国有建筑企业办公室管理的创新与实践对策

2023-08-12闫芬

南北桥 2023年14期

闫芬

［摘要］我国社会经济的快速发展，推动了国有企业办公管理领域的发展。在确保国有企业的正常运作和进行有效反馈方面，现代企业管理发挥了非常关键的作用。此外，经济发展和政策变化也给国有建筑企业的未来发展带来了更多的机会和挑战。所以，国有建筑企业办公室管理需要进行创新，从而提升管理工作效率和水平。本文从对办公室职能的剖析入手，针对目前出现的一些问题，提出优化措施。

［关键词］国有建筑企业；办公室管理；创新对策

［中圖分类号］C93文献标志码：A

在国有建筑企业中，办公室起到了连接各职能部门的作用，同时也起到了信息传递及后勤服务等作用。在建筑企业办公室的行政工作中，要把精细化管理的概念融合进去，需要从多个角度入手，通过明确部门职责，督办各岗位爱岗敬业，让每一个工作人员都能按时完成工作。在这一背景下，本文对办公室管理的创新进行了较为全面的探讨，希望通过本文的研究，能对我国国有建筑企业提高经营管理能力起到一定的借鉴作用。

1 办公室精细化管理的概念

精细化管理是企业的一种管理思想，其实质是分解、细化、执行企业的战略和目标的一系列管理行为，将企业的战略计划落实到各个业务环节、管理环节的过程。

1.1 项目量化

细化、量化管理项目，就是把整个行政管理作为一个目标，分成几个项目，然后对这些项目进行重构，来实现对业务管理流程的优化以及发挥办公室管理的效能。其功能主要表现在两个维度：一是将行政管理工作进行定量监管，让相关人员对工作的整体情况进行把握，从而加大对行政管理细节监督的力度；二是对管理工作进行量化，对管理过程进行细化。

1.2 流程规范化

将精细化管理的概念引入办公室管理，用某种方法将任务目标按照特定的方式进行重构，并按照流程来对工作进行重新分配，这样就可以完成对业务部门的整体梳理，同时构建出一个和目标匹配的工作规范。

1.3 树立协同意识

协同意识引入就是在多个部门的协作基础上，对有关部门进行协调，从而确保工作的顺利进行［1］。在行政工作方面，办公室虽不直接从事生产，但是其工作涉及企业的方方面面，所以必须取得各个单位的配合，提升企业的经营效率，并推动企业经营目标的实现。

2 国有建筑企业办公室管理创新理念

在国有建筑企业的经营中，要把精细化的管理思想贯彻起来，根据国有建筑企业的特征以及计划目的，有针对性地开展国有建筑企业的经营活动，明确精细化管理的实施过程，最终形成一套长期有效的精细化管理保障措施。

2.1 确立管理目标

国有建筑企业的主营业务是建设工程项目。建筑企业在建设工程项目方面积累了丰富的经验，也为国家的基础设施建设作出了重要贡献。为了更好地管理项目，建筑企业建立了“法人管项目、项目经理责任制”的项目管理体系，该体系以建设工程项目为核心。建筑企业的组织架构包括总公司、专业子公司和项目部，以项目经营为企业管理模式的核心。这种管理模式可以更好地实现项目的高效管理和运营，从而提高企业的整体效益［2］。此外，每个建筑企业都有自己的特色，比如有的企业注重环保，有的企业注重创新等。然而，建筑企业的行政粗放管理也可能存在问题。在实践中，一些企业的行政管理不够严格，执行拖沓、流程不协调等问题也时有发生［3］。为了解决这些问题，建筑企业需要加强对行政管理的规范和监管，加强项目管理的信息化建设，提高项目管理的精细化水平，从而更好地实现企业的可持续发展［4］。同时，也需要加强对项目经理的培养和管理，提高他们的专业素质和能力，从而促进建筑企业的发展和壮大。

具体的目标包括以下几个部分：第一，树立精细化管理的理念，让精细化管理的工作方式得到贯彻；第二，在国有建筑企业生产过程中，减少浪费，拖延等现象，从而达到降本增效的目的；第三，根据建筑企业的需要，对业务流程进行优化，并对业务范围进行相应的缩减；第四，确定工作职责、工作规范，建立一套科学的工作业绩考核机制。

2.2 确立管理内容

根据国有建筑企业的特征及办公室的职能，行政管理工作具体有以下几个方面。

2.2.1 行政费用精准化

行政费用精准化是指将费用的概念与办公室工作的全过程相结合，从而达到减少公司管理费用的目的［5］。例如，制定业务招待标准、控制公务用车成本、减少办公用品的浪费，同时提倡电子化办公，减少在国有建筑企业管理过程中出现的各种浪费现象。

2.2.2 执行力度精准化

国有建筑企业的经营管理必须落实到位。在行政执行力的精准化方面，需要对国有建筑企业办公室部门的职能进行细化，并以此为依据，明确办公室主任、副主任、文员的职能。制定年度、季度、月度的工作内容及评估指标，从而对国有建筑企业的经营管理工作进行全流程管控。

2.2.3 行政协同精准化

建筑企业、子公司和项目部是建筑行业的三个重要层级，它们共同构成了一个完整的建筑生产体系。然而，在实际运营过程中，这种层级式管理模式存在一些行政管理流程延伸的问题，可能会导致协调和沟通不畅通，影响组织系统的效率和生产经营目标的达成。为了解决这些问题，国有建筑企业应该构建行政协同机制，使各级部门之间能够有效协调和沟通［6］。在这个机制下，企业的各级部门应该明确其职责和责任，并建立相应的考核和监督机制，以确保各级部门能够顺利地完成其任务。在具体实施时，需要对项目行政管理与企业行政管理部门的协同职责进行明确。例如，项目部应该负责项目的具体实施和管理，而企业行政管理部门则应该负责企业的日常管理和协调工作。这样一来，各个部门之间的职责和责任就会更加明确，工作也会更加有序和高效。除此之外，还需要建立责任考核和监督机制，以确保各级部门能够履行其职责。例如，可以采用绩效考核的方法，对各级部门的工作进行评估和评价，以发现问题并及时解决。同时，还可以建立监督机制，对各级部门进行监督和管理，以确保工作的质量和效率。

2.3 实行精细经营的战略

国有建筑企业的行政工作，主要是文件往来、工作关系的协调、固定资产和档案的管理等。具体包括以下几个方面。

2.3.1 公文函件

公文的管理是办公室的一项主要工作。办公室应该按照政府机关公文管理的标准，对公文的书写形式和公文的处理流程进行详细的规定。从文件的规范化入手，使国有建筑企业文件的管理工作与国家有关部门的工作衔接更加顺畅，使国有建筑企业文件的管理工作更加规范化。

2.3.2 制度标准化

办公室担负着对建筑企业内部控制制度进行编纂的主要责任，它应该以质量管理体系标准和相关规定的要求为基础，牵头组织职能部门、技术部门对企业管理制度进行完善。

2.3.3 年度计划

在建筑企业的生产经营过程中，年度计划的起草和总结是一个非常重要的环节，它将行政管理工作与企业生产经营工作相结合，以实现企业的战略目标，保证项目中心任务的顺利完成。在这个过程中，办公室以企业的年度重点工作任务为基础，将建筑企业的战略目标和项目中心任务作为具体的目标，并分解到各个部门和岗位［7］。这能够让每个部门和岗位都明确自己的职责和任务，从而更好地完成工作。同时，行政管理部门协调职能部门、业务部门对工作目标和工作任务进行分解，制订具体的年度工作任务计划、计划任务监控指标和量化标准。这样做的目的是让企业的工作目标更加具体、可操作，同时也能够更好地监控任务的完成情况，以便及时调整和优化工作。

2.3.4 资产管理

隨着企业的发展，其固定资产也在逐渐增加。但是，企业固定资产以非生产性资产为主，这给企业的经营管理带来了不小的压力。因此，需要加强对固定资产的精益管理，以提高其使用效率［8］。为了实现对固定资产的精细化管理，可以从以下几个方面入手。首先，需要对固定资产的需求、采购、分配、使用、维护、报废等全程进行记录，以便及时了解企业固定资产的情况。其次，需要对固定资产进行统一编号，按照类别、使用部门进行分类管理，并定期进行清点，以确保账目与实物对应。同时，还需要落实责任部门和人员，确保固定资产的管理工作得以顺利开展。

2.3.5 档案管理

在国有建筑企业中，档案管理是一项重要的工作，包含企业生产经营决策、OA公文、项目建设文件等信息的管理。档案管理是建筑企业经营管理各个方面工作的信息记录，它能够为公司的管理和项目的结算提供一个可追溯的依据。在档案管理工作中，办公室应与档案管理工作相联系，明确部门和项目档案的收集范围、流程和要求。同时，需要协调各个部门和项目设置兼职的档案管理员，并对其进行档案管理的训练，以保证建筑企业的档案和项目档案都能被及时地收集起来。档案管理对于建筑企业来说非常重要，因为它能够记录下企业的历史和发展过程，对于企业的经营决策也有着重要的作用［9］。

3 国有建筑企业办公室管理创新策略

首先，为解决目前我国国有建筑企业经营方式不完善、经营不规范等问题，应完善国有建筑企业经营体制。要规范员工的行为，提升员工的工作效能，让员工明白其职责所在，建立合理的工作制度，让整体工作过程明晰通畅，力求提高工作效率。办公室工作人员要时刻保持清醒的头脑，勇于创新，勇于挑战自我，努力提高自己的素质，为企业的管理工作作出自己的贡献。

其次，要对市场有更多的认识，以市场为中心，不断地进行革新，寻找出一条与企业发展相适应的路径。企业管理层应发挥好“引领”与“服务”的双重作用，洞悉市场发展的趋势，在日常生活中做好“服务”工作，做到合理安排，有条不紊；办公室人员要把细节做好，为上级、同事提供良好的服务，充分发挥自己的作用与价值。与此同时，在管理工作中，办公室人员要将工作落实到具体的细节上，努力提升企业的核心竞争力。

第三，要建立自己的企业文化，营造一个温暖、和谐的工作环境，这样才能实现企业内部的和谐［10］。同时，还应建立一套完善的培训制度，以提高员工的素质和工作能力。建立薪酬激励体系，开展专业的培训，提高企业的效益，提高员工的创新能力和工作效率。

第四，转变传统管理方法，以人为本，调动员工的积极性，让他们认识到自己的价值，并改变传统的、落后的管理方法，为企业提供长期的发展空间。提升员工的总体文化水平，提高工作效率。

4 结语

激烈的市场竞争对建筑业的发展提出了更高的要求，即从粗放型走向精细化，以降低成本，提升国有建筑企业的竞争能力。在管理过程中，需要办公室充分发挥其统筹职能，以各单位、各岗位的职能作为出发点，对其进行科学的设定，创新管理方法，从而推动国有建筑企业的行政管理工作向高质量发展。

参考文献

［1］郭青. 建筑企业办公室管理工作现状与对策研究［J］. 企业文化（下旬刊），2021（5）：116-117.

［2］樊航. 国有企业办公室管理协调职能服务模式研究［J］. 办公室业务. 2020（9）：182，184.

［3］张宝生. 建筑企业工程项目办公室管理的创新策略研究［J］. 企业文化（下旬刊），2019（10）：183.

［4］程芳. 建筑企业办公室管理概述［J］. 经营管理者，2012（24）：226.

［5］胡睿超. 新形势下企业办公室管理工作的创新思路及方法［J］. 经济与社会发展研究，2020（21）：80.

［6］杨明. 探析提高建筑企业办公室管理的有效策略［J］. 消费导刊，2015（11）：249.

［7］魏张伟. 提高建筑施工企业办公室管理的有效策略［J］. 神州，2020（27）：273.