大数据视域下提升事业单位档案管理效率的策略分析

2023-06-24施林林

中国新通信 2023年3期

摘要：在大数据的推动之下，事业单位档案管理工作正在一步步从人工管理传统领域向信息化领域迈进，有越来越多先进的软硬件设备被引入和应用到了事业单位档案管理工作当中，在提升事业单位档案管理效率方面发挥着至关重要的作用。因为有多种先进技术设备的相互配合与合作，加之国家近些年陆续出台了诸多支持政策，事业单位档案管理工作的改革势头越发强劲。当前事业单位亟需制定出更具科学性与合理性的档案管理机制，不断创新和优化档案管理方式，为逐步提升事业单位档案管理的整体质量和效率奠定坚实基础。

关键词：大数据；事业单位；档案管理效率

一、引言

近些年，大数据的影响力越发强劲，社会各个行业和领域都充分认识到了大数据的重要性，均在通过各种各样的方式去引入和应用大数据技术和相关要素，意在借助大数据的影响力来实现自身产业的创新与升级。事业单位档案管理工作对大数据的应用主要体现在两个方面，其一是利用大数据技术和资源来搭建起档案数据管理平台，为日常档案管理工作提供更具实效性和便捷性的管理工具；其二是借助大数据技术来攻克之前档案管理工作中出现的短板问题，充分发挥大数据技术的效能和作用。

二、大数据的基本概念阐述

大数据是新时代发展的产物，大数据包含着非常强大的信息网络。有大数据作为支撑，借助先进的信息技术，成功实现了信息更大程度的共享。大数据技术在虚拟化处理海量信息资源之后再通过计算机来完成存储。

近些年，大数据发展速度非常之快，无论是大数据分布式挖掘还是大数据分布式处理都已经取得了相应的成就。大数据具有洞察商机的可行性，现代企业可充分借助大数据所产生的信息来加速企业自身发展速度，同时对市场缺口存在的可能性进行洞察。除此之外，大数据还具备规避风险的作用，通过应用大数据可以帮助企业或者相关主体来充分了解市场的发展走向以及价格趋势变化等。

当前，大数据的应用范围越发广泛，其不仅在档案管理工作中有着充分应用，而且在各个行业和领域都展现出不可替代的重要价值。比如医院救治患者、警察逮捕罪犯、淘宝购物浏览搜索等等，都充分应用到了大数据技术，大数据已经成为现代社会中不可或缺的一个重要角色，在现代人的工作和生活中占据着重要位置。

三、大数据在事业单位档案管理工作中所产生的强大影响

（一）大数据被广泛应用到人事档案管理当中

事业单位中，人事档案是整个档案管理工作的核心管理对象之一。人事档案是对事业单位全体工作人员个人信息以及职业变更、工作变动情况的详细记录，是事业单位开展人事管理工作要参考的主要依据，更是维护和保障事业单位员工合法权益的重要资料。之前在传统档案管理模式下，事业单位人事档案管理中经常会出现保管和利用不当的情况，由此而产生的负面影响更是不容忽视。自大数据技术被应用到人事档案管理工作当中之后，借助各种先进的技术手段来对人事档案进行整理和使用，人事档案管理质量迅速得到提升，之前人事档案管理中存在的诸多问题也逐一得到了妥善解决和有效处理。

（二）大数据有效提升了档案信息资源的利用率

在大数据的应用过程中，事业单位档案信息化系统建设更加快速和完善，当前事业单位的档案信息基本上都可以数字化的形式呈现和应用。有大数据作为技术支撑，不仅使得档案资源得到了更深入的挖掘，档案价值更是得到了更充分的体现，档案信息资源利用率也因此得到了有效提升，如此一来，事业单位档案信息资源从开发到利用便建立起了一个良性循环模式。

（三）大数据是推动事业单位档案管理现代化发展的强劲力量

事业单位档案管理的现代化发展需要建立在快速反应机制和决策机制的基础之上，只有构建起足够科学健全的快速反应机制和决策机制才能够充分发挥档案管理职能，提升档案服务质量。但这一些都需要有充足的信息资源作为支撑，大数据便是提供充足信息资源的核心力量，有大数据的支持，档案信息资源的开发和利用也变得更具实效性。

四、大数据视域下事业单位档案管理工作发展新趋势

（一）事業单位将建立起全新的档案管理理念

不管处于什么样的时代，事业单位的档案管理工作都需要时刻注意减少铺张浪费、节约资源。大数据视域下，事业单位档案管理工作将进一步提升档案材料的利用程度。在之前传统的档案管理模式当中，档案管理工作基本上都是由人工来完成的，由档案管理人员来负责日常档案资料的收集、整理、分类以及保存等。大数据时代则不同，大数据时代呈现出非常显著的两个特征，即非结构化和碎片化，而这两大特征体现在具体层面便是档案管理工作对信息技术的应用，有了信息技术的应用，档案管理逐步摆脱了组卷和组件需求，而且也呈现出了诸多新的特征，比如档案管理电子化、档案管理技术化、档案管理数字信息化等等。

（二）事业单位将提高对档案管理工作的重视力度

在引入和应用大数据技术之后，事业单位档案管理的效率有了显著提升，这也引起了事业单位的高度关注，事业单位随之对档案管理工作也给予了更强的重视力度，开始重视档案管理的每一个过程和环节，从细节处着手来不断优化和完善档案管理工作，使得档案管理工作更具高效性。在广泛应用大数据技术之后，事业单位的档案管理面貌发生了天翻地覆的变化，其利用大数据技术以及以大数据技术为基础搭建起的管理平台，档案管理人员在自己的权限范围内随时随地可以调取所需要的档案资料，完全不需要再像之前那般一本本去寻找档案册，只需要借助搜索引擎便可快速寻找到相应的内容。事业单位未来将会逐步加大对档案管理工作的重视力度，也会有越来越多与时俱进的工作方式慢慢融入档案管理工作当中来。

五、大数据背景下如何有效提升事业单位档案管理效率

（一）建立云端储存

事业单位在应用大数据技术开展档案管理工作时，第一步需要完成的任务便是构建起一个足够大的储存空间，因为近些年伴随着事业单位的发展，档案资源数量越发庞大，其需要足够大的储存空间来为海量档案信息资源提供容身之所，如果储存空间不够大，那么整个数据信息的完整性将很容易遭到破坏。所以，事业单位在应用大数据技术之前要建立起一个云端储存空间，这也是其使用大数据技术来开展档案管理工作的先决条件之一。

事业单位档案管理工作实施云端储存，即将单位档案资料信息通过合适的网络语言方式统一整合到网络信息整理系统当中，这样一来，不仅有效实现了档案资料的动态化管理目标，而且也在很大程度上提升了档案资料管理的安全程度。

与此同时，事业单位在建设云存储模式的过程中一定要对现有档案管理工作中所使用到的各项基础设施进行强化处理，要充分应用起各种和档案管理相关的软件来同步开展档案数据的收集、整理、归类、存档以及使用等工作任务。云存储的优势还体现在其不仅对档案中的文字信息进行有效处理，而且还可以将一些经过特殊处理后的视频、图片以及声音等资料进行有效储存。事业单位针对档案管理工作需求建立起云端储存可以在很大程度上保证档案信息的完整度和精准性。

（二）全面提升数据检索能力

事业单位中应用大数据技术来开展档案管理工作，为档案管理人员查询档案信息内容提供了更多选择方式。之前事业单位所适用的传统纸质档案管理方式使得档案信息检索太多复杂，即便是逐一列出了档案管理的检索目录，档案管理人员也很难在短时间内精确查找到需要查询和使用的档案信息。但现在事业单位利用大数据技术则不同，大数据技术成功实现了档案资源的分类管理，事业单位档案管理工作需要以档案资源分类管理为基础，借助大数据技术来全面提升数据检索能力。

（三）加快数字化转型，实现管理创新突破

事业单位要瞄准档案资源全数字化、档案管理全自动化、电子文件全归档化的目标，切实提升档案工作的管理能力与服务能力，应对档案资源不断增多的挑战。

首先，要继续做好纸质档案资源扫描工作，通过业务外包、设备引进等方式对存量及未来增量档案进行数字化处理，确保档案工作“升级换代”。

其次，要充分应用电子档案管理平台在数字化转型中的优势，对数据进行快速处理与管理，实现档案库向“知识库”“智库”的转变。要进一步依托该平台对数字档案进行深度检索，完善平台功能，实现流程自动化、格式标准化的目标。

還有，要重视转型过程中的安全管控，利用数字水印、数字加密、云加密、内外网隔离等措施，充分确保档案资源的安全性。

（四）构建档案数字化保密机制

大数据视域下，事业单位在档案管理工作中应用大数据技术需要以构建档案数字化保密机制作为一项前提条件，要借助更加健全和完善的档案数字化保密机制来为大数据技术在档案管理中的实际应用提供保障。建议事业单位可从以下几个方面着手：

其一，事业单位要结合自身实际情况构建起档案数字化管理体系，为推动档案数字化管理工作质量的提升奠定基础。档案工作人员要下意识去提升自己的数字化管理专业技能，并且积极大胆将各种数字化技能应用于实际管理工作当中。还有，事业单位要积极应用与自身档案管理需求相符合的监督管理模式，以保证档案管理的规范性和严谨性，进而增强数字化管理的价值和作用。

其二，事业单位档案管理对保密性要求是非常高的，事业单位档案资料当中有很多都是机密信息，一旦发生泄露或者被恶意篡改所产生的危害和影响都不可估量。所以，事业单位亟需立起健全完善的档案保密制度，同时加强对档案管理人员的管理力度，增强档案管理人员的责任意识，明令禁止档案管理人员私自阅览档案信息。还有，要定期检查档案管理工作中所使用到的各项设备，降低设备安全隐患问题的发生概率。

（五）提升档案管理人员的大数据应用能力

大数据时代下知识呈现出爆炸式增长，档案工作要实现全方位、全流程、全门类管理的目标，就需要以多种技能兼具、多学科知识兼具、知识结构更合理的人才队伍为支撑。对于事业单位档案工作人员来说，不仅要有较高的业务水平，较高的管理能力及科学合理的服务意识，更需要积极顺应大数据时代发展需求，全力提升大数据应用能力。关于如何有效提升档案管理人员的大数据应用能力，建议事业单位可以从以下几个方面来着手进行：

其一，事业单位要结合大数据时代发展需求以及档案管理工作对大数据技术的实际需要来针对档案管理人员开展以大数据技术为主题的专项培训，着眼于人才质量提高、结构优化，对现有的人才进行培训，优化培训内容，多组织举办以“信息技术应用”“档案数字化转型”为专题的培训活动，打造创新型、领军型人才队伍。除大数据技术基础应用技能之外，还要加强与大数据相关理论知识的学习，保证档案管理人员可以学习到更全方位的大数据知识和技能，为在实际工作中自如应用大数据技术奠定基础。

其二，事业单位要进一步加强网络安全教育，要针对当前档案管理工作中应用到的数字化档案管理平台以及相关网络软件设备等来普及安全防护知识，防护单位档案管理网站和平台的安全性，避免出现档案资料信息泄露的情况，逐步增强档案管理人员的安全防范意识，提升档案管理人员运用档案软件的规范性。

其三，事业单位要进一步着眼于人才质量提高、结构优化，对现有的人才进行培训，优化培训内容，多组织举办以“信息技术应用”“档案数字化转型”为专题的培训活动，打造创新型、领军型人才队伍。

六、结束语

综上所述，在大数据视域下事业单位档案管理工作迎来了全新的改革机遇，事业单位需要重新审视当前档案管理工作的开展现状，正视其中存在的问题，加大大数据技术的引入和应用力度，深入挖掘大数据技术资源，逐步提高对档案管理的信息化、智能化、数据化管理水平，从整体上提升档案管理的质量和效率。

作者单位：施林林河北省地质矿产勘查开发局第六地质大队

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