信息共享背景下医院科研档案管理方法探讨

商枣河

摘 要：医院档案中科研档案是十分重要的内容，科研档案的管理也成为医院档案管理工作中的重点内容。随着网络信息技术快速发展，大数据技术广泛应用，信息的共享程度也得到强化，对于医院科研档案而言，其共享水平也明显提高。科研档案是极为专业的，其在医疗教学、医疗技术创新研究中有着不可忽视的作用，为此，应提高科研档案管理的重视程度，科研人员应积极与档案管理者合作，提高科研档案信息的共享效果。文章基于信息共享背景，对医院科研档案管理方法进行分析研究，以供参考。

关键词：信息共享；医院；科研档案；管理方法

档案是记录历史信息的重要资源，医院档案中科研档案是重要的内容，能够将医院科研工作的情况直接反映出来，也有助于医院科研管理工作有序开展，提高档案服务质量。在信息共享背景下，醫院应对科研档案管理工作的重要性进行重新审视分析，通过科学化的管理理念、经验以及模式对科研档案管理方法进行确定，使医院科研档案资源得到高效利用，让信息共享背景下医院科研事业获得良好的发展。

一、医院科研档案的特征

相比于其他类型的档案，医院科研档案的特点是比较明显的。首先，科研档案的形成周期比较长，专业性较强。对于医院而言，其医学科研工作是需要很长周期的，所以，医院科研档案资料的搜集时间也比较长，涉及很多内容，范围较广。同时，医院科研档案的专业水平强，对于不同课题项目的档案，应分开进行管理，不同类型的档案要进行科学编码。医学档案也分为大方向、小方向两类。大方向指的是一类学科，小方向指的是三级学科。在对档案类型进行划分时，要保证专题是完整的，同时各学科是独立的。其次，有很强的学科综合性，项目内容多。对于医学科研项目而言，其合作类型多元化，有很强的学科综合性，医学研究其实就是对多学科知识的研究。当前，医院研究中出现很多创新科技，随着交叉学科、边缘科学的发展，对于很多重大课题而言，其不再是专业科室、单一学科完成的，而需要多个学科联合行动进行攻克。因此，在医学科研课题研究时，其载体也有数量大、综合性强的特点。

二、信息共享背景下医院医疗档案信息共享的重要性

第一，有助于医院科研成本、医疗成本的管理控制。凸显医院科研工作稳定性，使医院科研档案共享水平得到提升，保证科研人员能够及时、高效、便捷地获取文献资源、档案信息资源，并将其用于科研工作，减少科研成本的支出，让档案资源得到高效利用，使医院科研工作的开展效果得到优化和提升。同时，随着网络信息技术的广泛应用，医疗档案信息共享平台顺利建设，区域内医疗资源分配更加均衡、高效，能够使医疗人员、技术、设备等得到高效利用。基于此，医院的运营成本会明显降低，患者的就医压力、负担相应减小，能够使医疗服务更加人性化。

第二，能够进一步提高管理工作规范性，加强部门间合作。基于信息共享，医院各部门有了更多的责任，通过监督与被监督，实现各部门的自我管理和约束，在相互监督中实现共同进步，强化自身的服务能力，高效办事，对于科研档案的规范化管理有着重要的意义。此外，信息共享背景下产生的数据信息资源能够使各部门间的交流合作作为全面、准确的信息。随着信息的公开、透明化管理，患者能够更加客观地对医院、医务人员进行监督、评价，及时反馈医疗信息，能够在很大程度上强化医务人员的业务知识以及技术能力。

第三，有助于形成和谐的医患关系。高效共享医疗档案信息，患者可了解医务人员的能力水平，同时，对医院的医疗技术、过程等全面把握，防止患者对医疗机构产生误解。此外，公开、透明的医疗档案信息，便于公众监督医院、医务人员，能够避免发生就医潜规则等情况。

第四，使管理更加现代化，为临床科研工作的开展提供保障。医院的科研工作开展能够为医务人员的临床研究获得保障。在当前信息化发展的大趋势下，通过探索科研档案信息化建设与共享策略，使医疗人员获得更高质量的信息用于临床科研，让档案资源的服务效能得到强化，推动临床科研工作顺利、高质量开展，让医院服务水平得到提升。

第五，随着网络信息技术的发展与广泛应用，其在社会各领域都有极大的影响。依据国家档案局的相关要求，信息化建设成为各行业、各领域的重要工作内容，必然也将成为医院科研档案管理的发展趋势。因此，信息共享背景下医院科研领域中应加强信息管理，这是满足时代发展需要的。为此，应积极转变工作理念，积极改革创新，运用网络化、数字化手段，逐步实现规范化的科研档案管理，使其在医疗科研领域中发挥出自身的重要价值。

三、医院科研档案管理现状

第一，管理滞后。对于科研档案的信息化发展，医院要以先进技术为依托，确保信息达到良好的共享。但当前一些医院在档案管理的过程中难以实现资源共享，对于先进信息技术应用较少，导致档案管理难以与实际工作接轨，无法发挥其价值。此外，在归档、存储及管理方面也都有不足，如信息收集不到位，互联网+、大数据等信息技术应用效果差，无法满足当前开展科研工作的需求。

第二，档案借阅问题。医院科研档案信息共享主要是通过档案借阅、信息传输进行实现的，但在实践中，一些医院的科研档案信息借阅、信息传输缺少科学的管理方案，知识产权保护重视不足，导致档案信息在借阅、传输时不能有效维护知识产权人的合法权益。

第三，缺乏规范性。科研部门是医院开展临床研究、实现临床创新的关键部门，要想保障信息资源的共享性、安全性，必须要强化档案规范化管理，这是十分重要的。当前，一些医院在进行科研档案管理时缺少规范化的指导文件，监管缺失，科研项目完成后，主要对项目合同书、任务书、结果认定等资料进行归档，原始的科研数据、参考文献等被忽视，致使科研活动中工作人员易发生违规行为，严重影响科研结果的准确性，也必然影响科研档案效果和价值发挥。

第四，科研档案开发利用水平不高。医院的科研档案专业性很强，因此，其归档方式方法也更为复杂、烦琐，在临床治疗、教学和科研决策中，科研档案的开发价值是极高的。但诸多医院科研档案管理中还有不足，如档案信息管理不规范、数字化水平不高、信息共享不到位等，导致科研档案的自身优势作用无法得到充分开发利用，重视程度不足、“人财物”等投入不到位，将影响科研档案管理的整体效果。

第五，责任落实不到位。在医院科研档案信息共享过程中，档案管理及共享职责能够认真落实非常重要。目前，一些医院对这一点重视不足，缺少完善的岗位责任制度。科研档案管理中，相关人员的岗位责任管理制度不健全，影响管理工作的开展，使得学术鉴定、信息应用、档案保密等工作的效果不佳，不利于科学档案信息的共享，也会影响科研档案管理的效果。

四、基于信息共享的医院科学档案管理方法

1.充分应用现代信息技术

要想进一步促进科研档案信息的共享化发展，就必须要建立相应的平台作为支撑，而当前快速发展的大数据、云计算等信息技术则可以让医院科研档案信息共享获得保障。对于医院而言，在进行科研档案管理时，要结合云储存技术来完善数据库建设，以促进档案资源的开发及合理利用。通过构建科学完善的管理体系，提高医院对科研档案管理的关注与重视，并且，投入更多资金、更大力度建立档案數据库，使医院科研档案管理、信息共享有序推进，形成良好的医院内部氛围。在提高安全性、规范性、共享性并促进各项管理机制完善的基础上，实现档案管理各项工作变得更加规范可靠，实现资源共享的目标，以真正发挥档案价值。除了要优化科研档案系统，医院还要注重促进信息顺利传递以及档案的科学管理，运用合理的手段建立完善的风险防范机制，能够促使档案数据库运行更加可靠稳定，切实提高医院科研档案管理的水平。此外，还应积极开发利用信息化平台，在医疗领域管理工作中重视科研档案管理，让管理达到较高标准，维护科研档案管理的效果及效率。

2.完善档案借阅管理

作为医院，应持续优化完善科研档案借阅制度，对科研知识产权给予有力保护。依据实际管理情况，在实现资源信息共享的情况下强化档案管理，并且，有效解决知识产权问题。为此，要积极运用先进的技术手段，对科研档案管理信息系统进行优化，及时总结档案管理中的经验与教训，并且，要重视知识产权保护。在此基础上，对档案借阅制度的建立和优化进行完善，实现规范化的科研知识和成果管理，也使知识产权保护工作落到实处。科研档案借阅制度要保护医院的学术研究成果以及知识产权，要维护好科研人员的合法权益。例如，在基于法律的允许下，科学划分科研档案的学术信息权属，不仅能够实现信息共享，还可以维护专利产权人的合法权益免受侵犯。在建立档案借阅制度时，要利用学术信息有效处理科研知识运用、借阅及产权等相关问题，优化现有制度，以促进成果共享，避免出现产权纠纷问题，提高科研档案信息共享的效果。

3.实现档案管理规范化

树立正确的科研档案管理意识，提升档案管理效果，强化实现资源共享的意识，明确档案在创新医疗技术并实现医疗服务水平提升的重要性，优化档案管理的制度，对科研人员、档案管理人员加强监管。同时，对档案信息的共享发展加强重视，建立共享平台，对相关资源信息公开、透明监管，多个部门联合监管，保证在共享科研档案资料时，明确其中存在的问题。医院档案管理部门要积极与科研部门合作，划分权责，科研部门要主动维护科研档案信息的真实性、完整性，档案管理部门通过针对性措施规范化管理档案。此外，要确保档案储存是安全可靠的，由专人对科研档案进行归档、分类以及管理，由于纸质档案保存难度大，因此，储存、使用要格外注意。对于电子档案内容要做好备份，在档案管理信息系统中安装杀毒软件，确保档案数据库安全运行，维护科研档案的安全。

4.科学开发利用档案信息

在信息共享的背景下，要积极优化创新档案管理信息化平台，基于传统档案借阅的功能，提高科研档案利用效果，形成多元化信息数据库，并将科研项目的内容、科研项目研究成果以及试验数据等纳入其中，并发挥计算机技术、数字化档案等优势，让档案信息检索服务更加优化。与此同时，还应积极优化科研档案利用方法，在多元化信息数据库的支持下，多重加工科研档案信息，确保信息资料完善丰富，可以为科研项目的推进提供真实、可靠的数据。此外，应积极强化科研档案的应用，对于医院的科研档案而言，其不仅能够提高医疗服务水平，促进医疗技术的发展，在医学高校的教育中也有着不可忽视的重要影响。

5.积极落实责任

如今，信息共享的水平逐步提高，在这一背景下，要使医院科研档案的利用更加科学、高效，充分发挥档案信息的优势价值与作用，就应积极推动资源的共享，这是十分重要的措施。在新的社会形势下，为使医院科研档案信息共享有序推进，让科研档案信息共享更加规范、科学，医院应积极优化责任制度的建立，完善奖惩制度，让档案管理人员能够树立更强的责任意识，明确自身的岗位职责，避免由于信息共享不到位而出现不必要的问题。在具体工作中，要切实强化知识产权保护、操作机制建立等工作内容，对科研档案信息进行科学采集、归类、储存以及使用，并完善这一系列工作的制度建设，明确各部门工作人员的责任意识，一旦出现问题可以迅速找到相关责任人，并通过合理的奖惩制度进行处理，对于表现良好的人员要给予鼓励，将科研档案信息共享真正落到实处。依据科研档案管理实际经验，在实现科研档案信息共享的同时不断细化相关管理制度，将工作责任落到实处。

五、结束语

总而言之，实现医院科研档案信息的共享发展，能够使科研成本大大降低，进一步发掘档案开发利用价值，实现现代化的管理效果，并为临床科研工作的开展奠定坚实基础。在信息共享背景下，医院科研档案管理的信息化、规范化要求逐步提高。医院必须要提高对科研档案管理的重视程度，明确当前科研档案管理的现状，探究科学有效的管理方法和策略，优化管理理念，使用先进的技术手段，加强档案借阅管理，实现档案管理规范化，科学开发利用档案信息，将档案管理责任落到实处，推动科研档案信息共享的进程，密切各部门间的协调沟通，切实提高科研档案信息的管理效果，使档案信息资源的共享程度得到提高，充分发挥医院科研档案的积极作用与价值，使医院医疗科研事业提出的档案资源多元化要求得到满足，推进整个社会的健康持续进步。

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（作者单位：枣庄市妇幼保健院）