基建档案的重要性及其管理方法研究

姜瑛

长江南京航道局

基建档案是记录我国基础设施建设和管理历程的重要文献资料，也是我国基础设施建设和管理工作的重要基础。当前，随着我国经济的快速发展和基础设施建设规模的不断扩大，基建档案的收集、整理、保管和利用面临着新的挑战和机遇。因此，对基建档案的重要性和管理方法进行研究，不仅有助于加强基建档案的保护和利用，还有助于推动我国基础设施建设和管理工作的不断发展和进步。本文将围绕基建档案的意义、当前存在的问题、管理方法、保密措施、利用与传承等方面进行研究和探讨，旨在为加强我国基建档案管理工作提供参考和借鉴。

一、基建档案概述

（一）基建档案的意义

基建档案指的是与建设项目相关的文件、记录和资料的集合，包括设计方案、施工图纸、工程合同、验收报告、竣工图等。这些档案记录了建设项目的各个阶段的过程、决策和结果，是保障建设质量、维护建设权益[1]、保证历史遗留问题得以解决的重要依据。基建档案的管理对于建设单位、监理单位和施工单位都具有重要意义，有助于建设过程的监督和评估，为后续的运营和维护提供有力支持。

（二）基建档案的类型

1.招投标档案

招投标档案是指在基础设施建设项目的招投标过程中所形成的文件和资料。这类档案能保证项目招投标的公正、透明和合法性，有助于监督招投标过程的合规性，防范不当行为和经济损失的发生。此外，招投标档案还可以作为项目实施的重要依据，为项目的验收、维护和升级提供必要的技术和管理支持。因此，招投标档案的完整性、准确性和规范性是其必要要求，有助于确保项目的顺利实施和管理。

2.施工档案

施工档案是指在基础设施建设项目实施过程中所形成的文件和资料。其意义和作用在于记录工程施工过程中的各项信息和数据，这类档案还有助于了解项目的施工进度和质量状况，提供技术和管理支持，防范工程质量问题的发生。同时，施工档案还是工程验收、维护和升级的重要依据，可以为后续工作提供必要的参考和支持。

3.验收档案

基建档案的验收档案是对基础设施建设项目的验收过程所产生的重要文件记录，包括验收报告、验收意见、验收决定等。它具有重要的意义和作用，可以作为基建项目验收的依据和参考，为工程质量的保证和提升提供有力支持。验收档案要求全面、准确、详实，必须包含工程设计、施工、竣工验收等全过程的信息，以便于对工程质量进行评估和监督，同时也为后续的运维和维护提供重要参考资料。

4.运行维护档案

运行维护档案也是基建档案的一种类型，运行维护档案是指对建设项目的设计、建设、运营等各个阶段进行档案管理，记录项目的历史、技术、财务等方面的信息，保证基建项目的长期运行和管理。运行维护档案的意义是多方面的，首先可以为后续的运营和维护提供重要的资料和信息，为工作的顺利进行提供保障；其次可以为技术改造和升级提供依据，促进基建项目的可持续发展；最重要的是，运行维护档案的建立与完善，有利于推动基建领域的信息化和数字化建设，提高基建管理的科学化水平，为推进经济社会发展提供更加坚实的支撑。

（一）基建档案的特点

1.档案具有法律效应

基建档案具有很强的法律效应，在基建项目的规划[2]、设计、施工和运营等各个阶段，相关的文件资料、数据记录和技术档案等都具有法律效力。首先，基建档案可以证明建设项目合法性。基建档案记录了建设项目的立项、审批、设计、施工、竣工等各个阶段的重要信息和资料，证明了建设项目的合法性和合规性，是建设项目合法性的重要证明文件。此外，基建档案还可以保障建设项目的质量。基建档案记录了建设项目的设计、施工和验收等环节的重要信息和资料，有助于确保建设项目按照规划、设计、标准和合同要求进行施工，保障建设项目的质量。同时，基建档案可以为工程管理提供依据。基建档案包含了建设项目的各种文件、记录、图纸等资料，为建设工程的管理和监督提供了重要的依据。例如，在工程质量事故或纠纷处理中，基建档案可以作为证据使用。

2.内容具有保密性质

基建档案是指用于建筑、工程、交通、水利等领域的项目建设过程中产生的各类文件、图纸、数据等资料。由于基建档案涉及国家安全、商业机密以及个人隐私等方面的内容，所以具有很高的保密性质。其内容可能涉及国家安全和重要利益，因此需要采取严格的保密措施，避免泄漏国家机密。其次，基建档案中包含了许多商业机密，如企业的商业计划、技术方案等，这些内容如果被泄露，将对企业的利益产生不可逆的损害。此外，基建档案中还可能涉及个人隐私，如住宅的设计图纸、业主的个人信息等，需要采取适当的保密措施，保护个人隐私权。由此可见，基建档案的保密性是非常重要的，需要采取严格的措施确保其安全。同时，保密措施也需要在不影响基建档案使用的前提下进行，以便更好地服务于基建建设和社会发展。

3.材料具有专业性质

基建档案的专业性指的是其管理和维护需要具备对建筑工程[3]、法律法规和信息技术等多个领域的专业知识和技能，保证档案记录的准确性、完整性和可用性，确保档案对于建筑工程历史、质量监督、安全评估等方面的应用具有可信度和有效性。基建档案的管理需要遵循国家和地方相关法律法规和标准，需要具备法律和政策法规的专业知识和敏锐的法律意识。此外，基建档案的管理需要运用信息技术手段，包括档案数字化、数据库建设、信息检索等，需要具备信息技术方面的专业知识和技能。

二、当前基建档案中存在的缺陷及问题

当前的基建档案中仍存在许多缺陷和不足，主要表现为以下几个方面：

（一）档案管理体系不完善

档案管理体系不完善主要表现在缺乏科学的档案管理制度和规范，导致档案管理工作缺乏统一的标准和流程，难以实现档案的有效保管、检索和利用。一些地区和单位中，基建档案管理人员缺乏相关的专业知识和技能，对基建档案的重要性和价值缺乏足够的认识和重视，常常缺乏有效的管理措施和方法，导致档案管理效果不佳。为了解决这一问题，需要完善档案管理制度和规范，加强档案管理人员的培训和教育，提高他们的专业水平和工作素质，确保基建档案管理工作的科学化、规范化和高效化。

（二）档案数字化程度低

当前基建档案中存在的另一个重要问题是档案数字化程度低。传统的纸质档案管理方式面临着诸多困难和挑战，如档案的保存、查询、利用、传递等方面。数字化管理是解决这些问题的有效手段，但是当前基建档案中的数字化程度较低，大量的基建档案仍然保存在纸质形式下，无法有效地利用现代科技手段进行管理和利用。因此，需要加强基建档案的数字化建设，采用先进的信息技术手段对基建档案进行数字化处理和管理，这不仅有利于基建档案的长期保存和利用，也有助于提高基建建设的管理水平和效率。

（三）档案保管设施不完善

一些基建档案保管设施不完善，一些建设单位缺乏完善的数字化档案管理系统和设备，难以对大量的纸质档案进行有效管理和保护。另外，其档案保管设施也缺乏保护措施，容易受到自然灾害、事故和盗窃等因素的影响，档案安全得不到有效保障。这些问题的存在，不仅威胁到基建档案的完整性和安全性，也会对工程建设和管理带来不利的影响。

三、基建档案管理需注意的方面

基建档案记录了建设项目全过程的文书和资料，它对于保障工程质量、维护公共利益和保障政府决策具有重要的作用，所以，合理管理基建档案十分重要。基建档案管理中需要注意以下几个方面。

（一）档案的收集与整理

基建档案的收集与整理是保证建设项目管理质量、确保工程质量、提高工程管理效率以及促进经济社会发展的重要措施。基建档案的收集和整理能够帮助工程部门管理项目，监督工程施工过程，规范工程建设，避免违法违规行为的发生，确保建设项目管理质量。

做好基建档案的收集整理工作，需要我们做到及时收集各个阶段的文书和资料，并对档案进行归档整理。具体操作流程包括：确定档案收集范围、建立档案收集流程、进行档案筛选和加工、建立档案目录、归档存储和防护、定期清点、整理和更新档案、建立数字化管理系统等。在收集和整理过程中，需要遵守相关规定，保障档案的完整性和安全性。此外，建设单位还应注重档案的利用和传承，通过数字化、网络化等方式，提高档案的利用效率和广度，加强档案宣传和推广，提高公众对基建档案的认识和重视。

（二）档案的存储与保管

合理的存储和保管方式可以有效延长基建档案的保存时间，避免档案损毁、丢失或损坏等情况，保障基建档案的可持续性管理。其次，存储和保管基建档案可以提高基建项目的运营效率，为技术更新和升级提供重要依据和参考，促进基建项目的可持续发展。最后，基建档案的存储和保管需要建立科学的管理制度和技术手段，包括档案分类、数字化存储、数据备份等多个环节的完善，以确保档案的可靠性和安全性。

为了保障基建档案的存储与保管，需要建立完善的档案管理制度和流程，明确档案的归档、借阅、存储、保管、销毁等具体规定，确保档案管理的规范性和标准化。其次，采用科学的存储和保管方式，包括定期检查和维护档案室环境、使用符合规范的档案存储箱、使用防火、防潮、防鼠等设备和物品保障档案的安全性。另外，数字化存储是保障档案长期保存和安全性的有效方式，建立档案数字化管理系统，通过数字化手段提高档案管理效率和可靠性。最后，加强档案管理人员的培训和管理[4]，提高他们的档案管理素质和责任意识，确保档案管理工作的顺利开展。

（三）档案的销毁与保密

不仅是档案的存储与保管对档案保管有重要作用，档案的保密与销毁是档案保管的重要组成部分，它可以确保档案资料的安全性和保密性，防止档案泄露、遗失或被盗用等风险。销毁和保密也可以有效地管理和利用基建档案，避免出现冗杂、重复和无效的档案，减少档案管理的工作量和成本，提高档案利用的效率和质量。此外，销毁和保密也有助于保护企业的商业机密和隐私信息，维护企业的声誉和形象，促进企业的可持续发展。

在销毁过程中，需要严格按照规定的程序，避免损毁或泄露机密信息。同时，需要做好销毁记录和证明材料，便于日后核查和审计。在档案保密方面，建设单位需要严格按照相关法律法规和保密规定，保障涉密信息的机密性和安全性。对于涉密档案，应建立相应的保密制度和管理体系，确保档案的安全可控。

（四）档案的检索与管理

基建检索与管理是基建档案管理的重要环节，对于保证基建档案的有效利用和管理具有重要意义和作用。合理地检索和管理方式可以提高基建档案的利用效率，避免因无法及时找到相关档案而造成的时间和资源浪费，同时也方便了基建项目的日常运营和维护工作。此外，检索和管理基建档案可以为政府、企业和社会公众提供重要的信息资源，为基建领域的决策和规划提供支持和参考。

做好档案的检索与管理，需要我们完善档案分类、索引编制、数字化管理等多个环节。通过完善档案分类，可将基建档案按照不同的类别、项目、时间、地点等进行分类整理，方便日后的检索和管理。

四、结束语

基建档案作为记录我国基础设施建设和管理历程的重要文献资料，具有重要的历史、学术和实践价值。本文通过研究和探讨基建档案的重要性、管理方法、保密措施等方面，揭示了基建档案管理工作中存在的问题和挑战，提出了相应的解决措施和建议。这些研究成果和经验，对于加强基建档案保护和利用，推动我国基础设施建设和管理工作的不断发展和进步，具有重要的现实意义和历史意义。我们相信，在全社会的共同努力下，基建档案管理工作将会取得更加丰硕的成果，为我国基础设施建设和管理事业的发展作出新的贡献。