数字化管理在婚姻登记档案工作中的运用

王丽花

一、数字化管理在婚姻登记档案工作中的运用优势及重要性

（一）运用优势

相比于传统档案管理模式，数字化管理在婚姻登记档案中的应用优势主要体现在以下几个方面：第一，降低管理成本。传统的婚姻档案管理以粗放型模式为主，即通过投入办公费用、增加人力资源的方式来解决各类管理难题，这也令档案管理成本大幅度增加。数字化管理则截然不同，将以往的纸质档案转化为电子档案，将其储存在计算机系统中，既显著减少了管理成本，而且也减少了实体空间的占用，在查找档案时只需要输入关键词条或者名称，就能快速检索到所需档案，查阅速度得到质的提升[1]。第二，提高工作效率。在数字化管理模式下，为跨地区的档案查询提供了便利条件，仅需要依托局域网，对已经转化为数字化的婚姻档案信息检索即可，真正实现跨省通办，大大提升了办事效率。此时，档案管理模式从实体档案库管理转变为数字档案库，管理利用都极为便利。第三，加强档案安全。将纸质档案转化为电子档案后，可以减少反复查阅带来的磨损，不会因温度湿度的变化造成档案材料老化变质，而且任何改、删的行为均能追溯到痕迹，提高了档案的安全性及完整性。

（二）重要性

婚姻登记档案属于民生档案信息资源，最为显著的特点是记载时间跨度大、查阅频率高、信息内容丰富、数量庞大等，也正是因为这些特点，使得档案管理工作极为繁琐，重复劳动多且劳动强度大。将先进技术手段引入到婚姻登记档案工作中，在技术支持下可收获事半功倍的效果，将工作人员从简单机械的工作中解脱出来，切实降低工作中的失误，让数字化管理的优势最大程度发挥出来，使婚姻登记档案工作的效率再上一个台阶。此外，以往的婚姻文书档案由于多为纸质形式的卷宗，若要实现长时间保存往往存在极大局限[2]。如果可以利用零边距扫描仪、馈纸式扫描仪、大幅面扫描仪、高拍仪、非接触式扫描仪等现代化设备，将纸质档案转化为数字化形式，同时储存在云端、硬盘中，就让档案的永久保存成为可能，而且不会因多次翻阅、储存环境、天灾人祸等因素而损坏，起到很好的保护作用。不仅如此，婚姻档案的数字化管理也使得档案利用更加便捷，彻底打破了“孤本”的藩篱，只要拥有查阅权限，不需要到特定场合就能随时随地浏览、共享档案信息。未来，伴随科技的不断进步，相信数字化档案的优势会愈加突出，所以有必要对数字化管理建立系统全面的认识，为落实数字化档案管理“添砖加瓦”。

二、数字化管理在婚姻登记档案工作中的应用策略

（一）提高认识，梳理工作思路

在以数字化形式开展婚姻登记档案管理的过程中，前期应将关注点放在档案数字化建设方面，积极转变档案管理人员的工作意识，对数字化技术、数字化管理效能建立系统性认识，从而在日后工作中充分发挥能动性，积极投入到婚姻登记档案数字化建设、管理工作中。考虑到婚姻登记档案管理涉及诸多环节、内容繁多，令档案管理人员面临着较大的工作压力，为避免其出现消极工作情绪，切实提升婚姻登记档案的数字化管理水平，需要彻底消除档案管理人员思想层面存在的错误认知，通过多样化手段将其工作能动性、积极性、创造潜能激发出来[3]。另外，根据《婚姻登记档案管理办法》的要求，其中明确强调“婚姻登记档案应定期向同级档案部门移交”，所以婚姻登记处通常会分类保存档案，经过一段时间后移交档案。随着时间的推移，婚姻登记档案数量越来越多，且逐步呈现出分散保存的现象，导致检索起来难度极大。若要真正實现婚姻登记档案的便捷查询，促使档案利用效益最大化，档案管理人员可深入到基层群众中，通过问卷调查、电话回访等方式，全面了解相关单位所遇到的婚姻档案利用问题，同时依托数字化技术，针对性地搭建数字化档案管理系统，以此来达到提高检索准确率、速度、便捷性的目的，有效满足各单位对婚姻登记档案应用的现实需求。

（二）加大资金投入，搭建数字化管理系统

为进一步推动婚姻登记档案的数字化管理，有关部门应尽快搭建数字化管理系统，以此来为档案管理工作提供支撑。工作人员在开展婚姻登记工作时，需要细致准确地将每一份婚姻登记档案录入到档案数据库中，并设置好关键词条、档案文号、创建时间、相关人物等，如此就能替代以往人工查询的方式，让档案检索逐步走向自动化、规范化，促使婚姻登记档案保存达到理想化效果，不断提升其利用效率[4]。另外，规范的操作平台也是档案数字化建设的重要内容，需要依托现有的数字化管理系统，对其中的管理功能进行完善，积极购置计算机、移动硬盘、零边距扫描仪、馈纸式扫描仪等设备，充分发挥先进设备的优势，为婚姻登记档案的数字化管理提供硬件支持。各级档案管理部门应发挥主导作用，面向婚姻登记档案管理人员定期组织教育培训活动，着重传授其先进档案管理理论、档案扫描技巧、数据整合方法等，确保其可以高质量地完成原文扫描、档案信息整理等工作，将档案数据同原文紧密关联起来，逐步构建出数字化婚姻登记档案管理体系，从而实现快速、准确定位档案的目的，通过提升档案查询效率的方式，打造让群众“只跑一次”的服务模式，促使群众的满意度得到显著提升，真正让群众顺心。

（三）提升共享程度，实施统一管理

当前，我国大部分地区的婚姻登记档案管理信息系统的共享程度并不高，这也导致当事人信息未能实现统一化管理，部门之间依旧存在不同程度的信息壁垒。要知道，婚姻登记档案最终是服务于当事人自主查阅的，如果要实现各地、各部门之间信息的互联互通，关键是要通过提高信息共享程度的方式，来替代人为操作。基于此，建议民政部门、婚姻登记处将关注点放在跨地区、跨部门的档案信息系统上，将日常收集的婚姻登记档案，根据当事人身份证号，以关联汇总的形式统一上传到信息管理系统中。如此，就能令婚姻登记档案实现全国联网查询，不论是公安户籍还是房产交易等部门的工作人员，均能根据岗位权限或者当事人需求，按照制度规定规范化调取当事人档案，做到让数字档案多跑路、当事人少跑腿，有效节约当事人的办事时间。

（四）实施科学化管理，保障当事人权益

为档案整理更加快捷，为档案管理操作提供便利，不断提升档案管理工作的总体水平及效率，在开展婚姻档案管理工作的过程中需要始终坚持科学化原则。具体来说，要根据现行法律法规、档案管理制度实施分类归档，比如按照年份、婚姻性质等开展婚姻档案管理工作，其中婚姻性质分为结婚、离婚两种，在进行婚姻等级管理时，管理对象为男女双方，所以需要将两人的材料封入同一个档案中，如此一来就彻底改变了传统的婚姻登记管理方式。另外，对双方档案首页上加盖公章，然后存档，经过再次确认后，便能直接入档[5]。现阶段，我国婚姻等级档案管理基本由县区一级民政部门负责，但是现存档案有很多都是由早期乡镇级民政所建立的，因此在开展婚姻档案管理工作时，第一步就是对现有档案进行合理分级，等级不同对应归档内容也就不同，从而采取针对性的分类管理措施。确定不会对档案内容造成影响的情况下，合理分类及保存，这有助于防范因婚姻登记处保管不当导致当事人权益受损。

（五）依托信息技术，加强档案保密

婚姻登记档案中包含诸多个人基本信息、家庭信息，所以具有较高的隐私性，受到我国法律保护。婚姻登记处作为我国的行政事业单位，在运用数字化手段实施档案管理工作的过程中，为确保相关主体的个人隐私不被窃取、泄露，有必要积极引入先进信息技术，用于加大档案保密管理力度。利用物联网技术加持，在档案部门所用局域网中增加局域防护网，并且在档案管理系统中安装查杀软件，在实际工作中严格遵守安全规范，不为攻击留漏洞，以此来确保婚姻登记档案流动的安全性、稳定性，避免内网受到病毒、木马、黑客的攻击。与此同时，采取“内外有别”的形式搭建网络安全机制，在应用内网加强档案管理的同时，利用互联网进行档案传递共享，并且应用访问权限、数字水印、文件加密等措施，为婚姻登记档案的安全管理保驾护航[6]。婚姻登记处的管理人员、工作人员应牢固树立安全意识，定期对档案管理系统进行维护，定期备份存档档案，若识别到系统中存在的异常，需要在第一时间内反馈给技术人员及时进行处理，为当事人的隐私安全提供多重保障。

（六）重视人才培养，推动档案管理发展

婚姻登记档案管理工作兼具了服务性、管理性，对专业能力要求较高，需要相关管理人员专业知识储备丰富、专业技能扎实、管理经验丰富、责任意识强。为适应精细化的婚姻登记档案管理要求，需要加大人才培养力度，增强档案管理工作队伍的稳定性。婚姻登记处及民政部门应根据自身战略发展要求，面向现有档案管理人员积极开展业务培训，促使其在前沿档案管理理论、理念中汲取养分，尽可能掌握到更多的管理方法与技巧，将所学灵活应用于岗位工作中，努力创造出更多价值[7]。档案管理人员应安心本职工作，牢固树立责任心、事业心，利用工作之余深入研读相关书籍，比如中外档案史、档案管理学、档案保护技术等，在阅读中丰富专业基础知识储备。同时，密切关注婚姻登记档案管理方面存在的法规制度、方针政策的变化，动态了解档案管理的各项业务规定，如此才能突出管理工作的针对性，使数字化婚姻登记档案达到理想化工作效果。与此同时，婚姻登记档案管理人员还应适当学习领导学、情报学、信息技术、计算技术操作等专业知识，以此来进一步提升婚姻登记档案管理工作质量、效率。档案管理人员应足够尊重档案，坚决维护档案内容原貌及完整性，不得随意篡改档案内容，同时也不能凭借主观经验来判断档案类别，要始终从事实出发科学立档，履职尽责，认真做好婚姻登記档案工作。

参考文献：

[1]许增英. 积极开展数字婚姻登记档案共享利用工作[J]. 四川档案，2022，No.226（02）：63.

[2]杨秀丽. 档案数字化助力婚姻登记“跨省通办”[J]. 四川档案，2022，No.225（01）：63.

[3]孙金缀. 破解婚姻档案利用难题——广饶县档案馆婚姻档案利用案例探讨[J]. 山东档案，2022，No.246（01）：77-78.

[4]周惠. 关于婚姻登记档案信息化管理的思考[J]. 农家参谋，2019，No.631（18）：225.

[5]李娟. 数字化管理在婚姻登记档案工作中的应用[J]. 兰台内外，2019，No.261（24）：32.

[6]沈圣. 省档案馆接收首批涉外婚姻登记档案[J]. 档案与建设，2019，No.364（04）：94.

[7]. 省档案局和省民政厅联合推进全省婚姻登记档案数据共建共享[J]. 浙江档案，2018，No.444（04）：5.

作者单位：平山县民政局