档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势

齐开林

摘 要：对于很多单位来说，档案管理工作是一项必不可少的工作内容，能够以日常的管理要求为主要目标，真正基于现代化的技术手段，逐步创新当前工作开展的具体内容，并不断完成创新改革的历史任务，进一步实现社会经济水平的快速发展。但由于新时期档案工作仍旧存在着诸多问题，难以发挥有效的实践价值，需要在积极采用现代化手段的同时，切实提高档案事业发展的综合质量。因此，本文选择现代化的技术手段为切入点，关注档案事业发展的必然趋势，以遵循陕西西安周至县城建档案馆的建设目标为基准，用实际说话，通过提出有效策略，真正满足新时期单位管理的基本要求。

关键词：档案管理现代化；档案事业；发展现状；必然趋势

随着我国信息技术的快速发展，越来越多的现代化技术手段逐步在市场经济全新发展阶段中被应用，满足新形势的基本要求，利用互联网思维以及科学方法，逐步满足当前阶段的档案管理要求。为了切实提高档案管理的综合效果，在实际的档案管理工作当中，相关人员需要形成正确的思想观念，以开拓创新为根本目标，积极应用多元化的管理方法，促使单位逐渐朝着现代化的方向发展，革新档案管理技术手段，确保相关工作项目顺利开展。

一、档案管理现代化的基本内容

1.管理模式数字化

档案管理单位应不断提高档案管理工作的数字化效率，切实引导相关人员在推进数字化档案保存工作时，能够积极以信息平台为支撑，通过电子归档和线上保存的方式，弥补传统纸质档案的保存问题，通过档案管理模式数字化，实现档案信息的共享共建，真正实现数字化的保存，并通过建立数据库的方式，对相关的档案资源进行规范化管理。与此同时，相关人员还需要基于档案资源的传输和保存，加强管理平台和技术条件的支撑，通过开发应用多元化的管理系统和档案网络平台，逐步实现信息传输的共享化，不断推进档案管理工作的创新性。

2.档案保护数字化

开展档案管理工作，必须以确保档案的安全为核心。但在传统的档案管理工作中，一般都是采用纸质档案管理，一旦发生火灾及水灾等突发事故时，纸质档案就很难保存下来。基于新时代现代化的发展条件，可以通过采用有效的技术手段确保档案的安全，不断应用标准化的管理方式以及严密的分工，完善现有的档案管理工作。因此，相关人员在开展档案保护工作时，应以档案的完整保存以及安全保护为切入点，应用计算机技术，选择U盘和光盘等移动介质实施保护，针对不同的载体采取不同的方式，避免因环境及人为等多种因素而造成档案损坏。

3.操作流程数字化

档案管理工作需要多元化的技术手段为支撑，在档案管理工作中积极采用现代化的管理方法以及先进的技术，使相关的档案管理流程逐渐趋于数字化，以重要的理论观点为支撑，提供数字化管理的理论指导，并通过积极运用技术手段，结合数字化的特点，完善档案的保存以及管理流程。同时，相关单位可以借鉴其他地区的先进做法，通过完善档案管理的流程与步骤，逐步健全现代化的理论体系，实现程序化的有效管理，能够在档案资源共享信息平台中，通过严密的分工以及设定，不断利用理论指导实践，以逐步构建完善的管理标准，并通过形成有效的建设体系以及操作流程，确保数字化发展手段在新时期档案事业中的有效应用。

4.工作模式数字化

目前，信息技术已经逐渐成为各行各业的核心技术，以创新实践的发展方向为基准，通过应用多元化的理论方式和技术手段，不断促使档案管理事业朝向现代化的方向发展。当前阶段的档案管理工作能够在应用数字化管理模式的同时，对相关的信息内容进行系统的加工和处理，由此，实现计算机网络的有效传输，并在基于合理配置的同时，开发利用多元化的资源条件，以充分建设标准化的规划方案，努力实现诸多数据资源的共享与应用。

二、新时期档案事业现代化发展的重要性

1.可以不断提高管理水平

在传统的档案管理工作中，收集、整理和储存相关的档案信息，更多的是依赖人工管理的方式，需要花费大量的人力和物力，档案管理工作效率偏低。在档案事业现代化发展的过程当中，可以優化现有的资源配置，构建科学及合理的新模式，有利于拓宽档案服务的范围，优化档案服务内容和形式，逐步实现数字化档案管理，有效减轻人员的日常工作量，并切实保障档案管理的安全性。

2.可以有效促进单位发展

对于各企事业单位来说，档案管理是一项基础工作，以分类整理档案以及保护档案资料为主，积极采取有效的手段，确保日常档案管理工作顺利开展。但在传统的档案管理工作中，主要以纸质档案的管理方式为主，造成档案资源流通性和利用率低等问题，阻碍了相关工作的创新发展。基于此，现代化的档案管理手段，能够真正帮助企事业单位节省档案管理工作的成本，在积极运用现代化技术和管理方式的同时，构建标准化以及完善的工作模式，从而可以逐步提高档案采集的质量，真正推动无纸化办公，实现不同部门之间的无缝对接。与此同时，在开展档案管理工作时，还能够节省档案的存储空间，降低人力和物力成本，并方便有需要的人及时进行管理和查询，应用科学且便捷的检索工具，切实提高档案的使用效率，真正服务于企事业单位的建设与发展。

3.可以适应社会经济的发展趋势

新时期，社会主义市场经济的建设与发展要求以提高人们的工作和生活质量为主，通过加快现代化技术手段的应用，基于时代发展的需求，构建完善的管理方式。在当前阶段，档案管理数字化发展工作能够真正以打破传统的管理方式，通过提升企业现代化治理的综合水平，建立健全档案管理现代化的管理体系以及平台，不断推动社会主义市场经济的发展，满足新时期的要求，并积极通过精准和完善的档案资料及数据，促使更多的档案管理人员参与到现代化的技术学习当中，由此满足当前社会发展的必然要求，推动档案事业创新发展。

三、新时期档案事业现代化发展的问题

1.档案采集质量较低

尽管在企事业单位的档案管理工作中已经应用了现代化的技术，但由于具体的操作要点未能得到精准的落实，很多工作人员在实际工作中缺乏有效的标准以及制度要求，使得档案管理工作存在着较多问题，经常容易出现档案采集交叉不清等情况，影响后期具体的档案资料查阅。此外，没有建立档案管理工作的基础保障，诸多问题影响了档案采集的质量，影响了企事业单位的未来发展。

2.档案保存存在风险

传统的档案资料保存多以纸质版为主，在发生火灾及水灾等突发事故时，很难完整地将其保存下来。而在现代化发展的阶段当中，新时期的档案资料能够利用U盘、光盘及硬盘等移动媒介保护，从而针对不同的载体，采取不同的保存方式。但是，在当前阶段，病毒和黑客攻击同样会对档案管理工作造成一定的危害，存在相关风险，影响档案管理工作的正常运转。除此之外，相关的档案管理制度以及监督机制尚未完善，难以有效规避档案管理工作中的各种风险因素，各阶段的工作内容也存在著较多不合理的问题，给档案事业的现代化发展带来了消极影响。

3.档案管理模式单一

在开展档案管理工作时，工作人员的工作能力和综合素质是决定档案事业现代化发展的重要依据。但由于相关的管理人员综合素质较低，在运用信息技术处理档案管理工作时存在较多的技术问题，无法及时解决问题，导致他们对档案管理现代化发展中的新技术以及新理念把握不够准确，缺乏科学的认识，使其经常在实际的管理工作中，仍旧沿用传统的思想认知和管理模式，阻碍了档案事业现代化的发展。管理模式单一难以满足档案现代化发展的基本工作要求与目标，更无法提高档案现代化管理水平与质量。除此之外，很多地区在运用档案管理模式时，缺乏有效的检索方式，经常会造成重复检索，从而影响档案检索与应用效率，难以在档案信息收集过程中，形成丰富的资料基础。久而久之，就会影响档案的具体应用效果，难以推进档案管理现代化发展的进程。

四、新时期档案事业现代化发展的有效策略

1.建立数字管理体系

首先，相关单位在推进档案管理现代化发展时，应当建立健全档案管理的机构设定，能够以完善且精准的组织管理为目标，确保各人员的职责要求，真正体现有分工、有职责及有保障的管理机构；其次，单位还应当积极建设数字化的管理平台，逐一完成档案信息的采集、录入以及管理等各方面的环节要求，提供便捷的服务，并真正在一体化的流程之中利用诸多技术，为后期档案管理工作内容提供保障支撑。总的来说，单位开展档案管理数字化发展需要充分落实规范性及科学性的要求，通过强化各部门之间的相互联系，利用电子档案的管理流程，发挥电子档案在单位日常运行与发展中的作用以及价值。

2.构建档案安全管理体系

在档案事业创新发展过程中，安全问题应当是各单位重点关注的问题之一。基于现代化的管理体系，通过提供完善可行的管理制度，强化档案工作的监控管理，实现专人和制度的协同监督，进一步确保档案信息的安全性，防止各类风险问题的发生。除此之外，相关人员还要切实关注计算机病毒和黑客攻击，通过防火墙技术，避免在档案信息的传送过程中发生病毒入侵。档案管理人员必须具有安全防护意识和专业的知识，在发现计算机或档案资料有任何问题的时候，能够及时检修，确保计算机正常运行，在突发情况时做出有效的处理，以此实现档案管理的规范化建设，通过构建档案安全管理体系以及先进防护技术的开发应用，确保档案资料的安全性和完整性。

3.提高档案管理人员的综合素质

众所周知，档案管理人员是确保档案管理现代化创新发展的基础保障，相关单位在开创档案管理工作新模式时，应当切实注重提高档案管理人员的综合素质，并对其档案管理现代化思想认识以及业务能力水平展开评估和分析，充分了解其现有的综合水平，在分析工作问题以及不足的同时，积极组织相关的培训工作。通过开展多元化的培训活动，帮助档案管理人员形成正确而先进的管理理念，充分调动其工作积极性，使其积极参与到档案管理现代化工作中。除此之外，档案管理人员还应掌握档案工作的方针政策以及制度规范，系统掌握专业的理论知识，在组织实践活动中继续提高个人的理论知识以及实际操作能力，提高自身的综合素质。通过形成全员合力的方式，邀请更多专业的人员参与到档案管理现代化发展中，进一步完善后期档案事业的创新发展。

4.制定相关管理制度

建立健全档案管理制度，根据不同的岗位性质，对不同人员设置相应的权限，重点确保档案管理工作的安全性。其中，针对单位档案收集、归档、保管以及利用等环节，制定相关的管理制度，根据相关的制度要求和规范标准指引档案管理人员应用和管理档案资料。建立完善可行的管理制度，能够促进档案事业科学发展，有效解决管理问题，满足档案管理事业的基本要求。同时，为了进一步维护管理制度的有效性，使其真正起到重要的保障作用，档案管理人员需要与领导定期针对档案管理的具体情况进行讨论分析，提出完善的指导规划和制度规划，积极发挥管理制度在日常工作中的约束和促进作用。

五、结语

综上所述，档案管理现代化发展是新时期档案事业的必然趋势，应遵循当前阶段的社会发展形势，通过有效的技术手段，深化档案管理工作在档案事业现代化发展中的价值作用，有利于解决传统档案管理模式的局限性，提高现有的管理质量，为单位的发展提供更多支撑和帮助。单位应结合自身实际情况创新档案管理模式，注重发挥数字技术的优势，积极完善现代管理方法，创新管理思路，构建完善可行的政策机制和规章制度，逐步实现档案事业现代化蓬勃发展。

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（作者单位：陕西省西安市周至县住建局城建档案馆）