档案信息化建设与档案管理的几点思考

摘 要：在我国科学技术不断发展的背景下，信息技术在各行业有着非常广泛的应用，推动了传统行业的转型和优化。在档案管理的过程中，有关人员科学地运用信息技术能够做好档案管理方式的调整和优化，提高信息收集的效率，从而更好地符合档案管理的发展趋势。

关键词：档案管理；信息化；措施

加强档案信息化建设，有利于改变传统的档案管理方式，发挥出信息管理的主要作用，从而有效地做好档案信息的整理工作，提高信息资源的利用率，为档案行业的发展奠定坚实的基础。由于档案信息化建设是一项系统性的工作，涉及各个环节，在具体工作过程中，有关人员要及时做好各项技术的调整和优化，保障档案信息收集整理的效率，从而达到相应的管理目标。

一、档案信息化的内涵分析

档案是各单位必不可少的关键信息，做好档案的管理工作能够实现一个单位的长远发展。档案信息化主要是指在我国檔案管理部门的统一指挥和组织下，在档案管理活动中，全面运用信息技术来实现档案信息的收集、整理和优化工作，从而为社会提供相关的服务，进一步提高档案管理的现代化水平。传统的档案管理工作主要是以实体档案管理为核心，忽视了电子档案资源。档案信息化主要是指通过档案信息资源的数字化来保障档案管理的网络化程度，利用相关的系统性进行加工以及网络传输之后，有效实现信息资源的合理配置，保障档案信息共享。

二、档案管理信息化的必要性分析

1.控制相关的成本，提高工作效率

加强档案信息化的全面建设工作，能够积极处理大量的数据，提高数据处理效果。档案信息化在现代工作中有着非常重要的作用，不仅能够降低相关成本，还能够提高整体的工作效率。随着各单位档案管理数量不断增加，传统的纸质档案管理工作已经不适应现代社会的发展，纸质档案需要一定的空间进行保存，且维护成本比较高，加强电子档案的应用能够有效节约成本，提高工作效率。

2.保证档案保存质量

由于传统的纸质档案抵抗风险能力比较差，纸质档案在存储的过程中会面临各种因素的影响，在长时间保存的过程中，容易出现字迹模糊、纸质老化等各种现象，进而影响了信息的完整性，运用计算机技术便可以存储大量的档案信息，且并不需要占据太大的空间。

三、档案信息化建设的主要特征分析

1.创新性

在传统的档案管理工作中，有关人员主要采取的是落后的纸质档案管理方式，这种管理方式的工作效率比较低，且容易出现人工失误造成档案收集的遗漏、存储方式不科学，甚至丢失的情况。首先，信息技术的全面应用能够有效改变这种情况，摆脱传统落后的管理方式，运用高效简便的管理方法弥补传统管理方式的不足，提高整体的管理效率，优化档案管理人员的管理思维，这是档案信息化管理的主要特点。一般来说，在信息化背景下，新型档案管理方式和传统的档案管理方式相比，信息技术的全面应用能够摆脱传统的管理模式，极大简化了档案管理流程，全面提高了信息收集效率，运用更科学的方式来减少档案管理过程中存在的不足，减少不必要的麻烦。其次，有关人员通过构建信息化的档案管理模式，能够有效地实现档案的自动化处理工作，科学、自动分辨档案信息中资料的真假，根据资料的主要类型进行自动化分类，进而保障整体的工作效率以及档案信息的真实性。

2.时效性

由于档案管理工作是一项非常复杂的工作，涉及各个环节，档案管理工作的管理信息比较繁杂，对档案管理人员的要求较高。由于档案信息会随着时代的发展而出现改变，档案管理人员要适时进行调整工作，改变传统的工作方式。传统的纸质管理形式想要保障档案的时效性是比较困难的，需要投入大量的人力、物力资源，工作时间长，但最终的工作效果并不理想。在新形势下，全面做好信息技术的应用，档案信息化管理方式能够有效改变这一局面，档案管理人员可以实时更新相关的信息，全面保证档案管理的时效性。只有构建起信息化的档案管理方式，才能够进一步做好档案内容的分类和细化工作，保障档案管理信息和数据的全面性和真实性。值得注意的是，档案管理人员不仅需要及时收集和更新档案信息，还需要树立档案信息的时间观念。

四、存在的主要问题分析

1.对信息化建设不够重视

由于大多数单位在档案信息化建设方面投入的资金并不充分，对档案信息化建设的重视程度不够，很多单位还是采取纸质管理的方式，档案管理工作的重点仍然是纸质文件，忽视了档案信息化的建设工作，没有充分挖掘档案所蕴含的主要信息，没有把握档案信息的本质。单位没有围绕发展目标建立相匹配的档案管理体系，极大地影响了档案管理工作的科学性。除此之外，由于缺乏科学完善的档案管理工作体系，影响了单位的进一步发展，档案管理部门在这方面的建设不够充分，缺乏科学的运营体系支持，极大影响了整体的工作效率，不利于发挥档案资源的价值。

2.档案管理方式比较陈旧

目前，大多数单位的档案管理方式是比较落后的，单一的档案管理方法影响了档案的运行效率，虽然大多数单位都在向着档案信息化的方向不断转变，但是整体的发展速度比较慢，缺乏科学、有效的档案信息化管理体系。大多数单位将档案信息化建设的重点放在信息的存储以及核查方面，没有及时高效地开展档案数据的共享，各单位的信息还处在一种封闭的状态，不利于单位经营活动的优化。由于单位对于数据的开发程度并不高，无法实现重大项目和档案信息的深度融合，未能够深入挖掘档案信息的深层价值。单位在制定未来发展战略、资金投资预算、单位管理体系等各个方面，并没有科学地参考相关的档案数据，档案部门也没有结合信息技术来构建有效的档案管理体系，从而影响了档案工作效果。

3.档案的安全性较低

在大量信息化建设过程中，也需要面临一定的风险，现代互联网发展最主要的问题就是安全问题，安全问题也是档案信息化建设的主要风险。由于部分单位档案信息化管理的设备设施比较落后，在缺乏完善的档案信息化工作体系的背景下开展数据资源的共享，这无疑会影响单位档案信息的安全性，严重的话还会危害到单位的可持续发展。目前，安全性较低已经成为制约档案信息化建设的关键。在档案管理工作中，相关人员缺乏一定的安全意识，没有科学、有效地开展安全防护工作，缺乏档案安全管理系统，从而导致档案资源泄密或者是数据被篡改等现象，威胁了档案资源的安全。

4.档案信息的利用率比较低

有的单位档案管理工作缺乏统一完善的规划，各部门缺乏档案应用意识，无法实现档案资源的有效开发。一方面，相关单位缺乏科学、完善的宣传机制，没有做好档案资源的宣传工作，档案信息未能引起单位管理人员的高度重视，降低了档案资源的利用率。另一方面，档案信息化管理的难度比较高，由于缺乏科学、完善的档案资源互动应用体制，导致档案信息的检索效率并不高，缺乏成熟完善的服务体系，极大制约了档案信息的利用率。

5.档案管理人员专业素质不高

在单位档案管理过程中缺乏专业的管理人才的支持，部分档案管理人员没有掌握先进的档案管理技术，自身的档案管理思想比较陈旧，难以适应智能化技术、信息化技术所提出来的需求。同时，档案管理人员缺乏对新兴技术的充分认识，没有及时开展相关技术的学习，不适应云平台、大数据等技术所带来的工作调整。除此之外，单位缺乏专业化档案管理人才的引入，没有充分重视档案管理人员的招聘、晋升、培训等各项工作，在档案信息化建设过程中，没有投入充足的资金进行相关设备设施的优化和完善，极大制约了档案信息化管理系统的有效开发。由于缺乏完善的晋升和培训机制，单位对专业的档案管理人员的吸引力比较低，降低了专业人才对单位的忠诚度。

五、主要的优化措施分析

1.强化档案信息化管理的认识

从某种程度上来说，推进档案信息化建设的关键是更新理念。档案管理人员是开展档案信息化建设的核心要素，这部分人员的主动性和积极性影响着最终的建设效果，而档案管理人员的主动性需要相关理念的影响，必须要转化自身的认知，树立档案信息化建设的正确认识，对档案信息化建设有正确的了解，增强自身的使命感，加强档案管理工作的全面重视，积极开展档案信息化建设的各项工作。马克思主义的哲学观提出：“意识具有一定的能动特点，社会意识具有推动性的作用。”因此，在档案信息化建设的过程中，单位要全面重视档案管理人员意识的培养，帮助档案管理人员树立正确的档案信息化意识，推动档案信息化建设。

2.建立相关的网络档案

在单位档案管理的过程中，通过构建相关的网络档案来进一步提高档案管理效率，且取得良好的工作效果。首先，要建立相关的档案网站，合理利用档案网站来做好信息的共享和分析，构建内部服务网站、公众服务网站两个平台，全面发挥档案管理工作的服务性以及档案信息的主要作用。其次，单位要做好相关硬件设备设施的采购，档案管理信息化工作开展起来会更加高效，从而有效实现信息的交换，提高档案管理的安全性。

3.构建档案资料远程查阅系统

首先，单位需要不断完善档案资料远程查阅功能，根据实际的档案内容，设置不同的公开级别，建立档案信息网络公开标准。对于已经公开的信息，单位要以指定的格式在网站上定期发布，从而保障网络信息的规范化和标准化。同时，档案管理部门也可以根据本地资源来不断完善档案信息资源网站，单位需要不断优化档案资料内部查阅性能。对于不能公开的档案信息，单位要根据档案信息的主要内容来设计身份验证系统，确认档案使用者后才能够让其远程访问档案馆，从而获取相关的信息。此外，单位要建立档案馆异地查阅档案证明机制，要稳步推行该工作，通过合作、协议和签订的方式来加强各档案馆之间的紧密联系和合作。异地档案证明是一种新型的工作方式，有利于实现档案信息的高效利用，做好该模式的探索工作，便于有关人员利用备份数据脱机交换等功能，从而转变档案证明材料的打印方向，有效地减少档案使用人员的奔波时间，提高工作效率。

4.充分把握档案信息的安全

为了保障单位档案管理工作的规范性和标准化，要做好档案信息的保密工作，保障档案数据的完整性，从而充分发挥档案的使用价值。档案是单位非常重要的信息资源，如果关键信息出现泄漏，会影响单位的未来发展，损害单位的利益。因此，单位要积极做好档案信息的保密工作，全面开展安全管理工作。

信息安全管理工作的全面落实需要有硬件、软件的支持，保障信息存储传输的安全性，以及用户使用档案信息的真实和有效性，要全面禁止非法用户的访问。在管理层面，单位要广泛推行档案管理工作规范化，积极贯彻档案信息化管理工作的要点，激发各部门对信息安全的全面重视。与此同时，单位还需要做好档案管理人员的培训工作，保障档案管理人员的专业素质，通过优化相关的制度来强化档案管理人员的认知。在日常工作中，单位要全方面落实安全管理守则，强化档案管理人员的安全意识。除此之外，单位要注重软硬件设备设施的日常维护工作，及时排查硬件设备设施的故障，做好数据的备份。档案管理人员可以通过管理平台结合上传的主要数据来掌握设备设施的运行情况，并运用各项数据进行计算工作，保障分析结果的客观性和真实性。

在技术层面，单位要聘请相关的计算机人才做好系统的维护工作，避免病毒对信息系统的影响，全方位监督计算机的运行，定期做好病毒的查杀，发现病毒要及时采取相关的措施，从而更好地保障档案信息的安全。此外，单位还需要合理利用物理和网络的有效方式，制定科学合适的安全措施，有效维护档案信息的完整性，通过定期更换核心密码以及设置分级密码的方式，保障档案信息存储的安全性。

5.开展专业人才队伍建设工作

为了全面适应社会发展的需求，加快档案信息化建设工作，解决人才缺失的问题，单位要从培训、引进等多个方面入手来提高相关人员的专业素质。一方面，通过相关政策的引导进一步优化专业队伍，吸引高素质人才的加入，进一步提高信息化管理的水平。单位要加大档案信息化建设资金的投入，鼓励高素质、专业化的人才参与其中，并通过科学完善的规章制度来优化薪资待遇，提高专业人才的认可度。另一方面，单位要从组织内部入手，不断完善人才激励制度，提高相关人员的工作责任感，科学掌握档案信息化管理工作技能，提高档案管理工作的效果。

6.創新服务方式

在档案收集时，相关人员要改变传统的纸质档案存储方式，运用计算机软件来制作相关的电子文档并及时进行归档。在整理时，要合理利用电子产品来做好相关资料的整理和分析，及时更新档案信息。单位还需要优化传统的文本查阅方式，合理利用网络检索工作，提高工作效率。

六、结语

总而言之，在我国经济水平不断提升的背景下，档案管理工作需要及时转型和优化，强化档案信息化建设工作，有利于提高档案管理工作效率，把握时代发展机遇，及时做好开拓创新工作，全面做好档案信息资源的开发工作，保障档案管理工作的稳步开展。

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作者简介：陈丽霞（1971—），女，汉族，山东潍坊人，本科，副研究馆员，研究方向：档案信息化研究、环保档案的重要性、档案管理。