高校校友档案资源管理体系构建研究

顾丽佳

摘 要：高校校友工作日益受到重视，而高校校友档案的管理严重滞后。探索高校校友档案管理体系的构建对于调整高校档案馆藏结构、丰富档案信息资源、利用校友资源促进高校发展都具有非常重大的意义。本文从前端控制、实体管理和信息化交互平台三个层面对高校校友档案管理体系的整体框架进行构建与设计。

关键词：校友档案 档案分类方法 交互网络平台

高校校友是高校特有的珍贵资源，具有向学校提供人才供给、社交网络、形象提升、信息交换、教育辅助、产学研交流、资金支持等一系列帮助高校发展的重要价值。然而对于高校校友档案资源的收集管理，大多高校至今没有形成一个系统规范的管理体系。探索高校校友档案管理体系的构建对于调整高校档案馆藏结构、丰富高校档案信息资源、整合校友信息资源促进高校发展都具有非常重大的意义。

本文从前端控制、实体管理和信息化交互平台三个层面对高校校友档案管理体系的整体框架进行构建与设计。

一、高校校友档案资源前端控制

（一）校友档案归档基本单位的确定

校友档案资源的管理不应打破原有高校档案管理体系，可以设立集体记忆为主，以突出亮点为辅，以满足社会普遍需求为目标。知名校友档案作为校园文化建设亮点可以激励在校生勤奋学习、毕业生努力奋斗，但校友档案应该更多是反映广大毕业生与母校间的集体记忆。宏观职能鉴定理论强调，档案不应只为政权服务，而更应该为社会大众服务。因此，高校校友档案的归档基本单位的确定可以按需分类：以个人为归档基本单位的知名校友类、以班级为归档基本单位的普通校友类、以校友分会为归档基本单位的特色校友类。

校友档案是一种社群档案，是一群同一学校毕业的学生对母校的共同记忆体，所以以班级为归档基本单位符合普通校友与母校的联系，更为合理。同时，高校的生源来自天南海北，学生在校期间和毕业后都会加入一些老乡校友群、行业校友群等，地域情怀、同一行业和相似的经历会拉近这些校友的距离，这类校友民间组织群体也会形成特色鲜明的校友档案，设置特色校友类能使高校校友档案的信息更全面。

（二）校友档案工作队伍结构框架

要建立校友档案收集管理机制，首先需要有良好的工作队伍建设。高校档案收集工作网络由学校档案馆领导，指导各相关部门兼职档案员开展。而校友档案工作队伍稍显特别的是，除上述二级管理以外，学院还设置了班级档案员，对从班级成立开始直到学生毕业的活动实践进行全面记录；校友会设置了校友分会档案员，对有地域特色、行业特色的校友档案和校友离校后成长档案的收集。

（三）校友档案形成管理机制框架

1. 明确归口职责，纳入日常管理

高校档案馆负责校友档案的收集指导和整体规划；校组织部、团委负责校友的党团组织材料的转递和归档；教务处、学生处负责学籍档案、教学档案的收集归档；各院系以班级为单位，负责学生在校期间班级、宿舍形成材料的归档；校友工作办公室负责校友信息交互平台的建设，以校友分会为单位，广泛收集校友成长档案。各校友档案归口部门应当把校友档案工作列入工作管理制度。

2. 实体与电子相结合

划定在校生校友档案归档范围，指导班级档案员做好日常积累校友档案工作。注重实体与电子相结合，在涉及个人的校友档案处理上，如果遇到学生想自己保留的，与个人相关度较大的，可以由个人保留原件，只收电子件，这样既可以提高收全率，又可以突破档案馆藏空间的限制。

3. 创新合作，打通壁垒

拓宽校友档案的收集渠道，着眼多部门合作，可以在校友会举办校庆前夕配合校庆公告宣传档案征集，并借助校庆等校友活动，举办校友档案特色展，校友参观校友档案展览，会产生共鸣，对收集有极大促进作用；可以着眼在本校毕业后留校工作的教职工，配合人事处、退管会开拓档案收集渠道。打通部门间壁垒，让高校档案馆从被动接受到主动征集。

二、高校校友档案资源实体管理

（一）高校校友档案分类方法

目前高校校友档案合適的管理模式是：已属于《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》规定的归档范围内的档案，按照既定分类方式继续归档，以确保档案管理的延续性和一致性；而现有制度归档范围以外，有保存价值的校友材料，可以专设校友类。具体类目设置如下：

（1）一级类目：XY。

（2）二级类目：XY11知名校友类，以姓名为三级类目，材料积累的方式编顺序号；XY12 普通校友类，以班级为三级类目，班级为基本归档单位的普通校友档案；XY13 特色校友类，以校友分会名称为三级类目，旨在收集以地域性、行业性为特色，建立集体回忆的民间组织类校友档案（见表1）。

（二）高校校友档案利用模式

高校校友档案资源，具有极强的文化价值和社会价值，是进行校园文化宣传、学生思政教育最贴近实际、贴近生活的好教材。要让高校校友档案有效利用，档案馆应创新利用模式，“走出去，请进来”，变被动提供利用为主动汇编宣传。

深度挖掘优秀校友事迹，结合校园文化宣传，通过学校官网、公众号、官微等多渠道广泛宣传，把校友前辈坚持不懈、敢于担当、诚信感恩的实例汇编成“校友小故事”。这样鲜明生动又接地气的思想教育，让学生们能有思想认同、文化认同、情感认同，更真实具体，可亲可敬。

结合高校校友档案资源，为学生创新创业做指引。学校可发掘校友档案中优秀的创新创业校友，邀请其回母校参加事迹报告会、座谈会，就业指导课等；发掘卓有成就的杰出校友，为校际合作、校企合作搭桥，建立学生社会实践基地等。

三、高校校友档案资源信息化交互平台

高校校友资源具有广泛性、综合性和动态性的特点。广泛性是指校友资源数量很大，分布很广；综合性是指校友资源其实是人财物的结合，为母校发展提供多方面的助力；动态性是指校友群体在不断扩大、校友个人社会地位、影响力不断变化。因此，建立高校校友档案资源信息化交互平台，掌握在校生和毕业校友的动态情况就显得十分必要。

高校校友档案资源信息化交互平台，不同于传统意义上的档案信息化系统，只提供信息服務。交互平台的意义在于实现双向触达，构建以人为中心的智慧共治体系，需要融合多方力量，涵盖校内相关部门、学院、校友个体、社会力量等，让校友档案的数据服务可以大范围触达校友个体和有信息需求的部门，而这些用户也可及时向档案馆形成意见反馈，从而形成多方协同的闭环，提升档案信息的管理质量。简而言之，高校校友档案资源信息化交互平台主要分为两大块：校友档案信息系统和校友信息交互平台。

（一）校友档案信息系统

校友档案信息系统储存校友档案的数字化信息，并有对校内和校外不同的专属利用通道，校内部门查档走校内审批流程，校外利用则使用身份安全认证，通过后可以利用其身份对应范围的校友档案信息，如校友身份对应可查范围有：个人学籍、个人档案转递和学院班级的集体档案信息等；而用人单位对应的可查范围仅限申请查询的信息。

（二）校友信息交互平台

校友信息交互平台更像是校友信息材料的归档前台，是电子文件的预立卷，主体是校友办，关联各学院和各校友分会。各学院以班级为单位进行管理，对学生从入学到毕业整个在校阶段进行全面记录，日常由班级档案员对数据进行著录和维护，及时更新，以确保每年归档范围内的信息及时而完整；各校友分会按年度内活动开展情况，及时发布校友活动通知，上传活动照片视频和活动报道。

作为一个交互平台，它不但能够让校友根据班级身份浏览集体校友档案信息，回顾自己在母校期间的点滴，与同学交流互动，还能打破原有“自上而下”的管理方式，在征集阶段和收集阶段的档案可以实现权限内的开放编辑和上传功能。校友实名认证后，选择他曾经所属的班级和对应校友分会，可以对校友个人信息进行实时更新、对集体校友档案信息进行编辑更正，和补充上传信息。档案部门在每年对上传信息整理后，以归档方式进行信息固定。这种档案形成有“校友群体”的参与，可以让高校校友档案更加可亲可近，更“接地气”，增强校友的主体体验，同时增加相关协同部门的便利，提高工作效率。

作为一个交互平台，它还可以针对校友的不同需求提供定制化服务。平台注册校友可以根据自己的需求，订阅信息推送服务：母校重大发展信息、专业前沿动态、母校荣誉、大型校庆活动、优秀校友动态、就业创业指导等。这种信息推送需要学校各相关部门的支持，比如人事处和就业办提供招聘信息、科研处提供专业前沿动态、校长办公室和宣传部提供母校发展重大信息及荣誉信息、校友办提供校庆资讯和优秀校友动态等等。

四、结语

随着社会转型进入快车道，我国社会主体多元化加速。党和国家机构改革不断深化，档案资源结构也发生历史性变化。各高校应结合学校自身实际情况和特色，构建校友档案管理体系，整合利用校友信息资源，为学校发展助力。

参考文献：

［1］ 苑婷婷.高校校友档案服务平台构建研究［J］.档案管理，2021（2）：123，125.

［2］ 赵学敏，刘大巧，徐娟.高校校友档案管理现状分析与思考［J］.兰台世界，2020（1）：87-90.

［3］ 张玲.高校校友档案建设探析［J］.重庆科技学院学报（社会科学版），2019（3）：88-89，114.