转型期学校综合档案管理优化的探讨

2023-07-29严淑玲

兰台内外 2023年17期

摘要：当前，我国职业教育呈现高速发展趋势，中等职业教育也进入较好的发展阶段。但是，在职业院校的工作实践中，综合档案的管理工作问题也日益凸显。本文对广西医科大学附设玉林卫生学校档案实际工作情况展开研究，探讨在学校归属高校管理过程中，除了在教学和行政管理等方面做好调整工作外，还有学校的档案工作在现阶段穿线的问题。原有中专时期，单一的档案管理模式如何向科学化和系统化的高校档案管理模式过渡以及如何能够有效提升综合档案管理的工作效率与工作质量。

关键词：转型期；中专；学校；档案管理

《高等学校档案管理办法》是由教育部和国家档案局共同签订并以27号命令的方式颁布，其进一步丰富学校档案内容，扩大学校档案范围，确保学校档案的依法运作，并强调其具有时代特征，凸显“以人为本”“以民生为本”的法律意义。

学校档案是指学校在各历史阶段的各项管理、教学及教研活动中，直接构成有考查价值的文字材料、图纸、表格、计算数据以及声像等，它记录着学校的教育教学活动及管理工作，是学校在管理和发展过程中的重要信息来源，是学校管理基本工作的部分，也是维护学校合法权益和经济利益的一项重要工作，在学校管理工作中发挥着十分关键的作用。

一、转型期学校档案管理概述

所谓过渡期，就是学校从低层次提升到高层次的过程，如中等职业学校在归属高校管理后，学校管理、教学和科研的发展方向也将随之改变。原来的文件保存方式是教育管理的重要组成部分，必须随着教育事业的发展不断变化，以适应学校今后的发展需求，要及时做好综合档案信息管理工作。

1.转型期学校档案的特点

（1）更加重视应用和创新等教学活动。学校作为教育机构，其所保留的文件都有规律可循，必须对其针对性管理。高校档案馆在改革后，管理和教育等方面功能更为显著。在转型期，档案馆教学特征将从过去的“单边输出”向现在的“开放研讨”转化，而在这一过程中，档案馆的教学将会更加重视应用和创新等教学活动。

（2）在转型后，高校的教育与科研工作呈现较强的专门化和科学化等特征。高校档案工作应以教育和科研为中心，围绕办学开展工作。例如，我校是一所医科大学，其宗旨是为从事医疗和健康方面的专业人员提供服务。从2019年开始，我校的年度科研项目持续增多，其中，包括大學类项目和中等职业类项目。校档案馆按照《科学技术研究档案管理暂行规定》的要求，对科技项目资料收集、分类以及保存。

（3）高校档案工作是高校图书馆的一项重要职能，高校图书馆的档案工作对高校的管理决策具有重要意义。在传统的档案管理模式下，一方面，要充分发挥中等职业技术学校的优势；另一方面，要抛弃陈旧的管理观念，探索适合在转型时期中等职业技术学校的新模式。高校档案馆要完善其档案搜集体系，充实其搜集种类，明确其保存年限。如何更好地体现学校的历史文化特色，是学校改革的重要内容。

2.转型期学校档案管理工作的特点

（1）改革后的学校档案工作要与传统档案工作程序相适应。在完成改革之后，要及时梳理管理版本，高校档案管理工作要对教委、行业以及行政部门等关于部属高校档案管理的要求和规定有清晰的认识，及时梳理高校的档案管理工作。

（2）高校档案馆在改革后，更多地关注未来发展需要。以从中专到大专过渡为例，在中专阶段，学校所产生的档案以教学档案、行政档案以及学生档案等为主，而中职阶段档案的分类，从保存内容上来讲，就相对较少。在办学方式上，多采用基层办学方式，为此，在高校档案工作中必须注重对高校教学和研究资料的搜集，以反映高校自身特点和发展的历史脉络。

（3）在改革之后，要重视系统修改。转型时期，学校各项工作因其所处的位置而发生变化，因此，学校的体制和管理也要随之发生变化。高校档案工作要与高校和高校有关文件的工作要求相一致。

3.转型期学校档案在学校行政管理工作中的地位

学校档案管理是一项具有历史性的工作，它直接构成一所学校的教育、教学和管理等各项活动。在《关于加强高校档案工作的若干意见》中，国家档案局也把它规定为“全校工作的一部分”“它是全校教育工作的一个不可或缺的组成部分”。高校档案工作是一项行政工作，教师队伍和大学管理工作是大学基层工作的根本。转型期的学校档案馆与一般工商院校的档案馆一样，为教育服务。在这转型期，档案工作面临着严峻挑战和巨大机遇。

二、转型期高校档案管理的现状分析

结合单位的实际工作，对过渡期间的文件管理问题做出剖析：（1）缺乏档案管理人员。高校对档案工作的关注不够且缺乏针对性，存在档案工作岗位设置不足、责任不清等问题，致使高校档案工作人员身兼多职。（2）档案管理意识低，没有集中管理档案的意识。比如，我校各部门都设有兼职档案员，但因缺乏管理档案意识，且无岗位绩效，档案收集存在一定难度，个别部门在每年移交档案到学校档案室时存在拖拉或不交现象。（3）档案库房未达要求。学校搬迁至新校区，档案库房建在新的办公楼，需按照国家及自治区档案库房要求建设。（4）需进一步加强档案信息化管理。目前，学校按照自治区及市档案局规定，使用档案管理系统软件，但这远远不够，离数字化还有很大差距。

三、档案管理工作的改善途径

1.分管领导重视档案管理工作

各部门负责人应对学校的档案工作给予充分重视，只有采取这些手段，才可以给档案管理创造良好的渠道。所以，必须设置相应的档案管理机构，分管领导应该健全相关制度，改善工作环境，更好地提升管理人员的工作水平，利用现代化的科技服务与资讯科技，以提高档案的保管性与操作性。

2.引导并树立良好的档案观

首先，要建立一套针对档案管理的科学观念。为学校提供各种材料和信息，是学校档案工作的最终目标。其次，要加大相关资料的过滤和输入，以提高资料的使用率，进而提升资料的品质。再次，要增强整体性，档案管理工作是一项规模庞大且综合性很强的“工程”，必须与校方及有关部门的负责人沟通和配合，才能保证数据的准确性。最后，要有先进的管理理念。在适当的时候，引进先进的技术方法和技能，提升档案管理水平和效率。

3.强化档案管理人才队伍建设

在档案工作中，既能凸显其专业化，又能凸显其政治属性。所以，在高校档案工作中，必须具备一定的政策素养和政治思想素养。档案管理人员不仅要熟悉党和国家一系列的方针、政策和法规，还要在各历史时期起到带头作用，把党和高校在各时期的决定和部署贯彻下去，这就是档案管理人员的政治素养。

目前，我国档案工作已进入电子政务，档案工作人员的工作内容、工作方式以及工作方法等都已发生重大变化。所以，要对技术人员的门槛严格管控，通过应用技术为学生提供更好的档案管理服务作为根本标准，建立与技术相匹配的现代档案管理体系，这是确保高校档案工作可持续发展和健康发展的必要前提。要将品德和工作绩效作为选拔任用的主要依据，让那些愿意工作、能工作和会工作的优秀人才被选拔出来。同时，对新入职的员工定期开展业务培训，保证他们思想稳定，学习能力强，工作积极性高。同时，在工作中表现优异的员工，要及时将他们提升到关键岗位上。

4.提高档案管理的服务质量

档案工作者的培养和教育工作是决定其质量的重要因素。其特点是：第一，为政策制定者提供客观、科学的数据支持，以便做出各项重要决策；第二，可以为高校的教师评选和职称评定等工作提供参考依据；第三，能够为该校的往届学生补充相应的学生信息和提交学生要求的有关资料；第四，能够为学生建立档案资料，提升后勤服务管理的效率与能力。

5.加快数字设计

“文件集成”系统，一改以往的文件和文件分开管理与人工处理麻烦的做法，将文件和文件的管理有机融合在一起，是现代化学校文件管理的一个发展趋势。与此同时，在研发档案管理计算机软件时，要将其与具体工作紧密联系起来，不能简单地照搬照抄，而是要根据自己的档案工作现状，因材施教，主动寻求上级领导和计算机信息部门支持，挑选并研发适合学校自身档案工作发展的软件。完善的电子化检索系统是有效利用数字化信息的手段，它可以将计算机系统的高密度存贮与快速、准确运转的特点发挥出来，对档案资料的准确、快速和全面查找起到促进作用，并通过利用机读的形式，提高利用率，有利于原件保存。所以，建立和普及一套完整的计算机检索系统，是实现学校档案管理自动化和现代化的重要方面，也是提升学校档案开发和利用价值的重要课题。

当前，随着技术不断发展，计算机已经变成各种管理工作的基础，在手动管理方式下，文件归档系统的缺点就变得更加突出。其文件管理与档案管理体系是两种完全不同的流程，因为两者分离，导致文件管理所积累的资料，不能被档案管理员使用，而在档案管理过程中，需要重新收集这些资料，这不仅导致人力浪费，还体现出在档案管理中存在的不足之处。

四、转型后学校档案管理模式

1.统一集中，归口管理

改革之后，各單位都要根据国家关于学校档案管理的规定，建设合格的档案室，并配备专职的工作人员管理档案，做到档案有专人负责，并要求各单位把产生的所有档案资料都集中到学校档案室统一管理。通过整合，不仅可以提高档案的使用寿命，而且可以保证档案的真实性、准确性和安全性。本中心将对档案进行统一的规范和归档管理，为今后查档和阅档提供必要的渠道。通过利用与保存将档案资料集中起来，实现人、财、物以及资源节约，提高档案管理人员的专业素质。

2.建立健全规章制度

制度建设是学校档案管理工作的基础，也是学校档案管理工作走向制度化和规范化的基础。这一转变，使得高校对档案工作的重要性有了新的认识。在介绍和借鉴其他院校存档经验的同时，根据院校的自身特点和强项学科，编写适合院校未来发展趋势的存档查阅项目、保存时间及有关档案管理办法。学校应严格执行国家制定的相关档案政策和法律法规，并根据自身特点，按照档案标准化的管理程序，制定一套完整的、系统的以及具有可操作性的档案保存与转递办法，确保档案工作有法可依，有章可循。只有这样，才能保证学校综合档案工作能够走上科学化和规范化的道路。

3.做好前端管理工作，是档案管理业务的核心

所谓前端控制，是指将文件的接收和存档等管理工作融入日常办公中，而那些具有参考和搜索价值的文件，在收到文件初期就必须要开展存档管理工作，如记录收文、编码、分级以及扫描等，把这部分的后期管理工作分散到平时文件管理上，这样不仅为今后的存档管理提供了便利，还能增强各机构存档收集管理的意识。此外，为了及时完成档案归纳和总结等工作，学校还需要在各部门配备专职档案工作人员，并按时向档案馆递交档案资料。在实践技能上，高校档案馆应对其加强技术训练，提高其专业技能。

4.通过购置现代档案管理系统软件，从根源上搞好档案信息化管理工作

我校购买归档保管软件，在归档保管初期，做好档案资料的录入管理工作，以及文档的数字化管理操作，尽可能做到资料管理数字化。

5.认真做好资料收集管理工作，是我校档案管理走向特色化的重要基石

档案部门所接收的材料，应当具备某种价值，为今后工作提供参考。档案是可以反映学校工作特点和校园文化活动的文件。将学校的档案资料整理工作做好，可以助力学校科研工作和理论研究的长远可持续发展。

五、总结

转型既是对高校档案工作的正面推动，又是对高校档案工作的考验，它将推动高校档案工作进一步发展。学校应借鉴国外院校的先进档案管理模式，构建符合自身特点的档案管理模式。在这一转变中，我们要理顺思路、明确定位，探讨适宜的经营模式，抓住机会以及用改革的方法来推动高校档案事业发展。

参考文献：

[1]冯雪.中专学校转型期档案管理特点及管理模式探讨[J].办公室业务，2018（15）：2.

[2]钟影琪.转型时期高职院校档案管理服务模式的创新[J].广东职业技术教育与研究，2013（4）：3.

[3]刘昕.刍议转型时期高职院校学生档案管理的问题及对策[J].数字化用户，2017，023（026）：140.

[4]冉立新，杨宏，李大莉.转型期学校档案工作的对策[J].黑龙江档案，2002（06）：41-42.

[5]谢婷.中职图书馆向高校图书馆转型期档案管理工作存在的问题及改进措施[J].办公室业务，2020（11）：178+180.