新时代基层档案利用工作的几个问题

魏纪龙

烟台市蓬莱区自然资源和规划局

前言

随着信息技术的快速发展，我国基层档案管理模式创新进入到了一个新的阶段，大数据技术的诞生及运用为基层档案管理带来了新的可能性，使得档案开发利用角度更为多元，也使得档案管理工作的便捷程度更高。但就当前我国部分地区的基层档案工作开展情况来看，没能实现对新技术、新理念的有效运用，这也使得档案工作开展没有取得预想成效。具体来说，新时代基层档案工作尚且存在专职人员缺乏、配套设施不完善、信息化建设滞后等问题，今后应该注意对上述问题进行针对性处理，这样才能使新时代基层档案的利用价值得到有效开发。尤其要将大数据的引进及应用作为基层档案工作模式创新的关键，这样才能使档案工作开展获得更为现实的动力，这也与我国基层档案工作大趋势较为符合。

一、新时代基层档案工作存在的主要问题

（一）缺乏专职档案工作人员

对于基层档案工作来说，其具有内容繁杂的基本特征，对于当前我国很多基层领导来说，往往对基层档案工作的认知不够深入，依然将档案工作放在次要位置，这也导致在需要相应档案时，很难在短时间内准确找到。归根结底，这与日常档案管理过程中缺乏统筹安排有直接关系，甚至认为档案工作不具备专业性，是一项人人都能做的工作，也正是因为这种思想观念存在，使得基层档案工作缺乏专业的专职人员已经成为了广泛存在的现实问题，这也直接影响了档案管理工作开展的综合效果。从管理人员层面而言，还存在档案工作人员职能不清晰的问题，这也使很多档案工作人员觉得档案管理岗位晋升的可能性微乎其微，进而不愿意从事专职的档案管理工作。

（二）基础设施完善程度不高

在当前背景下，想要使基层档案工作的开展取得理想效果，应该保证基础设施高度完善，但就当前的基层部门而言，虽然也积极响应了上级部门的号召，设定了专门的档案室，但整体来看，其基础设施配备完善程度不高，很多基层档案部门往往只是配备了一到两台半新不旧的计算机设备，并配置了几个放置纸质档案的柜子，这与标准化、现代化的档案管理需求还存在差距，直接影响了基层部门档案管理工作开展的具体效果。并且，还有很多基层档案室缺乏相应的安全应急设施，例如没有在档案室内部配置自动灭火器，这也使档案室存在较多安全隐患[1]。

（三）基层档案信息化建设较为滞后

对于当前我国很多基层档案部门来说，其往往存在信息化建设滞后的现象，不仅缺乏专业的硬件设施，同时也没有意识到软件系统引进的重要性，导致很多基层档案管理部门虽然引进了相应的计算机设备，但并没有充分体现出信息化档案管理的优势，这也导致档案信息化管理水平较为落后。很多基层档案管理部门在利用计算机设备开展档案管理工作时，只是简单地将部分纸质档案电子化，而没有灵活运用相应的档案关联检索系统、整理系统、共享系统、安全防护系统等，这也使得档案的开发利用效率较低，还没有达到档案信息化管理的具体标准。

二、新时代基层档案管理与利用特征分析

当前来看，想要实现对基层档案的有效开发利用，应该对档案利用思路进行创新，需要积极结合档案管理各项要求，并且适应新时代背景下档案管理的新理念及新技术。目前，大数据时代已经全面到来，档案工作的开展也应该积极结合大数据档案特征，从而使档案工作的精准度及高效性得到保证。对于大数据下的基层档案来说，其特征应体现为以下几个方面：

首先，社会性。互联网信息技术已经在我国高度普及，在档案管理中的融入也越来越深入，想要使档案管理的现代化特征得到体现，应该体现出档案信息一体化的基本档案工作特征，这也可以起到促进我国社会运行发展的作用，从而使基层档案价值得到充分体现[2]。

其次，整体性。基于大数据技术的档案工作来说，想要使其工作质量及效率得到保证，应该体现出档案信息的整体性，在传统的档案查阅及利用过程中，往往都是以单一档案的形式展示在使用者面前，这也使得档案的多元化价值很难得到体现，今后，应该着手体现档案连续性。通过对大数据技术的利用可以实现对档案数据库内信息资源的有效更新，根据档案信息的实际特点来体现出数据的整体化特征，这也更加有利于档案使用者开发出档案的多元价值。

最后，动态性。将基于大数据的基层档案与传统档案模式进行对比，其重要特征之一则体现为大数据档案的动态性更强，可以通过智能终端来对档案资料进行展示、传输、检索等操作，这也使得档案管理、整合、发掘利用等一系列操作效率更高，针对性更强，符合当前社会的快节奏运转模式[3]。

三、新时代背景下基层档案利用优化措施分析

（一）构建起完善的、保密系数更高的安全管理体系

对于当前的基层档案来说，已经成为了基层部门日常工作中的重要组成部分，其开展情况会直接影响到基层社会发展，因此，今后在开展基层档案管理工作时，应该积极结合先进的信息技术体系，对档案工作要点进行明确。目前，大数据技术已经在我国各层级档案管理中有一定范围的应用，而对于基层档案工作来说，想要实现对档案的有效发掘利用，进而使其价值得到充分体现，更应该借助大数据技术优势。但大数据技术在档案管理中应用体现出了高效性、高精准性等优势的同时，也体现出了一定风险，主要表现为档案数据存在泄漏的可能，如果出现档案泄露等问题，势必会给国家政府造成一定损失[4]。因此，今后在开发利用大数据基层档案体系时，应该高度遵守当前我国的档案安全管理条例，以此为基础构建完善的档案安全管理体系，从而构建起针对于基层信息化档案的安全屏障，这样可以使档案数据泄漏及被非法曝光的可能性明显降低。当前，虽然在进行信息化档案储存时，可以利用U 盘、云盘等多种储存方式，使档案储存更为便捷，但在实际储存过程中，可能会受到网络攻击及其他因素干扰，从而影响档案信息储存安全性。因此，今后想要实现对档案储存安全性的有效保障，应该提高储存环境的安全防御能力，同时，还要确立全天候网络信息安全核查机制，进而形成等级更高的防火墙，这样才能使档案信息安全得到保障[5]。

（二）通过创新服务内容的方式来构建完善的档案服务体系

对于基层档案工作来说，其所涉及到的工作内容具有多样化特征，而其中档案保密及档案服务是重要组成部分，今后应该通过对档案服务内容进行创新的方式来提高档案工作体系完善程度，并且要严格按照我国政府下发的档案信息公开安全条例中的各项政策来实现对基层档案服务模式的有效优化。因此，今后不仅要完善基层档案的安全管理体系，还应该根据当前时代发展需求尽量满足人民群众的知情权，这就需要在完善当前档案服务体系时，对始终以内容创新为入手点，充分利用大数据信息技术构建起档案整合、共享的基本工作模式。

（三）开发新的档案利用及共享模式

首先，运用数据发掘技术提高档案共享效率。在正式开展基层档案工作时，应该将档案开发利用作为主要工作内容，不仅要实现对档案数据的高效收集及检索，还应该对档案数据的价值进行充分开发。具体来说，应该利用大数据技术来将原始数据编码整理入库，并且对其进行准确分类，这样一来，相关档案操作人员可以在最短的时间内找到需要的信息技术，其主要是借助档案信息之间的编码关系来实现对唯一性数据的有效查找，使信息利用及共享效率更高；其次，构建起高质量的基层档案数字化服务平台。在当前大数据时代背景下，数字化服务平台的构建非常关键，其也是保证基层档案管理及利用工作顺利开展的找客户要平台。在进行大数据服务平台构建时，应该注意以当前的民生需求为基础前提，进而构建起完善的民生档案体系，可以以此为基础拓展出新的访问渠道及咨询渠道，这样可以提高当前档案服务体系的规范化、系统化程度。同时，在大数据的支持下，还应该强调以“服务每一位群众”为基层档案工作开展的根本目的，为群众做好档案归类与检索工作，这样才能使档案利用价值得到充分体现。在对当前的档案资料进行开发利用时，应该充分利用互联网信息技术的便捷性特征，当地的基层档案管理部门可以尝试与社会机构构建起合作关系，从而形成多个相关联的单位，这样可以通过信息检索的方式及时得到准确的信息，也可以有效满足广大人民群众的日常档案查阅需求。

（四）优化转变原有档案业务流程

想要实现对传统档案工作模式的有效转变，应该将转变以往档案业务流程作为关键入手点，要积极融入大数据技术优势，从而更好的应对当前大体量的档案工作需求。随着当前基层档案信息体量不断加大，这也使得原有档案管理模式在应用过程中很难发挥出理想效果，通过将档案工作与大数据技术的有效融合，可以实现对当前用户档案需求的高效满足，同时也使得档案数据的创新更为及时。今后在对基层档案数据进行挖掘及检索时，应该充分结合当前档案管理实际特征及档案体量特征，进而实现对档案业务流程的有效优化。可以通过模糊海量数据筛选的方式来准确获得用户所需要的数据资源，这样可以使信息匹配精确度更高，同时也更加有利于发挥信息检索查询功能实际价值，这也是提高当前基层档案工作水平的重要路径。

（五）利用大数据技术确立个性化服务项目

在上文中提到，想要使档案工作开展效果得到保证，应该将优化档案服务作为关键入手点，当前，在正式开展基层档案工作时，应该注意确立个性化特征明显的服务项目。具体来说，应该对当前档案资源使用者的实际档案使用需求进行明确，根据其需求确立相应的基层档案管理及利用机制，这也是优化当前基层档案服务效果的重要路径。同时，还可以通过构建有效制约机制的方式来实现对督促档案工作开展，即，可以构建起完善的档案管理考评制度，并且将其与奖惩机制紧密结合，通过这种方式来实现对档案管理工作效果的进一步优化，同时也实现了对以往档案管理理念的有效创新。

结束语

综上所述，在当前大数据时代背景下，想要使基层档案工作开展可以有效满足新时代社会运转发展的具体需求，应该积极探索大数据技术与基层档案工作之间的融合路径。可以看出，将大数据优势融入基层档案之后，实现了对基层档案展示、检索、储存、利用等一系列环节的有效创新，这也使得档案价值得到了充分发挥，可以满足当前人民群众对基层档案的具体使用需求。并且，以大数据信息技术为基础的基层档案检索精准程度更高，这也使得档案开发利用更为深入，符合我国社会的现代化发展需求。今后，应该在加大信息化档案管理硬件设施引进力度的同时，不断提高当前档案工作人员的专业素质，尤其要培养其信息技术操作能力，使其在开展基层档案工作时，可以灵活面对档案工作中的具体问题及影响因素，这样才能使基于大数据技术的新时代基层档案工作得以有条不紊地开展。此外，基层档案部门还应该注意在上级部门的领导与指引下不断调整当前运转状态，补齐能力短板，这就需要基层档案管理部门构建起更为完善的档案管理联动机制，从而使档案资源的检索、共享及利用效率更高，这也与我国现代化社会基层档案管理需求更为符合。并且，基层档案利用工作开展以脱贫攻坚为重要方向，强调在当前的社会主义发展模式下保障人民群众各项基本权益，这样才能为我国社会整体稳定发展提供持续性动力。