对做好婚姻登记档案管理工作的分析及建议

2023-07-29马华丽

兰台内外 2023年17期

摘要：婚姻登记档案管理是保障婚姻家庭稳定的重要环节。本文分析婚姻登记档案的概念、管理程序和现状，并提出加强管理工作的策略，包括落实组织改革、规范流程环节、推动信息化发展和注重审核培训等。通过这些策略的实施，可以提高婚姻登记档案管理的效率和质量，保障社会稳定和家庭幸福。

关键词：婚姻登记；档案管理；工作改革

婚姻登记档案是婚姻家庭关系的法律证明，是婚姻家庭稳定的基础。然而，在现实生活中，婚姻登记档案管理存在一些问题，如流程不规范和信息化程度低等。這些问题影响了婚姻登记档案管理的效率和质量，也可能对社会稳定和家庭幸福造成负面影响。因此，本文旨在探讨如何加强婚姻登记档案管理工作，提高管理效率和质量，保障社会稳定和家庭幸福。

一、婚姻登记档案的概念

婚姻登记档案是指在法律规定的程序下，将婚姻登记相关信息进行记录和保存的文件。它是婚姻法律制度的一个重要环节，也是维护婚姻法律权利的基础。婚姻登记档案不仅包含新人的个人信息，还涉及婚姻双方的婚姻状况、财产状况以及家庭背景等信息。婚姻登记档案的重要性在于它不仅是婚姻法律的证明文件，也是社会信用体系的重要组成部分。这些档案记录有利于公共安全、社会稳定和个人权益的保障。比如，在夫妻离婚的时候，婚姻登记档案可以作为证明双方婚姻状况的依据，避免出现纠纷和争议。此外，在房地产买卖、遗产继承和医疗保险等方面，婚姻登记档案也有着重要作用。值得注意的是，婚姻登记档案不仅要准确与完整地记录夫妻的信息，还要严格保护这些信息的安全。因为这些信息涉及夫妻的个人隐私和家庭背景，一旦被泄露，可能会对夫妻双方造成不良影响。因此，国家应当加强婚姻登记档案的管理和保护，确保信息的隐私安全。总之，婚姻登记档案是维护婚姻法律权利和社会公共利益的重要组成部分。只有将婚姻登记档案管理好，才能更好地维护社会稳定和公共利益。

二、婚姻登记档案管理的基本程序与现状

1.基本程序

婚姻登记档案管理程序是保障公民婚姻权利和历史记载完整性的重要措施，该程序包括归档、保管、移交、利用和销毁五部分。在归档程序中，婚姻登记机关应按规定对材料分类整理，并采取科学的管理方法提高档案的保管水平。保管期限为100年，若有继续保存价值，可延长保管期限。移交程序要求婚姻登记机关将档案移交至相应单位，保证婚姻登记档案的完整和不受损害。在利用程序中，婚姻登记档案保管部门应建立档案利用制度，保障当事人合法权益，并严格限制单位、组织和个人查阅、利用婚姻登记档案的行为。最后，在销毁程序中，婚姻登记档案保管部门应做价值鉴定，并严格按规定销毁，确保销毁过程不漏销或流失。通过该管理程序，可以有效保障婚姻登记档案的完整和不受损害，为公民的婚姻权利提供历史资料记载和可靠保障。

2.现状

婚姻登记档案作为维护社会稳定和公共利益的重要组成部分，其管理工作至关重要。然而，在当前的管理实践中，婚姻登记档案管理存在一些问题。首先，一些地区的婚姻登记档案管理机构人员素质参差不齐，存在管理不规范的情况。例如，有些工作人员在办理婚姻登记时，没有认真核实夫妻双方的身份证明和其他相关资料，这可能导致登记信息不准确。有些地区婚姻登记档案管理机构存在信息被泄露的风险，因为工作人员没有对信息存储和管理进行有效的保护。其次，一些地区婚姻登记档案管理机构的信息化程度不够高，档案信息不互通，存在信息共享和查询不便的问题。此外，一些婚姻登记管理机构还采用手工方式记录信息，这容易导致记录不完整或遗漏。总之，婚姻登记档案管理部门需要通过加强管理和信息化建设，提高管理水平和服务质量，才能为社会各方面提供更好的保障和服务。

三、加强管理工作的策略

1.落实有效组织改革

近年来，随着社会发展和进步，婚姻登记档案管理的重要性越来越凸显。为了加强婚姻登记档案管理，需要从组织领导、职责分工、培训和考核四个方面入手。首先，组织领导是加强婚姻登记档案管理的重要保障。需要建立完善的管理机构，明确各级机构的职责和权利，并建立高效的工作机制，保证管理工作顺畅展开。同时，需要加强对婚姻登记档案管理政策和法律法规的学习和研究，不断优化管理方式，提高管理水平。其次，职责分工也是加强婚姻登记档案管理的重要一环。需要合理分工，明确各岗位的职责，确保各环节有人负责和落实，避免重复工作和疏漏。同时，还需要建立完善的信息管理系统，便于管理人员及时了解各项工作的进展情况，并及时调整和改进。

此外，培训和考核也是加强婚姻登记档案管理的重要环节。需要对管理人员加强专业知识和技能方面的培训，提高其管理水平和业务能力，确保管理人员具备完善的婚姻登记档案管理知识和技能。同时，需要建立完善的考核机制，对管理人员的工作实行监督和评估，确保各项工作能够得到有效的推进和落实。例如，某市民政局为加强婚姻登记档案管理，提高管理人员的专业知识和技能，决定对全市各级婚姻登记机关的管理人员实行培训考核。培训考核的内容包括《婚姻登记条例》《婚姻登记工作规范》《婚姻登记档案管理办法》等法律法规和规章制度，以及婚姻登记档案的收集、整理、归档、保管、利用、移交以及鉴定销毁等工作流程和方法。培训考核的形式为线上线下结合，采用视频教学、案例分析和现场操作等方式。培训考核时间为一周，每天安排四个小时的学习时间，最后一天闭卷考试。培训考核的标准为满分100分，60分及格，不及格者需补考，补考不合格者将受到相应处理。通过此类方式，民政局成功强化了档案管理效果，为实现提升婚姻登记工作水平提供了有力支持。

总之，加强婚姻登记档案管理是提升婚姻登记工作质量的重要一环，需要不断地完善管理机制和工作方式，提高管理水平和效率，确保婚姻登记档案管理工作能够得到有效的推进和落实。只有这样，才能为广大人民群众创造更加良好的婚姻登记环境，为社会和谐发展作出积极的贡献。

2.规范流程环节

婚姻登记档案是记录婚姻信息和个人隐私的重要文件，加强婚姻登记档案管理，需要规范婚姻登记档案的收集、整理、归档、移交、利用和销毁等环节，确保婚姻登记档案的齐全完整和安全保密。首先，需要建立完善的婚姻登记档案收集制度。对于婚姻登记档案的收集，需要制定明确的工作流程和标准，严格按照规定的程序和标准收集。其次，需要加强婚姻登记档案的整理和归档工作。对于已经收集的婚姻登记档案，需要对其分类整理和编号，确保档案信息的完整和准确。同时，对于婚姻登记档案的归档，需要制定明确的归档标准和程序，并建立完善的档案管理制度，确保婚姻登记档案的安全和保密性。再次，需要加强婚姻登记档案的移交和利用管理。对于已经归档的婚姻登记档案，需要建立完善的移交制度，确保档案移交流程的规范。同时，对于婚姻登记档案的利用，需要建立完善的档案利用制度，严格控制档案的利用范围和程序，确保婚姻登记档案的安全和保密性。

例如，李先生和王女士于2018年在北京市海淀区民政局登记结婚，领取结婚证。2019年，他们因感情不和协议离婚，但没有去民政局办理离婚手续。2020年，李先生在网上认识了张女士，两人相恋并决定结婚。李先生向张女士隐瞒自己的婚史，用伪造的身份证在河北省保定市民政局登记结婚。2021年，王女士发现李先生的重婚行为，向北京市海淀区民政局举报，并要求查看李先生和张女士的婚姻登记档案。北京市海淀区民政局根据王女士的举报，通过档案移交制度，向河北省保定市民政局申请查看李先生和张女士的婚姻登记档案。河北省保定市民政局根据档案利用制度，审核了北京市海淀区民政局的申请，并将李先生和张女士的婚姻登记档案移交给北京市海淀区民政局。北京市海淀区民政局通过对比两份婚姻登记档案，确认李先生的重婚事实，并将其移送法院处理。这一案例证明档案移交管理的重要性，对做好相关工作具有重要参考意义。

此外，需要规范婚姻登记档案的销毁管理。对于已经过期或者失效的婚姻登记档案，需要建立完善的销毁制度，严格按照规定的程序销毁，避免档案信息被泄露。综合分析，规范婚姻登记档案的收集、整理、归档、移交、利用和销毁等环节是加强婚姻登记档案管理的重要内容，需要建立完善的档案管理制度和工作流程，提高档案管理人员的工作能力和水平，确保婚姻登记档案的齐全完整与安全保密，为婚姻登记工作提供坚实的保障。

3.推动信息化发展

随着信息技术快速发展，建立婚姻登记档案的电子化管理系统，是加强婚姻登记档案管理的重要内容。电子化管理系统不仅可以提高婚姻登记档案的保管水平，还可以提高服务效率，为公众提供更加便捷的服务。首先，电子化管理系统可以提高婚姻登记档案的保管水平。与传统的纸质档案相比，电子化婚姻登记档案具有更高的安全性和稳定性。利用云存储技术，可以将婚姻登记档案保存在云端服务器上，有效避免因自然灾害和盗窃等因素导致档案丢失或损坏的情况。同时，电子化管理系统还可以通过密码控制和权限管理等手段，保障婚姻登记档案的保密性和完整性。其次，电子化管理系统可以提高服务效率。传统的婚姻登记档案管理工作需要人工处理大量的文件和表格，工作量巨大且容易出错。利用电子化管理系统，可以实现自动化信息录入、查询和打印等操作，大大提高了工作效率。同时，公众可以通过电子化管理系统在线查询和打印婚姻登记档案，避免因人力不足或时间限制导致服务滞后的情况。

例如，北京市民政局是负责婚姻登记和管理的部门，每年要处理数以万计的婚姻登记档案。为了提高服务效率，该局在去年9月启用电子化管理系统，实现婚姻登记档案的自动化录入、查询和打印等。同时，该局开通了网上服务平台，让公众可以在线查询和打印自己的婚姻登记档案，无须到现场领取纸质的结婚证。这样既方便了公众，又减轻了工作人员的负担。一个典型的例子是李先生和王女士：2022年10月，在北京市民政局办理了婚姻登记，今年3月，需要提供结婚证作为签证申请的材料，他们通过网上服务平台查询和打印婚姻登记档案，非常快捷和便利。这一案例充分证明信息化对档案管理工作的重要意义，具有重要参考价值。

另外，建立婚姻登记档案的电子化管理系统还可以促进信息共享和协作。通过网络技术，电子化管理系统可以对婚姻登记档案分类管理和检索，不同地区和不同机构之间可以方便共享婚姻登记档案信息，提高工作协作效率。综合分析，建立婚姻登记档案的电子化管理系统是加强婚姻登记档案管理的重要措施，需要制订明确的电子化管理系统建设计划，利用先进的信息技术手段，提高婚姻登记档案的保管水平和服务效率，更好地服务于公众和社会。

4.注重审核培训

加强对婚姻登记档案利用者的指导和监督，是加强婚姻登记档案管理的重要环节。婚姻登记档案作为重要的法律文书，不仅关系到婚姻当事人的合法权益，也涉及社会稳定和公共利益，因此，必须严格监督和管理。

首先，需要建立婚姻登记档案利用者的管理制度。婚姻登记档案管理单位应该明确规定婚姻登记档案的利用者范围和利用方式，并对其严格审核和管理。同时，还应建立婚姻登记档案利用者的黑名单制度，对有过失信行为的单位或个人实行记录和惩罚，实现良好的审核与管理效果。

其次，需要加强对婚姻登记档案利用者的培训和指导。婚姻登记档案管理单位应当加强对婚姻登记档案利用者的业务培训和宣传教育，使其了解婚姻登记档案的保密性和重要性；同时，明确在利用过程中的注意事项和规范要求。

最后，需要建立婚姻登记档案利用者的监督机制。婚姻登记档案管理单位应当加强对婚姻登记档案利用者的监督和检查，对于发现的利用不当和违规行为及时制止和处理，并记录和追责。同时，还应建立举报渠道和投诉机制，接受公众对婚姻登记档案利用者的举报和投诉，维护婚姻当事人的合法权益。

四、总结

综上所述，婚姻登记档案管理是维护婚姻家庭稳定的基础工作，需要高度重视和加強管理。相信通过各种策略的实施和完善，婚姻登记档案管理工作一定能够得到进一步提升，为社会稳定和家庭幸福作出更大的贡献。同时，也期待各级政府和相关部门在加强婚姻登记档案管理工作中发挥更加积极的作用，为全社会提供更加优质和高效的服务。

参考文献：

[1]马华丽.试论如何提升婚姻登记档案信息化管理水平[J].黑龙江档案，2022（06）：73-75.

[2]何文丽.新时代婚姻登记档案管理问题探究[J].中国民政，2022（22）：30-32.

[3]刘彩霞.完善婚姻档案信息数据库的几点举措[J].浙江档案，2022（10）：50-53.

[4]宋岩.加强婚姻登记档案管理服务的路径思考[J].黑龙江档案，2022（03）：183-185.

[5]姜洪刚.婚姻登记档案信息化管理探讨[J].办公室业务，2022（10）：112-114.

[6]傅晓丽，于丽萍.如何实现婚姻登记档案管理动态化——山东省潍坊市奎文区的实践与探索[J].中国民政，2022（02）：40-41.

[7]宋岩.如何做好基层婚姻登记档案管理工作[J].黑龙江档案，2022（02）：206-208.

[8]于利勇.正定县多措并举做好婚姻登记档案管理工作[J].档案天地，2022（11）：5.

[9]杨青春.简述婚姻登记档案的查阅利用[J].黑龙江档案，2021（05）：122-123.

[10]李淑娟.婚姻登记档案信息化建设点滴谈[J].黑龙江档案，2019（03）：62.

[11]李娟.数字化管理在婚姻登记档案工作中的应用[J].兰台内外，2019（24）：32.