浅析高校教务系统建设过程及管理建议

任杰　陈兴劼　段晓英　彭凡

［摘           要］  根据重庆市“双高校”建设需求，结合教育部印发的《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》相关精神，为进一步提高教育教学管理现代化、信息化、科学化，统筹学生入学到毕业学习生涯管理，实现教育教学管理过程流程化、可视化、精准化、个性化、数据化等要求，积极建设教务管理系统，它是高职院校信息化建设的主要组成部分，能推进学校贯通培养、学分制建设、中高职一体化建设需求，整合优化配置，为学校教育教学决策提供依据。讲述教务系统从前期调研到招标建设的全过程及后期管理，为如何科学、有效地进行教务系统建设提出一些建议。

［关    键   词］  高校；教务系统；调研情况；管理实施过程；技术指标

［中图分类号］  G717                    ［文献标志码］  A                  ［文章编号］  2096-0603（2023）17-0073-04

一、教育教学管理系统建设背景

（一）高等职业院校信息化发展新趋势

2021年3月，教育部印发了《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》，要求加强教育管理信息化统筹协调，优化信息系统供给模式，提高教育数据管理水平，促进管理服务流程再造，提高基础设施支撑能力，以信息化支撑教育治理体系和治理能力现代化。要利用新一代信息技术提升教育管理数字化、网络化、智能化水平，推动教育决策由经验驱动向数据驱动转变、教育管理由单向管理向协同治理转变、教育服务由被动响应向主动服务转变。到2025年，基本形成新时代教育管理信息化制度体系，信息系统实现优化整合，一体化水平大幅提升，数据孤岛得以打通，多元参与的应用生态基本建立，教育决策科学化、管理精准化、服务个性化水平全面提升。近年来，《国家职业教育改革实施方案》《职业教育提质培优行动计划（2020—2023年）》《关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见》等系列文件，要求加快智慧校园建设，促进信息技术和智能技术深度融入教育教学和管理服务全过程，改进教学、优化管理、提升绩效，消除“信息孤岛”，保证信息安全，综合运用大数据、人工智能等手段推进学校管理方式变革，提升管理效能和水平。

（二）学校新时期发展和建设新要求

2020年学校实施院校两级制教育教学管理模式，管理权限和重心下移，要求教育教学管理系统在框架结构、功能、权限上进一步优化和提升。

2021年，学校成功入选重庆市高水平高职学校培育单位，城市轨道车辆应用技术、铁道信号自动控制两个专业群获批重庆市高水平专业群建设计划学校，双高信息化建设任务要求提高运行管理效率、教学服务水平，重构集人培方案制订、教学过程管理、教学质量评价、诊断与改进等功能于一体的教学管理平台，实现教育教学管理数字化、网络化、智能化。

学校学分制改革、学分银行、创新创业、数据共享、资源管理、学生类别多样化等，需要更加灵活、智能的综合教务管理系统。

二、学校教育教学管理现状分析

学校从2011年开始一直采用现代信息技术进行教育教学管理，先后使用北京奥龙教务管理系统、正方教务管理系统，在教学管理信息化技术、教学基础数据规范管理上具有一定的基础。

学校现有正方教务系统基于C/S模式，属于比较落伍的一种架构，同时在系统功能上无法满足院校两级制教学管理，难以支撑学分银行、学分互认、创新创业、“1+X”证书等教育教学改革，难以做到人才培养方案制订审核，也无法实现学生和教学数据的采集，在教学质量评价上缺乏过程性评价等；系统本身升级维护等费用较高；二级院系师生业务办理便捷性需要优化。

随着学校招生规模、招生类别、招生层次以及现代职业教育深层次发展需要，为配合做好学校“双高”建设，进一步提高教育教学管理现代化，现阶段，学校对教学管理团队工作能效及管理水平提出了更高的要求，也需要相应的管理服务平台能满足当下及未来的教学服务业务需求，即要求全面推进切实可行的教务系统实施方案。

学校教务处各科室教育教学管理业务职责分析如下：

（一）教务处人才培养科

（1）组织全校编制、修订、完善专业人才培养方案，并按年级印制成册。（2）配合人力资源处实施师资队伍规划、教师培养培训。（3）负责专业建设规划、新专业申报等工作；负责学院专业建设、课程建设等工作。（4）组织说专业、说课、说学等活动。（5）组织进行专业建设（含新专业申报）。（6）组织进行课程建设。（7）组织进行教材建设。（8）组织校内教育教学改革与研究课题的申报、审核。（9）组织协调人才培养工作评估、专业合格评估和年检的相关工作。

（二）教务处教学运行科

（1）负责教学计划的实施，安排教学任务，组织编撰、修订、收集授课学期每门课程的课程标准等资料。（2）负责课表编排、教学调度和教学运行管理。（3）配合人力资源处实施教师聘用、教学管理、考核，负责教师工作量的计算、核定。（4）组织学生进行教学效果的评价。（5）负责课程重修、辅修专业和进修学生的管理。（6）负责学历证书、学习证明等的核发与管理。（7）负责组织教学名师、优秀教师的评选工作。（8）负责试题库建设，做好考试命题、制卷和分卷工作，实施考试组织安排与协调，做好等级考试、课程考试、期末考试、重修考试等的组织工作，负责对学生学习违纪的处理，负责统计分析试题质量和考试状况，做好试卷收集保存工作，负责学生成绩管理。（9）负责学生学籍管理、转学、转专业及学籍异动等。（10）负责教材征订、保管、发放等工作，负责教材管理制度的建設，负责院内自编教材、教辅材料的申报工作。

（三）教务处教学实践科

（1）实践教学计划管理。（2）实践教学基地建设规划及宏观管理。（3）实践教学日常经费管理。（4）实践教学队伍建设及工作量核查。（5）实践教学仪器、设备、设施管理及安全指导。（6）实践教学改革项目规划及实施。（7）校外实习基地规划建设与管理。（8）校外实习质量管理与工作量统计。（9）职业技能竞赛管理指导。

三、教务系统建设目标

全面保障教学秩序稳定，实现有序教学管理。实现方案制订、学籍注册、师资管理、“1+X”管理、课程安排、学生选课、智能排课、考试管理、学分认定、顶岗实习、毕业审核等全流程管理和规则制定，效能检测和运行分析；支持高基报表、数据平台等基础信息采集、处理、分析、预警等。

全面支撑教学改革落实，实现卓越教学管理。支撑质量建设、技能竞赛管理、学分银行等教育教学改革与建设项目，实现卓越教学管理。项目建设完成后，能够涵盖人才培养方案制订管理、教务管理、教学（含实验实训、顶岗实习）管理、师资管理（基本信息、教学档案）、数据平台填报、教科研项目管理、竞赛管理、“1+X”证书管理、教学工作量和非工作量核算、综合教学质量评价、中高职教学综合管理等功能，为学校各职能部门提供规范准确的底层基础数据，满足学分制（学分银行）教学管理需要，为进一步实现学校教育教学一体化管理打好基础。

四、前期建设方式及招标建议

（一）前期建设方式

1.通过走访三所本科院校及三所高职院校，调研市面上主流的教务系统供应商，从业务、技术、服务三个核心层面，结合学校发展背景及建设目标进行调研报告撰写，分析各教务系统利弊并从厂商简介、厂商资质、客户情况、客户案例、研发团队、项目交付、技术架构、售后服务、价格九个方面进行主观评价并根据学校情况给出优劣点。

2.通过学校内部教务系统校内调研会，收集教务处、相关职能部门及各二级学院使用教务系统的管理人员的意见及功能需求，结合其他学校的建议形成初步的建设方案。具体从三个方面进行内部论证：一是现行教育教学管理系统建设方案能够满足教学及信息化建设需求；二是建设方案是否充分考虑了教学运行及质量工程功能扩展的需求，结合学校信息化发展，为后续的升级预留了接口；三是根据需求确认投资预算。

3.针对数据迁移、硬件设施、数据交互、功能需求、服务细则五项重要指标做最后调整，形成符合我校的建设方案及招标参数。

（二）招标建议

1.以功能需求为导向，特别是从系统维护子系统、学籍管理、人才培养方案管理与维护、排课与选课管理、考务及成绩管理、顶岗实习管理、教学质量管理、教材管理与征订、教师工作量统计、竞赛管理系统、“1+X”职业证书管理、数据填报与应用十二个项目提出高标准、严要求的技术参数，以此满足建设需要。

2.通过约束数据迁移时限及计划、个性化订制开发、数据传输及备份、网络安全等级及等保资质、权限划分与制订、现场实施维护人员资质及要求、服务时限及解决计划、定期维护及排查隐患具体措施八个方面提出服务环节建设指标。

3.通过增加功能板块及个性化定制模块分数，强化演示环节，降低商务板块要求，采用有效投标总报价的算术平均值作为评标基准价，计算偏差率公式为100％ × （投标总报价一评标基准价）/评标基准價等措施，进一步保证功能需求的同时，让更多符合功能需求的厂商进行竞争，避免出现低价竞标的现象。

4.分值分布。商务部分25分，其中包含投标单位资质、项目实施能力、售后与培训、投标单位自主知识产权情况、业绩五个部分。项目实施能力与售后培训需作为主要应标条件，分值可根据实际情况调高。技术部分65分，其中包含技术响应、设计方案、系统功能演示、数据迁移四个部分。其中技术响应部分为核心指标之一，应分为核心技术指标及一般指标，核心指标偏离则不得分，一般指标可按需求程度扣减分数，应要求投标人提供完整项目技术方案（建设方案），清晰阐述技术路线、整体架构、系统功能、业务流程、性能指标、实施计划、服务内容、服务承诺、售后内容、售后承诺、免费质保期等，要详细应答每个需求的实现方式。系统功能演示作为第二个核心指标要求投标单位现场进行实时演示（含评委现场提问），在规定时间内展示系统功能，要求界面清晰、系统各重要功能完善，符合学校需求。投标总报价10分，将所有通过初步评审的投标人的有效投标总报价的算术平均值作为评标基准价得10分，在此基础上，投标报价与评标基准价相比，每增加1%或减少1%均扣除相应分值。

五、教务系统全面建设及建议

（一）项目启动环节

主要由学校确认项目实施方案及计划书，由教务处牵头成立专项建设小组，根据招标参数对厂商的实施方案及计划进行确认并提出要求。其中项目组织机构及小组主要分为学校及建设厂商两个主体，学校由信息化领导小组及项目协调小组构成，主要由学校信息通讯部门牵头，教务处、学生处、财务处、人事处等业务应用部门为成员，主要责任为：

1.牵头开展项目组和各有关单位、业务部门之间的协调。

2.对整个项目建设过程的进度计划、质量等活动进行宏观监督、管理。

3.及时收集各环节问题，组织开展定期研讨会。建设厂商主要分为需求调研组、软件开发组、质量测试组、工程实施组、配置管理组三个项目小组，主要职责为：

（1）落实建设任务实施计划，审订各种实施方案。

（2）深入各业务部门，详细了解业务需求和业务流程，定期检查项目计划的完成情况和质量。

（3）依据系统分析设计完成系统功能，实现系统个性化开发。

（4）编制用户使用说明书，负责进行分类培训。

（5）做好学校需求表管理，评估风险需求。

（二）再次进行需求调研

根据招标参数，学校将组织相关部门进行应用系统及各类子系统调研，形成需求分析书，并确认项目总体进度及计划。

（三）完善硬件设施

学校根据在校生人数及业务需求，结合厂商的建议，购置服务器、硬盘等硬件设备，并做好各接口对接工作。

（四）软件安装及调试

学校将进一步落实软件运行环境、部署实施环境，首先完成新系统的安装部署，接下来完成系统集成及数据迁移工作。部署完成后，学校应首先对页面设计、功能模块部署、流程设计、手机端自适应情况、技术人员资质及驻场服务情况等方面做出初步验收，并由学校落实系统管理人员、各类使用人员培训时间及场地。

（五）试运行

根据教务系统建设要求，从教学运行、人才培养、实践教学三个方面对试运行中的重点环节进行研判及分析，对每个具体细分的功能模块进行运用及调试，提出符合学校教育教学建设需求的建议，如合理制定中高职一体化的人才培养模式，要在教务系统中将五年制、五年一贯制培养贯通起來，实现中职阶段的学生培养、学生成长、学生成绩有据可查，抑或建立学校督导—领导督导—二级学院督导—同行督导—学生督导的全面教学评价方式，实现推门听课、在线查课、实时评课，统计分析教师上课情况、学生听课情况、发现问题情况、教学整改情况四方面内容，全面推行智能化、信息化的评价系统。

（六）个性化调整及验收

基础模块是成熟的且适用于基础管理的，但在具体操作层面各学校均有不同，如调课环节中，调整课程是否进入原始课表，不调整时间只调整教学场域是否能快速调课等均可根据学校在试运行操作时得出的调整方案进行个性化调整，此部分是极其重要且容易被忽视的，关乎后期教务建设使用是否科学、平稳，一旦结束验收或错过个性化调整时限，将很难进行优化。

六、教务系统建设解决的实际问题

1.全面提升人才培养质量，从企业需求出发，在教务系统中嵌入符合企业需求的理论+实操的课程模块，优化各类订单人才培养，凸显公共课程、专业课程、企业实操课程成绩评定与分析，以3～5年跟踪成长为抓手，深度发掘学校需要培养什么人、怎样培养人。

2.深度融合优质校、双高校建设与“三教”改革建设核心，扎实推进一流高职院校建设。采用校企合作、校企共建的方式，通过教务系统建设共同制订人才培养方案、课程标准、课程资源，将生产过程及生产成果引入课堂，深度研究学生培养模式与课堂教法。

3.教务系统中完善教师画像。通过教师走进企业、企业人员走进课堂的方式，建立全方位的校企成果互换架构，在教务系统师资管理中要注重青年教师企业实践培养，构建集教师教学能力、教师个人发展、教师角色多样化于一体的质量培养体系，完善教师成长激励机制，如“双师型”教师鉴定、企业培训时长及成果激励、教师实践教法的推进等，从学生、课程、师资三个方面体现学校建设成果。全新的教务系统响应教育部提出的要将评价工作与促进教师发展、提升教育品质、保障学生学习成效相结合的要求，通过评价工作加强教师之间的相互交流、促进教师专业技能发展、助力决策和教学水平提升，形成对教学工作的奖罚制度，增强学生对课堂参与的责任感，最终提升学校的教学质量。

4.充分利用网上办事大厅，满足教育教学一体化建设需要，实现各部门数据无缝对接，做到信息互通共享，同时单独制定专项流程及权限审核功能，让学生能在线上申请缓考、补考、证件办理、课表查询及人才培养方案查询等日常教学流程；让教师能实现线上调停课、申报技能竞赛、申报教育教改相关事宜；让管理人员能逐级审核并自动推送审核后的课表、教学评价、实习情况等。

5.通过对教学质量常态检测、学生成绩及课堂教学标签等数据分析，形成学生数据报告及学生画像，分析学生从入学到毕业到就业的全过程，为学校招生、教学、就业提供科学、有效的数据支撑。

6.根据我校对部分功能的特殊需求，实现个性化管理。

（1）实现顶岗实习管理功能，如维护学生信息、实习单位的基本信息，包括单位、岗位、单位指导教师等，提供过程化的考核。

（2）非教学工作量核算功能。

（3）增加竞赛管理功能，能完成线上竞赛立项的审核管理，维护相关竞赛信息，如赛项获奖证书、指导教师证书、奖杯均能上传至系统，支持实时在线查询。

（4）增加订单班管理及学生分类管理功能，提供校企合作订单班教学模式管理方案，支持在管理员调配下重新分班、组成订单班、学分互认等。

（5）针对计算机、英语等需要分层教学的需求，可以对学生学籍进行标签设置，以达到分类、分层教学的目的。

（6）满足高基报表、状态数据和“双高”数据统计需求。

（7）“1+X”工作提供证书与申报及印制，提供排考及项目监控等功能，实现系统内部学分转换与互认相关功能。

七、结束语

学校“依托行业企业办学，服务行业企业需求，助推行业企业发展”，新一代教学管理系统必须有利于构建大型国有企业集团主导的具有鲜明办学特色的人才培养体系，是实施全面教学评价和持续改进的需要，充分全面反映教学过程，形成切合教学诊断和改进的教学评价，支持完善、全面的教学评价指标，是直接体现学生学业生涯的数据支撑，也对新时代学生培养劳模精神、工匠精神，对我国民族工业屹立于世界工业之林有着极大的促进作用。

参考文献：

［1］国家职业教育改革实施方案［J］.教育科学论坛，2019（6）：3-9.

［2］职业教育提质培优行动计划（2020—2023年）［J］.教育科学论坛，2020（33）：3-11.

［3］教育部 财政部关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见［J］.中华人民共和国教育部公报，2019（3）：74-78.

编辑 郑晓燕