分析医疗设备档案资料信息化管理中构建供应商平台的效果

周洪静 临沂市中心医院信息科 （山东 临沂 276400）

内容提要： 目的：探讨分析医疗设备档案资料信息化管理中构建供应商平台的效果。方法：选择2020年9月～2021年9月本院80件医疗设备设为对照组，2021年10月～2022年10月本院的80件医疗设备设为观察组。对照组予以常规纸质管理，观察组在其基础上构建供应商平台。比较两组设备信息管理情况、设备文件管理情况、设备使用记录情况、设备资料调阅用时及资料保存情况，管理人员评价。结果：观察组信息标识等4项信息无缺失的医疗设备占比均更高（P＜0.05）。观察组可查阅到购买请示文件等5个文件的医疗设备占比均更高（P＜0.05）。观察组可查阅到日常保养等4项记录的医疗设备占比均更高（P＜0.05）。观察组查找设备资料平均用时更低（P＜0.05），观察组资料完整度、规范度评分更高（P＜0.05）。观察组管理效率等5项评分更高（P＜0.05）。结论：供应商平台的构建更加便于院内医疗设备相关资料的信息管理，管理评价更高。

随着我国的医疗改革不断深化，多种医用设备和药品都采取集中或是带量的方式进行采购，针对医院内的多种医用设备，应该加强对其设备信息的管理，创建专业的信息化管理团队，让多种医用设备信息的使用以及获取变得更加便捷[1]。具体而言，应该改变以往院内的纸质化档案管理模式，将纸质化的设备信息转化为电子数据，并建立供应商平台，对多种设备电子信息进行统一的规范和管理，制定科学的信息对接和转接流程，提升医用设备信息的整体信息化管理质量，具有一定的研究价值[2]。鉴于此，本研究采取随机对照法进行研究，探讨供应商平台的构建对其文件保存等多种情况的具体影响，现报道如下。

1.资料与方法

1.1 一般资料

选择2020年9月～2021年9月本院80件医疗设备设为对照组，2021年10月～2022年10月本院80件医疗设备设为观察组。对照组医疗设备骨科20件、胸外科20件、脑外科20件、口腔科20例。设备有效期平均（5.11±1.23）年，已用时限平均（0.78±0.11）年。观察组骨科20件，胸外科20件，脑外科20件，口腔科20例。医疗设备有效期平均（5.12±1.22）年，已用时限平均（0.69±0.12）年。两组资料可比（P＞0.05）。

纳入标准：①设备有效期4～6年；②研究经医学伦理学审批；③设备使用年限不超过2年。排除标准：①设备已损坏；②设备原本资料不全；③管理人员未按要求管理。

1.2 方法

对照组予以常规纸质管理。对院内的医疗设备建立专门的档案，安排专门人员对档案资料进行管理，制定严格的信息交接流程，以确保多种信息良好转接。

观察组在其基础上构建供应商平台。①规范化：对于院内的多种医疗设备，应对其档案资料进行标准化、规范化，特别院方在近20年内采购的设备，更应该对其相关纸质文档进行规范化处理，需将其转化为电子数据信息。②甄别与分类：需对院内的医用设备的相关档案资料进行分类管理，灵活运用信息系统，对其进行电子信息的采集和提取，制定标准化的入库流程和规章制度，分类标准则可以设备的采购价值为主，区别保存各类文档，对设备的采购价值进行科学梳理，制定成标准的电子档案。③提高效率：在实际工作过程中，应针对曾出现过的问题进行总结和归类，让采购、验收、使用、维修、保养流程变得更加科学可靠。④构建查询系统：对相关档案进行信息化输入，将每个工作环节所需要的信息与电子档案的内容一一对应，完成电子档案的收集和审核工作。⑤确保数据互通：让多个系统的信息对接和转接功能持续性优化，以便多种形式的信息远程访问。

1.3 观察指标与判定标准

①设备信息管理情况。记录两组设备使用后信息标识等4项信息无缺失的件数，并分别计算占比，占比越高，管理效果越好[3]。②设备文件管理情况。统计每个设备购买请示文件等5个文件的保存情况，并对能够查阅到的文件进行计数，并计算占比，占比越高，文件管理效果越好[4]。③设备使用记录情况。对每个设备日常保养、定期维修等4方面的记录情况进行统计，对可查阅到的记录计数，分别计算占比，占比越高，使用记录情况越好[5]。④设备资料调阅用时及资料保存情况。记录两组每次查找设备资料所用时间，并制定调查问卷，对设备资料完整度、规范度进行评价，每项0～50分，分数越高，保存效果越好[6]。⑤管理人员评价。自制调查问卷，由医疗设备管理人员填写，才能够管理效率等5方面评价，0～60分，分数越高，评价越高[7]。

1.4 统计学分析

应用SPSS20.0软件分析数据，组间及组内设备资料调阅用时及资料保存情况、管理人员评价分别用独立样本及配对资料t检验，采用±s表示；设备信息管理情况、文件管理情况、使用记录情况采用n、%表示，行χ2检验，P＜0.05为差异具有统计学意义。

2.结果

2.1 设备信息管理情况比较

观察组信息标识、警示提醒、使用方法、保养方式4项信息无缺失的医疗设备占比均高于对照组（P＜0.05），见表1。

2.2 设备文件管理情况比较

观察组可查阅到购买请示文件、招标书、院内批复、审批文件、验收表5个文件的医疗设备占比均高于对照组（P＜0.05），见表2。

表2 .设备文件管理情况比较(n=80,n/%)

2.3 设备使用记录情况比较

观察组可查阅到日常保养、定期维护、操作培训、业务教学4项记录的医疗设备占比均高于对照组（P＜0.05），见表3。

表3 .设备使用记录情况比较(n=80,n/%)

2.4 设备资料调阅用时及资料保存情况比较

观察组查找设备资料平均用时低于对照组（P＜0.05），观察组资料完整度、规范度评分高于对照组（P＜0.05），见表4。

表4 .设备资料调阅用时及资料保存情况比较(n=80,±s)

表4 .设备资料调阅用时及资料保存情况比较(n=80,±s)

组别查找资料平均用时(min)资料完整度(分)资料规范度(分)观察组3.12±0.78 44.35±1.25 43.98±1.39对照组14.01±1.21 38.39±1.87 39.01±2.01 t 67.596 23.700 18.190 P＜0.001＜0.001＜0.001

2.5 管理人员评价比较

观察组管理效率、操作便捷度、资料信息化等5项评分高于对照组（P＜0.05），见表5。

表5 .管理人员评价比较(n=80,±s,分)

表5 .管理人员评价比较(n=80,±s,分)

组别管理效率操作便捷度资料信息化设备故障发生情况经费使用观察组56.82±1.21 55.29±1.10 57.12±0.93 56.93±1.12 55.38±1.20对照组49.83±2.38 49.80±2.01 50.15±1.13 50.93±1.85 51.21±1.35 t 23.417 21.431 42.598 24.815 20.649 P＜0.001＜0.001＜0.001＜0.001＜0.001

3.讨论

建立供应商平台后，相关医疗设备的信息完善度能够得到大幅度提升，包括信息标识、警示提醒、使用方式等多个方面[8]。具体而言，管理人员会对医用设备的基本信息和使用方式等信息进行系统性收集，严格按照相关流程对其进行甄别和分类，将不同类别的医用设备信息保存为电子数据，整个过程快速高效，减少了信息分类和匹配错误的概率，保证了相关信息的正确性，以便不同的远端客户对医用设备的电子信息进行查询和使用[9]。本研究中，观察组信息标识等4项信息无缺失的医疗设备占比均更高，说明建立供应商平台能够整体性改善设备信息的管理情况，让多种设备信息得到更好的保存。

传统的信息档案管理方式中，医用设备的文本信息多是以纸质文档的方式进行保存，占据空间较大，且需要定期进行清洁和打扫，才能保证相关纸质档案的良好保存。建立供应商平台后，对于院内的医用设备信息文件，亦转变为电子数据的方式得以储存，其查询效率更高，且文件管理者更易将请示文件、院内批复等进行联系，让这些文件的电子关联性更高，以方便相关人员进行查询，简化查询步骤，亦能提升这些文件的查询占比[10]。文件本研究中，观察组可查阅到购买请示文件等5个文件的医疗设备占比均更高，说明建立供应商平台能够促使购买请示文件的查询占比持续性提升。

传统的档案管理方式需要耗费大量的人力物力，构建供应商平台后则能创建更加科学和规范化的管理流程，针对过往曾出现的管理错误进行集中性思考和预防，从流程和系统的层面制定改善措施对信息化档案管理的质量进行提升。因为制定了标准化的操作流程，相关人员在进行日常保养、定期维护、操作培训时亦会严格按照流程执行，并严格制定审核体系，对日常保养、定期维护等操作的执行率进行考核和评估，以整体性提升相关行为操作的占比[11]。本研究中，观察组可查阅到日常保养等4项记录的医疗设备占比均更高，说明构建供应商平台能够促使相关人员严格执行日常保养、操作培训等流程，提升信息化档案管理的整体质量。

标准化的执行流程不仅能提升相关管理人员的执行率，亦能在一定程度上缩短调阅用时，让相关人员以更快的速率完成多种设备资料的查找工作。具体而言，建立供应商平台后，纸质档案上的设备信息都已转变为电子信息，因为当前电子信息技术的持续提升，电子信息相较纸质信息本就更加便于查找，提取和查阅相关信息时用时更短，反映在院内医用设备的信息查找上，则是其资料查找速率、资料完整度和治疗规范度的全方位提升[12]。本研究中，观察组查找设备资料平均用时更低，观察组资料完整度、规范度评分更高，说明建立供应商平台能够提升资料完整度和规范度评分。

建立供应商平台后，会针对相关人员进行技能培训，包括管理效率、标准操作等多个方面，全方位提升相关人员的信息化管理技能，让他们在发生信息化管理问题时，能够在短时间内采取更加标准科学的处理方式，减少多种信息化管理风险，让整体的信息化档案管理质量得以提升。本研究中，观察组管理效率等5项评分更高，说明建立供应商平台能够提升相关人员的管理效率，让他们的操作更加便捷和标准。

综上所述，在医疗设备档案资料信息化管理中供应商平台，能够让设备信息管理情况得到整体性优化，让多种医用设备使用记录清晰可查，大幅度提升管理效率和质量。