智慧财务下国有中小企业内部控制信息化建设

陈万捷

摘要：随着市场经济的发展，企业的财务管理也随之发生了变化。企业内部控制是现代企业管理的重要组成部分，在企业信息化的大环境下，如何改进内部控制，对于公司的发展发挥着举足轻重的作用。文章从企业内部控制的基本原理入手，对我国企业在信息化环境下的内控建设进行了探讨，并就如何加强内部控制的问题进行了探讨。文章针对国有中小企业智慧财务在内部控制中存在的问题提出解决方案，为以后企业全面实现智慧财务化内部控制奠定了基础。

关键词：信息化；内部控制；策略；展望

随着我国市场经济的发展，信息化管理的应用日益广泛，企业的信息化程度也在逐步提升。信息化的发展必将对企业的组织结构、业务流程和工作模式产生重大的影响。尤其是在企业的内部控制上，中小企业的内部控制制度若不完善或无法达到信息控制的要求，势必会产生不良后果，从而导致企业遭受损失。因此，在企业的内部控制建设中，运用智慧财务减少其运营风险，成为迫切需要解决的问题。

一、智慧财务的优势

智慧财务是基于传统财务的数字化，通过运用新技术来提高会计效率，促进企业财务管理，优化企业的决策过程。在全球经济一体化和不稳定的未来环境下，企业将会产生大量的非结构性数据，而这些数据于以往的财务工作来说，是非常关键的。智慧财务的产生，不但改变了企业经营方式、市场竞争格局，也推动了金融经营方式的转变，使得财务工作更为简单、有效。智慧财务能够对海量的数据进行采集和归纳，利用大数据与云计算技术能够将稀疏、高价值的数据抽取出来，用于数据挖掘与建模，从而为企业提供更好的财务服务和决策支持。在新技术支撑下，未来的金融服务将从单纯的自动化和智能化过程转变为“智慧”的财务管理模式。企业通过智能方式改变了商业和金融过程，突破了实体障碍，创建了整合模式，提升了价值。企业在智慧财务的影响下，适应新的经营方式、新的市场竞争方式，将为企业的创新与变革提供新的推动力，以满足不同的经营需要。

由于大数据自身含有金融数据，所以对金融工作具有很高的应用价值，智慧财务能快速处理数据得出结果。在财务智能化层面上，资讯系统不仅能够收集、处理、显示资料，而且能够进行智慧决策。比如，当管理者要对产品结构进行规划时，不需要对相关的数据进行提取就可以进行分析。本系统可以迅速、精确地对各类产品的盈利情况进行分析，并对其进行评价，得出相应的结论。

中小型企业运用智慧财务管理体系，深入小型商业经营的全过程，建立小型企业的新金融管理模式。智能财务系统分为小程序、应用软件和互联网三大类。销售人员可以在任何时间、地点开出账单，便于对客户进行管理。只要有一台电脑就可以通过智能理财系统，看到各个商铺的营业数据和营业状况，成本、收入一目了然，能够在任何时候，迅速而精确地生成公司的内部管理报表。

在智能金融体系中，有大量的认证模板，能够快速处理单据、整理账单。智能财务系统可以即时完成采购、销售、税收、交易、成本核算。智能财务系统能够完成云还款、审批、支付、日常记账和会计凭证等，智能化的财务管理系统能够对日常的业务过程进行严格控制，将文档按照类别进行录入。

二、智慧財务信息化环境对中小企业内部控制产生的影响

（一）智慧财务信息化对内部控制的影响

在我国中小企业的五大基本要素中，内部控制环境是首要的，它为企业的内部控制提供了良好的框架和发展基础。控制环境既包括治理职能与管理职能，也包括管理层对内部控制及其重要性的态度、认识和措施。财务会计是管理活动的重要组成部分，在智慧财务的新趋势下会计人员既要有扎实的专业知识，又要有操作和使用电脑技术的能力。从数据的处理上看，会计人员在信息化的背景下，需要掌握的信息化技能要比以前多得多，电子程序虽然提高了人们的直接沟通效率，但也对会计人员的技能和职业道德提出了更高的要求。在控制程序上，财务人员需要对业务流程进行梳理，对不同的业务设计不同的管控措施与程序，并通过制度予以固化。

（二）智慧财务信息化对风险的影响

在中小企业的经营中，既存在着风险，也存在着利益，要想有效地优化中小企业的内部控制，必须建立健全的风险管理制度。会计工作由传统的手工核算向信息化转变，会计资料的采集方法也在不断地变化，资料储存媒体也在不断地改变，从纸质类到网络数字化，在数据传送方面，也有巨大的改变，伴随数字信息化也会出现数据被人为修改、破坏或被黑客入侵等情况。在没有其他媒体备份的情况下，如果数据被破坏，会对企业的生产经营产生较大影响。

（三）信息化对中小企业控制活动的影响

在传统的会计制度中，企业的内部控制主要采用结构控制的方式，会计工作的内容是按一定的流程来进行的，而最后一步则是在审核之后确定。前一步骤的错误可以在下一步骤中修正。通过账户审核和账户确认核对进行复审。在当前智慧财务的背景下，企业的内部控制主要是网络与会计的结合，网络占主导地位，少数工作是由人工来完成。在会计网络化过程中，由于工作人员的权限设定不当，会使现行的控制制度执行力度变弱，从而不能使其发挥应有的作用。

（四）信息化对监督的影响

在企业信息化背景下，企业的内部控制是以智能财务为基础的控制发展方式，通过电脑程序进行内部控制，其结果要优于人工监控。但应注意内部流程的正确性，资讯体系的内容与现实状况相符，并依据企业的运作状况而适当地调整各项指标。

三、我国中小企业内部控制信息化问题研究

（一）企业管理层内部控制建设意识淡薄

中小企业管理部门更加注重市场和营销，而忽略企业内部控制体系是否健全，导致中小企业管理部门未重视技术、资金、业务流程、员工能力等问题。而且很多中小企业管理者在内部控制建设方面常常照搬理论，并没有密切联系企业的实际经营状况，导致理论与实际严重脱节。

（二）从纸质到互联网的数据安全风险问题

智慧财务信息技术突破了传统观念，改变企业传统的经营方式。企业信息的记录、存储、传输方式发生了变化，企业的财务管理模式由传统的纸质账本转变为网络化。同一系统中可能既包含财务数据也包含相关非财务数据，在打通部门之间壁垒的同时数据人为泄漏的风险也大大增加，这就要求企业的内部控制信息化工作更加复杂，必须有专门的人员进行重点、有计划地监控与执行。

（三）人员素质和观念滞后

目前我国中小型企业的内部控制管理存在着严重问题，即人员素质低下、思想观念陈旧等问题。众所周知，相对于信息化的内部控制，传统企业的经营管理大多依赖于人力，各个行业的人员分工清晰。在工作流程中，员工无须对其他流程过度关注，只要做好自己的本职工作就可以。在工作流程自动化中，要让其发挥更大作用，就要对工作流程进行整体优化，并对其进行相应调整。纵观我国中小型企业的发展，其经营管理水平和自身定位还有待进一步提高。为了使公司长远发展，软硬件的開发必不可少。国内的中小型企业大多只注重硬件的信息化和数字化，在企业信息化建设中，企业管理人员的管理观念仍处在萌芽状态。

（四）缺乏完善的组织架构与基本规范

在财务管理工作中，企业缺乏对财务信息化的全面监控，致使财务管理存在着较大的漏洞。智慧财务还存在组织架构的缺点，没有与企业发展的现实需求相结合，清晰划分各部门职责，导致了各部门在组织、管理、功能上的局限性。企业智慧财务的内部控制建设与现实存在一定偏差，企业的内部控制体系是由上至下进行的，以管理层的观点为基础，缺少对实际情况和职工意见的参考。同时，基层员工对这一内部控制体系缺乏足够的认识，无法在实践中贯彻执行，难以发挥其应有的作用。

（五）缺乏完善的内部监督与考核机制

在企业进行财务信息化过程中，既没有建立与之相适应的监督与审计机制，也没有设立专门的考核机构来对其进行全程的追踪与监控。风险管理机构缺少对企业财务信息风险的评估，也没有对其进行有效的风险控制。企业内部缺乏专业的、独立的内部控制审计的监督机制，未能及时发现和解决问题。从我国企业的现实状况来看，目前我国上市公司的内部控制管理问责机制尚不健全，不能与上市公司的财务信息制度一致。企业缺乏有效的内部控制评价机制，如何进行有效的信息反馈、建立健全的绩效评估体系，对于持续监控和改进企业的财务信息化、加强内部控制发挥关键的作用。

（六）缺乏完善的风险预警机制

企业在资金管理中，如果不能有效地控制资金的风险，将会给企业的资本控制带来较大风险。然而，很多企业对金融风险的认识还不够到位，尤其在信息化的背景下，缺乏有效的风险预警机制。

（七）信息共享与传递效率不高

财务信息化时代，企业可以集中精力在信息系统的各个模块中，利用网络进行操作，可以有效地促进企业内部的交流，实现企业各部门之间的信息交流。比如，企业经常会与供应商企业进行交流和沟通。然而，在交易过程中，由于没有树立财务信息化的观念，使财务人员难以对其进行动态的追踪与控制，使其在采购活动中难以发挥应有的作用。由于一些企业员工没有准确、全面地认识到财务信息化与内部控制之间的关系，员工之间存在沟通障碍，造成“信息孤岛” 效应，严重影响企业的财务交涉与投资发展。

四、中小企业内部控制改进措施

（一）提升企业管理者内部控制意识

在公司治理结构中，充分发挥管理层的引导作用。正确宣传和规范的培训也是很重要的一环，在中小型企业中，经理人扮演着重要的角色，随未来市场变化及时作出改变，转变观念。良好的企业文化环境与企业员工素质的培养有很大关系。管理者要主动营造良好的工作环境，提升员工工作效率。

（二）提升会计人员业务素质

企业管理人员要不断提升员工的职业素养。在信息化背景下，只有确保系统操作员具有良好的职业素养，才能进一步提升企业的内部控制水平。使现有的企业员工能够运用“学旧学新”的知识，更好地解决问题。在招聘有关人员时，除了进行笔试之外，还需要对优秀的人才进行全面筛选。

（三）合理设置组织机构

由于中小企业自身的特殊性，企业在经营过程中应根据自身的规模、工作量等特征进行适当的配置。每位员工都要了解各自的职责。要进一步强化公司法人治理，必须遵循亲属回避原则。此外中小企业的组织机构灵活多样，在信息化过程中也要合理设计管理层级，实现各部门之间的科学分工和团结协作。

（四）智能财务的转型

智慧财务改革的第一阶段：规范化和程序化。提高业务标准化，标准化业务流程、标准化产品交易流程等，减少运营风险。

智慧财务的第二个阶段：金融自动化和智能化。通过使用诸如RPA之类的机器人过程自动化来实现标准的数据和过程的自动化。利用网络信息化技术，建立运营决策分析及其他模式，以帮助企业做出正确的决策。

智慧财务变革的第三个阶段：数字化、可视化。自助式BI和其他一些工具可以对标准化的金融和商业数据进行实时的管理，改善各种报表的有效性和实效性。当前，由于系统异构、系统供应商众多、品牌众多、关键数据分布不均匀、产业金融体系开放性、传统思维陈旧等因素制约了大部分智能财务的发展。所以，选择稳定、快速、简洁的平台取代传统的老旧技术是目前实现智能金融最便捷的途径。

（五）搭建数据库

企业搭建数据库，为企业的高级管理人员和财务人员提供基于业务所需求的信息服务和决策参考，包括大屏幕操作监控、数据可视化、业务分析报告、KPI业务指标预警和评估（基准评估）、BI业务分析报告、数据渗透分析等。新的技术平台精心构建报告、指标、仪表板和语音交互五大功能模块，提供个性化建模、预警、显示、分析等功能。其次，通过整合和优化公共需求，构建标准化、自动化、智能化的运营过程，实现企业多元化、集中共享、规模效益的复合业务需求，实现企业的成本节约和效率提升。

在财务信息体系建设中，要保证有关的信息及时、准确地传达。企业通过设立信息共享中心，可以使各部门及时了解、掌握有关信息，及时掌握工作进度，对后续工作进行精确规划。加强公司内部控制与管理，搭建财务信息平台，实现各个部门之间的有效交流。同时，为了确保企业的经营质量，必须实现异地数据共享。企业能够准确地识别出所需信息，并收集、处理，再将这些信息及时地反馈给公司的员工，从而推动公司的内部控制工作。此外，公司还可以通过建立健全内部控制制度、健全财务报告制度、优化内部结构，使有关人员能够在经营活动中进行各种沟通。

（六）加强对控制环境的优化

企业要加强财务组织的内部控制建设，在企业内部控制和财务信息建设的要求下，要构建健全的组织架构，以保证企业的有效运行。根据国家的相关政策法规，制订并健全相关的制度，定期回顾评估，反馈，优化执行体系。智慧财务对内部财务会计、成本管理、预算执行等关键环节进行评价与分析并进行科学、准确的预测。企業建立考核机构，对会计信息系统的运行进行监控，确保数据的安全性、完整性、有效性，并对会计报告的真实性进行检验，以达到对公司的有效监管。建立企业财务信息技术与内部控制，合理设置财务部、业务部、信息部、审计部等部门，健全财务制度。

（七）构建完善的内部控制风险评估机制

企业在财务信息化背景下，要根据信息技术的实际应用特征，从数据安全和数据使用效率两方面来选择。企业在进行投资时，通过大数据的识别、分析和评估，有效地、及时地处理风险。企业应健全风险评价制度，运用信息化技术对企业的潜在风险进行分析与归类，并构建风险防范基础，分析企业内部控制事项，包括产品、资金、固定资产、投资、监管等。通过搜集并综合有关的资料，对风险进行预警。在运用信息风险预警系统时，可以根据危险等级，采取相关的风险控制措施。能对企业的经营行为进行动态评估，并作出重要决策。

五、未来展望

今后70%的财务人员将转向智能财务管理，参与薪酬设计、组织设计、制度制定等各方面工作，未来将会关注金融管理与金融策略。当前，我国的财务共享中心致力于为企业实现精细化、规范化、高效的财务管理，推动企业与金融的深度融合，构建智慧财务，实现企业管理智能化。未来，智能金融将会使整个金融共享业务的整体服务水平达到一个新高度。

（一）智能化金融：AIRPA对未来财务内控工作运作模式进行全新定义

许多预测显示，在今后10年中，自动化将会消除许多重复的工作。在接下来的8～10年里，将会全面推行智能化和自动化，今后的工作将会发生方向上的改变，会向人机协作的方向发展。例如，金融服务中心、金融供应链模式、支付工厂、资金中心等。未来可能发展的方向有以下几个方面：

1. 最优的财务内控作业：机器人能24小时连续工作，比人工作业更精确。助力企业减少经营费用、改善资料品质等。

2. 智能化的金融管理：RPA拥有一套成熟的金融系统，能够在数周之内，制订出一个简易的金融计划。RPA能有效地对已有的系统进行补充，为企业提供信息，使其能够对整个过程进行优化，包括财务规划、资金规划等。

3. 创新：RPA能够完成包括海量数据和高频率交易处理的金融业务，无须人工启动，实现财务内控流程自动化，为企业获取人力资源。

（二）人机协同：“人+机器”重构未来财务内控组织和管理

智能化的发展方向是人与网络的共存。未来的财务核算将会运用新一代的资讯科技，以更好地满足即时、高效的运算要求，并提升解译能力。随着业财一体化在各个行业的广泛运用，包括人力资源、虚拟资源（如机器人）在内的部门之间治理体系将会迎来新的问题与挑战，从而产生一种新型的“劳动机器”业务模式。德勤公司基于2018年中国HR服务的调研，发现超过半数的公司将在5年之内建成一个大型的共享平台。机器人与智能已成为人力资源分享领域的新宠儿。

在科技快速发展的今天，企业将进入一个全新的机器学习和机器作业时代。最新的一项关于人力资源的全球调查表明，65%的被调查者认为RPA是一种经营模式，他们支持公司引入“数字化劳动力”，这些“数字化劳动力”的业务主要是用于净贸易，RPA的大规模应用要求构建新的机构架构。

六、结语

为了节约运营成本，中小企业创办时期普遍存在组织结构简单、内部控制制度不完善、人才缺乏、管理水平低等问题，在信息化时代，要从整体上把握企业的发展方向，强化人才的培训与任用，完善信息系统内部控制体系，以保证内部控制的有效性。在信息化时代，企业内部控制和信息化建设已成为我国中小企业发展的必经之路。国内的中小企业必须依据自身特点，利用先进的信息技术来实现企业的内部控制信息化，从而使其在经营过程中发挥其应有的作用，从而推动企业可持续发展。

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（作者单位：浙江容大后勤有限公司）