重点民生档案管理和利用的实践与反思

王赛春

青龙满族自治县国家档案馆（以下简称青龙档案馆）成立于1959年，是我县唯一一家县级综合档案馆，现馆藏量近23万卷，档案资源丰富，门类众多。内容除涵盖县域内各机关、企事业单位形成的文书档案外，还保存有知青、婚姻、公证、移民、土地承包（流转）、林权登记、企业改制、招工、二胎审批、户籍（人口普查）、工伤保险、医疗保险、新农合档案等重点民生档案。民生问题，是人民群众最关心的问题，也是直接关乎群众利益的问题。民生档案的管理与利用涉及社会各个领域，涉及不同的群体层面。随着经济社会的快速发展和国家各项政策的贯彻落实，民生档案涉及的范围也越来越广，民生档案的管理与利用已然成为档案馆工作的一项重要内容。青龙档案人用最朴实的行动为每天来电来馆的查询利用者提供了档案凭证和热情服务，为人民群众解决相关“疑难杂症”，使他们享受了应有的待遇，通过健全档案管理和查询利用，切实为人民群众提供最优质的服务，为县域经济建设和社会的和谐稳定做出了应有贡献。

一、摸清存储，查详查准婚姻登记档案，保障个人婚内婚外权益

婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。目前，青龙县域内2010年（含2010年）以前的婚姻登记档案保管在县档案馆内，年度跨越40余年，最早为1965年。其中1985年以前的婚姻档案涉及51个乡镇，分别保存在各乡镇全宗下的文书档案中，缺失严重，原始纸张、存储方式、存储质量参差不齐，是婚姻登记档案查阅中较难的内容。1986年至2010年（含2010年）的婚姻登记档案（共2166卷102085件），由县民政局统一移交，保存在县档案馆民政局全宗下的专门档案中，特别是1990年之后，纸质档案保存相對较完整。2010年以后形成的婚姻档案仍保存在县民政局。婚姻档案是馆藏重点民生档案之一，目前利用率最高，查档利用人次占全年馆藏档案利用人次的45%，每天或多或少都会有人来查找。婚姻档案常用来作为补办婚姻登记证、办理离婚登记手续、再婚手续、独生子女证、楼房贷款、财产分割、公证等事宜的重要凭证。

随着数字化工程的推进，青龙档案馆优先完成了婚姻档案数字化，数字化率100%，实现了科怡系统内利用姓名、婚姻登记时间等信息进行“盲搜”，查准率高达99%以上。这类档案虽利用人次较多，但查档耗时相对较短，查阅利用效率高。略有不足之处：一是原始档案姓名或文字与现在姓名不符，需根据当事人提供的信息换字、换方式再查询，若提供信息不详，会有查不到的现象；二是年代久远的档案，由于当年的整理基础是按卷整理，且保存在各乡镇文书档案案卷中，婚姻档案只是很少的纸条存根，虽是一卷中的一件，却包含了很多对夫妻的婚姻信息。受原有技术的限制，数字化过程中没有精确到每对夫妻，只题名为XXX等XX对婚姻档案，这就需要档案工作者根据当事人或委托人在提供详细的婚姻登记地点的情况下，耐心地在各乡镇文书档案中查找，才能保证查详查准；三是年代久远的档案归档不全，查无实体，略有遗憾。但档案工作者尽量做到“应查尽查”，查详查准，确保婚姻档案在保障当事人婚内婚外合法权益等方面发挥应有的作用。同时，在当事人因不方便本人实地查询的情况下，青龙档案馆为利用者架起了绿色通道，可以通过电话、微信、QQ等方式对代办者进行远程身份确认，依法为各单位或委托人提供婚姻档案。这一举措，令利用者少跑了弯路，得到了各级领导和社会各界的广泛好评。

二、加大抢救力度，查全查深企业改制档案，解决职工养老后顾之忧。

随着人口老龄化和养老保险制度的改革与落实，适龄人员能否及时领到养老金成为事关国民养老的大事，关系到每个家庭的正常生活和幸福指数。企业改制档案是企业工人接续工龄、办好退休手续的有力证据。现在正值改制企业职工退休高峰期，适龄老人查阅企业当年编制的工资表、招工表、企业改制方案、政府批复等相关改制档案的频率和数量与日俱增。

近年来，为进一步丰富馆藏资源，优化馆藏结构，解决“职工能否顺利退休”这一重大民生问题，青龙档案馆主动调研，结合实际，与改制企业主管部门协调联动，将大量企业改制档案进行了抢救性征集整理，并接收进馆。数量较大的有原黄金系统改制下的三家金矿（1971—2013年）、半壁山金矿（1975—2001年）、周杖子金矿（1987年—2010年）、兴隆沟金矿（1988年—1998年）、清河沿金矿、青龙煤矿（1973—2004年）等矿企档案，还有青龙县第一建筑公司（1978—2012年）、青龙县服装厂、青龙县纤维厂等企业档案。这些档案资源的集中管理，极大地减少了退休职工跑办地点和跑办次数，使退休人员少走冤枉路，早日实现顺利退休，享受应有的待遇。企业改制档案成为职工退休手续办理的有益补充，真正发挥了档案资政惠民作用，在一定程度上促进了社会的繁荣与稳定。

为提高档案查阅利用效率，更好地服务民生，青龙档案馆科学设计、有序部署、集中人员以最短时间、最快速度把利用率较高的企业工资表、花名册从会计档案中明确出来，进一步单独分类，并进行了数字化扫描，之后原卷保存。此举，既使原始纸质档案得到了有效保护，避免了在长期利用过程中造成损毁，又为今后的便捷服务提供了数据支撑。然而，企业职工年龄大，记不清工作年代、工种、工作经历等信息，当事人或委托人说不清查阅内容、职工调转信息、年代是常有之事，给档案工作人员提出了难题。工作人员经常说的一句话就是“我们好像破案员”“我们就像老中医”，查不到的档案，我们就不断地追问知情者，不断地分析，所需档案有可能存放在哪个全宗，哪个年代，哪个类别中，耐心询问，通过陆续提供的线索，一路追踪，不放过每一个细节，才能将档案查深查准，保证让档案优质高效地发挥作用。青龙档案人凭借“一张张工资表”“一本本花名册”等档案资料为众多适龄老人解决了“老有所养，老有所依”问题。

三、加快数字化，“传统与现代”查档“双轨并行”，为百姓确定土地、山场边界

青龙辖区内原有25个乡镇、396个行政村，素有“八山一水一分田”之称。土地、山场在农民心中地位独特。土地、荒山、林权登记等档案对青龙来说，是保证农民权益最突出的内容，也是馆藏档案查阅率较高的档案门类，数量众多。由于基层保管条件差、人员更换频繁等诸多历史因素，乡镇、村大量的二轮土地承包鉴证、荒山承包、林权登记等档案遗失，损毁严重。随着近几年脱贫攻坚、乡村振兴等工作的推进，各村项目占山占地情况时有发生，这就使村民意识到了土地承包合同、林权登记等档案的重要性，纷纷来馆查阅当年的“备份件”。

特别是在新一轮农村土地承包确权工作开展过程中，二轮土地承包合同档案的利用率惊人。未保管好这类档案的乡镇，需集中到县档案馆查阅利用，有的乡镇需利用部分未保存下来的承包合同复印件，有的乡镇遗失、损毁严重，几乎是把整个乡镇的二轮土地承包合同档案全部复印了。当时，为应对突如其来的查阅利用量，青龙档案馆立即启动应急措施，克服人员和经费等困难，优先对“一个行政村至少上百户，一户至少四页”的一半乡镇（村）二轮土地承包鉴证档案进行了数字化，配备了专用打印复印一体机，提供“双轨（传统和现代两种方式）”查档，在关键时刻，为乡镇、村及村民解决了后顾之忧，避免了“无证可依”带来的社会不稳定因素。青龙档案人在新一轮土地确权工作中做出了突出贡献，也为该项工作的快速推进提供了时间保障。“传统与现代”双轨查档有效运行，既提高了档案时效性，也为百姓确定土地、山场边界提供了客观依据。

四、运用数字化成果，提速增效，跨区域为“移民”提供客观凭证

青龙档案馆馆藏移民档案主要形成于1995年至1997年，除文书档案外，共195卷（共9568件）。包含了桃林口、水胡同、洋河、潘家口、三旗杆、庙宫、密云、于桥、观音阁、黄河、二龙湖、莲花共12座大中型水库移民档案，涉及23个乡镇180个行政村。大多数是桃林口水库和水胡同水库移民档案，其他水库档案较少。移民档案也是馆藏第一批100%数字化内容之一，早已实现电脑查询检索，大大提高了查阅利用效率。

根据《财政部、水利部关于印发<大中型水库移民后期扶持项目资金管理办法>的通知》和《河北省财政厅、河北省水利厅关于印发<河北省大中型水库移民后期扶持项目资金管理实施细则>的通知》等文件精神，符合条件的移民可以申请移民后期项目扶持资金。我县把大中型水库库区和移民安置区基础设施和经济发展纳入移民后期项目资金扶持范围的共有3个乡镇8个行政村，其中成建制移民安置村1个，即马圈子镇唐杖子村。建队建组移民安置村7个，分别是茨榆山乡上白城子村、下白城子村，朱杖子乡卧龙池、老李洞、前白枣山村，马圈子镇孤山子、二道杖子村。因此，随着国家、省、市、县各项“移民后扶政策”的不断出台和落实，移民档案的查阅人次和利用频率不断升高，每年都会出现一两次移民档案集中查阅高峰期。

此外，众多搬迁到异地的移民为了生活、创业，也经常来查阅移民登记卡、婚姻登记、移民政策补助等各类档案信息，更多的是通过委托亲属或电话、微信等方式查档。“远程查档”本来也并非难事，但过去形成的档案信息模糊、不准现象太多，如：移民核实卡中会出现“丫头、小二等”字样，且当年孩童已成人，早已不使用其称呼，而查档人或委托人不了解移民户主、移民方式等相关信息的现象很常见，严重影响档案的查阅利用效率。工作人员只有多次询问、解释、沟通，甚至亲自通过联系乡镇、村、个人，追踪查阅信息，才能准确地为利用者提供档案。档案馆工作人员充分发挥了青龙人善良、朴实的优良品格，热情、耐心地为“老乡”服务，令他们深深感受到老家人的情谊绵长，有的人被感动得热泪盈眶，直言“还是老家人好啊”！

五、干与思相结合，立足本职，打造中国式现代化青龙档案场景

（一）精心设计，打造新馆，为县域档案安全保管提供坚实保障

因历史和财政状况等原因，青龙档案馆近几年一直使用临时馆库。2022年，在新一届县委县政府领导班子的大力支持下，在各相关单位和部门的共同协调和努力下，档案新馆主体已完工，我县档案安全体系建设迈上了一个新台阶。新馆主体建成后，青龙档案馆多次召开专题会议，研究和部署新馆搬迁筹备工作，精心设计，合理安排办公区域、业务用房和馆库布置，积极向同级财政争取资金，筹备软硬件设施设备，以确保档案实体和信息安全，为县域档案安全保管提供坚实保障。

（二）上下一心，科学谋划，为县域档案事业发展合理布局

青龙档案馆为县委直属事业单位，也是一家公益性事业单位。坚决服从县委领导，严格贯彻党中央和省、市、县委关于档案管理工作的方针政策和会议精神，落实青龙档案局的各项安排部署，履职尽责，力争上下一心，形成合力，献计献策，科学谋划，积极参与和推动县域档案事业健康发展。

（三）攻坚克难，统筹协调，加快县域档案资源整合步伐

县档案馆克服人员少、经费严重不足等困难，变被动接收为主动指导与接收，深入县直单位和乡镇，摸排档案存储现状，根据馆库承受能力稳步推进县域档案资源整合步伐。一是加大对各单位文书档案的接收力度。受原临时馆库空间不足、硬件设施落后等因素的影响，各立档单位2016年之后的文书档案，只有极少数单位已接收进馆，大部分仍保存在原单位。档案馆将尽快安排好下步接收计划，确保馆库搬迁后文书档案顺利接收。二是加强重点民生档案管理与接收。随着国家各项政策的落实，青龙县域内近几年形成了大量的“新型”民生档案，主要包括新一轮土地承包确权登记档案、脱贫攻坚档案、疫情防控档案等等。陆续将各类民生档案接收进馆，是档案资源整合的必要条件。截至目前，2022年以前形成的疫情防控档案已接收进馆，并完成了数字化扫描工作，实现了“现代”方式检索。脱贫攻坚档案由于数量庞大，仅部分扶贫档案接收进馆，大部分还需要新馆搬迁后逐步进行计划接收。其他类档案也要根据档案利用率逐步推进接收进程，如：2010年之后的婚姻档案、公证档案、新一轮土地承包确权登记档案等，最好引进先进技术，直接接收部分数字化成果数据，实现资源优化整合和资源共享。三是加大对非遗档案等民族特色档案、珍贵历史档案、重大活动档案、名人档案等档案的抢救征集力度。多渠道、多角度丰富馆藏资源，优化馆藏结构，逐步建立起覆盖人民群众的档案资源体系。青龙档案馆将一直秉承“先增量后存量，先民生后其他”的原则，按照服务外包和机关人员自行抢救性扫描、著录的工作思路，扎实推进档案数字化工程，有效提高地方档案工作整体实力和现代化水平。

（四）提升质量，打造品牌，充分彰显档案“资政惠民”功能

“加强党对档案工作的领导，贯彻实施好新修订的《档案法》，推动档案事业创新发展，特别是要把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众！”青龙档案馆认真贯彻习近平总书记对档案工作作出的重要批示精神，以“小档案、大服务，高效快捷提供档案利用”为奋斗目标，把提供档案信息服务作为公共服务的一部分，统筹安排档案服务、政府公开信息服务和爱国主义教育等其他服务，紧紧围绕县委、县政府中心工作和广大人民群众的需要，主动开发档案资源，拓展服务渠道，改进查阅方式，简化利用手续，免除利用收费，努力提供一站式服务，提高服务质量，最大限度满足利用者需求，打造青龙档案优质服务品牌，依法做好档案工作，充分发挥档案“资政惠民”作用。

参考文献：

1.《 “互联网+政务服务”背景下基层档案管理体制机制转型增效策略研究》（《档案天地》2020年第12期）；

2.《新时代县级民生档案管理及利用研究》（《檔案天地》2021年第6期）；

3.《对基层档案事业发展的思考与探究》（《档案天地》2021年第9期）；

4.《民生档案资源建设的科学方法与途径》（《档案天地》2015年第12期）；

5. 《做好新一轮农村土地承包经营权确权登记档案管理工作的探索与实践》（《档案天地》2015年第12期）

作者单位：秦皇岛市青龙满族自治县国家档案馆