事业单位科学技术档案管理现状与改进措施分析

张红卫

摘 要：科技档案是国家重要的信息资源，是记录和反映科研生产过程及其成果的原始凭证。科技档案管理对于科研单位来说至关重要，其不仅关系着单位自身的生存与发展，还关乎广大人民群众的利益。随着信息技术的不断发展，事业单位在日常工作中应用了大量先进的信息技术，但也给科技档案管理帶来一定影响。本文以延安市科学技术馆为例，就当前我国事业单位科技档案管理现状加以分析，并提出相应的改进措施。

关键词：事业单位；科学技术；档案管理

科技档案是指国家机构、社会组织以及个人，从事科学研究活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，主要包括基础性资料、研究报告、科研成果及科技成果推广信息等。目前，我国已经进入大数据时代，传统的人工管理和服务模式受到前所未有的挑战，而信息技术的迅猛发展为其转型提供有力支撑。在此背景下，加强科技档案管理势在必行，但由于诸多因素的影响，导致现阶段科技档案管理仍存在许多问题亟待解决。因此，只有充分认识科技档案管理中存在的不足，才能进一步提升档案管理的水平。

一、事业单位科学技术档案概述

1.科学技术档案的定义

科学技术档案是指国家机构及社会组织，在从事科研活动或其他社会活动过程中形成的应当归档保存的文字、图表和声像等不同形式的历史记录。其内容包括科研项目管理、成果推广以及技术应用等方面的信息资源。科学及有效地管理好这些科技文件资料，对于提高工作效率和经济效益具有重要意义，也能够为单位发展提供决策依据。科学技术档案主要分为基础性档案管理与综合性档案管理两类，前者主要包含科研项目的立项审批、课题研究的实施、项目结题验收以及科研成果发布等；后者则涵盖科研课题申报、成果鉴定、专利申请、科技成果转化及技术引进等各方面，其在整个科学研究活动中起到举足轻重的作用。

2.科学技术档案的特征

科学技术档案既不同于其他类型的文献记录，也有别于一般文书材料，是一种专业性极强的信息源，这种信息源往往由专家根据自己掌握的专业知识或实践经验加工整理而成。其具有如下几方面的基本特征：

一是科学性，其以科学理论为指导，并通过对大量事实和数据的收集分析，揭示事物发展规律，从而使人们获得系统而全面的认识。在此基础上做出科学论断和选择，进而制定决策。

二是客观性，由于科技活动涉及许多学科的理论知识，其产生过程必然存在一定程度的不确定性，这就要求我们提供有价值的资料来验证、补充和完善有关结论的正确性。例如，一项新成果或一种新工艺问世后，如果未经充分的论证和实验，则难以推广使用。所以，科技档案管理必须做到真实可靠，任何一个项目的立项都需要经过严格审查，最后做出决定。

三是全面性，科学技术档案包括科技成果本身的内容，以及该科技成果对国民经济建设所做出的贡献，更重要的是其反映了国家、地区及企业等不同经济部门对该项技术的研究、开发和利用情况。因此，科技档案既能全面地记录和保存科学技术发展的历史轨迹，又能客观地再现科学研究成果的全貌，具有很强的综合性。

四是实用性，即具有较强的现实指导意义和参考价值。通过查阅科技档案资料可以提供大量有关科技知识的情报和资料，为领导制定政策提供依据，为广大人民群众了解国内外最新科技动态提供线索，是科技档案最主要的功能。其对于推动科技进步和科技成果转化都有重要作用，尤其是对科研事业单位而言更是如此，因其是从事科研活动、开展学术交流与技术合作及培养人才等各项社会活动的基础，也是科研成果向生产力转移的桥梁。

二、事业单位科技档案管理工作的现状

1.档案管理人员意识淡薄

目前，我国事业单位普遍存在着对科技档案管理重视不够的现象，许多单位还没有把科技档案管理当作一项专门的事业来抓，仅仅是作为文书档案来对待，主要原因就是管理人员思想观念陈旧落后，认为科技档案与文书档案一样重要。在实际工作中，他们只注重文件材料的立卷归档，而忽视了对科技档案的科学分类、管理及开发利用，使其长期处于“束之高阁”的状态，导致一些科研单位科技档案管理混乱，甚至出现乱档现象，如有的将科研项目档案资料作为材料归档，还有的将科研成果文件材料随意销毁等，造成大量科技成果不能及时转化为生产力，使许多科研课题无法按时或保质保量完成，更谈不上产生经济效益，这些都不利于科研工作正常开展。

2.管理体制不健全

目前，我国科技档案管理体制还不够完善，主要表现为：一是领导重视程度不够，各部门缺乏协调配合，没有形成完整统一的管理体系和运行机制，造成科研任务难以落实到位，科研单位处于无章可循状态，也给管理工作带来不少困难。有些单位甚至出现“三不管”现象，即科研项目无人管、科研人员无人领及成果无人评或不能评定，这不仅挫伤广大科技人员的积极性，还浪费大量的人力和财力。二是管理机构设置不合理，有的机构重叠，不能形成合力，致使一些重要项目长期得不到解决。还有的机构重复设点，互相封锁，既增加工作人员劳动强度，又容易引起混乱局面。三是管理制度不健全，许多规章制度不配套，不利于科研工作的正常开展。例如，科研成果评价制度不完善、职称晋升与论文发表脱节等，这些都直接妨碍科学研究事业健康有序地向前发展，缺乏必要的宏观制约，难以形成合理的运行机制。

3.管理人员素质偏低

目前，很多事业单位档案管理人员文化素质不高、知识结构不合理及专业理论水平低。一部分人在工作中只注重完成上级交给的任务，过于看重个人的经济利益而忽视自身能力的培养，更谈不上继续教育。这种现象的出现，主要是社会上的不良风气和观念作祟，致使他们对自己从事的业务没有明确定位，也疏于系统学习，不能适应现代化管理工作的需要，造成单位档案利用率较低，甚至导致大量档案资料损坏或丢失，严重影响档案管理的工作效率。

4.管理水平有待提高

由于历史原因，我国事业单位的管理体制一直沿袭计划经济时期模式，缺乏科学和有效的管理手段，导致档案管理人员配备不齐全和整体素质相对较差等问题，使得许多事业单位的档案管理处于瘫痪状态，这些都与当前的管理模式有关。传统的管理模式很难满足市场经济条件下事业单位档案管理的要求，更谈不上实现现代化和科学化，难以充分发挥出其自身作用。

5.软硬件技术及设备设施落后

目前，大部分事业单位基本没有利用先进的设备设施或仪器来完成大量材料的归档整理、编目鉴定及使用等一系列任务。由于缺乏必要的设备设施，造成许多档案资料长期处于“无人管”的状态，分散存放在各角落，查找难度大。有些文件资料长期得不到有效利用，甚至被销毁，使国家财产遭受巨大损失，浪费财力和物力，也给日后查询利用带来不便。

6.管理经费投入不足

虽然近几年各单位都加大对档案信息化建设的投资力度，但从实际情况看，多数仍然存在着资金投入少及经费支出大等问题。特别是一些县级档案馆，由于资金短缺、设备设施条件差以及技术力量薄弱等原因，导致现有馆藏档案数字化水平很低，无法适应现代化社会发展要求，严重影响档案信息化建设进程。

三、事业单位科技档案管理工作的重要性

信息时代，科学技术飞速发展，新事物不断涌现，科学技术档案已不再是单纯的资料载体，而是一种重要的信息资源，其重要性不言而喻。

第一，有利于促进国家科技事业的进步，增强国力和国防实力。现代科学技术已经成为推动经济增长的强大动力，而科学技术的发展离不开对科技档案资料的管理与利用。因此，必须把科技档案管理工作摆在突出位置，以保证科学技术档案发挥作用。

第二，有助于提高全民族科学文化素质，加快实现四化的进程。科学技术作为生产力中最活跃的因素，越来越显示出巨大的生命力。加强科技档案管理工作，不仅有利于科技管理工作自身的改革，还能有效提高科技人员的素质。

第三，有利于为重大决策提供科学依据，为领导科学决策和管理部门宏观指导提供可靠依据，为各级党政机关、企事业单位开展各项活动提供方便条件，从而有力地推动国民经济持续、高速和协调增长，进一步发挥了科技情报在社会主义两个文明建设中的重要作用，同时，也带来了良好的社会效益。

第四，有利于社会主义精神文明的建设，是实施科教兴国战略的必然要求。科学技术与精神文明密不可分，它既是物质文明的基础，又是精神文明的组成部分。因此，我们要充分发挥科技情报信息工作的优势，积极配合党和政府做好思想政治宣传工作，使其更好地为党的中心任务服务，加快社会主义现代化建设步伐。

第五，有利于加速我国经济体制改革进程，推动国民经济持续、稳定和协调发展。通过建立完善的市场体系，增强企业竞争力和社会适应性。通过深化科技体制改革，形成自主创新机制，提升自主创新能力，从而实现“以科学发展观统领经济社会发展全局”的战略目标，为构建和谐社会奠定坚实基础。

四、事业单位科技档案管理工作的改进措施

1.转变管理人员意识

正确认识科学技术档案管理工作，是做好事业单位科技档案管理工作的前提和保障。为此，要从思想观念上予以重视，在此基础上，进一步加强对工作人员的思想教育培训工作。通过多种途径提高人们的思想认识，并将思想政治教育贯穿于日常管理工作之中，让每位工作人员都能认识到档案信息资源具有重要价值，以及档案信息对于单位及个人所起到的作用。以此为基础合理开发与利用，最大限度地发挥档案资料应有的效用，充分发挥其作为历史凭证与参考依据的功能，进而实现档案信息资源的有效利用。

2.改革现行科技档案管理体制

建立健全科学技术档案管理制度是促进档案管理工作顺利开展的关键条件。但是，由于我国目前科技管理体制改革相对滞后，相关法律法规不完善，缺乏统一协调机制，管理体制不够科学合理等，严重阻碍了科技管理体制改革进程，造成部分部门职责不明、权责不清以及责任难以落实的情况，极大影响了国家科研事業发展目标的实现，不利于科技成果转化应用。因此，必须改革现行科技档案管理体制，确保科技档案管理规范化、科学化和制度化，形成一个高效运行的管理体制，保障国家科技计划任务顺利实施。

3.提高档案管理人员素质

档案管理人员直接管理对象是科技档案资料，这些档案资料包括原始文件材料、技术报告资料以及成果图纸等内容，在整个管理工作中起着至关重要的作用。由于科技活动涉及面广、专业性强和科技含量高，使得档案管理工作者面临着诸多考验。因此，档案管理人员只有具备较高的综合素质才能胜任科技档案管理工作，而这些素养都需要通过不断学习来获得，尤其是专业理论知识和专业技能方面。只有不断更新知识结构，掌握现代化管理手段，才有可能使自己成为一名合格的档案管理工作人员，从而推动档案工作向前迈进。

4.引进先进管理技术

随着科学技术水平的发展以及对信息化建设的重视程度越来越高，信息技术在单位中得到广泛应用。为了适应社会发展需求，实现档案管理的科学化与规范化，应积极引用计算机网络技术和数据库技术等，为进一步提升管理水平更好地发挥作用，使单位档案信息管理工作更加便捷且高效，让科技档案信息资源得到充分开发和利用。

5.完善设备设施

在当前形势下，要想充分发挥电子信息技术优势，就必须完善相关设备设施，只有这样才能保证档案管理水平不断提高。所以，应该重视对这些基础设备设施的建设，使其能够满足现代档案管理要求。此外，还应建立现代化办公系统、建立高效运转的档案管理系统、数字化档案室和网络化管理模式等。同时，还要加强人员培训以及信息化人才的培养等，通过以上措施来全面提升我国科技档案管理的总体水平。

6.加大经费投资力度

科技档案的管理离不开充足的资金投入与先进技术的支持。因此，要想提高我国事业单位科技档案管理效率就必须增加资金投入，尤其是对科技档案的硬件建设，不断扩大资金规模，确保资金使用的有效性和合理性。此外，还需要制定严格有效的规章制度约束和规范工作人员，满足社会对科技档案信息服务日益增长的需求。与此同时，还应该注重科技档案信息化建设和资源共享，使档案管理工作朝着系统化和自动化方向发展，最终达到优化资源配置，提高工作效率的目的。

五、结语

综上所述，科技档案作为重要的资源，其管理水平直接关系到国家未来的综合实力以及人民群众的切身利益，也是推动我国科技进步的关键因素。要想做好这一工作就必须加强对科学技术档案的科学管理与利用，不断提高管理效率，为科技创新提供强大动力。同时，通过科学有效的措施来进一步完善科技档案管理体系，以保证科技档案能够真正发挥应有的价值，服务于经济社会发展，早日实现社会主义强国梦。

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（作者单位：延安市科学技术馆）