论汽车4S店财务内部控制体系建设

王丽红

［摘 要］随着我国汽车销售服务行业的高速发展，企业之间市场竞争日趋激烈，汽车销售服务所面临的风险日益复杂，企业只有不断提升自身的风险管理水平，才能在市场竞争中获得发展。内部控制作为汽车销售服务企业工作中的重点，建设内部控制体系有助于汽车4S店稳步发展。本文以汽车4S店为例，采用内部控制五要素的相关理论对企业内部控制中存在的问题进行探讨，并提出改进对策，以期帮助汽车4S店防范风险、优化管理活动。

［关键词］汽车4S店；内部控制；体系

［中图分类号］F27文献标志码：A

随着我国经济的发展，汽车产业也在不断发展，大量的汽车4S店应运而生。汽车4S店作为以整车销售、维修服务、配件销售、信息反馈为一体的汽车服务企业，在近年来所面临的市场竞争日趋激烈，风险也变得越来越复杂。当前，很多汽车4S店在发展过程中不重视内部控制体系建设，主要原因是4S店投资者是个人，存在管理能力不足、内部控制意识薄弱问题，对内部控制工作存在一定的误解。财务内部控制作为汽车4S店管理工作的基础，只有保障财务内部控制有序开展，才能消除工作中的缺陷，提高汽车4S店管理水平。

1 相关概念

财务内部控制是在财务活动的过程中设计完善的控制规划，按照规划的范围监督各项财务活动，以保证财务活动按照预期的规划完成，使财务活动的方案符合要求。在财务活动过程中，借助计划、控制方法能使各项工作都得到合理的管控。在计划方面，包括对各部门的工作进行分析与监督；在控制方面，包括对具体的财务活动及风险进行控制。

2 汽车4S店财务内部控制的问题

2.1 内部控制环境不健全

首先，4S店的人员对内部控制的重视度不足。长期以来，大多数4S店内部人员不重视财务部门控制工作的要求，导致企业财务内部控制工作的各项要求无法得到执行。很多企业管理层对财务内部控制重要性并未形成认识，也未能采取合理措施健全财务内部控制管理体系，使企业的各层级人员不能主动参与财务内部控制工作。其次，部分企业内部人员管理不够科学，内部岗位职责不够清晰，对财务内部控制工作要求没有形成准确认识，各环节工作管理制度并未得到严格落实，导致财务内部控制无法得到全员参与而产生较大的问题。

2.2 风险管理不力

部分企业并未认识到风险管理的要求，在经营过程中认为汽车4S店不存在风险，即便存在风险也没有制定合理的事前预警机制。由于汽车4S店对内部风险特征以及可能出现风险的环节缺乏管理，导致风险管理的效果大打折扣，给企业正常经营带来不利影响。

2.3 控制活动不细致

汽车4S店的业务流程中，在整车结算、维修结算等环节，部分4S店的管理流程还不够清晰，管理工作主要按照各部门人员的经验开展。由于制度体系不够完善，管理流程不够科学，财务风险发生可能性较高。

2.4 信息沟通不畅

很多汽车4S店员工没有形成信息沟通意识，内部员工在工作过程中不主动与其他部门开展沟通，4S店并未组织不同部门之间通过会议开展沟通。同时，部分4S店由于信息系统的接口建设不足，不同系统之间的数据难以实现传递，导致管理工作效率较低。

2.5 缺乏内部监督

当前，很多汽车4S店尚未建立内部审计部门，财务工作未得到监督，导致财务内部控制产生的风险无法及时处理，使经营漏洞不断扩大，经营风险不断提高。

3 汽车4S店财务内部控制对策

3.1 健全内部控制环境

第一，提高全体人员财务内部控制意识。4S店全体成员要认识到财务内部控制的重要性，管理层要主动参与到财务内部控制工作中，保障各崗位落实财务内部控制工作的要求，并通过提高各层级人员对财务内部控制工作的关注度改进企业财务内部控制理念，自觉落实财务内部控制相关管理要求，形成各层级人员相互协作的管理体系，从而促使全体成员配合到管理的过程中[1]。

第二，优化企业的岗位职责。首先，针对各岗位制订岗位说明书。汽车4S店要针对内部的各岗位落实不相容职务相分离的原则，通过建立岗位说明书的方式对岗位工作进行规范化管理，形成对岗位工作的约束，保障各岗位工作内容得到严格监督。通过对人员的工作流程和工作内容进行清晰梳理，保障财务部门人员能够在岗位上各司其职，防范职责交叉或工作要求落实不到位而产生的问题，明确各岗位的关键控制点和工作内容。其次，定期开展轮岗。轮岗能够达到内部牵制的效果，企业对财务部门的重要岗位要严格执行轮岗方式，通过轮岗能够对财务工作实现有效监督，降低舞弊风险发生的可能性，并让财务人员形成综合素养。

3.2 强化风险管理

第一，合理设定财务部门风险管理的目标。通常而言，汽车厂商出于对品牌的维护，对汽车4S店经营有着较强的要求。企业4S店的财务内部控制目标要针对自身财务工作中可能存在的风险以及问题进行分析和梳理，以确保企业的财务信息真实完整、实物资产得到有效管理，防范财务风险造成的损失。

第二，对汽车4S店的财务风险进行全面识别。首先，消费信贷风险。部分4S店存在消费信贷业务中企业提供相应担保的情况，若客户未按时偿还购车款可能会给汽车4S店带来一定的影响，将车辆的贷款风险转嫁给企业。其次，融资风险。汽车4S店在发展过程中会与多家银行合作，但是若企业在短期内无法及时筹集资金或银行的信贷政策发生改变而使银行向企业的放贷紧缩时，那么企业的资金筹集将产生很大的不确定性，进而使企业的资金周转出现困难引发风险。再次，投资风险。企业4S店的投资包括门面装修、场地维修、办公用品购买、车辆购买等方面，若企业在经营过程中对于外界风险分析不当，当国家相关汽车政策或汽车行业环境发生重大改变，可能给企业带来巨大的风险，导致投资无法收回。最后，现金流量风险。一般而言，汽车4S店的正常整车库存应该是月销量的一倍左右，但是部分企业的库存指数较高，若库存指数高达两倍以上，那么库存将占用企业的大量流动资金，会降低企业的资金周转率，甚至产生资金链断裂的问题。

第三，健全财务预警指标。首先，设置完善的财务指标。为了防范财务风险，4S店要选择和企业相关联的财务预警指标，广泛整理数据，根据实际发展需求及风险特点从企业的偿债能力、营运能力、发展情况等各方面考虑企业的财务风险，使风险防范机制更合理，从而避免企业财务管理风险的发生，使企业财务信息系统发挥应有的价值[2]。例如，当前企业资产负债率发生变动时，要第一时间予以预警，通过预警的方式帮助企业发现偿债能力的风险，并改进企业的管理水平。其次，重视非财务指标管理。非财务指标会对企业的财务风险带来一定影响，包括企业的外部市场竞争情况、行业生命周期、客户满意度等。因此，企业在选用财务指标的同时要引入非财务指标，从而对企业的经营情况形成准确了解。

3.3 改进业务流程

第一，优化整车结算管理，规范车辆的采购行为。在整车结算工作中，要关注车辆采购结算，重点针对车辆的库存时间进行监测，并针对车辆合格证、钥匙的收发管理进行重点管控。首先，完善车辆采购制度。企业在采购车辆时，要根据市场备货量以及企业的差异化订单分析企业的销售情况，并由财务部门分析企业的车辆采购计划报销售经理、财务经理、总经理审批之后开展采购，在采购之后要及时了解车辆状态，财务部门按照订单价格及预付款金额确定预付款数，车辆到货之后验收入库并编制入库单，同时由会计人员进行账务处理。其次，优化整车销售结算。在客户购买车辆时，销售合同订立之前，销售部门要对合同内容进行分析；合同签订之后，销售顾问带领客户在车辆检查表上签字，并开具相应的销售结算单与机动车统一发票等相关票据，财务部门在系统中录入相关收入。对于贷款车辆结算，在客户传递相关资料之后，消费信贷部门要对客户进行调查，经过审核之后交由金融公司核查，金融公司批准之后，企业的销售顾问与客户签订合同，并由消费信贷部审核，收银员根据销售合同收取首付款，款项中要包含押金、GPS费、消费信贷代理费等。

第二，优化维修结算控制。首先，在社会车辆维修时，4S店接待客户车辆维修完毕之后，要将工单、结算单等单据整理齐全，之后由店内员工带领客户缴款，收银员按照结算单注明的金额开具发票，并且由收银员在收到款项之后开具出门证书。其次，对于事故车辆维修，经过保险专员与保险公司定损之后与客户签订维修合同，按照合同金额收取定金，并按照社会车辆维修流程开展结算。另外，要完善三包车辆的维修流程。三包车辆进场时，要在对维修项目进行评估的基础上填写结算单，并在信息系统中录入信息。收银员在收到结算单、工单等单据之后，交由会计处理。供应商定损之后财务开具发票，并查询回款情况。

第三，优化实物盘点机制。汽车4S店在实物盘点中要开展整车、配件、装潢件等方面的盘点，通过盘点能够保障账实相符，避免资产遗失或损坏等风险发生给企业正常经营带来影响的可能性。首先，在盘点过程中盘点方式包括全面盘点、抽盘。其中整车要求每个月开展一次全盘，对于其他资产每季度开展一次全盘。对于抽查盘点而言，只要求定期对一定数量的货品开展抽查。其次，明确盘点工作职责。企业在盘点流程中，各部门要了解自身的工作职责。销售部门要指定车辆管理员对车辆的盘点结果负责，行政部要配合资产盘点过程，财务部门要对盘点时间、人员开展安排，并提供盘点的账面资料，并对盘盈盘亏进行账务处理。另外，明确盘点的流程。汽车4S店要合理确定盘点时间，在明确盘点时间之后，由企业的各部门参与到其中，在盘点之前将物品摆放在相应的货位上并登记库存台账。盘点时，监盘人要认真检查，在盘点过程中要确保各类数据真实可靠。最后，出具盘点总结报告。在盘点工作完成之后要汇总盘点数据，分析盘盈盘亏的成因，并针对不同资产出具相应的分析报告，分析报告中要包括盘点人员、盘点结果、盘点差异成因、差异解决方法、处理方式等内容。

3.4 暢通信息沟通

第一，汽车4S店要优化信息沟通的途径，加强各部门之间的信息沟通。财务部门人员要积极与其他部门进行沟通，形成良好的信息沟通意识，通过信息沟通能够了解企业各环节的工作情况，防范信息不对称带来的问题。汽车4S店可以借助完善的信息平台，促使各类信息实现及时更新与共享；企业也可以定期召开例会，让不同部门之间开展沟通与交流，让员工之间相互了解，促使各部门之间的信息得到及时传递[3]。

第二，加强财务信息系统和业务信息系统之间的数据接口建设。当前很多汽车4S店由于财务系统和业务系统之间接口建设不完善，阻碍了数据资源传递的及时性。因此，企业要加强对系统的整合，将企业的会计信息系统和整车销售系统、维修系统等业务系统实现对接，帮助企业财务系统及时获取企业业务的数据，提高财务与业务的协作能力，并改进企业信息系统的自动化程度。

3.5 优化内部监督

第一，设立内部审计部门。内部审计作为对企业财务工作进行监督的方法，能够确保财务内部控制按照企业的要求执行。因此，汽车4S店要成立独立的内部审计部门，由各部门负责人参与其中，并由董事长领导，确保企业财务工作得到有效的监督和审计，提高审计工作的权威性、独立性。在内部审计过程中，对于发现的财务内部控制问题要及时找出成因与解决方法。

第二，对企业的财务工作开展监督。在传统模式下开展监督主要是事后的监督，为了提高财务内部控制工作的合理性，要形成全过程的监督机制，重视事前、事中的控制。在事前要借助财务预测、财务计划等方式对各环节工作进行管理，在事中通过信息反馈、财务控制等方式进行控制，确保企业财务内部控制工作要求得到有效执行。

4 结束语

财务内部控制对汽车4S店的经营与发展有着重要的作用，企业管理层要树立良好的财务内部控制意识，改进管理体系，积极应对可能存在的财务风险。

参考文献

［1］翁莉芬.汽车经销企业内部控制优化问题研究[J].汽车周刊，2022（2）：170-172.

［2］莫红芬.汽车4S店内部控制中销售业务控制分析[J].现代企业，2022（7）：55-56.

［3］包巧香.汽车4S店内部控制存在的问题及对策探讨[J].商业观察，2021（36）：68-70.