高校收费管理存在的问题与对策探讨

缪善韵

摘要：财政部2012年施行的《行政事业单位内部控制规范（试行）》提出内部控制应当实现对经济活动的全过程控制。收费工作作为高校重要的经济活动，高校应对其进行全过程管理。本文阐述了高校收费管理存在收费资料缺失风险高、数据统计难度大、收费效率低、欠费风险高的问题，并分析了产生这些问题的原因，提出了通过内控系统建立一个全面的收费管理体系，为完善高校收费管理工作提供对策。我們认为该收费管理体系能提供数据备案的载体，并和内控系统其他模块协同管理收费工作，促进校内资源共享，明确职责分工，有效实现收费决策、执行和监督的全过程控制。

关键词：高校；收费管理；内部控制；问题；对策

近年来因教学规模、社会培训和合作办学等原因，使高校的收费业务变得越来越复杂，传统的收费管理模式已不能满足当前的业务需求。但收费作为常规的工作，长期被视为财务工作中非常简单的一项，导致日常管理很容易低估其风险和管理难度。目前，对收费管理的研究大多偏向于讨论收费过程中的管理问题，缺乏对收费事前、事中、事后进行全面的分析研究。为此，本文从内控的角度，结合实际工作中遇到的问题，对高校收费管理进行探讨，从收费任务的产生到实施再到任务完成后的数据处理全过程中发现问题，有针对性地分析了导致这些问题产生的原因，结合信息化手段的可能性，提出了通过内控系统建立一个符合实际又有效可行的收费管理体系，从而完善目前存在的收费管理问题，并阐述其作用机制。希望把内部控制贯穿到收费工作的全过程，为同类型学校的收费管理提供一些参

考对策。

一、高校收费管理概述及高校收费管理的必要性

（一）高校收费管理概述

收费管理作为高校内部控制收支管理的重要组成部分，其实施应遵循全面性原则，从收费的决策、执行、监督进行全过程管理。具体要弄清楚某个项目的收费依据是什么，应收金额如何计算出来，由哪个部门提出收费申请，应收实收分别是多少，收费进度如何，欠费率是多少，是否及时对欠费人员进行催缴，监督发送的收费数据是否准确，是否有多收或少收的情况等，并定期评估收费过程的

风险点。

（二）高校收费管理的必要性

1.有利于防范资金风险

随着高校业务日益多元化，收费工作面临着更多新的挑战，非常容易产生少收和漏收的情况，因此，高校急需找到适合自身发展的收费管理模式，防范资金风险。

2.有利于完善内控体系

收费管理与内控的制度建设、合同业务、预算业务、收支业务、政府采购业务、资产管理等多方面均有联系，同时，收费管理还能对内控其他方面形成牵制。

3.有利于保障高校的正常运行

收费是高校主要的经济来源之一，学校的收费方式繁琐、欠费率居高、催收方法不当、收款账务不清晰，都会影响高校资金的筹集和运用，进而影响高校的正常运行。

二、高校收费管理的现状及存在的问题

（一）资料保管不当，缺失风险高

一是收费文件依据缺失。高校各类收入都要有相关收费依据，如学宿费标准应该根据物价局文件确定，特许经营和合作办学收入应按合同约定金额收取，教材费、教工宿舍水电费等应按实际发生数收取。这些依据由不同部门掌握，缺乏统一管理，随着时间推移，加上搬迁、退休、岗位变动等原因，很多收费文件容易遗失。缺少收费依据，就无法关联收费的具体事项，无法核对应收金额，也无从判断是否存在少收的情况。

二是收费明细电子数据缺失。部分收费员没有保存已收费明细的电子数据，或由于电子版本过多、没有统一存放、更换电脑等原因，使电子数据丢失，遇到检查、审计等要求翻查数据的情况，就只能查看纸质凭证，人工逐笔统计数据，大大降低了工作效率。

（二）收费项目繁多，统计难度大

一是高校的学费和住宿费是根据学生的专业、年级、是否住宿、优惠政策等多种因素确定的。还要考虑学生状态的变动，如遇到学生入伍参军办理休学、退役后返校复学、中途因各种原因退学等情况，要根据学生的应交和已交金额进行多退少补。财务人员需及时提供收费数据，但实际工作中，收费员经常需要很长时间才能统计出结果。

二是随着高校业务不断扩展，学校培训机构每年承担的社会培训业务量不断增加，对外收取的培训、鉴定费非常多。各类培训鉴定业务收取的费用标准各不相同，当中还涉及到如缴费后发现不符合报名资格、学生报错班等需要退费的特殊情况，使统计工作相当复杂且容易出错。

三是师生在校生活所涉及到的教材费、医务室的药品费、学生医保费、饭堂和小卖部上交的水电费等代收代管项目，由学校代收后再支付给其他单位。这些代收项目如果管理不当，很容易张冠李戴。

四是各种非税收入，如饭堂和小卖部的特许经营收入、学校资产处置收入、国有资产的出租出借收入等。虽然每年收取的次数不多，但项目繁多又零散，如果没有系统管理，很容易出现少收漏收的情况。

目前，各类收费项目主要由收费员登记的台账进行管理。各种台账五花八门，各类收费项目的统计口径不同，已有台账提供的信息无法满足管理者需求，因此每次提供收费数据时，收费员都要重新统计。

（三）信息传递不畅，收费效率低

一是信息传递手段落后，影响收费效率。高校收费业务由多部门协同完成，各教学系掌握最新的学生状态和班级情况，包括是否住宿、是否在读、是否参军、是否高耗材专业等，招生部门掌握最新的学籍状态和是否符合免学费政策，教务处掌握学生教材领用情况，后勤保障部门掌握饭堂、超市的水电用量和管理费标准，培训中心掌握各种培训业务的收费标准、开班人数等，财务部门负责收费并反馈具体的收费情况。各个部门需要保持良好的沟通才能做好收费工作。目前，这种沟通大多依赖各部门主动通知，财务无法主动掌握信息，导致收费工作非常被动，有时候由于统计口径不一致，各个部门掌握的数据相互矛盾，财务需要反复沟通确认，工作效率很低。

二是收费情况反馈时间过长，影响欠费催收效果。一般情况下财务负责收费，业务部门负责通知第三方交费。不管是传统的收费手段还是现有的收费系统或第三方支付方式，都需要银行或财政非税反馈收费结果给学校，由收费员整理好数据并发送至业务部门，再由相关部门进行催缴。由于环节过多，数据核对耗时长，导致催缴不及时，如遇到学生毕业离校等特殊情况，就会增加催收的难度。这种传统的数据反馈手段不仅工作重复、效率低，且容易出错，也增加了工作人员的压力。

（四）管理方法落后，欠费风险高

收费的管理方法落后，普遍全靠工作人員自发完成，没有形成一套有效的监管机制。学生的学宿费依靠学生主动交费和班主任催缴，一旦更换班主任就没有人继续跟踪欠费。代管收入和其他零星收入依靠业务经办人通知第三方自觉交费，经办人容易忘记跟踪交费情况，收费员也因信息不对称等原因，不知道具体收费任务。如果没有一个部门能全面掌握各类项目的收费情况，就很容易产生欠费，轻则造成高校资金链出现问题，重则导致国有资产流失。

三、导致高校收费管理问题的原因分析

（一）收费资料保管意识薄弱

一方面，收费历来被视为非常简单的工作，工作人员和管理层都不够重视。以为收了钱就完事，缺乏资料保管意识。另一方面，由于收费工作涉及多个部门，缺乏统一的监督管理，无法引导工作人员正确处理收费资料。同时，缺乏统一存放资料的渠道，即使经办人有保管意识，也只能各自存放。因此，需要一个统一的存放渠道和监督指引，让工作人员意识到保管好收费数据的重要性，把资料保管工作落实到位。

（二）收费管理系统模式单一

高校收费项目繁多，手工处理模式早已不能满足需求，引入信息化手段势在必行。目前，许多高校开发了独立的收费平台或者使用第三方支付方式，在一定程度上提高了收费工作的效率。但大部分收费软件只适用于学宿费这种常规、固定和大批量的收费项目，不适用于代收代管和其他零星收费项目，在收费项目的设定上也不够灵活。其他零星收费项目的管理方式有别于大批量收费项目，不能盲目照搬，而且每一所学校的收费项目各有特点，现有的收费系统难以面面俱到。

（三）资源共享信息化程度低

目前，高校的很多部门都建设了自己的信息化系统，例如：智慧校园系统管理学生信息、校园微信公众号负责信息发布、培训中心管理系统管理对外培训班级和学员信息等。但这些系统各自为政，由于技术壁垒或系统开发的考虑，资源没有实现整合和共享。另外，收费反馈环节过长，收费结果从银行反馈到收费员，再由收费员通知到信息使用者，中间需要收费员手工处理。如果把收费员这个“翻译”的过程信息化，直接由系统完成各种数据“搬运”，将节约很多时间。当然这需要高校组织各个系统开发商进行沟通并提供技术支持，而且在数据接口建设期会耗费一定的时间和精力，也需要有一定的资金支持。但只要实现了数据共享，内控系统就能随时接收并返回各个部门最新的信息，实现动态管理，节约沟通成本，提高工作效率和准确率。

（四）岗位职责分工不够明确

传统的收费模式主要依靠各方工作人员自觉履行职责，缺乏贯穿收费全过程的监督管理，导致信息传递不畅、欠费率高等一系列问题。需要有一个清晰的流程，让每个经办人都明确自己的工作职责，以及下一步应该跟谁联系。当流程中的每个人都做好本职工作并及时传递到下一环节，同时有管理人员对整个收费流程进行监督，收费工作才能真正变得“简单”起来。

四、通过内控系统完善高校收费管理的对策

（一）以内控系统为载体，做好资料备案

经办人通过内控系统发起收费事项申请，把相关收费依据上传到系统作为附件。审核人通过查看附件审核收款事项和金额。审核通过后，经办人上交纸质资料，收费员接收任务，收费后在流程上进行确认，并把纸质凭证交给会计记账存档。经办人通过查看流程，可以了解收费进度。系统还可以翻查历年收费信息，即使工作人员退休或离职，资料仍然保存在系统上，能大大降低丢失风险。

（二）收费管理模块为主，多模块相结合

内控系统的收费管理模块建设得比较成熟，可以系统地管理一些常规、固定、大批量的收费项目。学生的学宿费和培训中心的培训鉴定收入都可以用该模块进行管理，从应收数据生成到收费结果反馈，再到收费情况分析，都可以由系统自动完成。所有机械的、技术含量低的工作均由系统完成，收费员只需在关键的节点进行简单操作，即可把两大收费项目管理好。

其他不适用收费管理模块的收费项目，如代收代管和非税收费项目可以在系统的报销模块中设置“收入登记单”进行管理。根据高校的实际情况，灵活设置收入类别及审核流程，还可以关联合同模块协同管理。高校可以根据实际情况，在登记单界面增加必填项目，如所属学期等，以满足不同业务需求。收费员在后台可以轻松统计不同收入类别的应收、已收金额，并随时查询具体收费内容。

以收费管理模块为主多个模块相结合的方法，基本可以满足高校所有收费项目的管理需要。收费员可以及时更新信息，快速统计数据，大大提高了工作效率。

（三）建设数据交换接口，实现资源共享

对内可以连接学校现有的教务系统、学工系统、宿舍管理系统、培训中心业务系统等，通过统一的接口规则进行数据共享衔接、建立良好的数据沟通关系。例如内控系统通过读取校内各个系统的学生数据，形成基础信息库，结合学宿费或培训费的收费标准，计算生成每个学生的应缴金额。

对外与微信收费平台、银行系统、非税系统实现数据传递。内控系统把生成的应收数据发送至微信公众号，学生登录账号，通过微信支付对产生的订单进行支付后，微信将缴款结果通知非税系统和银行系统，非税系统和银行系统把缴费结果反馈到学校内控系统。

财务人员通过内控系统可以马上查看的学生交费情况，实时更新应收、已收、欠费明细，并生成各种统计数据。班主任登录内控系统即可查询本班学生最新的欠费情况。学生和家长登录公众号也可查询学生是否有欠费。提高工作效率的同时也保障了数据的及时性和准确性。

（四）以审核流程促管理，明确职责分工

通过内控系统把收费工作流程化，合理设置审核流程，明确每个节点经办人的职责分工，做到每笔业务都有明确的审核流程，每个步骤都有人管理，同时，系统自动发送手机短信通知经办人及时处理业务。业务部门通过流程了解业务进度，收费员通过流程接收任务和反馈结果，开票员接收开票任务，流程中的每个节点都可以查看收费依据，在自己的职责范围内审核业务的规范性，发现问题随时退回。业务发起人跟踪单据，直到流程结束。

在内控系统的帮助下，收费工作形成闭环管理，收费员只需对关键节点进行把关，并及时对账即可，无需耗费大量时间统计数据，也可以随时提供不同统计口径的收费数据。收费员可以把更多的精力放在思考如何持续完善收费管理工作上，成为管理人才。

五、结束语

本文阐述了高校收费管理存在资料缺失风险高、数据统计难度大、工作效率低、欠费风险高四个方面的问题，从资料保管意识薄弱、收费系统模式单一、资源共享信息化程度低、岗位职责分工不明确四个方面，分析了收费管理问题产生的原因，并从以内控系统为载体做好资料备案、以收费模块为主多模块相结合、建设数据交换接口实现资源共享、通过审核流程明确岗位职责分工四个方面提出了解决对策。使高校各种收费项目，从应收数据的来源和生成，到资料的备案、收费申请、审批、收费过程、结果的统计和催收等形成闭环，实现全过程管理。

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