计量检定原始记录管理模式探讨

【摘要】计量检定原始记录是计量检定过程中所有检测数据的真实反映，对原始记录管理必须要科学规范，持续不断提高管理方法。通过分析计量检定原始记录管理现状，明确相关管理要求，构建原始记录管理纵向、横向型管理链模式，使原始记录管理更加制度化、信息化，为现代计量检定原始记录管理提供新思路、新方法。

【关键词】计量检定；原始记录；管理模式；信息化

【DOI编码】10.3969/j.issn.1674-4977.2023.02.021

Discussion on the Management Mode of the Original Records of Metrological Verification

SU Shuang

（Fuxin Inspection，Examination & Certification Centre〔Fuxin Metrological Verification and Testing Institute〕，Fuxin 123000，China）Abstract：The original records of metrological verification are the true reflection of all test data in the process of metrological verification. The management of the original records must be scientific and standardized，and the management methods must be continuously improved. By analyzing the current situation of the management of the original records of the existing metrological verification， the relevant management requirements are clarified，the vertical and horizontal chain models of the original records management are constructed， and they are institutionalized and informationized，providing new ideas and methods for the management of the original records of modern metrological verification.

Key words：metrological verification；original records；management mode；informational

1引言

计量检定工作是工业生产领域的一项基础性工作，工作过程中的检定、校准原始记录和证书的出具等都要求数据真实、过程完整[1]。计量检定人员要在检定过程中对数据进行准确翔实地记录，一旦出现了工作偏差，将会严重降低检定校准结果的可信度，给检定结果的复核和查验带来麻烦[2]。原始记录中包含原始观测数据、经处理后的结果、计算公式、常数选取等。合格的原始记录应该具有真实性、完整性和准确性[3]。在日常计量检定工作中应加大管理力度，不断探索新的管理方法和手段，确保原始记录保存管理的系统化规范化[4]。

2原始记录管理要素分析

2.1专业技术要素分析

一是，空白原始记录的编印。空白原始记录的编印是整个原始记录的第一步，要按需编制，以保证原始记录的唯一性。原始记录需要按照计量检定系统表、检定规程以及相关的规范性技术文件等进行编制。不同检定项目有不同的记录格式，即使同一检定项目，随着计量规程等编制依据的更新，其内容也需要同步更新。规程中推荐使用的记录格式应根据工作实际进行完善和细化，保证具有可操作性。在原始记录的编制中，记录编号和依据出具的证书或报告编号这两个必填项最容易被忽略，也是在对空白记录审核时应特别关注的。检测原始记录属于技术记录，其格式由各检定科室的负责人组织制定，会同相关人员对其全面性、有效性、实用性进行充分的论证，由业务办负责人负责审核，报技术负责人批准后，交业务办备案。

二是，原始记录的使用。计量检定原始记录要保证原始记录的规范和数据处理的准确。在原始记录的使用中要注意的内容有：原始记录的书写应字迹清晰工整、数据准确无误；原始记录应填写完整，不能有空项，如无可填写的内容应填“/”或“无”补位；原始记录应使用专业术语，采用国际标准计量单位，有效数字的取舍应符合规程或规范要求；原始記录中的数据处理要按照相关的规程规范执行，误差和不确定度的表达也要按照相关的规范来表示；检测原始记录应完整地记录规程、规范中规定的内容，包括检测的观察结果、数据处理、结论，以及影响不确定度的各种因素，确保检测过程的可复现性；记录的原始性是指检测活动时的信息记录、检测过程中的结果和数据应在产生时予以记录，不允许事后补记或追记，原始记录不允许重新抄写，如需修改应按原始记录修改规定进行；当原始记录出现错误时，采取划改方式予以改正，不可擦掉，以免字迹模糊或消失，记录人员应将正确值填写在旁边，对记录的所有改动应有改动人的签名；证书/报告是计量检定工作的最终产品，证书/报告的结论及不确定度来源于原始记录，与记录信息是一致的，内容相符而非文字、数据等完全一致；出具证书/报告后，检定人员应及时将证书/报告的编号记录到对应的原始记录中，保证原始记录的信息完整，并经整理后归档。

三是，原始记录的保存。原始记录的保存主要包括：按专业和授权项目由各检定室主任对原始记录进行负责，并安排专人统一保管，督促检定人员将检定记录及时整理、装订；每年一次将整理后的原始记录交相关管理人员存档，并认真履行交接手续；记录管理人员应及时登记、编目，以方便检索查阅，存档的记录未履行审批手续不得更改、查阅；原始记录的保存期可根据实际情况确定，一般以一个计量标准的复查周期为准；存放记录的场所要保持干燥整洁，注意防光、防虫、防盗、防火，室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品，外来人员未经许可不得进入。

2.2管理人员要素分析

一是，检测人员和核验人员。原始记录中应包括检测人员和结果核验人员的签名，表明签字人已对该原始记录进行了校对及审核，是对该原始记录信息、数据及结果的确认。核验员的作用是能够发现检定员的失误，并督促检定员及时纠正，发现的问题均应在出具证书报告之前予以解决，必要时进行复测，以确保数据的准确无误。

二是，质量负责人。在计量检定原始记录管理中，质量负责人是重要的体系和程序落实的监督者，尤其负责各类内外部质量评审、过程控制、投诉处理、过程纠偏等工作，并对其实施过程效果进行有效评价。

三是，技术负责人。计量检定工作技术负责人是体系文件和制度的具体实施管理者，不仅要熟悉计量技术服务机构的技术活动，掌握相应专业技术法规和标准规范，还能将这些技术法规和标准规范具体贯彻于实际计量检定工作全过程中，通过不断完善改进具体工作和开拓检定校准服务，提高机构技术检测能力。

四是，部门负责人。计量技术服务机构按照专业划分，通常下设很多部门，实行扁平化管理。这些负责人在技术、质量等部门担任一定职务，以确保本专业工作的具体实施。他们是检测人员的第一管理者，对计量检定工作质量提升起着举足轻重的管理作用，为此在原始记录管理中必须加以重视。

五是，机构负责人。计量技术服务机构负责人是本单位最高管理者，全面负责本单位技术、质量责任。机构负责人有义务通过会议、教育培训等方式提高机构全体成员的质量意识和法治观念，制定和实施质量方针、目标，开展管理评审等活动，持续提高机构计量检定水平和能力。

六是，授权签字人。计量检定授权签字人是机构一切检定校准活动的报告或证书的签发负责人，必须具备较强的法律和专业综合知识，严格履职尽责，其工作必须对机构负责，同时也对客户负责。

3原始记录管理工作要求

原始记录管理工作除了按照国家法规政策和标准规范要求外，还要包括如下内容：一是，所有管理者必须具有与其职责相匹配的法规和专业技术技能水平，实施、保持和改进管理体系的有效运行，及时发现管理体系、检定校准、检测程序实施过程中存在的问题，采取积极措施加以改进提高。二是，制定相应的质量保证体系和管理制度，在确保正常运行的条件下，加强内部考核和评审，强化监督抽查和随机检查，提高制度的有效实施。三是，提供与开展项目相适应的计量基准、标准装置和配套保障设备，制定和完善原始记录表，提高原始记录保存条件，在确保计量检定原始记录完整、可追溯的前提下，提高原始记录管理的信息化水平。四是，完善计量检定原始记录、原始数据资料的保密工作，安排专人专管，严格按照国家相关保密要求开展工作，确保原始记录和数据的安全可靠。

4原始记录管理模式构建

4.1设计思路

通过梳理分析计量检定原始记录管理要素和管理流程，以系统思想为原则，统筹各类技术、设备、人员和环境条件，构建基于体系文件的自上而下和自下而上的双重监督管理机制，形成原始记录管理纵向型管理链；同时，以技术检测部门为单位，建立基于“查培结合”的部门互查机制，形成部门间的横向型管理链，构建双链互动管理模式，实现计量检定原始记录全方位、全链条管理。

4.2纵向管理模式构建

由主要负责人或授权签字人、质量负责人、技术负责人、审核人员和检测人员组成纵向管理链，实施自上而下监督考核，在体系运行的同时，自下而上的人员进行开放式问题反馈，提出工作建议和意见，以此不断丰富和完善体系文件，实现原始记录管理过程的持续修正。在现实运行中通过相互监督、相互促进，发现原始记录的管理不足，使体系文件更加符合实际，运行更加畅通。

4.3横向管理模式构建

计量技术服务机构以专业为单位，设置了长度所、热工所、力学所等部门，建立定期互检制度，每两个部门结成对子，派人实行相互抽检，以此为序进行部门轮换，构建部门间横向型检查机制，在检查的同时分享部门间优秀管理方法，代为培训宣讲好经验、好方法。在现实运行中通过相互检查、相互培训，极大提高了部门人员的工作热情，增进对彼此业务的了解，提升了整体原始记录管理水平。

5原始记录管理制度建设

好的经验和做法必须通过建立制度才可以巩固成果，实现可借鉴、可复制的工作方法，做到广泛的推广和应用。计量技术服务机构要在既有管理体系文件中丰富和完善原始记录纵向型管理链、横向型管理链相关制度。纵向型管理链涉及的主要制度包括原始记录监督管理制度、体系考核制度、信息和问题反馈制度、制度修正规则等；横向型管理链涉及的主要制度有部门互查制度、部门交叉培训制度、问题整改跟踪制度、经验分享制度、奖励制度等。制度的良好执行和落实才是制度建设的根本。计量技术服务机构必须强化教育培训，及时将相关理论和方法贯穿于原始记录管理日常工作，做到制度闭环管理，充分体现原始记录管理模式的实用性和可操作性。此外，在工作中还可以通过起草地方标准等方式，进一步丰富和完善原始记录纵向型管理链、横向型管理链相关制度建设。

6原始记录管理信息化建设

电子化管理系统因其独特的快捷性、准确性等优点，正逐渐成为许多机构处理日常事务以及数据的首选方式，也是我国大力推进机关标准化和信息化建设的一项重要工作内容[5]。原始记录管理信息化建设是对纵向型管理链、横向型管理链相关制度的固化。对原始记录的电子化、信息化管理，不仅可以保证原始记录的规范性以及数据的准确性，还可以减少数据差错，提高工作效率。以某计量测试所构建的《计量管理系统》为例，在符合相关计量标准和规范的同时，也具备保留修改痕迹、界面简洁友好、使用权限灵活以及模板共享等功能。这些功能使这套系统具有快捷查询、资源占用小、存储可靠等优点，进而大幅降低了证书的差错率，极大促进了检定机构内部管理水平的提升。

7结语

原始记录既能为计量监督检查、巡视抽查等提供原始证据，也是我们检定人员合法、合规开展检定工作的证明。在计量技术服务机构推广计量检定原始记录纵向、横向型管理链模式，可以快速提高原始记录管理质量，进一步夯实技术机构基础建设。此外，双链交互管理模式除了在原始记录管理中进行应用，同时也可以拓展到计量管理的不同环节中。

【参考文献】

[1]刘静.做好检定原始记录是计量检定工作的关键[J].计量与测试技术，2011，38（3）：8+10.

[2]张娜，梁彦.浅述检定原始记录及归档的重要性[J].宿州教育学院学报，2016，19（6）：176.

[3]李妮，林子午，巩智鹏.提高计量检定工作质量的有效措施[J].黑龙江科學，2014，5（12）：271.

[4]薛春燕，杨广宇.原始记录如何有效管理[J].现代测量与实验室管理，2014，22（2）：60-61.

[5]高健.实现计量检定机构原始记录的全面电子化管理[J].仪器仪表标准化与计量，2018（3）：46-48.

【作者简介】

苏爽，女，1969年出生，高级工程师，学士，研究方向为质量体系运行的综合管理。

（编辑：李加鹏）