新媒体环境下数据档案管理存储检索平台的构建

赵亚男

新媒体占据了主导地位，当今网络信息技术和计算机网络技术快速发展，推动了数字化档案管理的高速发展。但由于广播发射台传统的文件管理工作，使发射台难以跟进新媒体时代的文件管理发展。因此，将发射台文件档案数字化的管理是新媒体时代发射台站档案数字化建设的必要目标。

一、广播电视局文件数字化建设综述

（一）发射台档案数字化建设定义

档案一般来说是由相关人员保存相关的重要信息文件。在新媒体时代，必须更新并扩大档案的定义。为了更好地适应新媒体时代对广播发射台站设备、技术、维护、人事文件的管理需要，数字化记录方式变得势在必行，切实存储相关的档案信息，是新媒体时代发射台站档案管理的新挑战和新原则。其中有几点决定了发射站需要建立数字化档案。第一，数字化档案是由二进制代码构成的数据，不存在实体。第二，发射台的文件包括员工信息、设备信息、单位的设备维修记录等，存在的档案种类繁杂。第三，文件电子化可以有效提取文件有价值内容，规避不必要的繁琐。通过扫描等方式对数字化文件进行整理，可以实现让数字化文档便于管理。第四，档案的数据化存储方式必须通过各种媒介终端相结合的方式实现，这些媒介终端需要通过网络形成统一的整体来管理[1]。

（二）发射台档案数字化建设的必要性

河北广播电视台三〇七发射台站担负着全省广播频率及地面数字电视信号的发射任务。档案管理工作上虽然设置有档案室，但使用的是传统的表格登记、分类管理、分柜存放，每次查询调阅都需要人工翻找，不仅费时费力又容易造成损坏。受条件艰苦、场地限制、设施老化及地理位置气候等多重因素影响，常年多雨潮湿，单位的纸质档案易受潮，频繁的查阅借用也可能导致档案缺失，不适合长期保存。因此，做好发射台档案数字化的建设，首先，可以保护档案的原件。这是因为传统的档案管理都是以纸质为主，对于那些年代较为久远的纸质档案而言，很容易受到光照、温度、湿度以及虫咬等破坏。另外，反复对这些文件进行调阅的话，会发生二次损坏，最终有可能损坏原来的文件。但是，数字档案管理系统可以有效避免这些情况的发生。利用云端技术上传相关的档案数据，不仅可以迅速访问计算机，而且没有被破坏的风险。其次，通过建立数字档案，可以缩短档案管理员的工作时间。传统的纸质文件在需要相关人员检索时，会浪费大量的人力和材料，而数字文件只需打印即可直接提供给需要的人，从而避免了人力和材料的浪费。最后，数字档案的建立提高了档案管理效率。网络信息爆炸式发展的新媒体时代，与传统的档案管理方法相比，通过数字档案系统收集档案信息，以及信息验证可以实现文件的远程电子检索，可以节省传统的、可接触的、不必要的劳动力。档案管理人员只需通过电子扫描就能对实物档案进行电子管理，有效提高档案管理效率。

二、广播电视发射台档案数字化建设的可行性

广播发射台的文件是行政、项目、技术类、安全广播等工作中形成的重要纸质文件和基础。通过电子网络技术构建档案管理数字化平台是发射台站未来档案工作的必要趋势，也是促进档案管理数据化创新发展的硬性要求。

（一）电子归档法律政策日益完善

依法管理，依法行动。随着我国依法治国的进度和文化企业的推进，档案法律和监管体系也越来越完善，特别是有关档案电子归档的法律和政策逐步到位，保障措施逐步到位。无论是最近修订生效的《中华人民共和国档案法》，还是《电子劳动合同订立指引》《党政机关电子公文归档规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》《文书类电子档案检测一般要求》《会计档案管理办法》等法规，无论是相关文件规章制度还是其他条例中都明文规定了文件电子归档的明确和具体要求，为推进文件电子归档的合法化、标准化和标准化管理奠定了重要的法律层面依据[2]。

（二）台站数字档案资源日益丰富

“存量数字化、增量电子化”是广播发射台档案工作信息化的目标之一，也是建设广播发射台档案数据化的总体要求。

1.存量数字化

为了实现纸质档案数字化，三〇七广播发射台站专门购买了PDF批量合成工具等软件，对办公室档案馆存的文书档案、工程档案、技术档案、财务档案、照片档案等进行数字化扫描加工，有效加快档案数字化进程。以河北省广播电视三〇七发射台为例，截至2023年，已完成1965—2023年总计58年的纸质文书档案的基础信息录入，6509件永久文書整理归档等工作[3]。

2.增量电子化

近几年，河北省广播电视三〇七发射台为适应档案管理数据化要求，不断通过建设技术业务系统、物资管理系统、工资系统、OA办公系统、财务系统等，一系列电子文件资料在多个业务系统中大量生成，电子文件传阅、办理和归档也更加便捷。

（三）台站档案信息化管理日趋成熟

信息技术在广播发射台文件档案数据化全过程中发挥的作用越来越重要。首先，广播发射台文件档案数据化系统的归档、运用等方面具备相应的技术手段。另一方面，广播发射台建立文件档案数据化系统，其中包含档案数字化、档案检索、档案目录化、档案统计等功能，全面管理和监控档案信息。同时可以将档案云端化：云计算技术可以将数据和信息存储在云内的档案信息管理系统中，从而实现更加安全、可靠和高效的数据管理和备份[4]。

三、构建数据档案管理存储检索平台的实现路径

（一）档案管理存储检索平台MySQL的功能及特点

数据库管理系统（Database Management System，简称DBMS）是一种操作和管理数据库的大型软件，用于建立、使用和维护数据库。数据的所有存储、检索、管理和处理实际上是由数据库管理系统完成的。DBMS可分为两类：一类为基于共享文件系统的DBMS，另一类为基于客户机—服务器的DBMS。广播发射台站使用的MySQL就是DBMS的一种，是一种数据库管理系统[5]。

MySQL是一种关系型数据库管理系统，使用SQL 语言对数据库进行管理。它是由一批数据构成的有序集合，这些数据被分门别类地存放在一些结构化的数据表（table）里，而数据表之间又往往存在交叉引用的关系，所以被称为关系型数据库。这种关系数据库集可扩展的、高性能的、为分布式客户机—服务器计算所设计的数据库管理系统，实现了与WindowsNT的有机结合，提供了基于发射台需求的信息管理系统方案。以其内置的数据复制功能、强大的管理工具、与Internet的紧密集成和开放的系统结构为台站档案系统的开发人员、使用者、管理者提供了一个出众的档案管理存储检索平台。

（二）档案管理存储检索平台文件整理与存储

基于MySQL的数据存储检索平台具有存储形式多样、检索方式灵活、管理权限严格等特点。

1.录入检索。平台录入将所有图纸和档案资料进行扫描，按技术指标和技术类型区分，统一排序编号，设置标题和副标题作为录入和查询调阅的基本条件，将文件内容以文字形式录入作为模糊查询检索条件，还可以将图纸和档案资料以图片或附件形式录入平台，方便检索完整的档案资料。

2.分级管理。利用平台灵活的管理权限设置模式，设置超级管理员、高级管理员、管理员等各级管理员的查询、调阅、复印、导入、导出、修改等操作限制，管理层级分明，按档案保存密级严格管控，确保档案安全。

3.按录入档案的存储时限设定系统自动提醒。存储时间到期后自动提醒是否进行清理，系统还可以按“当日提醒”“当月提醒”“指定提前提醒天数”等三种方式进行信息提醒，登录的管理员可以根据需要选择对于“非日期型”的提醒项目，系统会按“系统提醒项目”中设置的提醒条件内容，显示相关的提醒信息。

（三）档案管理存储检索平台搭建

河北广播电视台台属三〇七发射台站技术资料管理平台基于MySQL数据库设计开发，平台能够实现电子档案一体化管理，实现了防篡改、精准查询、权限严密等功能，通过灵活的集成方式，让数字化成果永久封存、可查可验。平台同时支持ACCESS、SPLSERVER两种不同的数据库，可实现单机、网络、远程进行系统管理。

1.信息采集系统。遵循一定的标准和原则，采用相关技术将以纸質为主的档案资料采集到计算机系统。首先是收集档案信息并转变为电子格式，然后进行数据化处理使之符合技术标准，接着进行分类编码使档案信息便于分类、管理和查询，最后进行信息审批确保信息的确信性并将责任落实到人。

2.信息存储系统。对于海量的档案信息数据，为了满足信息安全和共享，需要将多种存储方式相结合。其中，常规存储是将档案信息存储在大型数据库系统；分布存储是将大量普通服务器联成一体，降低成本并提供高可靠性和高安全性；数据存储是将不同的数据库进行融合，满足联机分析处理和深度挖掘。

3.查询分析系统。查询是向用户提供的核心功能，如果用户具有使用权限，就通过查询功能实现共享。其中，条件查询是根据输入查询条件，精确匹配查询结果；模糊查询是利用输入的部分信息进行匹配。为了掌握档案信息的使用和共享情况，需要进行趋势分析、对比分析和统计分析等工作，以便作出决策。

4.信息交换系统。信息交换包括同级档案管理机构或上下级档案管理机构之间的交换，通过实时的档案信息资源传输渠道，实现更大范围共享。系统提供多种适配接入方式和可视化信息交换操作工具，实现不同节点之间的交换。对于大数据量交换，流程调度整合各种信息资源和网络设施，实现交换最优化[6]。

四、档案管理存储检索平台保障措施

（一）强化领导管理

信息检索和归档的档案管理系统的建立需要各部门合作，包括统筹和公用机制，整体策划，建立责任、权利和利益相协调的管理体系，管理各种日常任务，协调关系，平衡各方权益，监督和管理整个数据化过程，充分调动各主体的工作。

（二）完善评价机制

档案管理标准的缺乏导致管理出现问题，科室交叉的范围会导致交叉部分出现标准的不统一，导致资源和软件的不兼容。因此，有必要调整标准和规范流程，具体包括网络规范、数据规范、软件规范一系列问题。二是管理需要标准化，其中包含绩效考核评估等程序。三是劳动标准，包括处理文件、工作流程、操作方式等。

（三）数据化的安全性

档案信息泄露、病毒感染、网络冲击、系统补丁更新不及时等网络信息安全问题时有发生，数据化档案管理的安全重要性变得日益锐化。在管理上，强化法律法规的科普，提高管理人员对网络安全的认知，加大对信息泄露的惩处。在技术上，信息资源按照安全等级进行分类，避免人工操作导致对档案信息进行损毁和修改，实现数字加密技术，实时监控传输过程，通过网络安全手段实现自我防控。

（四）扩展分享渠道

通过大数据等方式的统计能力，实现数字挖掘，明确分析出单位对于数据的需求点，从而提供出相应的结果。充分智慧化表达共享档案信息资源，并入进公共管理，促进“一个平台”的建设，发挥数据化档案管理系统的社会应有价值[7]。

五、结语

档案管理的数字化，推动了电子文件归档与纸质文件归档管理工作的融合发展，数字化管理完美解决了原始档案管理的诸多问题。数字化管理档案录入系统后，电子档案更易保存，整理查询便捷，档案利用效率高；电子档案实现数据融合共享，后台管理权限区分，让档案管理更安全。不断打造完善的数字档案管理信息系统，是提升档案管理和服务效能的有力举措。

（一）社会效益

基于MySQL的数据存储检索平台建成后，可以将台站几十年的档案转化为数字信息，从纸质文字材料到数字电子档案。这些档案时间跨度大，内容涉重大事件、重要会议等。对档案的专业数字化处理，不仅提升了纸质文件的留存时间，而且在检索和获取方面也更便捷，确保档案文件的有效性，促进档案内容的长久留存。

近些年，数字化进程的迅猛发展，电子档案已经接近或者超过了纸质档案，基于MySQL的数据存储检索平台作为档案管理的服务平台可以整合网络内容资源，利用云计算、大数据技术对这些档案进行分类管理，云端管理，以推动档案管理的电子化，实现单位办公系统的整体发展。

基于MySQL的数据存储检索平台的建设也将给办公系统的改革带来机遇，进一步推动办公系统与电子化的深度融合，进一步延伸工作领域，确保上下游部门的协同办公，推进单位整体智能化进程。

（二）经济效益

从资源管理角度看，基于MySQL的数据存储检索平台实现了现有档案的统一存储，为档案管理提供了先进的技术手段，将极大提高业务处理和应用服务的效率，大幅减少工作人员的工作量，降低人力成本。

从资源使用角度看，基于MySQL的数据存储检索平台提供多种形式检索，使用者可直接快速方便地在管理系统中查找和浏览所需的档案，极大地节省了查档时间，提升了服务响应速度。

河北广播电视台台属三〇七发射台站技术资料管理平台是基于MySQL数据库设计开发的档案管理系统，平台海量的数据存储，让档案的管理周期更长久；完善的操作流程，让档案的数据管理井井有条；严格的权限管控机制，确保了档案数据的安全性；完善的多数据支持模式，實现了档案的数字化管理。

参考文献：

[1]张学干，马学刚，李文姣."单套制"模式下电子文件归档和电子档案管理的思考【J】.山东档案，2019（3）：31-33.

[2]彭韵杨，继辉.信息化浪潮下基层档案室建设转型的讨论【J】.卷宗，2018（11）：37.

[3]刘卫东.浅谈存量档案数字化工作中的全管理【J】.机电兵船档案，2018（6）：34-36.

[4]关媛瑞.事业单位档案数字化建设的路径选择分析 【J】.卷宗，2019（06）.

[5]孙静.档案信息资源共享服务平台建设研究[J].兰台内外，2022，39（2）：55-57.

[6]耿正臣.大数据时代档案管理系统分布式文件存储的几点思考[J].山东档案，2021，40（1）：29-30.

[7]李银银，徐文龙.数字档案共享中心建设探索[J].中国档案，2022，72（4）：60-61.

作者单位：河北广播电视台