基层中小企业档案管理工作现状调查与研究

崔进

一、基层中小企业档案管理工作的现状

（一）档案室设置不规范，档案存在泄密、丢失和损坏的风险

为守住18亿亩的耕地红线，国家对土地控制得越来越严格，最近几年，土地价格逐年上涨，中小企业拿地成本越来越大，加之全球经济形势低迷，中小企业融资成本逐年增大，他们很难拿到一块属于自己的土地，租赁厂房是他们普遍的选择，即使拿到了土地，为了集约利用土地，他们往往也是建设多层厂房，土地集约利用率非常高，很少建设办公楼等公共服务场所。这也造成了中小企业办公室面积紧张，企业负责人不愿意拿出专门的房间建设规范化的档案室的原因。他们往往把企业综合办公室和档案室放在一起，节省办公空间。由于档案室和其他办公室合用，加之办公室人员复杂，对档案和档案工作不熟悉，档案保护和保密意识不强，这就非常容易造成档案资料的丢失或者泄密。

（二）档案从业人员不专业，没有经过专业的技能培训

中小企业的最大特点就是企业用工数量不多，管理灵活。其中一线产业工人相对较多，后勤管理人员相对较少，岗位的可替代性较强，人员流动性较大。工人受教育程度普遍偏低，文化层次水平不高。为了节约成本，企业往往没有专职档案管理员，要么是管理后勤的年龄大的老同志兼职档案管理，要么是车间负责人兼职管理档案或者直接没有人管理档案。所以这些企业的档案管理人员不专业，没有经过专业化的档案管理技能培训，对计算机等现代化的档案管理设备知之甚少，不会使用档案管理系统，更谈不上档案管理的信息化和数字化。

（三）档案材料收集不及时，整理不规范，移交不彻底

中小企业档案材料涉及很多内容，既有工程项目建设档案，也有机械设备档案、产品仪器档案、财务会计档案等。每一种档案的收集、鉴定、整理、移交等都有自己的特点，由于缺乏专业的档案管理人员，企业没有形成自己的档案管理相关制度，同时企业负责人很少邀请上级档案业务人员到场进行指导和培训，导致档案从业人员完全凭着自己的感觉对档案材料进行收集、鉴定、整理、保管、移交等。这就可能造成一些有价值的档案材料应收未收、应鉴未鉴、应销未销、应交未交的现象，这容易造成档案资料的丢失，且不利于企业后期对档案资料的利用。

（四）档案室保管条件简陋，不符合档案长期保管要求

基层中小企业的档案室往往是由厂房改造而成，或者与车间主任办公室、综合办公室共用。为了工作方便，车间主任办公室、综合办公室通常设在厂房的一层。防尘、防潮、防水、防高温、防污染、防鼠、防有害生物等都很难做到。室内仅仅只有几个铁皮档案橱、一些档案盒和一些简单的办公桌椅。部分对档案工作重视一点的中小企业，档案室的硬件设施稍微好一些，可能还会配有计算机、扫描仪、数据读取设备等现代化的数字设备，但是使用效果不理想，有时几周不开一次电脑，档案室的管理人员不固定，档案管理相对混乱。

二、造成中小企业档案管理工作现状的原因

（一）思想重视程度不够，主观上认为档案工作可有可无

思想决定行动，有什么样的思想，就会产生什么样的行动。为了在激烈的市场竞争中不被淘汰，中小企业负责人把大部分的时间和精力都放到了企业生产和安全、环保等能够直接带来益处的各项硬性指标上，对档案工作关注不够，甚至是对档案工作弱化。不仅企业负责人思想重视程度不够，而且办公室管理人员在档案管理工作上花费的时间也不多，他们与企业负责人保持着高度的一致，把精力重点用在了企业负责人关心的工作上，完成上级领导交给的各项任务，而不是收集、鉴定、整理、保存有价值的档案材料。

（二）减少开支，节约成本，不愿意聘用档案管理专业人员

中小企业负责人往往把经济利益放在重要位置，认为档案管理工作短期内不能够给他们带来什么经济价值和社会效益，因此他们不愿意在档案管理工作上投入大量的资金，更喜欢聘用一些车间一线产业工人，不愿意聘用档案管理专业人员。一方面是因为这些档案管理专业人员不能够直接给企业创造出经济价值，另一方面是因为这些档案管理专业人员的工资水平相对较高，因此，只要在岗的管理人员能够胜任企业基本的档案管理工作，就不会让他们脱产到高等院校、科研院所接受正规专业化的档案管理培训，或者邀请上级档案业务管理人员到企业现场进行指导教学，以提高档案管理人员的綜合素养。

（三）上级档案主管部门监管力度不够，档案执法不严格

2020年6月新修订的《档案法》增加了监督检查章节，其中明确规定档案主管部门及其工作人员应当按照法定的职权和程序开展监督检查工作，做到科学、公正、严格、高效。由此可见档案行政执法是《档案法》赋予档案主管部门的权利。各地档案行政主管部门内部都设立了档案法规科等类似科室，但事实上，档案执法还是停留在日常监督检查等形式上，对发现的档案不规范的现象以告知督促提醒为主，档案主管部门很少对档案违法行为进行处罚，向司法机关提起民事或者刑事诉讼的案件更少。

三、做好中小企业档案管理工作的重大意义

（一）有利于中小企业进行科学决策

档案是历史的真实记录，中小企业在日常的生产经营过程中，往往有一些每年都需要周而复始的工作，企业负责人为了更好地总结经验、制定计划、突破创新，完全可以查考以往的档案材料、历史记录，因为这样有利于实现决策的科学化，提高办事成功的可能性。

（二）有利于提高中小企业经济效益

中小企业档案内容涉及的范围很广，特别是科技档案，往往产生于现实的项目建设、科研活动或者仪器设备的采购、出售等，这些档案材料记录和反映了生产建设、科研活动的基本情况、经验成果等。因此，可以为以后企业生产建设、经营管理、科学研究提供充分的档案材料，对促进企业生产发展、提高经济效益具有直接的推动作用。

（三）有利于维护中小企业的合法权益

档案是社会实践活动的原始记录，档案的本质属性就是原始记录性，档案具有凭证和参考价值。中小企业在生产经营过程中形成的各种档案资料在反映各种具体活动的同时，也反映了当事人应有的合法权益，其中就包含了证明文件、相互交往的各种材料等。这些都可以作为证据证实当事人的合法权益，因此，中小企业档案也发挥了广泛的法律书证的作用。

（四）有利于培育和提高中小企业职工的档案意识

档案意识是人们对档案和档案工作的认识，包括对档案工作的性质、价值及地位、档案法治观念、档案利用需求等方面的认识和了解，是一个整体的观念。目前，各中小企业对档案工作重视程度不够，档案服务经济和社会发展的作用不明显，企业职工档案意识水平不高，但是随着档案宣传工作的不断深入，档案在经济和社会发展中的作用会日益凸显，中小企业职工的档案意识水平一定会逐步提高。

四、做好中小企业档案管理工作的具体举措

（一）加大档案宣传教育力度，提高档案思想认识水平

档案宣传是档案从业人员积极向社会普及档案知识，档案工作服务社会的成效及档案人员投身现代化建设的时代精神，引导人们积极参与档案的保护和利用等事务，不断增强社会档案意识和档案法治意识的过程和活动。只有通过加大档案宣传力度，中小企业负责人和广大职工的档案意识水平不断提高，他们才能够有意识地保管和利用档案，档案的作用才能发挥得更好。反之，如果大家对档案的作用不了解，没有档案意识，或者是漠视档案信息，“有案不查”“有档不用”会给工作造成被动，不利于自己的工作和个人的发展。因此，加大档案宣传教育力度，让人们认识到档案的价值和作用，并养成良好的档案收集、鉴定、整理、保管和利用的习惯，有利于提高档案的管理和利用水平。

（二）增加档案管理工作资金投入，完善相关的硬件设施和管理制度

改善目前中小企业档案管理的现状，不仅要增强人们的档案意识，提高思想认识水平，而且要加大资金投入力度，按照标准合理规划和建设符合中小企业实际的档案室，购置完善的能够满足当前或者适度超前的档案管理需要的各种硬件设备，既不盲目地超标高配，也不将就应付。同时，积极改善办公条件，配置能够满足当前或者适度超前的档案管理工作需要的各种办公硬件设施，让档案管理人员能够在比较舒适的工作环境中，使用相对先进的档案管理手段和技术从事档案管理。另外，要根据中小企业档案工作的实际，结合上级档案业务部门的要求，在现行档案法律法规的框架内制定中小企业自己的档案管理制度，让制度管人管事，以提高档案管理效率和水平。

（三）严格档案执法，充分发挥《档案法》的威慑作用

2020年6 月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），这是《档案法》自 1988年1月1日施行以来的第一次全面修订。修订后的《档案法》，增加了“监督检查”章节。对执法监督检查的内容、手段和违法行为线索处置等作出了明确规定，这为档案的执法检查提供了法律依据。档案执法部门要依法用好法律赋予的权利，履行好法律规定的职责，加强和改进档案执法监督，积极建立运行高效、权责明确、程序规范、执行有力的档案执法体制，强化档案执法的事中、事后监管，坚决依法查处违法行为，切实把档案法律制度转化为档案治理效能，提高档案管理的现代化水平。

（四）加强档案从业人员技能培训，提高档案管理从业人员待遇水平

新修订的《档案法》第十一条规定：“国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。档案工作人员应忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能，其中档案專业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称。”这从法律的层面保障了档案从业人员接受专业技能培训的权利。中小企业负责人应该主动招聘具有档案管理专业知识的人才从事档案管理工作，并定期对其进行专业技能培训，以提高业务技能水平，保证档案管理的标准化、规范化。同时，逐步提高档案从业人员的政治地位和经济待遇，畅通档案管理专业技术人员的职称晋升渠道，让他们切实体会到从事档案工作一样可以实现自己的人生价值，鼓励他们长期从事档案管理工作。

作者单位：山东兰陵经济开发区管委会