中国式现代化背景下高校档案工作导向研究

2023-07-25潘虹舒苹

档案天地 2023年7期

潘虹舒苹

引言

习近平总书记在党的二十大报告中提出，中国式现代化为人类实现现代化提供了新的选择[1]。档案机构的工作动力和工作目的是由其活动期间的社会历史条件决定的[2]，因此，作为国家档案事业体系的重要组成部分，高校档案机构应当抓住历史机遇，深刻领会中国式现代化的科学内涵，将其内化于档案事业发展之中。同时，聚焦中国式现代化对高校档案工作提出的更高要求，探索高校档案服务社会发展的更多可能性。

面向社会开放是高校档案服务社会的前提。《高等学校档案管理办法》第三十一条规定，高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件。新修订《档案法》也明确，国家鼓励和支持县级以上各级档案馆向社会开放档案。在实践层面，档案工作人员在应对社会面的利用需求时，往往顾及学校知识产权和信息安全而采取保守态度。在认识层面，高校档案向社会开放的必要性已成为学界共识。曹勤民认为高校档案机构应对馆藏资源加以分析，主动面向社会共享[3]。赵爱国、李星玥进一步明確高校档案馆的社会定位[4]。王青以全媒体为切入点，探讨高校档案服务社会创新的主要应用和重点难点[5]。本文拟结合中国式现代化的时代背景，以“社会开放”为抓手，探讨高校档案服务社会的可能路径。

一、中国式现代化背景下高校档案工作价值取向

习近平总书记关于中国式现代化的一系列重要论述，是习近平新时代中国特色社会主义思想的重要组成部分，为全面建设社会主义现代化国家提供了根本遵循[6]，为包括档案事业在内的各行各业指明了发展方向。从档案工作视角来看，中国式现代化在强化政治属性、发展先进文化、促进共同富裕三个方面对高校档案工作提出更高要求。

（一）坚持党的领导，把牢政治方向

中国共产党是中国式现代化的领导力量[7]。旗帜鲜明讲政治是中国式现代化背景下高校档案工作高质量发展的必然要求和根本保障。我国档案机构职能从最初的为党和政府机关服务，逐渐拓展至“五位一体”的功能定位，其政治属性均未改变——始终坚决维护党中央权威和集中统一领导，履行好“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责。高校档案机构要进一步强化对档案工作政治属性的认识，要把学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想作为首要政治任务，深入学习贯彻习近平总书记关于新时代档案工作的重要指示精神，把党的领导落实到档案工作各方面各环节，更好地服务立德树人这一根本任务。

（二）传承中华文明，助力文化自信自强

中国式现代化的目的是促进物的全面丰富和人的全面发展。习近平总书记指出，全面建设社会主义现代化国家，比以往任何时候都更加需要思想的引领、文化的滋养、精神的支撑[8]。《高等学校档案管理办法》第八条规定，高校档案机构应利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。高校档案机构属于党和国家的科学文化事业机构，应积极置身社会主义精神文明建设事业，从丰富的馆藏中发掘和发展社会主义先进文化、革命文化、中华优秀传统文化，提取具有历史传承价值的中华文化元素、符号和标识，加强爱国主义、集体主义、社会主义教育，满足社会大众日益增长的精神文化需求。

（三）打破信息壁垒，维护社会公平正义

中国式现代化是全体人民共同富裕的现代化。习近平总书记强调，共同富裕是全体人民共同富裕，是人民群众物质生活和精神生活都富裕[9]。高校档案既是国家重要的教育信息资源，也是社会记忆的重要载体，在知识导向、参考凭证等方面具有重要的社会作用。从行政角度来看，我国公立高校属于由国家行政拨款的事业单位，因而档案信息资源属于国家所有，公民享有相应的权利。高校档案机构须进一步打破信息壁垒，加大社会开放力度，创新社会开放形式，着力提升社会利用档案资源的便利度，确保高校档案事业发展成果更多更公平惠及社会大众。

二、高校档案社会开放的实践症结

法规政策明确规定高校档案有提供利用的义务，高校满足公众知情权和服务地方发展的需要，也均指向社会开放的必要性。近年来，随着信息技术的发展和移动终端的普及，高校档案面向社会已有一定程度的开放，但受制于经费、人员、空间不足，仍然存在开放意识薄弱、开放内容局限、开放方式单一、开放动力不足等问题。

（一）开放意识薄弱

面向社会开放的意识取决于档案管理主体对自身机构属性的认识，是自上而下形成的整体认识。传统档案观认为，高校档案机构是高校的内部职能机构，负责收集和保管高校自身活动的原始记录，服务对象主要为本校师生，而不是面向广泛的社会面，其在性质上有别于综合性的公共档案馆。2021年度统计结果显示，全国各级档案主管部门和综合档案馆现有专职人员中，具有档案学科专业背景的仅占16.15%，其余均为非档案专业人员[10]。专业比例失衡在很大程度上影响了档案价值观的更新迭代，决定了在相当数量的高校中，传统档案观仍占据重要地位。观念与认识上的滞后，是阻碍高校档案社会开放实践的重要内在因素。

（二）开放内容局限

据教育部2021年统计数据，我国公办普通及成人高等学校共有3003所。从国家层面看，高等学校的档案信息资源具有体量大、价值高、涉及面广、专业性强等特征。不同门类的档案发挥的作用不同，党群、行政、人事、财务、基建等一般事务性档案发挥查考作用，而在教学和科研活动中形成的专门性档案则是高校区别于其他机构的特色资源，社会利用呼声更高。目前，高校基本已经面向毕业学生、离退休教职工以及有合理需求的企事业单位提供利用，但对与本校无关的社会人员及非企事业单位的利用持谨慎态度。从开放内容来看，除了学籍档案、人事档案限定社会人员提供利用，历史管理类档案以及教学、科研等专门档案则没有相应的社会共享机制。

（三）开放形式单一

智慧校园建设以及社交媒体的广泛应用拓展了高校档案服务手段，利用主体可远程发起查档申请。但对大多数高校来说，受制于严格的利用审批手续，工作人员需现场查验利用者的身份证明、履行详细的登记手续，且涉及敏感内容的档案仅限线下获取，即利用者需要到现场接受人工服务。可见，被动服务仍是高校档案向社会开放的主要形式。爱国主义教育基地在一定程度上提高了档案机构与社会之间的紧密度，但基地建设需要大量的知识挖掘与再生产、专业人员以及场馆建设，单靠档案机构一己之力难以完成。国外高校档案馆面向社会开展了诸多尝试，如哈佛大学将档案馆与图书馆合建为图文信息中心，密歇根大学单独成立综合信息服务中心，澳大利亚鼓励大学设立国家艾滋病资源档案馆，为社会科研人员提供各项专业信息服务。

（四）开放动力不足

在校师生利用档案通常是基于明确的查档需求，利用目的和内容都较为常规，且校内利用主体与档案人员在学校档案利用政策与流程上具有统一认识，引发纠纷的风险较小。社会利用主体由于从事不同行业、年龄跨度大、学历层次不一等，对档案利用和知识产权保护等政策缺乏相应了解，查档需求可能涉及学校历史、科研、教学等敏感性档案资源，其中包含大量的个人隐私与知识产权等，提供利用须承担较大风险。档案经费也是制约因素之一，档案向社会开放的背后是大量的档案鉴定、整理、编研、数字化等工作，必要时需使用外包服务以提高效率。多年来高校档案事业发展经费都是基于校内服务申请获得，鲜少设立社会开放专项经费。出于责任规避意识，高校档案人员主观上存在畏难情绪。

三、中国式现代化背景下高校档案社会开放路径

高校档案是社会档案信息资源的重要构成部分，具有直接的社会价值。中国式现代化背景下，高校档案机构要立足新发展阶段，进一步明确自身的社会定位与社会责任，从理念、资源、形式、机制四个维度深化社会开放，构建档案事业发展新格局。

（一）理念开放是前提

高校档案工作要以中国式现代化为指引更新观念，树立学校档案事业发展的全局观和系统观。中国式现代化坚持以人民为中心的发展思想，着力维护和促进社会公平正义，坚决防止两极分化[11]。近年来，高校在人文交流、科学研究等社会文化事业发展中发挥重要的知识导向作用，而高校自身的深化改革与发展也离不开社会各方面的支持，两者是相伴相生的发展关系。高校档案在提供社会利用时应将工作重心从学校信息安全转移到履行社会责任、发挥档案价值上，即以利用者为中心，主动打破校外人员利用的壁垒，推动教学、科研等特色档案资源发挥更大的社会效益。

具体来说，高校档案管理主体需自上而下转变观念，充分认识档案向社会开放的必要性和必然性，将“以人民为中心”的服务理念贯穿开放工作始终。学校决策层应将档案向社会开放纳入学校整体发展规划，用馆藏档案资源促进学校与社会联动发展，提升学校的社会认可度和影响力。档案工作人员要跟进学习最新理念与业务知识，自觉同党的理论和路线方针政策对标对表。此外，机构职能延升的迫切性也倒逼档案工作人员观念升级。多年来，高校档案机构的定位是负责档案保管与利用的教学辅助机构，在学校核心决策制定过程中缺乏参与度与话语权[12]。档案工作人员应打破惯性思维，树立开放包容的服务理念，将社会开放作为职能转型的重要突破口，为未来发展争取更多的资源和机会。

（二）资源开放是基础

中国式现代化是人口规模巨大的现代化[13]，对各级档案机构的馆藏建设与开放力度提出了更高要求。新时代背景下，高校档案资源开放分为建设和鉴定两个步骤，建设是开放的前提，鉴定是有效开放的保障。

1.资源建设方面

目前，大多数高校在教学与科研档案的收集方面存在明显短板，教学与科研人员对身处边缘地位的档案机构信任度不高，移交相关核心资料的主动性不够。具体来说，教学成果获奖的申报材料、科研立项与结项的支撑材料、专著的出版与发表材料等难以实现完整归档。对此，档案机构应利用各种形式深入学院和职能部门进行档案需求调研和档案工作宣传，强化自身在全校的认同感，并建立相应的奖励机制，切实提升教学与科研人员移交档案的积极性。此外，还应加强对社会档案资源的征集力度，通过学校网站、公众号等向社会征集能够反映当地社会发展状况及名人历史的各种载体类型的档案，强化社会各界参与管理的主人翁意识，为社会开放奠定良好基础。

2.资源鉴定方面

资源鉴定首先要明确档案开放范围，即找准对社会有用的资源，提供精准利用服务。高校档案馆藏资源是高校在行政办公、教学管理与科学研究等过程中形成的，其内容的局限性决定了利用群体的特定性。因此，档案向社会开放并不是向社会公众开放全部的馆藏资源，一般性查考档案的社会利用需求并不高，而教学、科研等特色档案资源以及与地方发展相关的历史档案，能够在人才培养、科技创新、发明创造等社会实践领域发挥重要作用。高校需实时关注当地社会发展实际，预估不同时期可能的利用需求，针对性地进行数据挖掘、档案编研、专题数据库建设等。

强化开放审核即鉴定档案能不能开放，是资源开放的中心环节，也是筑牢信息安全防线的重要手段。为提高审核效率、优化鉴定流程，应采用技术与人工相结合的审核方式，充分运用敏感词比对、全文比对、加密算法、区块链等新兴技术。目前，敏感词比对在审核开放实践中的应用较多。档案工作者在长期实践中发现，可以根据某些特定词语的出现与否，来决定该档案能否开放以及如何开放，这些特定词语被称为敏感词[14]。通过积累、建立敏感词库，对档案信息资源进行初步比对和筛选，再组织责任主體相关人员进行复审，最终提交学校档案工作领导小组进行终审，在保障信息安全的前提下有序开展鉴定工作。

（三）形式开放是关键

自媒体环境下，仅以档案原貌呈现的开放方式已无法满足社会用户多元化、个性化的利用需求。档案机构应直面现实关切，从服务地方应急管理、服务全民终身学习、赋能数字经济发展三个层面嵌入开放服务。

其一，构建知识图谱，服务地方应急管理

近年来，新型冠状病毒疫情、郑州暴雨、泸州地震、山西暴雨等重大社会事件频发，极大地考验当地社会的应急管理能力和水平。此前，我国对于重大事件档案的收集与开发力度不足，导致档案部门在面临此类突发事件时，难以第一时间参与到应急管理工作中[15]，无法充分发挥档案资源的参考价值与知识导向作用。高校档案机构应从校内和校外两个渠道，以专题方式对重大社会事件过程中产生的各种原始记录进行收集和管理，建立专题档案数据库。在此基础上，运用数据挖掘、语义分析、自然语言等技术进行知识发现与重组，从不同维度构建档案知识图谱，直观展现档案资源之间的语义关联，以期为应急管理相关部门提供全面、精准、动态的档案服务，推进当地应急管理水平迈上新台阶[16]。

其二，共建元素养课程，服务全民终身学习

习近平总书记在党的二十大报告中指出，建设全民终身学习的学习型社会、学习型大国[17]。终身学习不仅是建设创新型国家的必然要求，也是人们自我发展的内在需求。目前，我国已为全民终身学习建立了相应的制度环境和实施条件，而在开放性学习的大环境中，学习主体仍然面临信息技术快速迭代、学习资源海量无序、交互学习与主动学习能力不足等问题。因此，如何激发个体终身学习的内驱力成为重要命题。

起源于教育学领域的元素养概念，或提供可行的解决思路。元素养是信息素养的延伸，强调批判性思维和交互协同能力，目标是培养能够适应瞬息变幻的信息社会环境所应具备的各种基本能力，进而提升终身学习能力[18]。在国内外元素养教育实践中，高校图书馆发挥主导作用，教务处和学院承担具体培育工作，档案馆鲜有参与。随着元素养教育向纵深推进，元素养教育资源的共建共享势必成为关注的重点[19]。高校档案机构应发挥馆藏优势，从丰富的资源中挖掘、整合优质内容嵌入元素养教学实践，积极参与元素养课程的开发、建设与社会推广工作。

其三，重视数字文创，赋能数字经济发展

区块链、移动互联网、物联网等新兴技术的发展催生了文创新形态——数字文创，目前已成为多地加快发展数字文化，把握数字经济发展机遇的重要抓手[20]。数字文创是通过信息技术对文化内容进行数字化转化和开发，并借助裸眼3D、增强现实、VR等设备，在智慧化场馆中实现可视化、虚拟化、交互式传播。

加强档案文化创意研究是满足人民群众档案文化需求的重要手段。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，要积极探索新兴技术在档案信息深层加工和利用中的应用，政策和技术的双重驱动为数字档案文创发展提供坚实保障。首先，高校档案机构在发挥馆藏特色与学科优势的基础上，应着力探索区域资源、馆际资源的共建共享机制，实现不同领域知识的融合交互。其次，分析现阶段消费群体特征，针对性进行内容挖掘与产品开发，重构档案信息资源的知识体系。最后，创新数字档案文创产品的表现形式，与公益基金、企业等合作推广，助推数字经济发展。

（四）机制开放是保障

档案机构应参照新修订《档案法》《高等学校档案管理办法》《各级档案馆开放档案办法》《政府信息公开条例》等，结合自身实际情况制定本校档案社会开放实施办法，并以此为依据探索形成联动开放机制。

从内部来说，首先要明确责任主体，做到权责清晰。高校档案社会开放工作量大、专业性强、流程繁复，须建立档案机构、档案形成单位、保密部门、信息化部门四方联动的协同机制。档案机构负责宏观指导和协调，具体包括统筹整体进度、制定鉴定标准、建立任务清单、接待社会利用、开展相关培训等。档案形成单位对其保管或移交的档案负有主要鉴定责任，应将此项工作列为本单位常规性工作。值得注意的是，增量檔案的审核工作应前置到文件生成环节，立档单位在拟文时就对每份文件标注利用权限，实现鉴定工作与业务工作的动态融合。保密部门是国家和学校信息安全的重要防线，负责提供保密指导和安全核查，对包含敏感信息的档案出具利用意见，防止出现过度开放与过度保密的现象。信息化部门提供技术保障，如评估智能化技术在开放工作中的安全适用场景。

从外部来说，社会力量是联动开放机制中的重要组成部分。社会参与能够有效提升开放工作的弹性，践行“以人民为中心”的服务理念。一方面，档案机构应积极向社会各界进行档案宣贯，强化市场、企业、个人等主体参与社会开放工作的责任意识，引进社会力量的资金优势与技术优势[21]。另一方面，社会评价是促进高校档案向社会开放持续发展的有效手段，也是提高开放质量、优化服务方式的重要途径。高校应探索建立双向反馈机制，畅通用户反馈渠道，并将社会用户满意度纳入档案工作年度考核指标。

从全周期管理理念出发，还应配套建立鉴定纠错容错机制、利用审批机制、免责问责机制等，从前端、过程端到终端对开放流程进行全过程把控[22]，处理好开放与保密、技术与人工、安全与利用之间的关系，确保各个环节和过程相互配合、有序运转。

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