数字化时代档案信息化管理策略探析

随着数字化时代的到来，档案管理工作也迎来了新的发展契机。为了使档案管理工作的开展更加高效，必须与时俱进，积极打破传统档案管理理念的限制，对档案资源的价值进行深入地挖掘，以此使档案资料的利用率进一步提升。所以，档案管理工作的开展，必须朝着数字化建设方向发展，在工作实践中结合自身发展情况，采用相应的有效策略，对工作模式、内容等进行优化调整，进一步加快档案管理的信息化发展步伐，为广大受众提供更加优质高效的档案服务。

一、数字化时代档案信息化管理概述

数字化时代档案信息化管理一般是指借助数据压缩、电子扫描以及云存储等先进科技手段，将以往的纸质、影像以及视频等档案类型转变成数字化形式的信息资源，之后将其存储到计算机档案信息系统之中，以此能够更好地传输和利用档案信息。随着信息化技术手段的不断发展创新，无论是数字化的信息还是载体都越发多元化，即不再受时间限制，也便于大批量地储存档案信息。与此同时，档案实现信息化管理，还可以使档案资源得到更加广泛的利用。所以，在开展档案管理工作的过程中，档案人员要对档案信息化管理的重要性有清楚的认知，进一步加快其发展步伐，从而使我国档案事业能够实现更好地发展。

二、数字化时代档案信息化管理的特点

（一）档案管理更具精准性

档案信息涉及的内容非常庞杂，不仅信息量大，而且有些信息之间还存在着较为复杂的关系。作为档案管理人员，就要立足多个层面，对档案信息进行深入分析和整理，以此使档案管理工作在开展过程中能够更具精准性。另外，档案的信息化管理可以让使用者通过搜索引擎，就能够对档案信息进行搜索、利用等，这样既可以节省时间，又可以大大提升使用效率。随着社会的不断发展，档案资料的数量也在与日俱增，这在一定程度上增加了档案管理工作的困难程度。而推动档案管理的信息化建设步伐，则可以在处理庞大的数据信息时能够更加事半功倍，使工作效率得以进一步提升。

（二）档案管理工作的质量进一步提高

以往所使用的纸质档案，由于保存时间过长或是疏忽大意等其他原因极易发生损坏、丢失等问题，这些对于档案管理工作而言，带来的不便可想而知，甚至会带来一定的隐患。

而随着数字化时代的到来，档案信息化管理则可以使此类问题得到有效解决，档案管理的工作质量也会有明显的提升。另外，当档案资料被转化为电子档案来存储，这样既可以使档案资料的安全得到有效保障，又可以为其他相关工作的开展夯实基础。经过数字化处理过的档案资料，其在完整性、多样性方面可以得到更为长久性的保存，打破了来自时空方面的限制，更加便于开展档案工作，而这也正是信息化技术应用带来的绝对优势。

（三）传输共享更加高效

就档案信息化管理来说，其在数据传输和资源共享方面表现出了较强的优势，借助先进的信息化管理技术手段，可以远程传输档案信息资料，这样可以有效避免工作实践中失误等情况的出现，档案资料的利用率也明显有所提升，档案信息资源的外延特性也得到了充分的展现，这样档案库的信息资源也能得到进一步扩充，变得更加多样化，以此提供全面、优质的檔案信息服务给广大用户，确保每个用户都能够获取自己所需的档案资料。

（四）管理成本明显降低

随着数据信息量不断攀升，不仅增加了档案管理人员的工作难度，而且工作量也会明显增多。而要想使档案管理变得更加科学和高效，就必须增加管理人员数量以满足工作需求，而这势必会让档案管理的运营和管理成本增加。但是随着档案管理实现信息化发展以来，档案管理工作不仅在难度上降低了，并通过科学合理地优化资源配置，大大节省了人力和物力方面不必要的浪费。

三、数字化时代档案信息化管理存在的问题

（一）档案信息化管理程度不高

就目前档案信息化管理实际情况来说，存在着信息化程度不高的问题，并没有将其应有的作用真正发挥出来，这对档案管理的科学化和全面化会产生一定的影响。例如，在档案管理工作实践过程中，信息重复的情况时有发生，这主要是由于部门或是机构之间在信息资源方面缺少有效的交流和互通，以致档案信息比较分散且集中困难。而这也会给档案管理人员收集、整理等工作增加一定的难度，进而影响档案管理工作进展和效率。

（二）档案信息化管理模式较为滞后

虽然目前档案信息化管理所需的设施设备都已经基本具备，然而从使用率来看却并不是很高。还有些单位不够重视档案管理工作，资金投入少且设备不够先进，配置与需求严重不符，致使信息化发展进程缓慢。另外，有些档案管理人员多是兼职，并不具备档案管理经验，则难以为档案管理工作带来创新。档案信息的种类繁多，并且种类不同的信息在归档范围、期限以及保密级别等方面有所不同。然而由于档案管理人员知识储备不足，过度依赖传统档案管理模式，未能以发展的眼光来看待档案资料，这都会对档案信息化管理发展产生不利的影响。

（三）缺乏足够的信息化管理意识

随着社会的不断发展进步，档案管理工作势必会朝着信息化的方向发展，这也是档案管理水平实现有效提升的一个重要途径。在开展档案管理工作的过程中，必须科学合理地运用计算机等技术手段，使档案信息资料的收集、整理以及存储等各项工作更加高效，切实提升档案管理工作的品质和效率。但是在实际开展工作时发现，有些档案管理人员缺少责任意识，没有充分认识到档案信息化管理的重要性，并且长期受到传统工作理念的影响，未能积极主动地学习档案信息化管理相关知识和技能，仍然沿用以往的工作和服务方式，这样势必会影响到档案资料的全面性、时效性等。除此之外，档案管理人员欠缺分析和控制某些不安全因素的能力，这样则很有可能出现人为原因失误、操作不够规范等多种情况。部分档案管理人员缺乏足够的专业素养，主要表现在档案信息不能及时归档、档案管理毫无章法等。而出现此类情况则会给档案管理工作带来一定的难度，有时还会发生资料丢失等严重的情况。另外，档案管理工作中有时还会发生职责划分不清等情况，影响到档案信息化管理的顺利开展。

（四）安全保障体系尚不完善

在档案管理工作人员中有些并不是专业出身，就算是能够录入档案信息，也很有可能对档案资料的网络安全缺少足够的防范意识或是应对能力等。随着信息化等技术的不断发展，虽然给档案管理带来了诸多便利条件，但从某种程度而言也给电子档案的安全带来了一定的风险。例如，电子档案可以通过U盘拷贝，这就使档案信息不再那么安全。特别是有些档案资料属于保密级别，必须采取有效措施确保其安全性。

就目前情况而言，针对档案信息化管理的安全保障体系仍有待完善，无法使档案信息的完整性得到有效的保障，也无法对外界的风险做到有效的预防。再就是传输系统尚不健全，不能全面负责档案信息资料的内容上传，这对后续档案的查阅和利用势必会产生不利影响。

四、数字化时代档案信息化管理的有效策略

（一）树立正确的信息化管理意识

随着数字化时代的到来，档案信息化管理水平要想得到有效提高，就必须树立正确的信息化管理意识，积极运用大数据、云计算等信息化技术手段，加快档案信息化建设步伐。一方面，随着社会的不断发展进步，档案管理工作应与时俱进，根据自身实际情况，制定科学合理的应对措施，进一步强化信息化管理意识，将其作用真正发挥出来。另一方面，加大资金投入力度用于档案管理信息化建设，使各项工作的开展能够更加顺利，并引入大量先进管理设备，将信息化管理的基础设施建设落实到位，这样工作起来才能够事半功倍。

（二）不断完善档案信息化管理系统

在开展档案管理工作的过程中，应根据自身实际情况，对档案信息化管理系统进行不断的完善，确保各项工作得以高效完成。一方面，分析研究档案信息化管理各项工作的流程，并进行合理的简化，根据实际工作需求对档案信息化管理系统进行不断优化升级。另一方面，档案信息化管理系统的应用，首先应借助扫描仪等技术手段将纸质化档案转变为数字化形式，并在确保内容准确性的同时做好相应的分类，为后续工作的开展提供便利。为了使档案信息化管理系统更加完善，还要确保其拥有较强的兼容性，以储存多种格式的电子文件，使档案信息化管理效率得以有效提高。

（三）加大信息化安全管理力度

对于档案资料来说，安全是第一位的，因此，必须科学合理地运用相关先进的技术手段等，以此使档案信息资料更加完整和安全，从而推动档案管理工作顺利开展。随着科技的不断发展进步，其在给档案信息化管理带来发展机遇的同时，也给其带来了一定安全风险，所以，必须予以高度重视。就档案信息资料而言，其具有一定的保密性质，必须采取行之有效的保障措施，从根本上杜绝档案信息泄露等情况的发生。所以，在档案信息化管理工作开展的过程中，应对管理的安全性进行不断地强化，创建科学、标准的网络安全管理体系，使档案信息的安全性得到有效保障。一方面，应及时优化升级档案信息化管理系统的防火墙等，以免受到病毒的入侵等，并借助加密监控等先进技术，使档案信息更具安全性。另一方面，在对安全管理体系进行完善时，还应将硬件设备的安全保障工作落实到位，定期排查相关设施设备、存储环境等是否存在安全隐患，及时发现所存在的不确定因素，以此采取与之相应的预防解决方案，大力维护信息安全，以免档案信息化管理受到外界影响而存在风险。同时，采用杀毒软件定期对档案信息化管理系统进行扫描，减少网络病毒等对档案信息的侵害，使档案管理的安全性更强。

（四）组建专业的信息化管理人才队伍

在大力推进档案信息化管理的过程中，在规划好各项工作，强化软硬件设施建设的同时，还应积极引导管理人员树立正确的档案意识，并通过定期开展培训活动等提升专业素养和技能水平，以此为档案信息化管理提供人才支持。一方面，根据档案信息化管理发展需求，制定相应的人才方案，对人才引进和培养有明确规划。创建完善的培训机制，定期组织工作人员参与到有关档案信息化管理培训活动中，这样不仅可以使他们的专业素养得到进一步提升，还可以推动档案信息化管理更加适应社会发展需求。另一方面，档案管理人员应积极进行自主学习，在增加知识储备的同时，熟练掌握先进设备的操作技能，并灵活运用各类信息化技术手段，以使档案管理的工作效率和品质得到有效提升。档案管理人员还应对最新的政策规定做到及时了解，以便更好地开展工作。作为档案管理人员，应对自身工作有清楚的认知，要在工作实践中尽职尽责，将全部身心放在工作中，并游刃有余地处理好各项工作，从而切实提升档案信息化管理水平。

（五）不断创新档案管理模式

在开展档案管理工作的过程中，要想使信息化真正发挥应有的作用，就必须不断创新档案管理模式，以免因其落后于时代发展步伐，而无法将信息化管理的优势展现出来，以此使档案管理工作得以高效开展。在这一过程中，档案管理人员应在管理理念上做出积极的改变，学习和借鉴先进的管理模式，以求在工作上实现突破创新，并及时更新升级档案管理软硬件设备，将信息化技术手段等更好地应用于档案管理各工作环节，对管理中的不足和问题予以及时处理，对档案资料进行深层次的挖掘，充分体现其价值性，从而为广大档案使用者提供更加优质的档案服务。

五、结语

随着信息化技术发展得越发成熟，并为了更好地顺应时代发展需求，档案管理工作就必须立足于全新的发展视角，进一步加快档案信息化管理步伐，充分运用信息化管理理念，并及时了解当前档案信息化管理中的重难点问题，以此采取行之有效的措施予以妥善解决，将信息化在管理上的优势发挥出来。同时，数字化这一背景之下，应对档案信息的真实性和安全性做好保障工作，积极探索创新路径，从而使档案信息化管理模式得到进一步优化，为档案事业发展起到推动作用。

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（作者简介：翟培元，男，本科，驻马店市中医院，助理馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 刘冬杨）