大数据时代下档案管理工作思考研究

孙国庆

安徽省能源集团有限公司

在大数据时代下，人们对信息的需求越来越大，开展信息化管理显得尤为重要，大部分信息管理人员自身也要不断地完善自我，提升信息处理水平。现阶段，在开展档案管理工作过程中，需要合理运用信息技术，可以在一定程度上提升档案管理工作的效率，而档案的查询、借阅、使用和保管工作都逐渐向着规范化和标准化方向发展，在此背景下，档案管理人员需要充分发挥自身的工作职能，将信息技术当成载体，及时优化管理模式，创新思想观念，夯实应用技术根基，以保证在为各部门提供有效服务的同时，还能有序开展档案现代化管理工作。

一、大数据时代档案管理的重要意义

最近几年，由于我国信息技术快速发展，在大数据影响下，数字化已成为了新时代的必然趋势，而大数据已经在人们生活中与工作得到了有效的应用。在新时代下，档案信息数量以及档案信息类型相比于以往，存在着很多差异性，给档案管理工作的开展带来了全新的挑战。当前，不管是档案资源实体管理，还是档案资源数字化管理，都遇到了很多的问题，档案检索以及服务工作无法有效地顺应用户相关需求。在大数据时代下，档案管理也进行了转型，高度重视管理思想以及管理模式的创新，为健全科学档案管理架构打下了良好的基础，只有这样才可以档案管理工作向着规范化以及科学化方向发展，让档案管理工作不再局限于收集与保管中，而是可以充分发挥自身的价值，弥补传统档案管理工作存在的不足，以此来保障管理质量以及效率的提升[1]。在大数据背景下，档案管理工作借助信息技术的力量，能够有效地收集与保存海量的信息资源。在具体工作当中，档案管理部门需要合理化使用电子化方法，让信息资源得到有效地优化，借助计算机网络技术优势，能够让用户得到优质的服务。档案管理部门内部的管理人员，需要充分发挥自身的价值，高度重视大数据开发导致档案管理工作变化的原因。站在微观方面而言，档案数字化不断地进行深入，对档案管理人员而言可以提升工作效率，数字化过后的档案，除了能够运用计算机开展管理工作，还有利于提升运用效率。

二、大数据时代档案管理工作面临的挑战

（一）档案管理工作创新不足

现阶段，我国数字化档案管理工作依然存在着很多问题，最为突出的问题就是缺乏创新性、不具备实效性。重点体现在两个方面，一方面，缺乏完善的数字化档案管理体制。在大数据时代下，档案管理工作要有完善档案管理制度以及奖惩制度加以支持，但大多数部门没有重视这项工作。另一方面，档案管理创新驱动力不足。档案管理人员作为开展创新工作的核心力量，然而根据相关调查得知，部分档案管理人员自身综合素质薄弱，无法真正掌握大数据，信息技术能力有待提升，无法有效地开展档案数字化管理工作。

（二）、档案信息安全性受到一定挑战

在大数据时代下，档案信息保存方式出现了一定的变化，从以往的纸质保存转变成线上电子保存，在一定程度上给工作人员减轻工作压力，也减少了资金的投入，为确保管理效率的提升打下了良好的基础[2]。但由于档案信息安全性问题不断涌现。一方面，因保存介质不安全，导致档案信息不安全。当前，一些档案管理部门在保存重要资料过程中，经常使用硬件磁盘，若是硬件磁盘出现问题，那么就无法保障档案信息的完整性，还会丢失大量的信息资源。另一方面，没有高度重视档案信息安全保障体系的构建。现阶段，大部分档案部门通过使用大数据技术，搭建了云档案管理系统。然而因信息安全防护工作没有落实到位，不管是服务器，还是管理系统，受到了很多的攻击，进而导致档案信息不完整，更为严重的是丢失大量有价值的信息数据。

（三）档案管理人员综合素质过于薄弱

部分档案部门的管理人员自身能力水平过于薄弱，直接阻碍档案管理工作有序进行。一些的档案部门未根据档案工作情况，配备对应的工作人员，工程过程呈现一定的简单化，自身的能力水平有待提升。大部分档案管理人员基本上都是其他部门的人员兼职，自身不具备专业化的技能，职业素养有待提升，导致档案管理工作一直处于被动状态。部分单位因的档案管理人员变动较大，在开展档案管理工作过程中，经常出现很多的问题，如收集问题、整理问题以及归档问题等[3]。

三、大数据时代下开展档案管理工作的策略

（一）构建健全的档案管理机制

数字化管理机制作为档案信息化管理重要组成部分，要想保障档案信息管理水平的提升。需要从多个方面加以着手：（1）构建健全的档案数字化管理制度。一方面，加大对规章制度的健全力度。档案信息化规章制度自身拥有一定的操作性、实践性以及约束力特点，工作人员及时深化规章制度，就能够在潜移默化中提升自身档案管理能力。另一方面，不断地优化数字化档案管理操作流程，明确操作细节，完善制度规范，以此来保障档案管理效率的提升。（2）结合《档案法》、网络安全保密条例，构建健全的安全责任防护管理制度。通过有效这个制度，不仅可以明确档案管理人员工作职责，还能防止因为人为原因出现的信息丢失问题[4]。（3）构建健全的档案管理人员考核制度，在日常工作中，高度重视档案工作人员考核工作的开展，合理化使用奖惩制度，针对表现好的工作人员给予对应的奖励，反之，给予表现不好的人员给予对应的惩罚。

（二）构建完善的信息化档案管理系统

在大数据时代下，为了让档案管理工作有序进行开展，就需要依靠信息化档案管理平台系统，只有这样才可以确保档案管理工作效率的提升。但在大数据背景下，档案管理工作在开展过程中，依然面对着十分复杂的外部因素，因此搭建信息化档案管理平台突显的非常关键，能够有效地提升工作质量。一方面，在搭建平台系统过程中，应该结合系统性资源对接便利这个因素，让搭建的信息管理系统，可以有效地呈现出信息共享性。档案管理部门应该根据实际情况，有针对性构建健全的系统平台，以此来呈现一定的整体性、兼容性。同时这个平台内部需要设置档案信息功能，确保每一个档案管理工作内容都实现一体化。此外，应该让平台上面的数据接口，都能够让其他的子平台进行接入[5]。如此一来，信息管理系统可以充分发挥自身的作用，进一步顺应档案信息管理相关需求，促使每一个区域之间以及每一个部门的数据都可以进行有效连通，在冲破数据壁垒的同时，还能够进行资源共享。

（三）创新档案管理工作观念，构建档案大数据

加大对大数据服务理念的优化力度，创新档案管理工作观念。在实际工作过程中，借助计算机技术的优势，落实档案信息收集工作以及档案信息整理工作，为开展档案信息归纳处理工作打下了良好的基础。此外，还需要高度重视档案信息处理加工能力的提升，确保档案信息资源可以进行合理化使用。尤其在大数据时代下，档案管理人员就应该充分发挥自身的工作职能，及时创新思想观念，及时认清大数据技术融入档案管理工作的重要价值，在开展工作过程中进行有效地运用，在一定程度上能够确保档案管理效率的提升。树立正确的档案大数据思想，便于更好的构建档案大数据[6]。在具体工作工作，注重加快传统档案数字化进程速度，设计科学合理的规范制度，从而加强档案数字化建设。将电子材料接收工作以及电子材料归档管理工作落实到位，确保档案信息管理系统与办公自动化实施衔接，对电子文档进行有效地保存，统一开展归档工作，在保障档案信息资源完整性的同时，还有利于为用户查找自身想要信息提供一定的便利性。

（四）创新档案服务内容，整合档案资源

档案信息数据需要经过服务才可以凸显出价值，所以以往的档案管理工作中，要想将档案资源价值呈现出来，档案部门就应该充分发挥自身的价值，及时对档案信息资源加以开发，将档案资源服务工作落实到位，完善档案服务理念，让其将人性化以及智能化作用展示出来，搭建档案数据库，在一定程度上可以让用户体验到良好的档案服务。在实际档案服务工作中，通过合理化使用新兴媒体，为开展档案服务工作提供坚实的保障。在大数据背景下，档案管理工作应该树立良好的大档案观，结合不同类型的档案信息资源，将收集工作落实到位，掌握用户实际需求，加强档案资源建设[8]。此外，在整合档案资源期间，需要结合本地具体情况，将档案资源收集工作落实到位，加大对档案资源收集方式的优化力度。在具体档案管理工作之中，除了要树立正确的档案管理理念，还应合理化运用计算机技术，便于构建电子档案管理工作机制，促使档案管理工作以及档案服务工作向着数据化以及智能化方向发展。

（五）打造高素质、高水平的档案管理人员团队

要想打造一直高素质、高水平的档案管理人员团队，就需要落实好招聘工作，尽可能引入能力水平高、专业技能强、大数据应用水平高的人才。其次，定期开展培训活动，引导工作人员参与到其中，有效地提升自身信息收集能力以及数据库信息处理能力。在开展培训过程中，需要合理化运用于混合式培训方式。在开展线上培训活动过程中，需要招聘专业人才开展讲座，便于对档案管理人员实施全方位的培训。在开展线上培训活动过程中，需要运用视频把经典大数据档案管理案例展示出来，便于帮助档案管理人员加深对全新知识内容的了解。最后，高度重视对档案管理工作人员创新能力的提升，让档案管理人员及时掌握先进的管理理念以及档案管理技术，为实现档案管理数字化建设提供坚实的保障[9]。

四、结束语

综上所述，在大数据时代下，档案管理工作主要包括信息收集、信息整理、信息保存、信息检索以及信息运用，各个工作都呈现出一定的复杂性。以往运用的档案管理工作效率偏低，而合理化使用大数据技术，开展档案管理工作，就能够弥补以往的不足，确保了对档案信息内容实现数字化管理。根据现阶段档案管理工作情况得知，档案管理工作人员在开展工作过程中，遇到了很多的问题，进而不利于档案信息化管理效果的提升。为了有效地解决遇到的问题，需要及时构建健全的档案管理制度，搭建档案信息化管理系统，优化档案管理工作理念，创新档案服务内容以及打造高素质、高水平的档案管理人员团队等措施加以应对，为让档案管理工作有序进行创造有利条件。