医院综合档案精细化管理困境及对策讨论

陈颖

摘 要：医院在开展日常医疗工作时，档案是非常重要的参考依据，对于医疗科研发展起到了非常重要的推动作用。如今，基于新形势发展背景下，医院针对档案实施相应的管理工作时，如果继续采取传统的档案管理形式，已经不能达到医院未来发展的要求，需要全面实施精细化的档案管理模式，才能更好地提升医院管理工作创新效果。本文主要结合医院现有档案管理工作中存在的难题进行了探究，并提出一些有效的管理对策，希望能在一定程度上提升医院档案精细化管理水平。

关键词：医院；综合档案；精细化管理；困境；对策

医院在开展各项管理工作时，档案在其中起到了至关重要的作用，与医院行政管理、医疗活动以及药品资产管理之间有着非常密切的联系，这些工作需要以档案资料为依据，所以，在医院现有的各项管理工作中，档案起到了重要的指导与规范作用。同时，也是医院内部管理中非常重要的组成部分，需要医院领导及相关人员引起高度重视。如今，在我国医疗事业不断改革的背景下，医院档案管理工作也因此遇到了相应的发展困境，对于档案管理工作提出了更高的要求。尤其，随着信息技术水平不断提升，互联网技术广泛普及与使用，医院传统的档案管理模式已经无法满足医院发展需求，需要加强档案管理模式创新工作，在更大程度上提升档案使用效率，这也是目前医院档案管理部门所面临的重点问题。

一、精细化管理的概念

对于精细化管理而言，主要是指社会分工精细化以及服务质量精细化实施之后所产生的一种现代化管理形式，在日常工作中通过采取规范化的管理模式与方法，保证各项工作满足一定的高效性与准确性，从而有效提升日常工作效率，促进工作目标的实现。精细化管理实质上所体现的是一种管理文化，也是一种工作理念，需要工作人员在工作中严格规范自身行为，全面做好本职工作，能够及时明确管理工作中存在的困境，从而在第一时间采取有效的解决措施。

医院在开展档案管理工作时，因为涉及的资料内容非常多，所以，采取精细化管理模式有着非常重要的意义。对于刚刚产生的档案资料，应第一时间做好收集、管理以及使用等工作，尽量减少未整理、未编目以及未鉴定的档案资料。如今，基于信息技术水平不断提升的背景下，还应充分利用现代化信息技术，对现有的档案管理方式进行创新与完善，形成多样化的管理模式，提升档案资料利用效率，有效降低档案管理成本投入。此外，在实施精细化档案管理的基础上，还能提升档案查准率以及查全率，按照不同的档案类型合理划分，不断简化档案的调取程序，使用信息技术更好地汇总资源与数据，提升医院整体服务质量，将医院档案资料的价值充分发挥出来。

二、医院综合档案精细化管理要求

1.保障档案内容真实性与准确性

一般医院在做出各项医疗行为活动时，档案资料是非常重要的参考依据，除了医疗档案外，文书档案、基建档案、科研档案、采购档案以及人事档案等都在医院管理的过程中起到了决定性作用。所以，医院在实施具体的档案管理工作时，需要对档案内容全面审核，保证可以达到一定的真实性与准确性，将医院的实际情况如实记载下来，保证工作人员在后期使用时，可以从中提取出有价值的数据信息，从而为后续工作开展奠定重要的基础条件。

2.保障医院档案内容完整性与准确性

首先，医院档案资料与一般机构相比，其档案管理工作之间具有明显不同，是因为医院档案资料比较集中，在进行各项档案管理时，不可出现遗漏或失误等情况，必须保障医院档案内容完整性与准确性。其次，因为医院档案资料在后期使用中具有较大的价值作用，需要保障档案资料准确可靠。

3.保障医院档案的专业性

除了医疗活动方面的档案外，医院的文书档案、科研档案、基建档案等，在实施档案管理行为时，需要由专业的人员指导来完成。因此，在具体的操作阶段，对于档案专业性以及专属性也有着非常高的要求，需要档案管理人员在更大程度上提升管理工作专业化水平。

三、医院综合档案精细化管理面临的困境

1.缺少先进的档案管理制度

因为长时间受到传统观念影响，导致很多医院仍然采取粗放式的档案管理制度，这种制度已经无法满足时代发展要求，经常导致在工作中出现问题时，缺少合理的参考标准，很多档案管理人员都是依靠以往的工作经验来开展工作，导致在医院综合档案管理工作开展中，缺少具体的管理目标，整个管理流程也比较随意。一些医院在制定绩效考核内容时，没有考虑到档案管理工作的特殊性，使档案管理工作长时间呈现出一种管理不严的状态，很多监督工作并没有得到全面实施。由于现有的档案管理制度不够先进，不但会降低档案精细化管理工作效果，也会对管理工作的开展形成阻碍。

2.档案管理信息化程度较低，缺少统一的信息管理链

目前，很多醫院的档案资料以纸质版的形式为主，对档案实体进行管理，不仅会影响档案资料使用效率，还会导致档案资料面临一定的丢失风险。在医院各类档案资料中，病历档案处在核心地位，但在医院管理活动中，综合档案的管理也至关重要，长时间积累的纸质档案数字化进程发展较慢，医院涉及的档案类型非常多，主要包括文书档案、基建档案、财务档案、科研档案以及设备档案等，这些档案分别由不同的部门储存，而部门之间缺少统一的信息管理链，导致档案信息呈现出一定的孤立性，没有实现有效连接与共享，从而影响档案信息的安全性与规范性。

3.缺少专业的档案管理队伍

医院在开展综合档案管理工作时，人员在其中起到了非常重要的执行作用，所以，档案管理人员专业性与综合档案管理效果之间有着密切联系。但是，长久以来，医院一直将档案管理工作视为一项基础性的工作，没有受到领导人员的高度重视，导致在实施档案管理工作时，缺少专业的人才队伍。结合目前的实际情况来看，部分医院档案人员身兼多职，无法将精力全部集中在档案管理工作上。另外，医院没有定期开展培训教育活动，档案管理人员没有及时加强学习，知识结构比较落后，现有水平已经无法满足未来档案管理工作的创新要求。

4.档案管理模式较单一

在医院日常管理工作中，档案管理是一项比较基本的工作，不仅关系到医院整体管理水平，还能保障医院在未来实现更加稳定的发展。在以往的档案管理工作中，其归档模式呈现出一定的被动性。一般是在移交的基础上才会归档，在档案资料形成以及转运等环节中，档案人员没有提前参与到其中，无法实现对文件资料的有效把控，导致档案资料在后期归档时，经常会出现分散或者遗漏等问题。医院大部分档案资料都是以纸质版的形式管理，并且通过人工操作的方式储存。因为长时间受到传统观念的影响，部分醫院将重点放在了管理方面，而没有对档案利用引起重视，在整个资料利用过程中，缺少一定的服务意识。档案资源开发范围有限，现有的服务方式比较单一，人员在查阅档案时，一般都是通过人工检索调阅的方式来完成，档案部门只是提供档案原件借阅，或者是提供档案复印件，正是因为这种被动式的服务模式导致医院档案利用率不高。这种问题的存在不但会容易导致档案原件发生破损或者丢失等情况，还对档案查阅速度以及利用效率产生一定的负面影响，导致管理工作在内容上比较单一。

四、医院综合档案精细化管理的相关对策

1.构建精细化的档案管理制度

基于新形势发展背景下，医院在开展综合档案管理工作时，要想满足一定的精细化要求，应制定精细化的档案管理制度，具体可以通过以下几个方面来进行：第一，制定科学有效的档案管理机制。医院只有在保障档案管理机制完善的情况下，才能促进各项工作顺利开展，并保证整个流程的规范性，这也是促进精细化档案管理工作实施的前提保障。医院针对档案开展管理工作时，应该严格遵守标准化、目标化以及流程化等要求，将精细化理念贯彻落实到整个档案管理工作中。医院应参照相应的法律规定，在对自身实际情况全面了解的基础上，制定完善的档案管理制度。档案管理制度不仅要在内容上满足一定的科学性与规范性，还需要对实施之后的实效性引起高度重视。档案管理人员应结合医院档案信息化建设目标与实际状况，制定科学的档案信息化制度，将精细化管理延伸到每一项工作中，保证档案管理满足一定的规范化以及制度化要求，提升医院档案管理工作效率。第二，细化档案管理标准。结合档案管理工作涉及的各项规章制度，医院应实施标准化的管理模式。将日常管理细化为多种标准，每一项标准都应满足一定的完善性与准确性，对岗位人员提出严格的工作要求，在开展各项档案管理工作时，需要严格按照各项标准中的要求来执行。第三，细化档案管理流程。对于精细化管理而言，应更加重视管理对象的流程化管理，也就是对管理对象开展系统化以及体系化的管理工作。医院在对档案管理状况明确的基础上，应对现有的档案管理流程进行不断细化，确定严格的规范标准，将流程贯彻落实到收集、整理以及归档等环节中。医院在对档案管理流程进行优化的过程中，不但要保证各流程之间的有效连接，还要保证各部门之间信息实现有效传输。第四，保证管理工作在实施中满足一定的动态化要求，是需要不断进行完善的过程，医院需要结合新出现的问题，对管理流程进行优化与完善，保证医院档案管理流程在实施过程中可以满足一定的科学性，这对于提升医院档案管理水平有着重要作用。

2.加强档案管理信息化建设

将精细化理念融入档案管理工作中，主要是为了能充分发挥档案资料的价值作用。目前，信息技术在各个行业中实现了非常广泛的应用，也使得医院档案精细化管理工作迎来了更大的难题。首先，医院应制定统一的档案资源保存标准，在对大数据技术充分利用的基础上，将传统的纸质档案转变为电子档案的形式进行储存。同时，构建档案目录数据库以及档案信息全文数据库，从而实现对档案信息的数字化储存。医院综合档案的信息化程度越高，医院管理的效率越高，医院的综合能力发展也随之更快；其次，医院应构建完善的档案管理信息系统，保证与其他科室之间实现有效连接，在档案归档环节中，能够实现对前期的有效把控；最后，医院应该在内部构建统一的档案管理大系统，在整个系统当中，针对不同的档案类型，分别设置不同的模块来进行存储管理，保证在档案信息收集与整理过程中可以满足一定的自动化要求。医院管理部门不但要确定归档范围，还需要确定电子档案的归档标准，以集中化的方式对档案信息进行储存与管理，通过这种方式不但可以丰富档案信息资源，还能为各部门提供更加方便的档案利用工具。

3.加强档案管理队伍建设

要想促进精细化管理工作高效开展，档案人员应从自身出发，提升自身专业性。因此，全面实施档案管理队伍建设工作，是保障精细化档案管理工作全面实施的重要基础条件，档案管理人员所掌握知识的完善性，会直接影响综合档案精细化管理实施的效果。首先，医院应严格按照岗位管理规范中的相关要求，开展标准化建设工作，明确每一位在岗人员的具体职责，确保在出现问题时可以责任到人，所采取的工作方法有章可循；其次，医院应加强对档案管理人员的培训教育工作，帮助档案管理人员转变传统的思想观念，树立正确的价值观，保证在岗位工作中能够严格按照职业道德规范中的相关要求，不断提升档案管理人员的认同感与归属感，在开展每一项工作时可以严格规范自身行为。在业务培训活动中，不但要加强专业知识培训，还需要对技术学习引起重视，可以对现代信息技术与科学技术充分利用，使档案管理人员掌握更多先进的技术方法，并在学习过程中不断总结工作经验。对档案管理人员知识结构进行优化与完善，进一步提升档案管理人员专业水平。

4.创新档案管理模式与方法

在开展档案管理方法创新工作时，需要转变档案管理人员思想观念，将被动转为主动，加强档案前期质量控制。档案管理人员应该主动深入部门中，全面掌握医院资源结构，加强与档案形成部门之间的沟通与交流，使最终所产生的档案资料不但可以满足单位使用需求，还能达到档案管理工作要求，保证档案内容满足一定的真实性与可靠性。同时，对暂时不归档的资料，应第一时间做好数字化归档工作。针对档案信息设置不同的访问权限，对所登录用户的身份进行验证，通过之后就能对平台中的档案信息进行查阅，通过这种方式不但能够减少对纸质档案的破坏，还能对医院档案起到一定的保护作用。

五、结语

综上所述，随着现代社会经济水平不断提升，医院在实施档案管理工作时，需要对传统的管理方式进行创新，改变以往的管理理念，将精细化理念贯彻落实到整个管理过程中，严格遵守管理工作原则，在源头上保障档案管理工作效果。医院可以制定完善的档案管理机制，在一定的时间内开展严格的培训教育活动，将信息技术融入其中，转变纸质版的档案储存方式，最大程度地发挥档案资料使用效率，促进医院医疗体制改革，加快医院发展。医院档案管理工作人员应加强自我学习，提高自身专业性，更加科学地开展档案精细化管理工作，实现对档案的充分开发与使用。此外，通过创新传统思想观念，引进专业的档案管理人才，制定完善的培训方案，确定具体的档案管理流程，加大资金方面的投入，在硬件与软件等方面给予足够的支持，有效提升医院档案精细化管理水平，保障医院在未来实现更加长远稳定的发展。

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（作者单位：海口市人民医院）