档案管理软件存在问题的调查分析

摘 要：进入信息社会以后，人类一方面生产着难以计数的信息，一方面也需要越来越多的信息来满足自己的生产生活需要。如何快速地找到自己需要的信息，精准地筛除不需要的信息，成为困扰人们的重要问题。步入万物互联时代，应用档案管理软件加强档案管理工作、提高档案管理工作效率、发挥档案存史资政作用，已经成为档案管理工作中的要义。笔者对应用档案管理软件的热点部门进行了调查研究。这些部门主要包括管理档案众多的档案馆、涉及人员众多的高等院校、关系经济社会发展的企业和群众最为关心的医疗机构等。笔者对这些部门存在问题进行了分析汇总，希望能够通过自己的工作为档案管理软件的更新发展贡献一点力量，进一步发挥档案管理软件在档案管理工作中的独特作用。

关键词：档案管理软件；应用；问题

进入信息社会以后，人类一方面生产着难以计数的信息，另一方面也需要越来越多的信息来满足自己的生产生活需要。如何快速地找到自己需要的信息，精准地筛除不需要的信息，成为困扰人们的重要问题[1]。有需求就有发明创造，于是管理软件应运而生。经过多年的蓬勃发展，如今，管理软件已经遍布生产生活的每一个角落。步入万物互联时代，管理软件的作用将进一步凸显。档案管理工作涉及面广、管理的信息量巨大、程序复杂，更加需要应用管理软件，从而降低成本、提高效率[2]。

经过调研，笔者发现，应用档案管理软件加强档案管理工作、提高档案管理工作效率、发挥档案存史资政作用，已经成为档案管理工作中的普遍现象。步入新时代，没有管理软件的档案管理部门已经很少见了[3]。出现这样令人欣慰的局面，有两个原因，一是档案管理软件的价格越来越低，档案部门能够承担得起；二是档案管理人员素质不断提升，使用、管理和维护档案管理软件几乎成为档案管理工作人员的必备素质了——当然，这与档案管理软件自身的技术进步也是分不开的，现在的档案管理软件多数的发展趋势是功能越来越强大，操作反而越来越简单，新的人员上手也是越来越快[4]。

虽然档案管理软件给档案管理工作和档案管理人员带来了巨大的好处，但在实际应用中也确实存在一些问题[5]。笔者对应用档案管理软件的热点部门进行了调查研究。这些部门主要包括管理档案众多的档案馆、涉及人员众多的高等院校、关系经济社会发展的企业和群众最为关心的医疗机构等。笔者对这些部门存在问题进行了分析汇总，希望能够通过自己的工作为档案管理软件的更新发展贡献一点力量，进一步发挥档案管理软件在档案管理工作中的独特作用[6]。

1 各级各类档案馆应用档案管理软件存在的问题

通常情况下，档案馆的档案信息资源管理平台应该包括如下功能：多类型档案管理，海量数据存储，档案查询，信息发布，档案信息公开，网上利用[7]。笔者对目前档案馆所普遍使用的几种档案管理系统的效果进行了调研，发现“DRAMS”系列的档案管理软件、“ES-OAIS”数字档案管理软件、紫光档案、“光典”网络版等在应用的过程中存在一些问题：一是全文检索需要很长的时间，档案管理软件容易瘫痪。笔者分析，出现这种问题的原因，可能是数据库存储的数据太大了，当然也与软件的设计有关[8]。二是档案管理软件的开发利用功能比较简单。笔者分析，出现这种问题的原因，可能是长期以来“重藏轻用”的错误观念已经深入档案管理人员的思想意识，根深蒂固，使其无法将重点放在开发利用上[9]。三是无法经由系统接口同管辖范围内的全部移交单位进行数据的连接。笔者分析，出现这种问题的原因，可能是软件在设计模式、数据格式、存储结构、档案管理上存在不规范的地方。四是数据的存储缺乏安全性和有效性的保障。笔者分析，出现这种问题的原因，可能是没有处理好硬件配置和数据存储技术之间的关系[10]。五是工作人员的素质影响了软件的应用效果。档案馆的大部分的档案管理人员都没有计算机专业背景，计算机专业知识较为匮乏。档案管理软件出现一些问题时，档案馆的大部分的档案管理人员无法处理或修复，降低了档案管理系统软件的工作效率[11]。

2 高等院校应用档案管理软件存在的问题

从全国范围来看，除了一些重点高等院校之外，大部分的高等院校都没有给予档案管理工作足够的重视。很多高等院校使用的还是“南大之星”之类的诞生于十多年前的档案管理软件。笔者在对部分高等院校的档案管理人员进行的调研中发现，大部分的档案管理人员都能够熟练地操作一款档案管理软件，对界面都很适应，对软件本身也很满意[12]。此外，高等院校对规范操作档案管理软件有着较高的要求，并且有专业的技术人员定期对档案管理软件进行升级。因此，高等院校的档案管理软件，无论是在功能上，还是在性能上都可以满足用户的工作需求。一些科研水平较高的高等院校甚至对档案管理软件的功能做了进一步的划分[13]。

当然，与事物的普遍规律一样，无论多么高的要求，仍然不可避免地会存在一些问题。高等院校应用档案管理软件主要存在如下问题 ：一是全文检索会导致档案管理软件的系统稳定性出现问题。二是批量挂接功能中没有提供足够的链接标识符，没有将学生成绩单等个别特殊档案的链接标识符识别问题考虑进来，从而对挂接功能的实现产生影响[14]。三是在执行某些功能的时候，经常会在出现毫无缘由的错误。例如，在对某项内容进行统计的时候，报表统计功能无法显示统计的结果[15]。四是软件自身设计、程序编写存在缺陷。五是著录项的设置只是从管理者的角度出发，没有把利用者不熟悉档案著录规则的这一情况考虑进去。如果查档人或者利用者对发文字号、文件题名、关键词等著录项不知情的话，将会使检索变得更加困难[16]。

3 企业应用档案管理软件存在的问题

笔者在对部分企业进行的调研中发现，企业选择档案管理软件主要有两种情况：有的企业通过购买软件公司研发的档案管理软件，有的企业则是根据自身的需求自主研发档案管理软件[17]。在满足工作需要以及后续的维护上，企业购买的商业软件和自主研发的软件有着很大的不同。自主研发的档案管理软件更加能够满足个性化需求和定制化服务。由于自主研发的软件的开发人员来自企业内部，他们都比较熟悉企业的业务流程，在设计和开发软件的过程中可以随时与档案员进行面对面的沟通，针对具体的工作流程和工作目标开发出相应的功能，能够从企业的实际出发，最大限度地满足企业对档案管理软件的要求。在软件进入测试阶段的时候，对于一些缺陷和问题还会进行调整试[18]。后期维护成本更少，也更及时，能够针对一些问题进行改进或升级。同时，自主研发的档案管理软件的系统在挂接全文与目录时的标识符是文件生成时的ID地址，这一点要比常见的商业软件更为先进[19]。在笔者调查的A企业中，软件技术人员和档案员都表示，他们自主研发的档案管理系统不仅可以从企业的网络办公系统登录，也可以从企业的网页登录[20]。档案管理软件的功能比较完善，能夠实现精细化档案管理。

笔者调研发现，大多数企业在使用档案管理软件的过程中经常会遇到如下三个问题：一是访问用户过多的时候会造成档案管理软件系统瘫痪。二是档案管理软件系统维护起来很不方便，售后服务比较差[21]。三是档案管理软件现有的功能并不能很好地满足企业实际工作的需要。

4 医疗机构应用档案管理软件存在的问题

医疗档案是民生档案，与人民群众的健康密切相关，应该引起足够的重视。医疗档案自身所具有的专业性、特殊性，医疗机构应该投入更多的财力物力和人力管理好医疗档案，以便为人民群众提供更好的医疗健康服务[22]。

多数医疗机构在档案管理软件的选择上，都采用了采购与定制相结合的方式，但一些软件开发公司开发出来的医疗档案管理软件的功能与实际的医疗工作存在着一定的差距。笔者调研发现，很多医疗机构在使用这些医疗档案管理软件的时候经常会遇到如下问题：一是医疗档案管理软件很难和医疗机构目前使用的信息管理系统进行对接，自动化管理实现起来比较困难。二是大多数的医疗机构中的档案管理人员都没有档案管理的专业背景，对档案管理缺乏科学的认知，在软件功能的需求方面无法提出比较准确的要求，导致软件在应用的过程中经常会出现一些问题，使用效果大打折扣[23]。三是由于硬件配置比较低，在进行全文检索的时候系统的稳定性就会降低。四是开发利用功能利用率比较低。五是数据存储问题常常导致应用效果不理想。

结语

从第三次工业革命诞生以来，信息在人类的经济社会发展中的重要地位，已经超过了人类历史的任何时刻。这一点无论是在中国，还是在世界，都是如此。人类进入信息社会以后，一方面作为产生信息的主体，每时每刻都生产着难以计数的信息，一方面也是信息需求的主题，每时每刻都需要越来越多的信息来满足自己的生产生活需要。如何快速地找到自己需要的信息，精准地筛除不需要的信息，成为困扰人们的重要问题。人类有需求就有发明创造，于是管理软件应运而生。经过多年的蓬勃发展，如今，管理软件已经遍布生产生活的每一个角角落落。步入万物互联时代，管理软件的作用将进一步凸显[24]。档案管理工作涉及面广、管理的信息量巨大、程序复杂，更加需要应用管理软件，从而降低成本、提高效率。经过调研，笔者发现，应用档案管理软件加强档案管理工作、提高档案管理工作效率、发挥档案存史资政作用，已经成为档案管理工作中的普遍现象，没有管理软件的档案管理部门已经很少见了。

档案管理软件的价格越来越低，多数档案部门都将档案管理软件的购置成本和维护成本列入年度工作经费预算，能够保障档案管理软件的应用；此外，多数档案管理部门在招用选择档案管理人员时，能够较多地考虑应用档案管理软件的客观情况，常常要求档案管理人员能够使用、管理和维护档案管理软件，还经常开展培训，不断提升档案管理人员的计算机技术应用素质，使应用档案管理软件成为档案管理工作人员的必备素质。

近些年，虽然档案管理软件自身的技术进步也是惊人的，开发出来的档案管理软件多数的功能越来越强大，操作越来越简单，从业人员上手越来越快，但不可忽视的是，档案管理软件仍然存在一些继续解决的问题。笔者发现，在档案管理软件应用出现的问题，有很多是共性问题，也有很多是个性问题，是某个领域或者某个部门某个单位自身存在的问题。笔者对应用档案管理软件的档案馆、高等院校、企业和医疗机构等热点部门进行了调查研究，对他们应用档案管理软件存在的问题进行了分析汇总。笔者希望通过自己的研究，发现更多的共性问题，让档案管理软件更加科学规范的发展、更新与迭代，进而提高档案管理工作的效率，优化档案管理效果，发挥档案工作为经济社会服务的独特作用；希望能够通过自己的工作为档案管理软件的更新发展贡献一点力量，进一步发挥档案管理软件在档案管理工作中的独特作用。

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作者简介：张凯军，大学学历，吉林通榆經济开发区副研究馆员。