息化建设现状以及档案管理要求，采取有效的创新手段，全面提升机关单位档案管理信息化水平。

［关键词］机关事业单位；档案管理；信息化

［中图分类号］G27文献标志码：A

2020年修订的《中华人民共和国档案法》增加了档案管理信息化相关章节，对电子档案的地位、作用、安全需求等进行了明确的规定。各个机关事业单位在进行信息化规划的过程中，应该将档案管理信息化融入其中，为电子档案的归档、分类、使用等提供更多的保障，确保传统平台的各项数字化结果、资源可以得到有效运用和全面保存；电子档案必须具备可靠且安全的源头，同时具备规范化的程序及合法要素，电子档案具有与传统平台档案同等的法律效力、应用效力，可以作为电子化凭证使用；对电子档案信息化系统、数字化档案馆等作出明确要求，从立法的角度完善了档案管理信息化基础。由此可见，国家对档案管理信息化极其重视。所以，机关事业单位应该遵守国家规范、响应国家号召，采取有效的档案管理信息化提升策略。

1 机关事业单位档案管理信息化建设的问题

1.1 标准不健全

从机关事业单位档案管理信息化建设现状来看，大部分档案已经进行分类，并且根据信息化要求落实管理工作。但部分档案馆没有制定业务范围、主要内容、资源配置等方面的规范标准，尤其针对各个新行业、新岗位的从业人员档案，欠缺统一的管理标准，造成信息化管理与服务水平受限［1］。档案馆应该强化馆藏档案标准化管理工作，针对具体的单位业务、从业人员等进行精细化的分类，然后制定有针对性的标准。

1.2 投入不充分

很多机关事业单位为满足信息化档案管理要求，不仅采购了硬件设施，也搭建了软件系统，落实全面信息化改造工作，通过信息化技术提升档案管理服务水平。但在实际应用中，很多硬件设施的利用率较低，档案管理受到传统模式的限制，管理者的业务能力有待提升，对用户、服务内容了解不充分，所以很多硬件设施无法得到充分的利用，软件系统也没有得到及时的更新和维护，在实际建设的过程中，欠缺足够的资金支持，所以设施、系统的更新不及时。

1.3 人才不专业

在档案管理信息化建设的过程中，人才是重要的支撑动力。但从目前的情况来看，很多机关事业单位缺乏档案管理信息化人才，同时缺少完善的内部培育制度，无法满足信息化建设的人才需求［2］。部分档案管理人员学历比较低，主要为专科或本科，档案学、计算机等相关专业毕业生较少，在日常管理实践的过程中，缺少专业理论与技术的支持，且单位不重视对档案管理人员的培训，所以专业能力很难提升。

1.4 利用率不高

档案管理旨在为档案使用者提供完善的服务，包括检索、查询等。根据相关要求，在运用档案办理登记手续时，信息化系统可以通过高拍仪获取身份证、工作证中的信息数据，登记效率明显提升。但档案业务服务渠道依旧比较单一，很多用户对系统应用并不了解，所以查询利用效率依旧很低。

2 机关事业单位档案管理信息化水平不高的原因

2.1 标准脱离实际

大部分机关事业单位已经开始档案管理信息化建设，并且取得了一定的建设成果。例如，很多单位已经设立了专职档案管理人员，做到各部门档案资料应收尽收，并及时进行分类管理和信息化处理，日常档案查询需求得到满足，但标准化水平不高［3］。虽然制定了相关的管理制度，但与实际不符，缺少可操作性，无法转化为具体的操作准则，造成实际工作中依旧存在档案材料缺失、分类与编目不规范等问题，甚至有一些单位会出现档案遗失的情况。

2.2 经费投入不足

信息化建设需要大量资金、资源的投入，进而满足档案更新、系统优化等需求。但机关事业单位为非营利单位，经费获取渠道比较单一，主要为财政补贴，很难满足信息化建设中的大量资金需求。部分单位的设备设施已经落后，系统也需要更新升级，但由于资金不足，无法采购新设备，系统维护、技术人员聘请等工作也难以落实。

2.3 人才留用困难

很多单位都存在档案管理人才短缺的问题，主要缺少掌握信息技术的复合型人才。具体来说，缺少日常管理与维护人员，部分档案管理人员对信息技术了解不足，并非信息化、档案学的专业人士。也有一些单位领导对档案管理信息化建设并不重视，欠缺科学的人才管理与培训机制，考核指标体系不健全，所以管理人员缺少学习提升的渠道与积极性。

2.4 服务意识欠缺

随着信息技术的普及应用，档案管理信息化建设水平不断提升，但受到环境、经济、政策等多项因素的影响，很多机关单位的信息技术应用水平还有待提升，很多先进的技术手段没有及时推广，对新技术、新政策的宣传力度不足［4］。尤其在档案管理方面，从业者缺少创新和服务意识，对新事物的接受能力较低，很难在短时间内适应信息化的工作模式。很多工作人员习惯性采用传统的查询与管理模式，对信息化系统不了解，对信息技术的应用也不熟练，导致档案管理服务质量难以提升，档案的查询效率与利用效率受到影响。

3 提高机关事业单位档案管理信息化水平的策略

3.1 整合资源，完善標准

在机关事业单位档案管理信息化建设的过程中，应该将档案信息资源建设作为核心内容。需要利用已有的各项档案资源、技术手段，根据实际需求，制定明确的共享标准，保障标准具有可操作性和规范性。构建标准化系统可以减少操作差异，使信息技术充分发挥作用，促进档案管理信息化建设的全面落实，有效提升管理的统一性［5］。档案业务以信息化情境为基础，围绕档案信息资源开展各项工作。为提升信息资源建设水平，应该开展各项基础性业务，同时强化资源整合工作。在实际工作的过程中，需要将现有优势资源整合起来，包括实物档案、历史档案、社交档案等。很多机关事业单位的档案数量和种类较多，覆盖多个领域，这些档案汇集了与单位发展有密切关系的信息资源。所以，应该对档案进行合理分类，然后根据具体分类制定标准规范，实现信息化采集标准化、信息查找标准化等。具体来说，应规范数字档案格式、传输方式、共享平台等，以此实现全品类资源管理，满足全过程管理要求。

机关事业单位应该不断加快档案数字化建设脚步，运用档案信息化管理手段提升事业单位服务水平，全面促进数字化档案建设，强化档案信息机构的主体责任，针对增量档案，可以按照“产生者承担责任”的原则进行管理。数字化档案可以采用网上传输的报送方式，也可以采用光盘刻录的报送方式，对档案全文进行全面检索，提升档案查全率［6］。重点构建信息共享标准，结合国家相关规范，采用统一的管理系统，促进档案系统与网络系统的相互关联，通过互联网实现高效信息整合与归档，统一电子档案入口，确保共享过程更加规范，有效提升档案管理的安全性。在标准建设的过程中，可以从技术规范、数据格式、工作流程等多个方面着手，建立完善的标准化管理体系，同时加大监管力度，充分发挥标准的导向性作用。根据档案局发布的各项标准，有序开展数字化、电子档案归档、数据库建设等工作，保证档案数据格式统一，使其有更强的规范性，同时也便于阅读和共享。

3.2 加大投入，优化设施

在档案管理信息化建设的过程中，需要加大资金投入力度，有效完善硬件设施，同时升级软件系统。机关事业单位应该设立专职、专业的档案管理人员，确保人员具备操作设备、管理设备的能力，根据档案管理信息化建设需求，做好新设备采购、日常维护管理等工作［7］。应该结合实际需求购置数字化软件，完善数据库、计算机终端、显示屏等硬件设施，为软件系统的应用奠定基础。为保障系统的安全性，还需要设置安全防护设施，严格管控各项信息的传输与共享。结合机关事业单位的实际需求，购置全套的硬件和软件设备，包括客户端、防火墙、服务器等。在信息化办公的基础上，利用新设备、新系统实现档案高效查询、数据便捷提取，保障档案全生命周期的安全性，并构建完善的安全保密制度，确保各项工作切实执行。在硬件和软件应用的过程中，应该做好日常巡查工作，定期开展设备设施维护工作，保障设备在线率，同时降低故障率，为档案管理的信息化建设奠定良好的设施基础。

加强管理层的重视程度，合理安排财政预算，增加资金投入，使硬件与软件设施优化有更多资金支持。可以根据《中华人民共和国预算法》《中华人民共和国档案法》等法律规范，制订事业单位档案管理信息化建设专项经费方案［8］。根据信息化建设需求，设置专用档案室，配备现代化档案存储柜，配置计算机、扫描仪等必要办公设备以及防火、防潮、防高温等智能化管理设施，以此确保档案的安全性与完整性。重点加强档案的电子化、信息化建设，合理安排年度预算，获取充足的财政拨款，确保绩效目标可以顺利实现。

3.3 健全队伍，培训人才

为全面提升信息化水平，需要构建专业的档案管理队伍，引进和培养更多优秀人才。首先，针对人才欠缺的问题，需要从内部培育着手，加大人才培训力度。定期开展专业培训班，夯实档案管理人员的理论基础，同时组织“业务大练兵”等活动，主要针对信息化技术应用开展实践培训，提升档案管理人员的设备操作与技术应用能力，使管理人员可以做好整理、归档、利用等各环节的工作，实现人人适应岗位、精通业务的培训目标［9］。重点强化实践培训，针对档案接受、存储、立卷、共享等操作流程进行模拟实践，采用现场演示配合教学指导的方式，使管理人员切实掌握信息化技术手段，并在实践中积累丰富的经验。

其次，加强外部人才引进，重点引进专业人才，实现人才之间的专业互补。可以通过校园招聘的方式直接引进专业应届毕业生，在毕业生进入岗位之前，开展专题培训活动，帮助毕业生熟悉工作岗位，使其专业能力可以得到充分发挥。也可以采用社会招聘的方式，通过网络招聘平台或人才中介等渠道，获取丰富的人才信息，对人才进行严格筛选与考核，确保人才掌握档案管理专业知识，同时能够熟练应用计算机技术、具备创新意识，可以为档案管理信息化建设贡献力量。

3.4 转变理念，强化服务

为提升档案管理信息化水平，需要转变传统的管理理念，全面提升管理服务意识，优化档案管理信息化服务，满足各项管理与使用需求。一方面，从内容、流程、效率等多个方面着手，加强对档案管理信息化技术与方法的宣传，使事业单位所有员工都认识到信息化建设的重要性，并熟练掌握信息设备、信息系统的应用方式［10］。同时，加强对新技术、新方法的研发，开展产学研合作模式，与高校、科研机构形成合作关系，针对档案管理信息化中存在的技术问题进行研究与改进，有效提升信息化水平，解决档案服务中的各项问题。另一方面，构建完善的管理服务体系。基于信息安全、便捷服务、实时共享等服务需求，建立完善的管理系统，强化加密、存储等工作，引入先进的智能化技术手段。采取全生命周期管理策略，以流程驱动数字化档案为基础，贯穿档案收集、鉴定、整理、保存、检索、利用等所有环节，实现档案一体化管理，使档案利用更加便捷。不仅要对纸质档案和电子档案进行管理，还要及时归类数据文件，记录用户行为日记，开通手机、电脑、PAD多个终端，满足24小时服务需求，有效提高档案的利用率。

4 结语

机关事业单位在发展的过程中，需要加强档案管理工作。为提升档案管理水平，可以引进信息化技术手段，构建完善的档案管理信息系统，满足各类档案存储与使用需求。在实际建设的过程中，应该结合档案管理信息化中存在的问题，全面分析问题产生的原因，然后采取有效的优化对策。具体来说，应该完善管理标准，优化硬件和软件设施，建设专业的管理团队，强化服务与利用意识。

参考文献

［1］王高航. 机关事业单位人事档案管理信息化路径研究［J］. 兰台世界，2023（1）：76-78.

［2］薛大伟. 信息化时代机关事业单位档案管理新探［J］. 才智，2022（18）：184-186.

［3］朱玉婷. 浅谈提高机关事业单位档案管理的信息化水平［J］. 兰台内外，2022（5）：10-12.

［4］杨雷. 信息化时代机关事业单位档案管理创新［J］. 黑龙江档案，2021（06）：104-105.

［5］劉宏. 机关事业单位人事档案管理信息化建设探讨［J］. 参花（下），2021（10）：49-50.

［6］陈浩. 机关事业单位档案管理信息化建设的策略探究［J］. 兰台内外，2021（25）：13-15.

［7］王秀葵. 信息化时代机关事业单位档案管理创新策略［J］. 城建档案，2021（8）：77-78.

［8］石海英. 信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索［J］. 文化创新比较研究，2020，4（35）：179-181.

［9］曲娟，马静，王郑文. 对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨［J］. 兰台内外，2020（31）：13-15.

［10］孙璨然. 信息化时代机关事业单位业务档案管理的创新［J］. 城建档案，2020（9）：67-68.

［作者简介］朱伟，男，山西浑源人，浑源县退役军人服务中心，助理馆员，本科，研究方向：档案管理。