全国大学英语四、六级考试工作的管理办法

摘 要：全国大学英语四、六级考试作为一项科学的英语水平测试被高校、企事业单位、外企等众多机构所认可，但因工作繁重、时间紧迫、考生众多等原因，学校在组织考试时难免会出现失误，造成了很多本可以避免的麻烦。本文以西安财经大学的大学英语四、六级考试工作管理办法为例，结合笔者的工作经验总结了一套行之有效的科学管理办法，希望有助于各类高校降低大学英语四、六级考试工作中出现失误的概率。

关键词：全国大学英语四、六级考试；管理；过程管理

作者简介：张城玮（1990.12-），男，陕西西安人，西安财经大学，实习研究员，硕士，研究方向：教育教学管理。

一、前言

全国大学英语四、六级考试作为一项国家级英语等级考试，每年6月与12月举行，因试题难度梯度科学、考风严谨、侧重点全面，其对学校检测学生英语学习能力、用人单位考查入职人员英语水平具有重要参考价值。近几年高校招生规模不断扩大，在校大学生数量激增，用人单位对入职人员英语水平的要求有所提高，所以，大学英语四、六级考试报名人数也大幅度增长。以2021年6月、12月两次四、六级考试为例，陕西省普通全日制本科院校中有15所报名已经过万，其中三所985/211院校报名人数甚至逼近2万，占全校总人数的75%。笔者所在西安财经大学这两次考试共设600个考场，参与考试的监考人员和考务工作人员达560人。因为是全国性的标准化考试，所以管理难度巨大，考务工作极其繁重。考务管理人员提前一个月便要开始进行大量的考前准备工作，如上报报名数据、报名系统编排、预定核对试卷、整理考场材料袋、放音设备检查等。由于工作量大，工作人员较少，因此难免有纰漏发生。

在考试管理过程中，由于责任巨大、工作量繁重、时间紧迫，一套行之有效的科学的管理办法显得尤为重要，它可以使负责组织考试的相关工作人员提高工作效率，同时将出现失误的概率尽可能降低。在这种背景下，笔者根据多年参与四、六级考试管理工作的经验总结出一套较为有效的管理办法。

二、规划管理

（一）管理综述

第一步，考位与考场规划。自每年省考试院公布本次四、六级考试考务文件开始，对上次四、六级考试情况进行合理分析，预估本次参加考试的考生规模，根据考生规模初步制订方案，确定考位数与具体考场位置。以西安财经大学为例，本校长安校区共有教学楼三栋，其中一号教学楼最大可容纳1750人参加考試，因此可以设置58个考场，其中常规考场50个，剩下8个为处理突发情况的应急考场。

第二步，规划本校考试文件。根据省考试院下发的有关全国大学英语四、六级考试报名和考务的文件，了解最新政策及相关细节的变化，制订本校大学英语四、六级考试报名及考务文件，并汇报给上级领导审批签字盖章。规划时间节点，根据省考试院下发的考务文件填写相关表格，经由主考签字盖章后上传到指定平台。

第三步，规划报名时间。由于现阶段大学英语四、六级考试已经采用网上报名系统进行单人点对点报名，所以应更加细致地规划考生报名时间，根据优先级通过不同的报名时间约束不同层次的考生报名，优先让大三、大四学生参加六级考试，以便之后考研使用，优先让本科学生报考四级，优先让研究生报考六级，以便之后攻读博士学位使用。

（二）阶段管理

全国大学英语四、六级考试主要分为考前阶段、考试阶段和考后阶段三个阶段。

1.考前阶段。考前阶段分为考位规划、考生报名、考生缴费、考场编排四个部分。考位规划部分前文已经提及，在此不再赘述；考生报名部分主要是指考生自主在报名信息网上进行互联网报名，在考生报名之前管理人员需完成考试报名系统中学籍库的维护，删除已毕业学生，添加符合本次考试要求的学生，在维护学籍库时应做到全信息化办公，用计算机核检取代人工核检，尽可能降低出现错误的可能性。在全部报名考生完成缴费后方可结束报名。之后是考场编排部分，根据以往经验，考场编排部分是整个考前阶段最复杂也最易出错的部分，笔者认为应采取“一人一机一方案”的管理办法，即专人使用专用电脑进行唯一一套方案的编排，在整个编排过程中不应有第二人参与，对编排后的结果不应再进行任何改动，保证本地编排数据和教育部考试中心服务器中的编排数据高度一致。

2.考试阶段。考试阶段主要分为考前准备、考试进行两个部分。在进行考前准备时，应注意安排各部门相关负责人对考务工作进行梳理，熟悉操作流程对所有监考人员务必进行监考培训。根据以往经验，若对监考人员培训不足，会出现考生考试时忘贴条码且监考人员忘记检查，最后考生因没有条码而成绩作废；考生试题册上没有条码，监考人员忘记将其试题册放入答题卡袋中，最后致使考生卷型无法被识别而成绩作废等情况。

全国大学英语四、六级考试是全校规模的统一英语考试，因此任务量巨大，考务内容繁杂。需要教务处考务科准备的考务资料有：（1）桌贴；（2）门贴；（3）考生座位表；（4）考生签到表；（5）考场记录单；（6）考试操作规程；（7）考场考务袋（包括：笔，橡皮，剪刀，胶水，监考牌等）；（8）楼层总考务办公室考务袋（包括：哨子、笔、橡皮、剪刀、胶水、捆扎带、各楼层负责人员电话、考务人员牌等）；（9）手机信号屏蔽仪；（10）金属探测仪。

因为种类繁多，所以在考前准备时应制作详细物料清单，用于清点所需物品。

考试进行时，考场每层都要安排一定数量的考务及工作人员，设置各层考务办公室，一旦有紧急突发急情况需立即汇报总考务办公室。

监考人员需要严格执行学校相应考试管理制度，严肃考场纪律，对违纪或作弊考生从严处理。考试前应向学生展示试卷袋的完整性后方可启封试卷，考试前需向考生宣读相关考试纪律与注意事项。考试中，发现考生未贴条形码需及时提醒，考生的条码遗失或损坏，监考人员需在考试结束后将其试题册装入答题卡袋中。考试结束后，监考人员需细心清点试卷数量，交本楼层考务办公室，之后考务人员需再次清点试卷袋数与答题卡袋数，清点完成后由每层考务办公室将试卷袋与答题卡袋分开打包送往总考务办公室。

3.过程阶段。过程管理是决定考试准备节奏与考试能否顺利举行的决定性因素，详细的时间节点安排与科学有效的过程规划可以让繁重的考试工作变得轻松与高效。

首先要根据省考试院下发的英语四、六级考试报名文件明确每一步操作的具体时间节点，非特殊情况下可以概括为考前两个月、考前一个半月、考前一个月、考前半个月、考前一周、考试当天、考后一周七个时间节点。

具体任务主要为：

（1）考前两个月，省考试院下发报名文件和考务文件，学校维护考生学籍库，根据文件要求组织学生报名。

（2）考前一个半月，学校开始根据报考人数进行考场编排，安排相应数量的监考及考务人员。

（3）考前一个月，开始整理相关考务资料，逐一清点数目。

（4）考前半个月，组织相关考务人员统一学习考试操作手册，熟悉考务工作，制订考试突发情况处置预案。

（5）考前一周，接收本校考试试卷，安排试卷保密室值班人员，对所有监考人员进行统一培训，告知本次考试新政策与新变化。

（6）考试当天，严肃考风，逐一清点试卷数与答题卡数，安排总值班室人员，妥善处理突发紧急情况，控制舆情，时刻监控社会反响。

（7）考试结束后一周，统计缺考违纪名单，整理本次考试各项数据，撰写考试总结，制作相关费用发放表。

4.人力管理。因为全国大学生英语四、六级考试是全校范围的国家级考试，所以应根据实际情况充分发挥每一个职能部门的作用，举全校之力共同完成考试相关工作。考试具体的操作与准备等工作一般由教务处完成，教务处考务科主要负责，外语学院提供听力监听教师，考试当天一切安排听从总考务办公室部署。

西安财经大学的每次四、六级考试中，主考由主管教学的副校长担任，对本次考试进行总体的规划与部署，从领导高度决策处理突发事件。副主考为教务处处长，负责巡视与协调整场考试，在考试中与各个职能部门主要负责人直接联络，发现特殊情况直接向主考汇报。各二级学院对考生进行考前纪律培训，各学院辅导员代表在考试当天需在总考务办公室值班，解决本学院学生问题。信息中心负责四、六级听力播放设备的维护与操作。校医院需派医生在考试当天在各教学楼值班。后勤中心负责考试当天电力及照明设备的稳定运行。各行政职能部门需留有值班人员并彼此知会值班电话，一旦发生突发情况需保证在3分钟内联系上相关部门负责人。

三、风险规避

大学英语四、六级考试中的風险主要分为设备风险与监考人员风险两方面。

设备风险主要为考场断电、听力设备无法正常播放、校园广播突发杂音等硬件设备故障，在规避风险时应落实专人专设备负责制，保证有处理突发情况的应急设备。

监考人员风险主要体现在监考人员因特殊原因无法到达考场、监考人员业务不熟练操作失误、监考人员拍摄考场内信息发布于互联网等。针对上述情况需在考前对监考人员集中进行培训，操作失误的监考人员应根据相关院系教师管理办法取消其年度评优资格。对于因特殊原因无法到达考场的监考人员，应预留一定数量的考务人员用于临时顶替其进行监考。

英语四、六级考试过程复杂，操作繁琐，稍有不慎就会出现各种各样的情况，处理不及时还会衍生一系列的次生问题。为应对考场出现的各种突发情况，需要设立专人负责管理，监考人员或考生一旦出发出现突发状况，应急情况管理专员可以在不影响其他考生正常考试的情况下第一时间赶赴现场进行高效、专业的指导和处理，将突发情况对其他考生的影响降到最低。通过专人的指导和处理，可以有效地减少由于各种突发情况处理不当而引发的一系列麻烦，减轻考务人员的工作压力，减轻后续工作量。

考试结束后，由于考生和监考人员要同时走出考场，此时教学楼中人流量大、环境复杂、噪音嘈杂。为了尽可能高效、准确地完成收集试卷清点答题卡等工作，避免相关工作人员因为复杂的环境造成工作的疏忽，因此可以安排监考人员在各层考务办公室门口依次排队，逐一交卷，清点清楚后签字确认再离开现场。考试材料收齐后，总考务办公室人员要认真核对缺考考生，设立“谁监考谁负责”的管理制度，对缺考填报失误的监考人员进行必要的警示或处罚，总考务办公室必须依据考场记录单逐一核实考生签到情况，绝不允许将缺考考生与实考考生填涂错误，对违纪作弊考生核查其基本信息，确认其在考场记录单上的签名，做到之后的处罚有据可依。将考生的权益放在第一位，认真核查答题卡袋上的信息填写是否正确、有效。必须保证答题卡袋记录与缺考记录及违纪作弊考生记录相符，如不符，先让相关考场的监考人员进行现场更正，并向上级部门上报，必要时可以对监考人员给予处分。

四、结语

随着我国本科教育体系的逐步完善，大学本科生人数呈明显上升趋势。在这种背景下，大学英语四、六级考生人数明显增多，考务工作的繁重与复杂程度也在逐年增加，一套行之有效的科学管理办法可以帮考务工作人员有条不紊地开展四、六级考试相关工作。本文中的模块化过程管理流程可以清晰地将每一步操作的时间节点详细标出，从而形成一个为期两个月的工作细化流程图，这个模块化过程管理结构只需简单地替换其中的内容即可用于任何一个考试管理之中。

高校不断加强对大学英语四、六级考试过程的监督与管理，增强了学生英语学习的动力，推动了本科英语教学的改革，进而提高了高校的整体英语教学质量。高校要通过加强流程化、规范化的考务管理，以实际行动切实保障学生的利益，让大学英语四、六级考试考务工作更加规范化、标准化。

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