试论文书档案管理中存在的问题及其对策

曹海涛

摘 要：近几年，随着对信息的关注和决策质量的提升，文书档案管理工作日益受到人们的关注。文书档案管理在很大程度上对单位的整体档案管理水平有着很大的影响，它是其他各类档案管理工作的基础，也是单位较为重要的资源，应该予以充分关注。但是，当前我国各单位的文书档案管理普遍存在某些问题，导致其管理质量不高。因此，应积极探讨与之相适应的管理对策，为文书档案管理工作提供一个良好的发展方向。文章从文书档案管理中出现的问题入手，针对如何强化和改进文书档案管理工作，给出一些切合实际的措施，并对此进行了深入的思考，期望能为文书档案管理工作的改进提供一些参考和借鉴。

关键词：文书；档案管理；问题；对策

文書档案对于每个单位都有很大的作用，它可以客观反映一个单位的各种活动，也可以直观反映一个单位的管理程度，以便发现管理工作中的不足之处，并及时纠正。在档案管理工作中，文书档案管理是一个非常重要的组成部分，它可以真实地体现出档案管理的总体质量，对档案管理工作的开展起到很大的作用，文书档案管理水平的高低，直接决定了档案材料的完整性。随着信息技术的发展，对现代文书工作提出了更高的要求，为了更好地提高文书档案的利用率，在具体工作中要将有关管理规定发挥到最大作用，对基本管理制度进行持续优化，为规范化、标准化管理工作奠定良好的基础。在新的时代，随着档案使用率的提高，应当强化对文书档案的标准化管理，在解决管理问题的同时，逐渐提高标准化管理的层次，为单位的档案管理工作打下坚实的基础。随着计算机和信息技术的飞速发展，文书档案的管理也呈现信息化的特征，但其中还存在着许多问题，亟待解决。

一、文书档案管理的特点

1.重点在于收集和保存文书档案，并将其记录在“历史”中

文书档案管理是一种重要的管理方式，它以人、事件、过程记录、文件、书报以及物品等为管理对象，采用多种载体，如纸质或实物进行记录，并将其归档于档案室，以便于更好地保存和管理。文书档案的最大功能就是记录历史，让后来者可以参考和借鉴，从而发挥其功能。

2.文书是档案工作的前提和基础

文书工作包括档案的收集、登记、运行、催办、整理、立卷及归档等方面。文书档案管理是指在行政工作的基础上进行档案收集、整理、鉴定、保存、统计、检索、编辑及研究，并提供使用的工作。文书是档案工作的前提和基础。文书处负责收集和归档工作中产生的文件材料，这些文件材料具有重要的保存价值。文件的质量，包括文件的格式和书写材料，对于整个办公室的档案管理至关重要。

3.文书档案内容丰富，载体多样

文书档案是单位各项工作的真实记录和反映，包括行政管理、科技档案、会计档案以及特殊形式的档案等，这些都是文书档案的重要组成部分。其中，内容有各个部门的“红头文件”，与各个部门签订的合同、协议和责任书；载体有照片、录音和视频等，还有各种纸质材料或电子文档。所以，文书档案的内容丰富，载体多样。

二、文书档案管理工作中的不足

1.事业单位在文书档案管理方面缺乏足够的重视和认识

当前，许多单位文书档案管理人员对文书档案管理的认识还不够，对文书档案的管理也没有足够的关注，造成文书档案管理工作无法顺利进行，导致这种现象的原因，主要是由于档案管理人员并不觉得该工作对整个部门的利益有多大的帮助，对文书档案的管理有所松懈。但实际上，办公文件的管理与整个单位的健康发展是分不开的。正是由于对文书工作的不了解，使得文书工作在执行过程，受到了诸多制约，从而影响了文书工作的可持续性。总而言之，如果一个单位的领导只关注眼前的利益，而忽略了对文书档案的管理，将会导致文档管理工作效率低下，极大影响档案管理的质量，在管理工作中就会发生各种各样不应该发生的失误。

2.档案管理和文书工作是不同的领域，它们有很大的区别

文书工作与档案管理是两个完全不同的领域，但档案管理必须以文书工作为基础。文书工作与档案工作虽有密切的关系，但二者又存在性质上的差异，二者在工作中表现出一致性和分散性。所以，在实际工作中，文书工作和档案工作应当在分离的管理体制下协调发展。然而，在具体的工作实践中，经常采取的是将文书和档案分块管理的工作方式。尽管这样的工作方式比较具有科学性，但在实际运用的过程中，经常会导致文书与档案管理的疏离，档案管理人员通常不会对文书工作进行系统分析，从而导致文书工作与档案管理工作出现了一些不恰当的衔接，从而影响了文书档案管理的标准化发展。目前，许多单位都将这两项工作混为一谈，也没有将这两项工作协同管理，而档案管理工作人员也不注重与文书工作人员之间的工作衔接，从而导致工作出现了脱节，档案管理工作无法顺利进行，在一定程度上对文书的管理工作产生了影响。因此，在对文书工作与档案管理工作的问题上，二者是互相关联的，档案管理者必须要对这一点有正确的理解，才能确保工作的质量。在实际工作中，文书工作与档案管理工作之间存在密切的联系，它们之间的互补性和整合性使得文书工作的质量得到提升。然而，由于目前文书工作与档案管理工作之间的运作状况相对独立，导致它们之间的配合和衔接存在许多问题，影响了文书档案管理工作的开展。

3.人员培训不足

人力资源短缺是当前我国文书档案面临的一个重要问题，而造成这种现象的重要因素就是没有引起足够的重视。为了缓解人手不足，大部分部门采取暂时补充办事员的办法。然而，由于未受过系统性培训，其任职资格未通过考核，在实际工作中，他们往往因为缺少专业的管理知识和基本的档案管理技巧，而无法胜任工作，无法熟练地进行归档和立卷等工作。此外，在岗的部分工作人员也是如此，他们已经在档案管理岗位工作了很长一段时间，也积累了一些文书文件的管理经验，但由于缺少对文书知识的更新和培训，还在使用老旧的工作方式，已经不能很好地满足新时代对文书文件管理工作的要求。在信息技术时代，文书档案管理工作可以利用先进的技术来实现方便化的管理，这就需要文书工作人员对新的技术和方法有足够的认识，并把它运用到日常工作中，与自己的专长结合起来，做好每一项工作。但是，一些年长的职员很难适应新的知识和技术，他们的思维和工作方式都无法跟上时代的步伐，这就限制了文书档案工作的开展和进步。

4.文书检索效率问题

目前，文书档案检索的主要方法是手工检索和机器检索，在很多时候，还是采用传统的检索方法，严重影响了文书检索的效率。许多工作人员都有误解，以为要开发更多的查询工具才能提高文书服务的质量。总之，不能将现代信息技术应用于工作，是造成信息技术资讯查询效能低下的主因。

5.档案管理人员的综合素质不强

有些单位在运营和管理的过程中，对档案管理工作的关注不够，在招聘档案管理人员的时候，设定的门槛比较低，在他们入职之后，很多人员都没有经过系统的档案专业管理训练，这就造成了他们在档案管理方面的专业技能欠缺，这也会在某种程度上影响他们对文档的管理。所以，为了改进文书档案管理的现状，必须要加大对档案管理人员的素质训练，提高他们的职业素养，从而提高档案管理工作的标准化、规范化。

三、提升文书档案管理水平的有效措施

1.重新设计工作流程和管理制度，并严格遵守规范程序

无规矩不成方圆，在文书工作的管理中，必须制定出一套科学、行之有效的工作流程以及管理体系。为防止在工作过程中出现错误，在制定工作流程和管理系统时，要对其进行具体的规定，做到简单明了，具有一定的可操作性。在工作中，无论是谁都应该严格遵守标准制度，特别是审核和发放公文，以确保没有无效的公文和多余的文件。在审核公文时，要仔细阅查，文件附件是否完整，签发手续是否完整，确保其格式符合规范要求，然后，再进行下一个流程。在签发前，还需要对其进行一次复查，以确保公文的质量和准确性。为了避免文件出错，若有变更，必须按规定重新审核。此外，文件用纸应符合装订、排版规则、字体大小、版面设置、纸张种类等要求。

2.重视文书和档案工作的规范性和协调性

档案工作的成败取决于文书工作的质量，因此，文书工作是至关重要的。没有优质的文书管理，就不可能有優质的档案。在进行文书管理的时候，必须要有强烈的档案观念，要将工作中所需的文书资料进行统一、高效的立卷归档，并在进行文件处理工作的时候，要随时注意档案的管理，从而更好地实现办公与文件的整合。为了达到这一目标，工作人员应该确保文件材料的质量。比如，文档的尺寸、写作格式和文本格式设计应当统一、标准化和规范化，不能有任何杂乱无章的地方。此外，禁止使用拷贝纸、铅笔、红墨水和圆珠笔等工具从事批阅、复印、修订等工作。除了有效地收集文件资料，还应该保证文档管理的正确性和实时性，并在收发文件时，工作人员应该尽快做好登记，以便在发现文件资料缺失时能够迅速查找，特别是会议资料，需要工作人员进行及时整理。

3.加强文书档案的收集工作

在收集文书档案时，应明确收集范围和分类标准，统一规范文书档案的书写要求，规范文书档案的整理、归档、组卷和使用，以保证文书档案的质量。审核收集到的资料，保证资料的正确性。为了确保题词的准确性和可读性，可以制定严格的标准程序，工作人员要严格遵守涉及题词制定、正文提炼、附表、印制科室、文书使用、发文范围、文号编发以及题词字体等方面的要求。在进行基础的信息采集工作之外，还需要借助电脑网络等手段，拓宽资料的搜集范围，尽快纳入网络化体系中，尽量多地获取有用的资料，从而充实和拓展对文书档案的管理范围。

4.领导人员应加强对文书档案工作的重视

领导对工作的重视程度会极大地影响该工作的开展，所以，要想改变目前文书档案的管理状况，单位领导就必须提高对文书档案管理工作的关注，利用领导的影响力，在单位创造一个良好的工作环境，能够有效提高职工参加文书档案管理工作的热情，从而为推进文书档案管理工作顺利进行提供必要的帮助。具体来说，档案管理人员可以申请开展针对文书档案的宣传教育工作，通过对政策法规的传达，对档案资源的有效应用进行宣传，提高领导和各级员工对文书档案管理工作的重视程度，促进文书档案管理得到多方支持，从而达到科学化和规范化的管理目的。如此，在领导的重视和监督管理下，文书档案工作必将逐步取得更大的成绩，能够显著提高档案资源的有效利用。

5.加强对文书档案人员的教育和培训

提高文书档案管理人员的专业技能和素养是提高文书档案管理工作质量的关键因素。所以，应采取一些措施来规范文书档案管理工作，逐步提高文书档案管理水平的同时，还应当加强对文书档案管理人员的教育与培训，使文书档案管理人员可以在先进理念的指引下，运用科学的管理方法来管理文书档案，从而为文书档案管理工作顺利开展提供了保证。为了进一步提高文书档案管理人员的专业质量，单位应该加大对他们的培养，让其认识到自己的责任，增强自觉性，从而为文书档案管理工作的质量提供坚实的保障。只有这样，在信息化的时代背景下，才能实现文书工作的创新性发展，提高文书工作的效率和质量，为文书工作的高效使用创造了有利的环境。

四、结束语

文书归档在各部门中扮演着至关重要的角色，因此，单位应该对其加强管理，并结合目前存在的问题，探索更加科学的管理方法，进一步提高文书归档的水平，为文书资料的利用和单位的发展创造提供有力的支撑。在实践中，要使文书管理工作向更深层次的方向发展，就必须要持续引入新的发展机制，并在适当的时候对其进行创新。文书档案管理工作是一项长时间的、有序的、规范化的工作，在此过程中，各个部门之间必须相互配合，精诚合作。同时，还必须改进各项相关制度，提高文书档案管理的工作效率，唯有共同努力，才能在文书档案管理方面取得成绩，提高单位的整体形象，推动单位的健康发展。

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（作者单位：延安市职业技能鉴定指导中心）