论编辑书稿档案意识的养成

王威

摘 要：书稿档案是图书出版过程的原始记录，是解决法律纠纷的核心证据，是检验编辑业务能力的重要标准，是国家档案的组成部分，具有重要的历史凭证价值、情报信息价值和开发利用价值。收集整理书稿档案是编辑的重要职责。信息时代，必须完善档案管理工作机制，推动编辑适应多平台办公需要、顺应多媒体出版趋势、响应信息化建设需求，着力强化书稿档案的价值意识、历史意识和利用意识，加强书稿档案的收集、整理和归档，提升书稿档案的质量和开发利用水平。

关键词：档案管理 书稿档案 档案价值 编辑档案意识

书稿档案是出版社编辑出版图书过程中形成的需要归档保存的文件材料。原国家新闻出版署、国家档案局联合发布的《出版社书稿档案管理办法》[1]（1992年）明确规定：“书稿档案是图书编辑出版过程的历史记录，是国家档案的组成部分。”“书稿档案由编辑室收集、整理、立卷后，总编室负责归档、管理，并定期移交出版社档案机构。”原国家新闻出版署早在1998年颁布《图书编辑工作基本规程》，明确规定：“图书档案由责任编辑负责收集、整理、立卷，经编辑室审核字交总编室归档管理。”[2]这两部规章，从制度上明确了书稿档案的地位作用、管理职责和编辑的岗位职责，是出版社档案管理的重要法规依据和基本工作指南。从图书编辑出版实践看，责任编辑最了解图书内容、编校信息的价值，特别是信息时代，适应多平台办公需要、顺应多媒体出版趋势、响应信息化建设需求，强化编辑的书稿档案意识，完善档案管理工作机制，加强书稿档案的收集，规范书稿档案的整理，完整记录图书编辑信息，提升书稿档案的历史价值和文化价值至关重要。

一、强化编辑的书稿档案价值意识，切实增强归档工作的责任感

档案价值在不同的历史阶段、不同的利用目的上，有不同的表现形式，学界称为档案的价值形态。顾名思义，档案的价值形态是指档案价值在工作中的具体表现形式，其实质就是档案的具体价值。档案的价值体现在对其形成部门的原始价值，以及对其他使用者的从属价值。原始价值即第一价值，包括书稿档案形成单位需求的行政价值、财务价值、法律价值等。书稿档案的从属价值即对其他的書稿档案使用者所具备的第二价值，其中包括了证据价值，并且，书稿档案的价值大小作为档案价值鉴定的依据。[3]具体来讲，档案的原始价值，又称为历史凭证价值，我们从书稿档案的基本属性、书稿档案的内容和形式特征看，书稿档案是真实可靠的，并且具有法律效力。书稿档案的从属价值，主要是指书稿档案的情报信息价值和证据价值，从书稿档案的信息储备和所反映的内容来看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。书稿档案是出版社从事出版业务活动重要的档案资料，包含选题策划、约稿组稿、编辑加工、合同协议、内部审批、稿酬版税、装帧设计、印刷发行等内容，是各出版单位图书出版的原始记录凭证，具有十分重要的历史凭证价值、情报信息价值和证据价值。因此，图书编辑必须深刻认识书稿档案的价值，切实增强书稿档案归档的工作责任感。

一是书稿档案是解决著作权等法律纠纷的核心证据，其历史凭证价值特别是法律价值地位显要。对于出版单位而言书稿档案是从图书选题、图书策划、图书组稿、审稿，到后期图书编辑加工、发稿、出版全过程，是历史的真凭实据，是具有法律效力的历史证据。书稿档案作为历史记录，反映图书出版物编辑加工印制出版的过程，与其他的物证、证人、证言相比，是具有较高的证明效力，同时也是版权纠纷、履约纠纷中的重要证据。比如，编辑如果未经作者同意，就对其作品进行实质性修改、增删，导致出版社与作者间的知情权、修改权纠纷；再比如，签订合同时，如果对作者署名（特别是多个作者）、权利归属、授权范围、稿酬方式等约定不明确，就容易引起署名权、出版权、发行权及稿酬或版税纠纷。此外，作者如果未经出版单位同意就将已经出版的作品转给第三方使用，或者将已经出版的作品多媒体版、网络版、电子书等电子出版物的版权转给其他第三方使用，造成版权纠纷等等。而裁定或判别纠纷责任的主要法律依据，就是图书编辑出版过程的相关书稿档案，比如编辑与作者的沟通记录（信件、稿件、电子邮件或电话记录、微信聊天记录等）及出版合同或相关协议等。

二是书稿档案是承载编辑出版业务的重要信息资源，其情报价值特别是编辑参考价值作用显著。书稿档案记录了图书出版的事实和经过，书稿档案对编辑来说是非常重要的信息资源，特别是现在智能编校系统在各出版机构普遍使用的情况下，图书编辑出版的数据信息可实时更新，极大地方便了编辑快速和准确地获取所需要的图书编辑信息，同时也为编辑未来的工作规划和出版方向提供了参考。比如，出版社在与作者约定出版纸质版后，假如对于该图书还有数据库版、网络版、数字版等其他版本的出版规划，书稿档案中关于图书编辑过程记录原始文字、图片，或经排版、修图等编校后的定稿，是其他版本所需要的基础资料，可以大幅提高后续环节的工作效率。再比如，再版修订版本的图书，编辑可通过比对书稿档案中关于上一版本与最新版本之间的差异，防止误用版本导致印制错误。[4]

三是书稿档案是检验编辑业务能力的重要标准，其行政价值特别是潜在利用价值日益凸显。书稿档案记录了编辑工作的内容，可以比较直观地反映出一个图书编辑的工作态度，更能反映一个图书编辑的学识水平和业务能力情况。可以从策划选题来看是否切中当前热点，从审稿意见来看写得是否细致、有见地，可作为编辑业务质量和能力的考核指标。[5]同时，书稿档案对编辑的职称评定、图书质量检测等发挥重要作用。书稿档案中的知名专家的题词、各级审稿意见、对图书的评论、重大选题批复等，可以增加图书评奖材料的优势。此外，新入职的编辑可以通过整理书稿档案快速了解图书生产流程和环节，有利于新编辑的成长；对于老编辑来说，亲自整理书稿档案可以梳理工作脉络、总结经验教训、及时查漏补缺，进而不断提升自身编辑业务能力。

二、强化编辑的书稿档案历史意识，确保档案资料收集的完备性

书稿档案反映了每种图书编辑出版的全过程，是图书编辑出版的历史记录，具有系统性、连续性和完整性的特点。这就要求编辑在收集书稿档案时，要牢固树立历史意识，本着对自己负责、对工作负责、对作者负责、对图书质量负责的态度，全面系统、完整准确地收集书稿档案信息，保证每一份书稿档案的完整齐备，使自己编辑出版的每一本图书经得住时间的考验、历史的检验。

一要全面系统收集书稿档案资料。《出版社书稿档案管理办法》（1992年）第五条规定：“每一种图书的书稿档案，应反映编辑出版的全过程。”并对立卷归档的文件、材料范围作了明确规定。要求书稿档案的立卷文件和材料，要涵盖从选题策划、作者沟通、编辑加工、内部审批、合同签订、封面设计、编校印刷、稿酬版税、图书发行等全过程形成的重要文件、资料、记录等。这些书稿档案信息主要包括：选题策划方案、出版合同及协议；与作者就书稿内容修改、确认付印稿、稿酬版税、署名授权、样书的沟通记录（包括电子邮件、QQ或微信等聊天记录等）；编辑加工记录、各校次校样和各级审稿意见；图书出版过程中历次请示报告及审批的文件；与美术编辑就封面设计的沟通记录；与图书印制部门就图书付印问题的沟通记录；作者交付的图书原稿；图书书评及宣传材料；图书奖惩记录；等等。

二要完整准确收集书稿档案资料。书稿档案收集的难点在于与作者沟通的信息。当前，随着通讯技术的发展和工作环境的变化，网络平台多、沟通载体多，已经远远超出了以电话、传真为主的时代，特别是电子邮件、微信等网络社交工具的广泛使用，编辑与作者的沟通方式越来越个性化、随意化，对于编辑与作者之间的沟通信息难以全面收集保存，因此保证书稿档案完整性的难度增大。特别是编辑与作者之间的约稿信息、出版合同版本、图书的书稿原稿、书稿历次修改稿、付印清样确认和稿酬的支付、样书的寄送、图书的重印、图书再版等关键信息，是出版单位拥有合法版权资源的重要证物，对于证明事实、分清责任具有重要意义。所以责任编辑在发稿和付印时要注意收集和归档。比如，作者发来的电子原稿要及时备份，编校部门用稿另外复制，不覆盖原稿。图书的历次加工稿以及作者修改稿、确认稿要备份；编辑与作者间就版权、署名、授权、重印、再版等关键信息，特别是电子邮件等要及时打印备份。一旦发生法律纠纷，如果书稿档案资料中缺少应有的项目，特别是关键性的资料，出版单位就要承担无法举证的责任和造成的相关经济损失。

三要协同配合收集书稿档案资料。书稿档案涵盖图书编辑出版的全流程，除责任编辑外，还涉及策划、审稿、校对、美编、编务、法务、财务、印务、发行等多部门、多岗位，需要各相关部门和人员的协同配合。应坚持“谁创建，谁收集和整理”的原则，由责任编辑个人来整理自己在各平台、各时段所创建的书稿档案，同时负责协调其他各相关部门的人员收集该图书编辑出版过程中的档案信息资料。此外，图书出版完成，书稿档案第一次备份后，如果有新的书稿资料产生，要及时补充更新。

三、强化编辑的书稿档案利用意识，着力提升档案整理的规范性

书稿档案是图书编辑出版的历史见证，也是出版经营活动的“活化石”。归档的目的在于开发利用。档案的利用是档案的生命力和价值体现。书稿档案的利用率与质量标准成正比，没有质量保证的书稿档案其利用价值必然大打折扣。高质量的书稿档案是建立在高标准、规范化的档案管理工作之上。图书编辑要抱着对档案质量负责、对历史负责的态度，为利用者提供准确可靠、清晰完整的高质量的书稿档案信息。

一是适应多平台办公需要，健全书稿档案生成机制。随着办公自动化的发展，大多数出版社的办公系统实现了多平台化、网络化，甚至远程化，极大改变了过去在办公室按工作流程形成工作档案的档案生成模式，因此，必须适应多平台办公需要，完善书稿档案的形成机制。这些办公系统，既有PC电脑终端，也有移动互联终端；既有OA系统，也有智能编校系统，还有诸如腾讯会议、WeLink、微信、电子邮件等会议平台和交流平台。特别是疫情期间，很多出版社的编辑能够通过这些平台实现远程办公、移动办公。编辑与作者及其他相关人员的信息沟通大多通过电话或网络在线完成，这些信息大多是书稿档案信息，需要及时生成书稿档案。特别是存储在各社交平台中的文档信息等文件，要及时保存，否则就有可能造成书稿档案的丢失。有些使用单位的邮箱或办公系统的账号，一旦工作变动，如果账号注销，也同样难以查到其中保存的内容。因此，编辑要及时收集、整理这些电子文件，建立至少存储在2个载体（如电脑硬盘和U盘）的电子档案，确保书稿档案的安全性和完整性。

二是顺应多媒体出版趋势，优化书稿档案立卷要求。数字化时代，图书出版由纸质图书向电子书、数据库、网络版、数字版等多媒体方向发展，图书的载体发生了较大变化，书稿档案信息的形态、载体也相继发生了较大变化。我们必须顺应多媒体出版趋势，及时调整书稿档案的立卷要求和归档细目。对照《出版社书稿档案管理办法》（1992年），明确书稿档案立卷范围，细化归档条目和要求，确立合理的保管期限。特别要针对当前编辑与作者联系大都演变为电子邮件、电话、微信等无纸化方式，要及时将这些书稿档案的电子信息备份存档，同时重要的电子邮件、微信记录等电子信息应及时打印归档，重要的电话应做好书面记录；要合理确定保管期限、具有重要价值的书稿档案。

三是响应信息化建设需求，便于书稿档案开发利用。推进档案信息化建设，是充分保护和利用档案的有效举措，能显著提升档案的检索、查考和传输、利用效率。新修订的《中华人民共和国档案法》（2021年1月1日起正式实施），增加了檔案信息化建设和档案监督管理的有关规定，提出“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，这是以法律的形式确认了电子档案的地位。从目前我国出版工作信息化现状看，综合运用文字、图片、表格、音频、视频等多种电子形式进行业务沟通已成为常态，但对文件的格式尚无统一规定，导致电子文件的格式五花八门。比如，文字有word、pdf、txt等多种格式，图片有bmp、jpg、png、tif、gif等格式，视频有avi、wma、rmvb、rm、mp4、mid等格式。不同格式的文件需要不同软件才能阅读或播放，出版社可根据自身业务需要，选择主流、通用的格式作为书稿档案的格式，构建自己的书稿电子档案的格式标准。

四、结语

编辑的书稿档案意识养成是一个系统的、长期的过程，需要多管齐下、齐抓共管。一要加强组织领导，完善工作机制。要建立健全出版单位党委统一领导、党政齐抓共管、各出版部门各负其责，责任编辑具体负责的书稿档案领导体制和工作机制，将书稿档案整理归档作为编辑和总编室的年度考核指标，与其薪酬绩效、评优评先、职称评定等挂钩，确保思想上能真正重视，行动上能有效落实。二要顺应出版行业发展新形势，完善书稿档案管理制度。要主动适应多平台办公需要、顺应多媒体出版趋势、响应信息化建设需求，构建纸质档案和电子档案标准体系、立卷范围、资料细目，建立内部协同、督查督办、定期核查、安全保密等工作机制，实现书稿档案及时完整归集和保存，保障每一份书稿档案的完整齐备。三要加强法律合规培训，提高书稿档案质量。加强对编辑、书稿档案管理人员的著作权、合同法等法律及书稿档案知识培训，增强图书编辑人员自我保护意识和相关的法律常识。为防止法律纠纷，特别要认真填写出版合同，避免出版格式合同的待填项目出现空白或随意划掉的情况；要与作者核对作品中涉及的人物照片的授权；要加强稿件审核，避免过度引用及引用未标注而导致的侵权隐患；确定书稿、签订合同或领取稿酬时，如作者不能到现场签字，由作者本人出示授权委托书。有多个作者的，应逐一由其本人签授权委托书，不能由其他人代签。[6]

（作者单位系人民交通出版传媒管理有限公司）