优化操作流程对药库管理工作效果的影响

曾波

近年来,随着疾病或疫情突发状况频现,药品等医疗物资的供应保障成为一项重要的工作。而医院药库是集药品等医疗物资采购、保障供应与管理等一系列综合性保证医疗物资使用、治疗可及性、临床用药工作顺利开展的重要部门[1]。药库管理是保证药品等医疗物资质量和供应,保障医疗安全的重要环节。但药库管理工作涉及面广、工作环节多、流转工序多等特性,导致传统的管理模式存在诸多不足和局限性,主要表现为供应不及时、药物等医疗物资存放混乱、积压/短缺/工作强度大及操作失误率高等,均能直接或间接影响药品等医疗物资保障工作,从而关系患者的医疗物资使用、用药治疗可及性与用药安全问题。因此,临床上须针对传统药库管理中存在的问题,优化操作流程,加强药品精细化管理,使药库管理更加科学化、规范化,在保证药品等医疗物资安全供应基础上,提升周转速度及管理质量,节约成本及降低资源的浪费[2]。本研究以药库管理工作情况作为对象,观察优化操作流程在药库管理工作中的应用及对工作效果的影响,报道如下。

1 资料与方法

1.1 资料来源 选择2020年6月—2022年5月江西省赣州市肿瘤医院药库管理工作情况作为研究对象,根据时间点分为优化前(2020年6月—2021年5月,药品1 004件)和优化后(2021年6月—2022年5月,药品1 004件),优化前后药品的种类相同。涉及药库管理工作人员30名,男11名,女19名,年龄25～47(31.59±4.53)岁;工作年限1～24(12.19±2.42)年。

1.2 方法

1.2.1 优化前阶段:采用常规操作流程管理。药库在计划进行药品采购时,药品采购员检索医院上个月各药房药品使用数量,预算并初步确定本月药品的采购数量,并制定详细的药品采购计划[3-5]。采购计划制定完毕后,上报医院药事管理部门与药物治疗学委员会进行审核,待审核通过后由主管院长审批,最终确定药品的采购。药物采购后对药品进行详细的插队,并将其分门别类的置于药库中,加强对药库中药品的管理,根据住院药房、门诊药房及急诊药房的请领计划等发放药品。同时,采用手工输入的方式进行记账,并按验收记账日期进行摆放。

1.2.2 优化后阶段:采用优化操作流程管理。(1)计划阶段:基于现有的信息系统,调查医院药库管理工作情况,并初步确定药库管理工作的目标(本研究中药库管理过程中将工作目标设定为药品报损率为3%,药品明确去向率及有效使用率>99.0%)。寻找库存管理过程中存在的问题(存在的问题包括出入库建档不规范、药品采购流程存在漏洞、药品贮存不当等),并提出相应的解决对策。(2)优化操作流程[6]:针对上述存在的问题制定相应的优化操作流程:①出入库模式的优化。优化后采用基于现有的信息系统,对相关数据进行整合,并引入条形码技术扫描的记账模式,提高工作效率。同时,药品出入库必须严格核对其有效期、名称、规格、数量、批号及单价等,并准确的录入计算机中,建立药品的入库档案;药品出库时,严格按照先入先出、近效期先出、按批号发货的原则出库;药品出库前,由药房填写领药申请单,药库的工作人员查对申请单上药品的库存,对于药品库存重组,开具出库单,并严格按照相关要求核对药品,进一步完善出库所需的票据、账目;对于库存不足时,需要及时告知领药部门,记录好缺货并及时进行补货,待药品补足后通知领药部门进行取药。②药品等物资摆放的优化。可采用编码定位、品种批次进行归类,并在6S管理模式及防范下进行整顿,利用可视化表示管理药品摆放模式。药物贮存时,按照药物的品种、规格、批号、生产日期及有效期的远近进行分开摆放。同时,按照药品贮存所需的温度及湿度要求,将其分别贮存在阴凉库(温度控制0～20 ℃)、常温库(温度控制0～30 ℃)及低温库(温度控制2～10 ℃),不同的库房相对湿度保持45%～75%。将口服药与针剂分库或分区存放,并将不合格的药品放置于不合格区,并严格按照《不合格药品管理制度》进行管理。③药品等物资采购优化。优化后,基于信息系统对库存数据情况进行收集与整合分析,并采用6S管理手段,按照药品等物资的重要程度及急需程度等,实行ABC法划分的采购方法及模式。

1.3 观察指标 (1)药品供应质量:比较优化前后月平均库存金额、库存周转时间、过期发生次数、库存不足发生次数[7];(2)管理效果:比较优化前后管理期间缺货率、滞销率、差错率、药品等物资破损率[8];(3)管理质量:比较优化前后药品存放不合理、药品过期、口头医嘱不规范、药品备用量不合规发生率;(4)药房工作效率:比较优化前后贴签(包括贴签时间及差错率)、排药(包括排药时间及差错率)情况;(5)管理满意度:采用通用满意度调查问卷评估药品周转、医疗物品与药品使用的可及性、医疗资源占用及患者投诉满意度,各项总分100分,得分越高,管理满意度越高[9]。

2 结 果

2.1 药品供应质量比较 优化后月平均库存金额、过期发生次数、库存不足发生次数少于优化前,库存周转时间短于优化前(P<0.01),见表1。

表1 优化前后药品供应质量比较

2.2 管理效果比较 优化后缺货率、滞销率、差错率、药品等物资破损率低于优化前(P<0.05),见表2。

表2 优化前后管理效果比较 (%)

2.3 管理质量比较 优化后药品存放不合理、药品过期、口头医嘱不规范、药品备用量不合规发生率低于优化前(P<0.05),见表3。

表3 优化前后管理质量比较 [件(%)]

2.4 管理效率比较 优化后贴签及排药时间短于优化前(P<0.01),贴签及排药差错率低于优化前(P<0.01),见表4。

2.5 管理满意度比较 优化后药品周转、医疗物品与药品使用的可及性、医疗资源占用及患者投诉满意度评分高于优化前(P<0.01),见表5。

3 讨 论

药库作为医院的药品等医疗物资质量保障与供应的重要部门,药库管理在保证临床医疗物资使用、用药治疗可及性、用药安全中均发挥重要的作用。同时,药库亦是控制医院管理成本、节约资料的关键。通过检索我院药库发现,药物传统的管理模式虽然能满足医院的发展,但管理过程中存在的问题相对较多,主要表现为以下方面:医疗资源积压/缺库存、出入库时间较长、工作量相对较大等,不仅影响管理质量,亦在一定程度上影响工作效率。既往研究表明,ABC分类法在物质周转率、库存量等方面具有明显的改善作用。近年来,随着医院发展的需要和新医改“低成本、科学高效、提升服务理念”的深入,导致传统的管理模式已不能满足新形势下药库管理的需要[10]。同时,由于药库管理工作涉及面广、工作环节多、流转供需多等特性,再加上顺应优化医院管理模式,提高医疗服务质量管理的背景下,如何提高药库管理工作成为当前研究的热点。

表4 优化前后管理效率比较

表5 优化前后管理满意度比较分)

近年来,优化操作流程在药库管理中得到应用,且效果理想。优化操作流程属于是一种新型的管理模式,管理过程中以优化传统管理为主,加强药理精细化管理,使得药库的管理更加科学化、规范化,在保证药品安全供应的基础上,提升药品周转速度及管理质量。同时,该管理模式亦可节约成本,降低资源的浪费,且管理过程中融入精细化管理理念,基于现有的信息系统,配合6S改进措施,实施ABC分类法,有助于优化操作流程,改善药库管理工作效果。优化操作流程实施过程中,将药品划分为重点及非重点管理两大类,其中重点管理的药品种类相对较多,覆盖面亦相对较广,有助于提高数据分割的准确性。优化操作流程过程中重点管理的种类通过扫码、计算机录入等方式,能弥补传统管理的不足。国内学者研究发现,将优化操作流程用于医院药库管理中,能及时发现管理过程中存在的问题,并及时制定相应的措施进行改进,有助于提高药库管理工作中的规范性、系统性及科学性。本研究中,优化后月后月平均库存金额、库存周转时间、过期发生次数、库存不足发生次数少于优化前,提示优化操作流程能降低月平均库存金额、库存周转时间,亦可降低药品的过期发生次数及库存不足次数,能保证医院安全、合理用药。既往研究表明,优化操作流程用于医院药库管理中,能最大程度发现潜在的差错事故,减少或避免差错事故向临床蔓延,保证药品等医疗物资质量和供应的及时性,降低医疗风险;能提高患者的医疗物资使用、用药安全和科技性,提升患者治疗满意度,减少医疗纠纷[10]。本研究中,优化后贴签及排药时间短于优化前;贴签及排药差错率低于优化前,提示优化操作流程用于药库管理中能缩短贴签及排药所需时间,可降低差错率,有助于提升工作效率。同时,优化操作流程的实施能减少医疗资源的浪费,节约医疗成本,更加规范合理的管理药品等医疗物资,更好的服务于患者。本研究中,优化后缺货率、滞销率、差错率、药品等物资破损率低于优化前;优化后药品存放不合理、药品过期、口头医嘱不规范、药品备用量不合规发生率低于优化前,提示优化操作流程能降低药库管理差错率、缺货率,能促进医院的发展,有助于降低药品不良反应发生率。本研究中,优化后药品周转、医疗物品与药品使用的可及性、医疗资源占用及患者投诉满意度高于优化前,提示优化操作流程有助于提高药库管理满意度,能弥补传统管理存在的弊端和不足。但由于药库涉及内容较多,再加上临床药品种类、不同药品的管理贮存要求不同,优化操作流程实施过程中应根据不同的药品进行干预,避免疏忽造成缺货或耽误抢救试剂,危及患者生命安全。同时,优化操作流程管理过程中应将重点药品纳入重点管理类,实时监控,维持供应。

综上所述,优化操作流程用于药库管理工作中,有助于提高药品供应质量,提升医疗物品与药品使用的可及性,降低医疗资源占用率,可获得较高的管理满意度,值得推广应用。

利益冲突:所有作者声明无利益冲突。