数字档案管理系统分布式总体结构模型的设计

摘 要 为提高数字档案管理的效率 文章提出了基于分布式物联网档案管理系统的设计 通过系统模块化设计能够实现文件的恢复 保存 传输 共享和连接设置 并且 使用多系数多项式与内部填充可实现数据块分离处理与数据可扩展性 利用仿真研究 文章方法在对海量档案文件处理过程中存在一定的优势 仿真结果验证了系统的实用性与有效性

关键词 数字档案管理 模型设计 分布式结构

中图法分类号tp311   文献标识码a

随着大数据、物联网与数字化技术的不断发展，数字化档案管理也在持续发展。然而，在数据量不断增加的背景下，网络安全问题也日益凸显，为数字化档案管理带来一定挑战。通过物联网中的分布式系统或者设备实现数字化档案信息的聚合，从而使档案管理效率得到提高［１］ 。但是，计算机节点数据在不断增加，因此聚合数字化档案大数据要求大容量的存储系统。为了充分展现物联网服务器计算能力，要在分布式服务器中收集分布数据。另外，网络攻击和隐私泄露也会导致数字化档案管理存在威胁。在数据安全中，不同加密算法与策略通过密钥实现集群数据的加解密。但是，由于可用性与复杂性，密钥管理使物联网存储系统更加麻烦。因此，本文提出了一种新型安全可扩展物联网档案的管理系统［２］ 。

１ 系统需求分析

档案管理系统可以为档案室工作人员提供更多的便利，为了响应相关部门信息化的需求，要创建满足档案管理制度的系统，以及科学操作流程，还要能够适应互联网发展的需求。为实现此目标，实现数字档案管理系统的设计，主要包括。

（１）文件管理。为了使用户对档案管理日常需求得到满足，利用数字化技术能够方便档案文件的录入。用户能够以需求查阅档案材料，通过管理人员实现档案文件的准确、真实鉴定，也就是文件录入、查阅、审核、借阅等。因为档案的密级等级不同，查阅人员要有权限后才能够查看，所以系统要统一化管理用户信息与权限，保证合理安全地使用档案资料。

（２）数据管理。在录入档案文件后，为了保证数据可用性、有效性与一致性，数据管理要实现档案数据备份，还要使业务人员掌握档案情况，设计单机数据报表。因此，数据管理模块的功能包括生成单机数据、数据恢复、备份等［３］ 。

（３）用户管理。其一，系统管理员。能够实现系统规划和功能模块管理，对用户权限级别合理设定，保证系统日常运行；其二，档案评审员。评审人员利用系统实现资料综合鉴定和审核；其三，数据库管理员。实现数据资源的维护和整理，还能够对数据库进行备份［４］ 。系统管理员用例图如图１ 所示。

２ 系统设计

２．１ 系统模块设计

２．１．１ 档案收集

各个业务部门构成档案，此档案信息在业务管理信息系统或者个人电脑中存储，也可以通过纸质的形式在部门内部存储。在收集档案的过程中，系统要和内部系统办公集成，从而实现自动集成公文信息，并且支持用户进入系统对电子文件进行上传。该模块使用ＳＯＡ 结构集成方式，保证档案信息归档收集。公文集成归档使用数据库中间表和ＳＯＡ 技术实现，公文档案信息通过审批单、档案点子原文、条目信息构成，档案条目信息使用ＸＭＬ 封装［５］ 。

２．１．２ 预归档管理

通过部门档案员和档案馆接收员所开展的归档准备工作，主要包括签收登记归档人员所提交的纸质归档文件，对档案信息条目进行登记，以实际需求实现纸质归档原文扫描和上传电子文件。另外，还能够提供档案删除回收站，从而避免出现误删数据的问题。文件登记的实现如图２ 所示。

其一，控制层。Ｒｅｃｏｒｄ Ｒｅｇｉｓｔｅｒ Ｐｒｅ Ａｃｔｉｏｎ 指的是Ｓｔｒｕｔｓ２ 控制类，对文件级信息维护、案卷级信息维护和项目级信息维护等操作； 其二， 业务逻辑层。

ＩＲｅｃｏｒｄ Ｒｅｇｉｓｔｅ Ｐｒｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ 为接口类能够对文件、案卷和项目基本信息维护接口进行定义。用户进入文件登记是以用户所授权的权限查询对数据节点进行分析，实现数据节点操作栏功能点实现权限控制［６］ 。

２．１．３ 立卷归档

档案在完成预归档整理后，通过在文件库和档案库中转移，从而生成组卷、档案等业务活动。此模块能够为预归档人员提供入档案库的操作，实现多个条目合并组合。在数据转移中能够通过立卷规则的信息，无需每次实现著录项操作。

（１）控制层。ＩＲｅｃｏｒｄ Ｒｅｇｉｓｔｅ Ｐｒｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ 能够查询案目录、卷内目录等，对是否存在立卷规则的关系进行查询，整理档案后入库，插入相应案卷级、项目集和文件级的数据，对相应数据进行更新和计算［７］ 。

（２）业务逻辑层。ＩＰｉｇｅｏｎｈｏｌｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ 能够定义数据节点获取模块录入字段数据的集合，以数据节点得到模板全部数据集合等实现类。

在操作方式方面，立项归档能够支持２ 种类型：整理入库就是文件库中档案信息单条在档案库指定数据节点中转移；立卷入库就是将文件库的档案条目构成卷案，在指定案卷目录中转移。

２．１．４ 统一档案管理

根据数据管理平台使各渠道档案的统一存储与管理，针对接收电子档案实现维护、分类与整理，并开展统计功能、报表打印，主要功能为。

（１）档案数据管理。针对各渠道收集的档案信息，在档案管理中心创建数据库对信息进行存储，并且针对电子档案进行规范化处理后在文件夹集中上传。另外，还应对收集的元数据进行信息补充著录、分类和标引，创建原文数据和元数据的关联与数据库关联。根据档案管理需求，实现迁移档案数据。以电子档案ＯＣＲ 对文本信息进行识别，创建全文索引数据库，并将其上传至全文索引数据库中。

（２）借阅管理。檔案管理人员能够对档案实体流通开展计算机辅助管理，包括催还管理、归还管理和借阅登记。借阅管理实现用户到档案部门的计算机目录检索，从而使借阅实体档案管理和登记。档案管理人员对用户网上预约申请进行处理，系统能够对用户权限自动判断，确定是否借到；归还管理能够实现借阅用户归还档案的管理与登记；催还管理能够根据时间、档案、人员与部门等条件对过期档案进行统计。

（３）网上利用管理。通过此功能，可以实现电子档案的网上管理，权限控制能够对用户针对电子档案的网上权限控制，包括打印权限、下载权限和浏览权限等。跟踪与监督能够对在线档案用户的使用档案情况进行监督，还能够对用户的历史使用日志进行跟踪。

利用统计能够统计档案的利用情况，包括实体档案的网上利用与借阅统计的检索统计。以上统计能够以档案、部门、时间与用户等条件统计。档案统计能够实现基层单位与档案馆中库存量的统计，档案馆能够对各个基层单位的档案库进行汇总。根据档案门类、保管期限实现信息统计输出，档案馆管理人员利用此功能对基层单位档案管理工作进行监督。

人员统计能够使档案管理人员对人员登记，以登记信息统计档案人员情况。统计范围为单位，也可以是档案馆。

（４）报表管理。能够为全部需要打印输出的表格内容实现定制，使档案管理人员能够按照实际需求修改报表格式和目录。以自定义报表的格式和统计项实现新报表的创建，包括报表制作、报表模板管理、统计项管理［８］ 。

２．１．５ 信息发布平台

信息发布平台属于档案管理平台统一化的综合性信息发布机制，对信息安全进行保证，对档案用户提供个性化、一站式的档案查询服务。信息发布平台包括互联网、政务网２ 种发布平台，以不同安全、网络需求在平台上发布数据。在政务网发布的过程中，不会对数据进行物理迁移，发布的过程就是使发布平台的信息数据在档案管理中心数据库中链接；互联网利用介质实现物质拷贝，使发布信息在互联网发布平台数据库中拷贝。

２．２ 数据库设计

以系统需求实现设计，然后通过系统架构设计提炼系统架构，最终得出管理系统的数据表。因为系统表可自定义，所以在开放设计过程中需配置数据表，若没有配置表，则无法进行鉴定。用户数据表设计如表１、表２ 所列。

３ 系统功能实现

３．１ 文件录入

文件录入包括批量挂接和数字化加工。文件录入流程如图３ 所示。

３．２ 安全检索

全文检索包括关键词检索和索引创建，电子文件利用上传等方式进入系统，然后通过系统创建索引［９］ 。安全检索界面如图４ 所示。

４ 结束语

本文系统在实际应用过程中能够为檔案管理产生社会效益，推动档案管理的数字化进程，提高档案管理人员的系统工作能力，降低开发设计成本。未来，期望能够在现有阶段成果的基础上进一步学习，提升开发能力，使系统具备实用化的优势。

参考文献：

［１］ 王岳，王明杰，李文杰．基于物联网的数字档案管理系统设计与实现［Ｊ］．信息技术，２０２２（１）：１５８?１６２．

［２］ 高立慧，贾慕云，李瑾，等．港口企业数字档案管理系统研究与应用［Ｊ］．中国档案，２０２１（５）：６２?６３．

［３］ 张爽．电子病历无纸化归档系统的设计与实现分析［Ｊ］．数字通信世界，２０１９（１２）：８４．

［４］ 李哲．探讨电厂数字化档案管理系统的设计与实现［Ｊ］．科学与信息化，２０２１（１）：１４２．

［５］ 高俊全．数据挖掘系统的设计与实现研究———以中医病案为例［Ｊ］．黑龙江科技信息，２０２１（２）：１０５?１０６．

［６］ 王偲璇．“云存储”背景下的电子档案长期保存管理系统设计［Ｊ］．网络安全技术与应用，２０２２（３）：７３?７４．

［７］ 李灵雪，房开乾．涉密数字档案管理系统安全保密方案总体框架设计［Ｊ］．办公自动化，２０１８，２３（１３）：５０?５２，５８．［８］ 杨强，查凤华，胡心宇．面向长期保存的核电企业数字档案信息管理平台设计［Ｊ］．北京档案，２０２２（９）：３７?３９．

［９］ 黄宁．基于分布式架构的高校档案数字化信息系统的设计与实现［Ｊ］．科技资讯，２０２２，２０（２１）：１?４．

作者简介：

米尧勇（１９７１—），研究方向：档案管理。