浅议铁路档案管理的信息化发展路径

魏婷

摘 要：铁路企业档案管理信息化是铁路现代化建设的重要途径之一，将现代化信息技术手段与铁路档案管理相结合，更有利于铁路企业的长久发展。目前，在铁路档案管理的信息化进程中还存在着诸多问题，主要集中在铁路档案管理的信息化意识较弱，企业没有认识到档案管理信息化对于企业发展的重要性，由于缺少专业的信息化人才，导致对于档案管理信息化的思路不够清晰，目标与具体措施不一致等。所以，铁路企业应该加强对铁路档案管理信息化的正确认识，深度了解档案管理信息化对于铁路發展的重要性，吸纳更专业的信息化人才，明确铁路企业档案管理信息化的思路和目标，推动铁路档案管理信息化进程。

关键词：铁路企业；档案管理；信息化

铁路作为我国国民经济发展的支柱产业之一，将铁路企业档案管理信息化是十分必要的，铁路企业是我国最重要的基础设施之一，在我国的经济发展中起到了至关重要的作用，不但带动了国民经济的飞速发展，也为各类人才提供了就业机会。铁路档案管理信息化是铁路企业向智慧型和创新型企业转型的重要一环，能够使铁路企业的档案管理更加规范。所以，铁路档案管理信息化对铁路企业的健康长久发展，以及我国的经济发展有着十分重大的现实意义。

一、铁路档案管理含义

1.档案管理的含义

档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。一方面，铁路档案管理有利于铁路工作顺利进行；另一方面，还有利于铁路企业梳理发展历史，并针对铁路发展历史展开研究。而铁路档案管理的信息化在当今互联网时代是十分必要的，铁路档案管理需要紧跟时代步伐，进行档案管理信息化建设，使铁路企业的各项工作能够更加顺利地开展，使相关资料的查阅更加便捷，对铁路的良好发展有着不可或缺的作用。

2.信息化的内涵

信息化不仅是一个过程，更是一种状态，信息化是指能够利用现代信息技术，促进相关对象或者相关领域不断发展的过程，并使对象或者某个领域达成一种新形态。信息化是将现代信息技术与新时代的管理理念相融合，能够使相关资料数据化，通过信息化手段为相关产业的决策提供帮助，有利于提升企业管理的效率。

二、铁路档案管理信息化的意义

1.有利于提升铁路档案管理的工作质量

铁路企业的档案管理是一项复杂烦冗的工作，其包含了关于铁路工作的各个方面，部分铁路企业的档案管理工作开展得较为困难，档案管理的工作成果也有些不尽如人意，与实行档案管理的工作目标有着较大的差距，没有达到预期效果，而铁路档案管理信息化在一定程度上能够改善这种情况。铁路档案管理信息化本质是运用现代信息化技术展开档案管理工作，将铁路档案管理信息化和数据化，能够大大降低铁路企业档案管理工作人员的工作压力和工作负担，有利于提升铁路档案管理的工作质量和效率，使铁路档案管理工作更加便捷，相关资源的传播更加便利，提升铁路信息在企业的传播速度，有利于铁路工作整体效率的提升，不断推动铁路档案管理工作的规范化。

2.信息化是铁路档案管理工作现代化的必然要求

铁路档案管理工作与信息化手段相结合，能够提升铁路企业档案管理工作的效率和质量，铁路档案管理信息化是铁路企业现代化建设和发展的必然要求。传统的铁路档案管理模式经常会出现信息错误或信息偏差等情况，纸质版档案不仅不便于保管，在一定程度上还限制了相关信息资源的传阅速度，资源传播速度慢导致各个部门产生矛盾。传统的档案管理模式由于形式的限制无法使各个部门及时接收信息资源，容易产生信息误差，从而导致企业无法及时做出正确决策。并且，传统档案管理模式成本相较于信息化手段更高，不利于企业管理降低成本。传统的铁路档案管理模式主要依赖于纸质档案，这种模式相较于信息化管理模式更占用空间，随着时间的推移，保管难度会越来越大，查阅起来也有一定的难度，需要有充足的时间用来翻找，而档案管理信息化能够很好地避免这种情况，可以及时将信息传送到各个部门，避免信息误差，数据化的模式也更便于保管，不会因为时间的变化增加保管难度，降低了铁路档案管理的成本，也提升了档案管理的工作效率，是铁路档案管理工作现代化的必然发展趋势。

3.有利于提升铁路档案管理的安全性

传统的铁路档案管理模式最大的弊端之一就是保管不便，容易出现档案管理不全、模糊或者丢失的情况，导致铁路企业在档案管理的安全方面不断提高成本，而铁路档案管理信息化能够有效避免这种现象。铁路档案管理信息化是将档案以现代化的信息技术手段加以保存，将档案依托电子设备设施、互联网多媒体手段进行保存和传播，能够减少档案丢失等情况，且保管时间更加长久，大幅提升了铁路档案管理的安全性和长久性。尤其是随着互联网的飞速发展，铁路档案管理信息化更符合当今社会现代化建设的要求，更能凸显档案对于铁路行业的重大价值。

三、铁路档案管理信息化的特点

1.一体化

铁路企业档案管理信息化是非常必要的，铁路档案管理信息化最重要的特点之一是档案管理一体化。传统的档案管理模式是各个部门分开管理，每个部门管理与本部门相关的档案管理，这也就导致了铁路企业的档案无法形成一个完整的体系，也会给工作人员的查阅带来不便。而信息化的档案管理能够将完整的档案信息存储在现代高端电子设备中，无须各个部门分开管理，能够形成档案管理一体化，能够将档案分门别类地存储好，工作人员查阅档案只需要一键检索，就能够看到需要的档案，节省了时间成本，并且形成自动化的管理模式，为铁路企业档案管理的工作人员减轻了工作负担。

2.自动化

铁路企业档案管理的工作繁多，包括对档案的统计、销毁以及工作人员对档案的查阅和归还等，每项工作都需要耗费过多的时间，利用信息化档案管理模式能够有效减少这些复杂的工作。铁路档案管理信息化能够自动化将档案分类统计，也不再需要人工销毁档案，信息化的档案管理能够智能划分工作人员可以查阅的档案范围，避免因为人工失误导致的档案外泄等问题，有效保证了档案的安全性问题。铁路企业档案管理信息化是铁路企业发展中至关重要的一部分，自动化的档案管理模式有效提升了档案管理的效率。

四、铁路档案管理信息化存在的问题

1.档案管理信息化的意识较弱

铁路企业对档案管理的重要性认识不够充分，部分企业不重视档案管理建设，缺乏对档案管理的正确认识，对铁路档案管理信息化更是不够了解。铁路企业缺少档案管理意识，认为档案管理不重要，对其保管也较为粗糙，更多的是将重心放在了企业的经济发展上，忽视了档案管理在铁路企业发展道路上的巨大作用。同时，没有树立正确的档案管理信息化意识，相关认识淡薄，档案管理工作人员缺少工作热情，缺乏工作责任心，没能及时开展铁路档案信息化建设，使铁路档案管理信息化的进程一直在原地踏步，档案管理的能力低下。另外，铁路企业自身也存在问题，企业没有意识到传统的档案管理模式已经不符合当今社会的发展要求，没有意识到传统的档案管理模式跟不上人们对于资源需求的速度，企业缺少这方面的意识，导致档案管理工作人员对其不重视，一定程度上拖慢了档案管理信息化进程。

2.缺少铁路档案管理信息化的专业人才

铁路档案管理信息化进程慢，不仅因为铁路企业档案管理信息化的意识较弱，更因为铁路企业缺少专业的档案管理信息化人才。档案管理对人才和设备设施都有着很高的要求，信息化需要借助高端设备设施为载体，而大部分铁路企业缺少高端的设备设施及专业人才。铁路企业档案管理人才更多是趋向于传统的档案管理模式，对新型的信息化模式了解较少，也缺乏实践经验，对信息化手段运用不成熟，信息化水平较低，缺少信息化的专业知识，导致铁路档案管理信息化进程迟缓。一方面，企业缺少专业人才来带动档案管理信息化建设；另一方面，铁路档案管理信息化对高端设备设施的需求是必不可少的，而大部分铁路企业没有加大此方面的投入意识，大多数铁路企业的电子设备设施都是陈旧过时的，甚至部分是有故障的。企业没有定期更新和维修相关设备设施的意识，整体运行十分落后，档案管理信息化建设也较为困难，对铁路档案管理信息化的投入也较少。

3.铁路档案管理信息化思路模糊

铁路档案管理信息化是铁路企业现代化建设的必然要求，而铁路企业对于档案管理信息化建设的思路并不清晰，甚至是模糊的。企业对于档案管理信息化的认知还停留在表面，没有深入挖掘档案管理信息化对于铁路企业发展的巨大价值。铁路企业开展档案管理信息化的进程不统一，各个部门之间的措施也各不相同，导致铁路企业档案管理信息化存在矛盾。档案管理信息化建设需要从铁路企业的整体入手，整个企业应从上到下进行下沉式的信息化改革，但铁路企业的信息化改革经常出现各部门“各自为政”，没有统一的思路进行信息化建设。另外，企业的档案管理信息化目标和思路与实际行动也存在矛盾，档案管理信息化的思路与企业的具体行为不统一和不一致，导致企业档案管理信息化建设不够彻底，也不够规范，大大降低了铁路企业档案管理信息化的成果，不利于铁路企业长久健康发展。

五、铁路档案管理信息化的优化对策

1.加强对铁路档案管理信息化的正确认识

铁路企业必须加强对档案管理信息化的正确认识，从自身入手改变“重外在发展，轻内在管理”的思想，外在发展固然重要，但内在管理也影响着一个企业的发展，铁路企业要重视档案管理信息化，充分认识到档案管理信息化对于铁路企业发展的重要性，用正确的思想影响企业员工。铁路企业树立正确的档案管理信息化意识，用企业行为带动档案管理工作人员的工作热情，提升工作责任心，及时开展档案管理信息化建设，让工作人员充分意识到相较于传统的档案管理模式，信息化模式更具优势，也更便捷，让档案管理工作人员从根本上接受信息化改革，激发工作人员的工作热情，通过自身能动性带动铁路企业档案管理信息化的发展，推动铁路档案管理信息化进程，带动铁路企业的良好发展。

2.吸纳铁路档案管理信息化专业人才

缺少专业的铁路档案管理信息化人才，是铁路档案管理信息化进程较慢的重要原因之一，铁路企业目前拥有的人才都更趋向于传统的档案管理模式，对于信息化手段运用不成熟，这就需要企业吸纳一批更为专业的铁路档案管理信息化人才，通过该类人才的专业能力带动企业档案管理的信息化发展，帮助企业的其他工作人员了解更多的信息化知识，提高铁路企业档案管理信息化水平。另外，铁路企业对于档案管理信息化设备设施的投入不足，应该加大相关方面的投入，信息化改革对于电子设备设施的要求是非常高的，企业应该及时维护和更新电子设备设施，淘汰陈旧过时的，用高端设备设施的新鲜感带动员工的工作热情，激发工作人员对于档案管理信息化建设的兴趣。高端的设备设施对于铁路企业档案管理信息化非常重要，能够使铁路企业档案管理整体运行符合时代发展要求，推动铁路企业档案管理信息化的步伐。因此，加大信息化电子设备设施的投入与吸纳专业人才是非常重要的措施。

3.明确铁路企业档案管理信息化思路

铁路企业档案管理信息化改革需要企业有明确的思路，铁路档案管理信息化是符合社会发展必然规律的，企业应该避免目标模糊不清等问题，明确改革思路更有利于铁路企业档案管理信息化的进度。铁路企业要深度认知档案管理信息化的意义，挖掘档案管理信息化对于企业的重要性。档案管理信息化需要铁路企业从上到下，从内到外统一进行，企业应有明确的目标和具体的思路，让企业的档案管理信息化建设能够落到实处，而不是各说各话，互相矛盾，流于表面。铁路企业档案管理信息化需要各个部门的行为统一，目标一致，上层领导有明确的决策，下层员工有具体的实施方案，上下统一，使铁路企业档案管理信息化建设更加充分和彻底，也更加规范，提升铁路企业档案管理信息化的成果，构建合理的管理体系，使铁路企业档案管理更具安全性，也更有效率。

4.建立健全铁路档案管理信息化的相关制度

规章制度对于一个企业的发展有着不可或缺的作用，铁路企业想要推动档案管理信息化进程必须要建立健全相关规章制度，旧的规章制度不适用于新的发展模式，与信息化改革不相符，企业需要完善关于档案管理信息化建设的相关制度，用制度规范员工的行为，划定员工能够查阅的范围，避免因为制度的缺失而导致工作失误，进一步保障铁路企业档案的安全性。

六、结论

铁路档案管理信息化建设是十分重要的工作，符合企业现代化建设必然要求，将现代信息技术手段运用到铁路企业档案管理工作中，能够提升其管理的工作效率，减轻了档案管理工作人员的工作负担，降低了档案管理的成本。同时，铁路企业档案管理信息化建设也应与时俱进，紧跟时代发展的步伐，使铁路企业各个部门的信息交互更加便捷，对铁路企业的长久发展起到了至关重要的作用。

参考文献：

[1]宁利锋.信息化环境下铁路企业档案管理创新思路分析[J].兰台内外，2022（28）：7-9.

[2]李立明.铁路企业档案信息化建设的现状及路径探析[J].河北企业，2022（09）：58-61.

[3]刘 骅.铁路建设项目档案信息化建设的几点思考[J].兰台世界，2022（08）：82-84.

[4]闫学谦.浅谈铁路建设档案管理工作的创新[J].山西青年，2021（05）：111-112.

[5]郭 苏.铁路项目实现档案信息化的有效途径[J].陕西档案，2020（05）：54-55.

[6]刘 婧.在新形势下做好铁路企业档案管理工作的问题及对策分析[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2020（04）：41-42.

[7]试论铁路档案管理的信息化实践[C]//.“决策论坛——经营管理决策的应用与分析学术研讨会”论文集（下），2016：232.

[8]纪铁利.铁路企业科技档案管理信息化研究[J].中国管理信息化，2015（18）：197-198.

[9]刘丽红.加强铁路系统档案信息化建设的思考[J].黑龙江档案，2014（03）：110.

[10]张 莹.鐵路工程建设档案数字化建设探究[J].城建档案，2020（04）：23-24.

（作者单位：中国铁路西安局集团有限公司安康东站）