大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设探析

姜永光

摘 要：大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设的重要价值体现在降低了管理成本，并提升了管理效率。同时，基于大数据技术支持的信息化建设也有助于社会保险档案管理信息化建设不断提高主动性、前瞻性。受到主客观层面多种因素影响，部分地区社会保险档案管理信息化建设仍然存在一些缺陷与不足，这些问题已经对社会保险档案管理信息化建设提质增效造成了负面影响。因此，大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设需要完善信息基础设备设施构建，建立健全精细化标准体系，并应尽快构建联动机制，深化沟通交流，进一步挖掘档案资源价值，提高主动服务的能力。

关键词：大数据；社会保险；档案管理；信息化；建设

引言

“社会保障体系是人民生活的安全网和社会运行的稳定器。”随着我国社会保障体系的构建，社会保险档案从类型到数量都呈现指数级增长状态。海量档案迫切需要更为先进的管理机制与模式，而信息化也已成为近年来社会保险档案管理的发展趋势。不过，受到传统思想观念与刻板经验的制约，一些地方社会保险档案管理信息化建设与社会现实需求间存在较大差距。尤其在大数据技术全面应用的新形势下，社会保险档案管理信息化建设愈发需要加快超越陈旧架构与格局。大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设已经进入前所未有的新境界，需要加快探索与之相适应的新理念与新业态。

一、大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设的重要性

1.降低成本，提高效率

大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设的重要价值就是大幅降低管理成本并提高工作效率。

从社保机构层面讲，传统模式下档案管理工作始终完全依赖人工管理。随着社保参保人员数量不断增加，社会保险档案无论形式与数量都在与日俱增，但档案管理工作人员数量却基本保持不变，导致有限的管理人员与无限增加的档案之间产生越来越尖锐的矛盾冲突。倘若通过增加工作人员数量的方式解决矛盾，则社保机构不得不承担持续增长的人工成本，倘若不增加人工数量，则现有管理人员不得不面临远远超过其承受能力的工作量，必然造成管理人员工作质量与效率每况愈下，这正是传统模式下不少社保机构档案管理工作低质低效的重要原因。

可见，只有加快信息化管理体系的构建，并不断借助大數据技术等多种先进技术的支持，社会保险档案管理才能在人员数量有限，但档案数量持续增加的状态下保持应有品质与效率。同时，从参保人员层面讲，传统人工管理模式下查找、使用或传递档案是一件极其耗时费力的工作。尤其是人口流动越来越频繁，社保参保人极有可能因为工作或生活等原因而在不同地点间不断转换，但其档案却常常无法及时跟随并调入其最新所在地。从社保参保者角度看，只有不断加快信息化管理建设，社会保险档案管理才能随时随地满足参保者变更所在地的现实需要，才能以最少的时间达到快速、便捷调档的目的。

2.提高管理工作的主动性、前瞻性

传统模式下，对于社会保险参保者查询或使用档案的申请，绝大多数社保机构都处于相对被动、滞后的工作状态。即在参保者变更工作或生活地点以后，或在有关组织机构需要查询参保人员档案时，参保者、有关单位等需向社保中心发起查询与使用档案的申请，社保中心则进行人工查找该参保者档案，继而向有需要的个人或单位等投送档案。一旦某一时间段内发起查询或使用档案的申请数量较多，社保中心档案管理人员有限，就无法及时提供相关的服务，必然会在不同程度上降低社保参保者或有需求单位的服务体验。

因此，充分利用信息技术改善服务机制与模式就成为新时期社会保险档案管理的迫切需要，这也是大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设的重要意义之一。借助大数据等先进技术，社会保险档案管理能够从根本上突破被动服务、滞后管理的不良状态。通过将社会保险档案进行数字化转换、网络化传输，社保参保者或有需要的组织机构等可以通过互联网发起查询或使用档案的申请，而社保中心则可依据平台预设程序实时获得申请对应的档案资料，只需短短数秒或数分钟，经过核实无误后的社会保险档案便可通过互联网实时传送到发起申请端。

有需要的情况下，当参保人抵达新的工作或生活地时，社保中心平台便能即刻收到网络通知，而后台预设程序则能通知档案管理人员及时查询、核实并传送档案，不仅能够最大限度地缩短参保人或有关单位的申请时限，更能帮助参保人避免遗忘档案变更等情况。由此可见，借助大数据技术，社会保险档案管理可以实现查档、调档等各类工作“秒”办结，为用户提供更为便捷、高效且舒适的服务体验，也能从根本上突破刻板机械、陈旧落后的管理瓶颈。

二、大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设的常见问题

1.管理表面化、简单化

随着互联网技术全面普及与深度应用，各行各业早已开展了多种多样的信息化建设探索与尝试。不过，受到传统工作模式的深刻影响，一些单位在信息化建设中仍有不同程度的局限性，尤其随着大数据技术逐渐被广泛应用，部分社会保险档案管理信息化建设的缺陷愈发凸显。其中，表面化、简单化是较为突出的问题。所谓表面化与简单化是指部分社保单位在档案管理信息化建设过程中流于表面，并未对信息化管理形成完整认知。比如，将纸质档案转化为电子档案，却仅仅为了自动搜索与便捷打印，而在具体应用环节依然采用传统人工作业模式。如此形式主义的信息化管理如同新瓶装旧酒，显然无法从根本上改善传统人工作业效率低下、时限漫长的根本缺陷。

2.局部性、片面化

除了简单化与表面化，一些社保机构在档案管理信息化建设过程中还存在局部性与片面化问题。这些社保机构将信息化局限在本单位内，所谓的档案管理信息化在实质上却是局域网化、内网化。即只有在本单位内部可以自由使用信息化平台查询和使用档案，一旦涉及跨区域等更大范围内的应用，则一切回归原始状态。换言之，局限在社保机构内部的信息化并非档案管理信息化应有的形式与状态，这种局部与片面的信息化依然无法发挥大数据技术、信息化平台的优势，也不能从根本上突破陈旧管理模式的瓶颈与局限。

三、大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设路径

1.完善信息基础设备设施构建

大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设需要完善基础设备设施建设。各地社保机构需结合自身实际情况加快完善现有档案管理信息化体制机制。比如，确保所有纸质档案尽快实现完整、准确的数字化转换。在一些信息化建设相对滞后地区，社保机构对于档案管理信息化建设相对缺乏经验，因而，纸质档案转换为数字档案的工作始终没有切实完成，这些社保机构中的数字档案只涵盖了部分纸质档案内容，仍有一些纸质档案没有纳入档案信息化管理平台。一旦有参保者需要查阅或使用，管理人员仍旧只能凭借人工操作的传统方式查找和处理档案相关事宜。显然，数字档案转换不彻底已经动摇了社会保险档案管理信息化的客观基础。

换言之，由于纸质档案与数字档案之间未能实现全面和完整的格式转换，这些社保机构档案管理信息化建设仍旧存在局部、片面与分散化的缺陷与弊端。只有确保所有纸质档案尽快实现完整、准确的数字化转换，社保机构档案管理信息化才能夯实基础，才能为充分应用大数据等先进技术铺平道路。

在一些社保机构，档案管理信息化建设仅仅是档案室内部的信息化，也就是局限在档案室所辖范围内的信息化，这必然导致数字档案出不了档案室与社保中心，也必然无法通过互联网实现远程传送。可见，如此信息化建设不仅名不符实，也不具备足够坚实的档案管理信息化基础设备设施条件。只有尽快突破局域网、内部网局限，确保内外网相互联通且数据传送顺畅通达，社会保险档案管理才能依托完整、扎实的互联网基础设备设施最大限度地提质增效。

2.建立健全精细化标准体系

在巨量数据集合的技术背景下，传统软件已无法实现对数据的有效提取与分析，唯有通过不断创新技术架构才能最大限度地发挥大数据技术绝无仅有的决策力与洞察力。不过，实现这一远景目标的前提之一在于巨量数据集合能够被充分细分，只有将超大体量的数据精确分类后再集合，大数据技术才能在浩如烟海的数据阵列中瞬间捕获目标、即时分析数据内容、实时获得结论或结果。因此，大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设还需要建立健全精细化标准体系。

一方面，社保机构需严格按照国家颁布的档案管理标准规范档案格式，确保所有档案形制统一、规格标准。这就需要社保机构事先针对不规范、不标准的电子档案进行翻新与重置。

另一方面，在遵守国家有关档案管理的基本原则基础上，立足本地实际需要，进一步细分社会保险档案类型。细分社会保险档案既可以依据省市县等地区差异，也可以按参保状态、投保时限长短不同，还可以按社保分类或分级等区分。不同类别档案可以在单一条件下分类，也可以满足多个条件并存的要求。只有充分细化档案类型，信息化平台才能预设多个搜索程序，才能为后续应用大数据技术创造更加成熟的条件。有需要的情况下，社保中心可以与资质齐全、技术一流、品质优异的互联网企业等机构展开合作，由专业机构的专业人士提供可行、可靠的操作方案。

3.构建联动机制，深化沟通交流

社会保险档案管理信息化建设的最终目的是为有需要的机构或个人提供优质、高效的档案服务，这就需要社保机构充分利用大数据技术全面提高档案信息的共享能力与水平。信息共享离不开与相关领域的协同联动。因此，在大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设还需要构建联动机制，深化沟通交流。

比如，社保中心、银行、公安、税务等实现协同合作，社会保险档案管理系统与银行系统、公安系统、征信系统等形成网络互联互通。当有任一系统出现数据变动时，其他系统可以同时得到变动通知，待核实无误后即可补充到各自系统内。一旦该联动机制完成，有需要的机构或个人便能查询到最具时效性的档案信息，这将从根本上避免档案数据陈旧、缺失和遗漏等各种传统痛点与堵点问题。

4.深化资源价值挖掘，提高主动服务能力

大数据技术自出现起就被寄予厚望，原因在于该技术无与伦比的数据分析能力。应用大数据技术能够在海量数据资源中轻而易举地发现内在规律或本质特点，进而助力使用者持续挖掘数据资源潜在价值，从而在根本上改变传统工作模式的刻板性与单一性。因此，当大数据用于档案管理信息化建设，社会保险档案资源即可转变为数量庞大的资源宝库。因此，大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设还需要深化资源价值挖掘，提高主动服务的能力。

比如，针对刚毕业的大学生、新成立的中小微企业、正在调整员工基本薪酬的用人单位等，分别提供多种适宜的社会保险类型。刚毕业的大學生还未有足够稳定的工作，其参与社保时通常倾向于选择门槛更低、金额相对较少的城镇居民社保；新成立的中小微企业大多面临资金较紧张的压力，在购买职工社保时也会考虑较低档次；而正在调整员工基本薪酬的企业则面临着调整社保级别的选择……

借助大数据技术对档案信息进行全面分析与提炼，社保机构可以向以上不同个人与机构分别推送各自适宜的社保类型，这不仅有助于进一步扩大基础性社保在普通人群的覆盖范围，也有利于提高不同社保种类与不同个人或机构中的适配程度。更重要的是，通过社保机构更加主动、积极地提供服务，广大民众与更多组织、机构能够及时享受到社会保险提供的保障服务，这不仅是在加快完善全国统一的社会保险公共服务平台，也是基于技术支撑健全覆盖全民、统筹城乡、公平统一、安全规范与可持续的多层次社会保障体系。

5.重视安全管理，提高安防水平

互联网发明以来，安全性始终是贯穿技术发展全程的核心问题之一。这是由于网络技术漏洞的存在与技术迭代保持同步，利用漏洞的攻击行为与反攻击的防护行为始终并存。因此，没有网络安全就没有信息化建设的价值与意义。故，在大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设还需要重视安全管理，提高安防水平。

一方面，社会保险档案管理信息化建设务必充分利用最先进的网络安全防护技术。即，在继承构建网络防火墙的诸多传统基础上，加强权限管理也是提高社会保险档案管理信息化建设安全水平的重要手段。譬如生物识别技术，也就是为有限变更、修改档案的权利人设置具有生物识别特性的通行证。包括指纹、声纹和虹膜等。

另一方面，定期检测漏洞也是提高信息化管理安全水平的重要手段。档案管理所在单位可以与专业网安机构、企业等建立长期合作关系，由专业机构负责设计、测试和检验数字档案管理的安全性，并始终保持对网络安全风险的监控与警示。

四、结束语

大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设已经发生了质的变化。即传统观念中的信息化建设仅仅局限在内部计算机联网的初级阶段，其本质仍然是以保管为核心的存贮式档案管理。但在大数据技术不断深入应用的新时期，海量数据不仅无法被常规软件有效分析，且巨大的隐藏价值也需要创新技术手段才能挖掘与应用。不过，在更加高端、专业的技术要求之上，大数据思维才是最终决定巨量社会保险档案潜在价值产出的根本，只有切实理解和重视大数据在档案价值挖掘过程中具有的决定性作用，并基于问题导向不断探索社会保险档案管理的创新机制与模式，海量社会保险档案才能最大限度地实现潜在的价值产出。因此，大数据视角下，社会保险档案管理信息化建设的先决条件之一在于树立大数据思维，要充分认识大数据在档案管理转型升级过程中的先导性，在此基础上不断完善并优化社会保险档案管理信息化建设的基础构建。同时，基于更加互联互通的档案管理平台体系，社会保险档案才能进一步发挥大数据技术强大的洞察力与决策力。这不仅有助于社会保险档案在管理实践过程中不断降耗、提质、增效，也有利于最大限度地为参保人提供更为优质高效的良好服务，还将促进社会保险档案管理部门不断提升主动服务的意识与能力，也是新形势下社会保险档案管理工作基于创新管理理念，不断提质增效，实现可持续发展的必由之路。

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（作者单位：昌邑市社会保险事业中心）